HUMAS RELATIONS

human relations adalah hubungan yang terjalin antar manusia, dimana bila
dikaitkan dengan posisi Sekretaris maka, seoarang Sekretaris sebagai Public
Relations harus bisa menempatkan diri (menjadi mediator ) antara pimpinan dan
relasi perusahaan.

Sekretaris sebagai Public Relations

Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar
mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi
diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu.
1. Keterampilan berkomunikasi
2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
5. Memiliki Human Relation skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas
7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri
Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa hal dibawah ini, antara lain :
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
e. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan dunia
usaha/bisnis
3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab
Seorang Sekretaris juga dapat dijadikan Pusat Informasi di dalam kantor, paling tidak
sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai
pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan Peran Strategis, Peran teknis dan Peran
Pendukung.
a. Peran startegis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status
dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus

informasi baik ke dalam maupun ke luar.

b. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas
seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat
membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan
demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
c. Peran pendukung, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota
organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan
outgoing).
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan
lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem
penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola
kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger
pimpinan.
peran Sekretaris itu sangat penting di sebuah Perusahaan, dimana fungsi Sekretaris
antara lain :
a. Meringankan tugas pimpinan
b. Menangani Informasi untuk pimpinan
c. Menjadi Jembatan Penghubung antara pimpinan dengan para klien
Menjalankan tugas Sekretaris itu tidak mudah, kita harus benar benar mengerti
watak dan karakter pimpinan kita, dimana tugas Sekretaris itu antara lain :
1. Melaksanakan tugas tugas rutin
Tugas rutin yang kami lakukan, antara lain : mengetik, mencatat surat masuk dan
surat keluar, menerima tamu, menerima telepon, mengatur jadwal pimpinan.
2. Melaksanakan tugas tugas insidental atau instruksi
Dalam hal ini pekerjaan yang kami lakukan adalah mempersiapkan dan mengatur
jadwal rapat dengan klien, mengatur jamuan / event yang akan diadakan oleh
perusahaan.
3. Melaksanakan tugas tugas kreatif.
Sekretaris juga harus well inform, dimana Sekretaris harus mengetahui setiap
informasi dan masalah yang sedang dihadapi oleh Perusahaan dan memikirkan
jalan keluar, untuk diselesaikan bersama sama.
PENGERTIAMN TUGAS
Tugas adalah pekerjaan yang tanggungjawab seseorang. Pekerjaan yang
dibebankan, sesuatu yang wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar
melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu.
Adanya suatu pekerjaan merupakan kegiatan yang telah direncanakan dalam
sebuah organisasi. Tanpa organisasi tidak mungkin seseorang dapat
pekerjaan.Pekerjaan yang dimaksud adalah disini adalah tugas yang diberikan
atasan kepada bawahan sebagai tanggungjawab suatu jabatan/ bidang dalam
organisasi.
Dengan demikian, dapat menarik kesimpulan bahwa tugas adalah pekerjaan

