Kelompok 6

1. Kristina (201213
2. Tirza Ulina (2012130209)
3. Putri Annisa (201213

STIKS Tarakanita
November 2012
BAB I
PENDAHULUAN
I. Latar Belakang

Peranan Manajemen dalam sebuah organisasi adalah sangat dominan.
Oleh karena itu pada organisasi pemerintah yang tujuan dan misinya
memberikan pelayanan kepada masyarakat, perlu menetapkan sistem
mekanisme yang baik.
Inti dari pada manajemen adalah kepemimpinan, di mana peran
pemimpin dalam setiap organisasi adalah penting dan menentukan dalam
mencapai keberhasilan organisasi dalam mewujudkan tujuannya. Semua
orang/pegawai dalam organisasi termasuk para pemimpin, kecuali pimpinan
puncak mempunyai fungsi staf yaitu membantu pelaksanaan tugas pimpinan.
Oleh karena itu ilmu tentang Telaahan Staf Paripurna (TSP) sangat
Diperlukan terutama dalam memakai konsep-konsep dan prinsip-prinsip
penulisan TSP sebagai tugas membantu pelaksanaan tugas pimpinan.
II. Landasan Teori
Seorang sekertaris dapat bekerja sebagai staff paripurna sebagai pendukung kegiatan manajemen agar dapat bekerja efisien
dan efektif dan memberikan pemikiran serta saran kepada pihak manajemen agar dapat mendukung dan mensukseskan proses
pekerjaan atau perencanaan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
A. Pengertian Staf
Staf adalah Sekelompok orang yg bekerja sama untuk membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, staf mempunyai beberapa arti:
1. Sekelompok orang yang bekerja sama membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu.
2. Bagian organisasi yang tidak mempunyai hak memberikan perintah, tetapi mempunyai hak membantu pimpinan,
memberikan nasihat dan sebagainya.
B. Pengertian Paripurna
Paripurna adalah Suatu rapat yang diikuti oleh para staf.
C. Pengertian Staf Paripurna
Staf paripurna adalah sekelompok orang yang mengikuti suatu rapat yang saling bekerja sama untuk tercapainya segala
sesuatu secara efisien dan efektif.

III. Rumusan Masalah
1. Apa tugas atau pekerjaan staf paripurna?
2. Apa saja prinsip-prinsip yang harus diterapkan oleh staf paripurna?
3. Syarat-syarat apa yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang staf yang baik dan untuk menjadi staf paripurna?
4. Bagaimana cara memecahkan suatu masalah dalam staf paripurna?
IV. Tujuan

Menjelaskan tentang kesekertarian kepada para pembaca, agar dalam dalam dunia nyata dan langsung terjun kelapangan,
para pembaca tidak kebingungan dan telah memiliki bekal dalam menghadapi langsung tantangan dalam bekerja sebagai profesi
kesekertariatan dalam dunia usaha, lembaga, maupun perkantoran, dimana dalam penjelasan disini menerangkan tentang cara kerja
seorang sekertaris, etika, syarat-syarat, ciri-ciri, ketentuan ketentuan, efisiensi, efektifitas serta keharmonisan seorang sekertaris
dengan pimpinannya dalam menjalankan tugasnya dalam pekerjaannya secara professional dan bertanggung jawab serta mawas
diri dalam menghadapi segala tantangan yang dihadapi seorang sekertaris.


BAB II
PEMBAHASAN
1. Tugas atau Pekerjaan staf paripurna, ada 5 yaitu:
a) Mengikuti perkembangan keadaan secara terus-menerus dan memperhatikan akibat-akibat atau pengaruh-pengaruh dari
keadaan itu terhadap pelaksanaan tugas pokok.
b) Mengumpulkan dan mengolah bahan-bahan mengenai sesuatu atau yang berhubungan dengan tugas pokok.
c) Diminta atau tidak diminta membuat perkiraan keadaan dan memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan tepat
pada waktunya kepada pimpinan sebagai bahan untuk menentukan kebijaksanaan atau mengambil keputusan.
d) Melakukan koordinasi dan pengawasan.
2. Prinsip-prinsip yang harus diterapkan oleh staf paripurna, yaitu:
a) Bertanggung jawab memecahkan masalah
Tugas yang dihadapi sekretaris tidak selalu mudah, namun juga ada hal yaang sulit. Maka sekretaris tidak boleh cepat
menyerah dan mengatakan kepada pimpinan bahwa ia kesulitan. Apabila sekretaris sudah mengatakan menyerah itu
menunjukan bahwa ia adalah sekretaris yang tidak bertanggung jawab untuk memecahkan masalahnya. Selain itu sangat
diharapkan bahwa sekretaris harus ramah dan sopan kepada tamu dengan menuliskan tujuan kedatangan untuk
disampaikan kepada pimpinan.