seseorang dalam organisasi atas pemberian dalam jabatan. Sehingga dalam

melakukan tugasnya, seseorang perlu memahami tugas dan fungsi kerja dalam
jabatan tersebut.
Selain itu dalam melakukan tugas sebagai tanggungjawab dalam jabatan
organisasi. Anda perlu kerja sama dengan bidang bidang (seksi - seksi) lain. Dalam
melakukan tugas, setiap bidang dalam organisasi memiliki garis koordinasi dan
kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
PENGERTIAN FUNGSI KERJA
Fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan
dalam organisasi panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan
bidangnya. Namun dapat diketahui bahwa dalam organisasi perlu ada kerja sama.
Kerja sama ini dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.
Fungsi menunjukkan makna dari pekerjaan yang telah dan akan dilakukan.Dalam
organisasi fungsi kerja benar benar sangat diperlukan. Hal ini sangat
mempengaruhi keberhasilan dalam suatu kegiatan atau tujuan organisasi.
Misalnya, Panitia Perayaan Diesnatalis PMKRI ke-V atau MPAB_MABIM dan Panitia
Natal serta panitia dalam bentuk lain. Langkah awal untuk mengsukseskan kegiatan
Diesnatalis ke-V dan MPAB_Mabim ini, adalah seseorang yang terlibat dalam
kegiatan kepanitian perlu memahami makna kegiatan kepanitiaan yang
sebenarnya. Kemudian setiap yang terpilih sebagai pengurus inti PANITIA dalam
kegiatan ini perlu memahami tugas dan fungsi kerja kepanitian dari ketua sampai
seksi-seksi.
III. PENANGGUNGJAWAB ( KETUA PRESIDIUM PMKRI CABANG NABIRE ).
Fungsi dan Tugas kerja Penanggungjawab adalah sebagai berikut :
1. Memberikan saran, kritik, serta ide ide kepada BPH Panitia
2. Memberikan bantuan kepada secara moril maupun meteril kepada Panitia dan
seksi-seksi
3. Mencari solusi serta menyelesaikan bila terjadi permasalahan
4. Bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan
IV. STTERING COMMITE (SC).
Fungsi dan Tugas kerja penasehat adalah sebagai berikut :
1. Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran Badan Pengurus Harian
Panitia, rencana usaha dana, dan rencana pelaksanaan kegiatan, bila dianggap
perlu.
2. Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia, misalnya
kinerja BPH seksi - seksi.
3. Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada BPH dan Seksi kepanitiaan
4. Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan
V. ORGANISING COMMITTEE (OC)
1. KETUA PANITIA
Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :
a. Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah
Merencanakan /perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan),

Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian

kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan
kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi seksi
dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat.
b. Melakukan negosiasi dengan PEMDA sebagai pelindung, terutama mengenai
Kesejahteraan mahasiswa
c. Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan
oleh setiap seksi
d. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.
e. Memberikan teguran kepada seksi seksi dan anggota bila tidak menjalankan
tugas
f. Memberikan laporan kegiatan dari kordinator kordinator seksi
g. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua
h. Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan
i. Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan
tugas
2. WAKIL KETUA PANITIA
Fungsi dan Tugas kerja wakil ketua adalah sebagai berikut :
a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam
pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua
dalam pengambil suatu keputusan
b. Memimpin rapat rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada
ketua sebelum mengambil keputusan
c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun
dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil
kebijakan yang selayaknya.
d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan
demi kesuksesan kepanitiaan tersebut
e. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat
kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.
3. SEKRETARIS
Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris.
Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Membuat surat undangan rapat
b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
c. Mencatat hasil hasil keputusan rapat BPH dan Anggota, termasuk semua
usulan, kritik dan saran
d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan
delegasi dan surat keputusan koordinator seksi seksi
e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan
laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatan
f. arsip surat masuk atau keluar
g. Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar
h. Menyimpan peralatan sekretaris (stempel, bantal, dll) di ruang sekretariatan

i. Menata dan menyimpan file file / data pada kotak atau lemari BPH atau
computer dll.
4. WAKIL SEKERTARIS
Fungsi dan Tugas kerja Wakil Sekrtaris Bendahara adalah sebagai berikut :
a. Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.
b. Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.
c. Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.
5. BENDAHARA
Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :
a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang
masuk beserta sumber dan jumlah dana
c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima,
serta kegunaan uang tersebut
d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas
kegunaan dana
e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib
maupun sumbangan sukarela anggota
f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi
dengan anggota
6. WAKIL BENDAHARA
Fungsi dan Tugas kerja Wakil Bendahara adalah sebagai berikut :
a. Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas
Kepanitiaan
b. Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.
c. Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana
kepanitiaan.
d. Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.
VI. SEKSI SEKSI
1. SEKSI USAHA DANA
Fungsi dan Tugas kerja Seksi Dana adalah sebagai berikut :
a. Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarela
b. Mencari alamat donator yang sering membantu
c. Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber sumber yang bisa
mendapatkan dana
d. Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota
panitia dan simpatisan
e. Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya
berjualan saat kegiatan perlombaan, membuat Basar B2, anjing, jual Koran bekas,
kerja bakti, dll
f. Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang
yang masuk dan keluar pada setiap bulan
g. Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan
jumlah uang

h. Meminta saran, masukkan dari BPH inti bila terjadi kendala atau masalah.
2. SEKSI ACARA
Fungsi dan Tugas kerja seksi acara adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rencana kegiatan
b. Mengatur, memimpin semua kegiatan
c. Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal hal teknis pada saat kegiatan
berlangsung misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber
singgers, pemain musik dll
d. Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing masing anggota saat
acara.
e. Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya
menghubungi pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti,
seksi humas, dekorasi, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan
kesehatan.
f. Mengkoordinasi dengan seksi seksi olahraga dan rekreasi, mengenai pengaturan
waktu, tempat (lapangan) untuk melakukan kegiatan tersebut.
3. SEKSI KEROHANIAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi Kerohanian adalah sebagai berikut :
a. Memimpin doa sebelum dan sesudah rapat atau kegiatan lainnya
b. Mencari pastor atau sebutan lain, untuk menyampaikan firman TUHAN pada saat
kegiatan misalnya saat perayaan Misa Diesnatalis dan saat Misa
Pembukaan/penutupan MPAB-MABIM.
c.
4. SEKSI HUMAS
Fungsi dan Tugas kerja seksi Humas adalah sebagai berikut :
a. Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar
kesekretariatan
b. Mencari sumber dana dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama
c. Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan perlombaan dan tempat acara
kegiatan.
d. Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama
mengenai hal hal informasi yang ingin disampaikan kepada public
e. Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukan
f. Mencari atau mensurvei tempat tempat diadakannya kegiatan
5. SEKSI PERLENGKAPAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi perlengkapan adalah sebagai berikut :
a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan
usaha dana
b. Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
c. Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada BPH paniti atau ketua
d. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman
e. Menjaga semua peralatan milik BPH dan dapat bekerja sama dengan seksi
keamanan
6. SEKSI PERLOMBAAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi perlombaan adalah sebagai berikut :

a. Membuat jadwal kegiatan olahraga dan rekreasi pada saat pelaksanaan
b. Memimpin dan mengatur semua pertandingan perlombaan seperti perlombaan
Pidato, mengarang, Pop Singer kategori Dewasa dan Remaja, dll
c. Dalam pengaturan waktu, dapat bekerja sama seksi acara, berdasarkan jumlah
peserta dan kelengkapan BPH
7. SEKSI KONSUMSI
Fungsi dan Tugas kerja seksi konsumsi adalah sebagai berikut :
a. Meyediakan Makanan Ringan = SNEC, Berat = NASI dan Minuman pada saat
kegiatan berlangsung.
8. SEKSI KEAMANAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi keamanan adalah sebagai berikut :
a. Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan
mengamankan fasilitas kesekretariatan
b. Menjaga keamanan pada saat kegiatan usaha dana (pertandingan)
c. Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatan
d. Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak
ketiga
9. SEKSI KESEHATAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi kesehatan adalah sebagai berikut :
a. Apabila peserta/pasien sakit, meyediakan obat sesuai diagnose/penyakit,
9. SEKSI SEKRETARIATAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi kesekretariatan adalah sebagai berikut :
a. Menata dan menjaga kelengkapan sekretariatan
b. Bekerja sama dengan Wakil sekertaris untuk menulis dan melengkapi surat-surat
dalam kegiatan
SEKSI DEKORASI
Fungsi dan Tugas kerja seksi Dekorasi adalah sebagai berikut :
a. Melengkapi dekor Ruangan
b. Potong Tema kegiatan dan Rias Ruangan.

. Peran Sekretaris sebagai Public Relations

Sekretaris memegang peranan yang penting di dalam suatu organisasi ataupun perusahaan
karena peran sekretaris dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Peranan
sekretaris di dalam perusahaan sangat banyak, salah satunya yaitu peran sekretaris sebagai
seorang public relations. Adapun pembagian peran sekretaris sebagai seorang public relations
berdasarkan sasaran kegiatannya yaitu:
1. Internal public

Yaitu sekelompok individu yang terlibat pada kegiatan dalam perusahaan, dan diikat oleh satu
perhatian dan kepentingan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Publik yang dimaksud adalah
publik yang berada di dalam organisasi / perusahaan seperti : pimpinan, manajer, pemegang
a.