b) Tidak mengembalikan masalah
Tugas seorang pimpinan tidak selalu berjalan dengan lancar. Ketika pimpinan kesulitan untuk memperoleh data atau
sesuatu yang ia perlukan dalam melaksanakan tugasnya, beliau akan meminta kepada sekretaris untuk memecahkan
masalah tersebut. Sekretaris wajib mengerahkan seluruh tenaga bila perlu meminta bantuan kepada orang lain. Sekretaris
tidak boleh mengembalikan masalah kepada pimpinan kembali.
c) Tidak Bertanya Bagaimana
Dalam beberapa hal pimpinan dalam memberi tugas kepada sekretaris hanya menjelaskan secara garis besar. Kewajiban
sekretaris untuk menindak lanjuti menyelesaikan pekerjaan tersebut dan sekretaris tidak dibenarkaan apabila selalu
bertanya kepada pimpinan bagaimana cara menyelesaikan tugas tersebut.
d) Menyampaikan Hasil Pekerjaan Staf Paripurna (Completed)
Setiap kali sekretaris menyampaikan hasil pekerjaannya kepada pimpinan, hendaknya hasil pekerjaan yang disampaikan
itu telah paripurna (completed), artinya hasil pekerjaan sekretaris yang disampaikan itu telah siap untuk dipakai oleh
pimpinan, sehingga pimpinan tinggal menanda tangani tanpa harus meneliti lagi, menambah, mengurangi,
menyempurnakan ataupun mengadakan beberapa koreksi. Jika sekretaris setiap kali mendapat tugas selalu diselesaikan
secara paripurna, ini berarti sekretaris telah melaksanakan salah satu fungsinya yaitu meringankan tugas pimpinan.



e) Saran dengan Alternatif
Dalam menyampaikan saran baik yang secara lisan maupun saran tertulis, maka sekretaris diharapkan oleh pimpinan
memberikan saran dengan beberapa alternatif. Dengan pekerjaan staf seperti itu pimpinan tinggal memutuskan memilih
alternatif mana yang dipandang oleh pimpinan paling baik atau menolak semua alternatif yang disarankan oleh sekretarisnya.
3. * Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang staf yang baik, yaitu:
a) Memahami visi dan misi organisasi
b) Memiliki wawasan yang luas
c) Berpikir sistemik
d) Menguasai berbagai teknik pemecahan masalah
e) Memiliki human skill yang bai
f) Memiliki kemampuan teknis di bidangnya
g) Memiliki etika kerja yang baik
h) Memiliki integritas


* Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang staf paripurna, yaitu:
a) Singkat, padat, jelas dan lengkap
Sebagaimana diuraikan di muka bahwa pimpinan adalah pejabat yang sibuk dengan waktunya yang terbatas. Oleh sebab itu,
jika konsep-konsep yang diajukan kepada pimpinan cara penyampaiannya tidak atau kurang fokus, menggunakan bahasa yang
kurang jelas atau berputar-putar, dengan menggunakan kalimat yang sangat panjang serta terdapat kekurang lengkapan
data/informasi.
Konsep-konsep tersebut akan menyita banyak waktu dan pikiran pimpinan untuk memahaminya, yang berarti memperberat
beban pekerjaan pimpinan. Oleh sebab itu sebaiknya konsep-konsep yang diajukan kepada pimpinan diuraikan secara singkat,
isinya padat, fokusnya jelas dan bahasa yang digunakan mudah dipahami serta didukung oleh data/informasi yang lengkap dan
akurat.
b) Memudahkan pimpinan mengadakan pertimbangan
Konsep yang diajukan oleh staf kepada pimpinan harus merupakan konsep yang telah dipersiapkan dengan sebaik-baiknya,
sehingga telah matang, hal-hal yang diuraikan tergambar dengan jelas sehingga memudahkan pimpinan mengadakan pertimbangan
untuk mengambil keputusan.



c) Mengandung berbagai alternatif pemecah-an masalah, penjelasannya serta memberi-kan saran pemilihan alternatif
yang terbaik.
Pemecahan masalah yang baik memerlukan alternatif yang baik. Alternatif pemecahan masalah perlu dikembangkan agar
diperoleh cukup banyak alternatif yang mungkin dapat dipilih. Dalam staf berbagai alternatif pemecahan masalah perlu diuraikan
dengan jelas serta saran pemilihan alternatif yang terbaik oleh staf perlu juga diberikan.
4. Langkah-langkah dalaam memecahkan suatu masalah dalam staf paripurna, yaitu:
a) Perumusan Masalah.
Analisis data/fakta/keterangan, penarikan kesimpulan, perumusan saran serta penyajian kertas kerja staf (staf paper).
b) Tahap perumusan saran kegiatan.
Yang dilakukan pengembangan alternatif, evaluasi masing-masing alternatif, pembandingan antar konsekuensi alternatif,
serta determinasi alternatif terbaik.


Ciri-Ciri Pekerjaan Staff
Tiga ciri utama pekerjaan staf yang perlu dipahami baik oleh para staf sendiri, sekretaris, maupun oleh para pimpinan, yaitu
1. Sebagai Pendukung
2. Tidak Mengikat
3. Tuntas atau Paripurna (Completed)
BAB III
PENUTUP
V. Kesimpulan
Seorang sekretaris harus memahami segala keperluan yang dibutuhkan oleh atasannya pada saat yang tepat dan mampu
menyelesaikan tugas dari pimpinan secara paripurna sehingga dapat memperlancar jalannya perusahaan. Dengan kata lain ia
telah melakukan salah satu fungsinya yaitu membantu meringankan tugas pimpinan.
Daftar Pustaka
http://junaidipiscesguru.blogspot.com/2010/1
0/sekretariatan-makalah.html
http://pim3angkatan4.files.wordpress.com/20
12/04/telaah-staf-paripurnapim3.pdf
Aspek-Aspek Pokok Pengetahuan
Kesekretarisan
Aspek/LPK Tarakanita Jakarta
Antonius Mintorogo