1)

saham dan direksi perusahaan. Peranan sekretaris terhadap internal public yaitu:
Peran sekretaris terhadap atasan
Ketika menjalankan perannya seorang sekretaris harus bersikap sopan, santun dan hormat
terhadap atasan, adapun peran sekretaris tersebut:
Sekretaris sebagai sumber dan filter segala macam informasi bagi pimpinan. Dalam hal ini
sekretaris harus dapat menjadi sumber segala macam informasi bagi pimpinan dan dalam
menyampaikannya kepada pimpinanpun hendaknya dipilih terlebih dahulu mana informasi yang
benar-benar valid atau informasi yang benar-benar penting. Jangan sampai seorang sekretaris
menyampaikan hal-hal yang tidak penting untuk disampaikan kepada atasan. Karena hal ini

hanya akan membuang waktu atasan dan tergolong sia-sia.

2) Sebagai tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas kegiatan perusahaan. Sebagai orang
kepercayaan pimpinan, segala sesuatu aktivitas ataupun pekerjaan yang bersifat membantu
pimpinan perusahaan dipercayakan sepenuhnya kepada sekretaris. Mulai dari tugas yang bersifat
administratif seperti: pengelolaan surat, penyimpanan arsip, pengelolaan petty cash (kas kecil)
perusahaan, mengurusi rapat, perjalanan dinas pimpinan, mengatur agenda kerja pimpinan dan
lain-lain sampai dengan kegiatan sebagai seorang public relations. Contoh dari kegiatan seorang
public relations yaitu melakukan kerjasama dengan publik, menjalin komunikasi dengan publik,
3)

dan lain-lain.
Sebagai perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Contoh dari peran ini yaitu: membuat janji temu antara karyawan dengan pimpinan untuk

4)

mengadakan suatu pertemuan, meeting, rapat, diskusi-diskusi dan lain-lain.

Memegang rahasia perusahaan ataupun segala informasi yang sangat vital bagi perusahaan.
Tugas utama seorang sekretaris yaitu menjaga kerahasiaan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris

hendaknya menjaga rahasia perusahaan jangan sampai jatuh ke tangan orang lain. Karena jika
rahasia perusahaan jatuh ke tangan orang lain / pihak lain, maka akan berdampak buruk bagi
perusahaan. Misalnya, perusahaan akan menderita kerugian akibat rahasia perusahaan diketahui
oleh pihak lain. Oleh sebab itu, jangan sampai ketika menjalankan perannya sebagai seorang
5)

public relations, sekretaris memberikan informasi yang bersifat rahasia kepada publik.
Mediator antara pimpinan dengan bawahan. Jika telah terjadi suatu permasalahan antara
pimpinan dengan karyawan di dalam perusahaan, sebagai seorang sekretaris hendaknya menjadi
penengah antara pimpinan dan karyawan. Sekretaris dalam hal ini tidak boleh memihak antara
kedua belah pihak. Contohnya, telah terjadi perselisihan antara pimpinan dengan karyawan.
Sebagai sekretaris yang profesional hendaknya segera mencari jalan keluarnya, dengan
meluruskan permasalahan yang ada. Kemudian pimpinan dan karyawan dipertemukan untuk

6)

dirukunkan supaya tercipta suasana yang harmonis kembali di dalam perusahaan.

Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Ketika perusahaan sedang terjadi suatu
krisis, agar pimpinan tidak salah dalam mengambil suatu tindakan, peran terpenting sekretaris
yaitu ikut serta dalam memberikan solusi-solusi yang baik dengan mempertimbangkan beberapa

akibat setelah keputusan diambil.

b. Peran sekretaris terhadap pemegang saham meliputi:
1) Memberikan informasi mengenai perkembangan perusahaan. Contohnya, memberikan laporan
mengenai status modal perusahaan melalui neraca aktiva dan pasiva perusahaan.
2) Mengadakan serta mengatur pertemuan dengan pihak perusahaan. Tujuan diadakan pertemuan
ini agar terjalin kerjasama yang baik antar perusahaan dengan pemegang saham. Contohnya,
sekretaris membuat janji temu pimpinan dengan para pemegang saham untuk mengadakan suatu
meeting. Peran sekretaris disini yaitu mencari waktu dan tempat yang sebelumnya telah
dikonsultasikan kepada pimpinan terlebih dahulu, kemudian menghubungi para pemegang saham
c.

perusahaan.
Peran sekretaris terhadap karyawan, meliputi:

1)

Sebagai mediator antara bawahan/karyawan dengan pimpinan. Ketika sedang terjadi

perselisihan antar bawahan dan atasan, orang yang wajib bertugas sebagai mediator adalah
sekretaris. Sebagai seorang sekretaris yang handal harus mampu menyelesaikan berbagai macam
persoalan yang terjadi di perusahaan. Contohnya, para karyawan kesal kepada pimpinan karena
gaji sedikit namun pekerjaan yang harus dikerjakan banyak. Dalam menangani masalah ini,
sekretaris hendaknya segera bertindak untuk mencarikan solusi. Misalnya diadakan rapat yang
melibatkan karyawan dengan pimpinan. Rapat yang diadakan ini untuk membahas permasalahan
yang ada, kemudian sekretaris harus mampu membuat hasil keputusan rapat tidak memberatkan

2)

salah satu pihak.

Membantu dalam memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan untuk
membicarakan suatu permasalahan, ide ataupun pendapat. Misalnya, karyawan ingin
menyampaikan pendapat kepada pimpinan mengenai penambahan jam kerja karena volume
pekerjaan sedang banyak. Dalam hal ini sekretaris hendaknya membuatkan janji temu antara

3)

karyawan dengan pimpinan.

Memberikan segala macam informasi kepada bawahan mulai dari komunikasi lisan ataupun
tertulis. Salah satu contoh komunikasi lisan yaitu memberikan informasi mengenai suatu
pengumuman kepada karyawan, misalnya sekretaris memberikan pengumuman mengenai
pakaian setiap hari Jumat yaitu baju batik. Sedangkan komunikasi tertulis dalam hal ini dapat
berupa surat-surat yang berhubungan dengan karyawan. Misalnya, sekretaris memberikan surat
kenaikan pangkat kepada karyawan.

4)

Menerima pendapat dan usulan bawahan dalam berbagai masalah. Misalnya, karyawan
memberikan usulan kepada sekretaris supaya jam masuk kerja diganti yang semula pukul 07.00
menjadi pukul 08.00 karena setiap pagi jalanan macet. Sebagai seorang sekretaris hendaknya
mendengarkan pendapat atau masukan dari karyawan tersebut. Kemudian pendapat karyawan

tersebut segera disampaikan kepada pimpinan untuk segera ditindaklanjuti dan segera dicarikan
solusinya.
5) Mengadakan pendekatan kepada karyawan. Tujuannya untuk lebih mengenal karakteristik dari
masing-masing karyawan sehingga sekretaris dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan
karyawan. Setelah sekretaris mengetahui kelemahan karyawan kemudian sekretaris mencarikan
solusi terbaik. Misalnya, ada beberapa karyawan yang tidak bisa mengoperasikan komputer.
Peran sekretarsi dalam hal ini yaitu mengadakan suatu pelatihan / diklat komputer bagi
karyawan-karyawan tersebut. Mengenai kelebihan yang dimiliki karyawan, dalam hal ini
sekretaris dapat memanfaatkan untuk mengembangkan bakat / kelebihan karyawan tersebut,
selanjutnya dapat juga untuk diusulkan kepada pimpinan supaya karyawan yang mempunyai
kelebihan dapat menduduki suatu jabatan tertentu.
2. Eksternal public
Yaitu sekelompok individu yang secara tidak langsung berkaitan dengan perusahaan.
Contohnya: pers, pemerintah, pelanggan, pemasok, komunitas, dan lain-lain.
a.

Adapun peran sekretaris terhadap eksternal public yaitu:

Sekretaris berperan sebagai pusat informasi terhadap semua khalayak. Orang yang terdekat
dengan pimpinan di perusahaan adalah sekretaris, dalam hal ini sekretaris pasti mengetahui
berbagai macam informasi mengenai perusahaan. Oleh sebab itu, segala macam informasi yang

b.

diperlukan oleh publik akan disampaikan oleh sekretaris.

Menjadi fasilitator antara publik dengan perusahaan. Peran sekretaris disini yaitu bertindak
sebagai fasilitator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa
yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya. Adanya fasilitator ini bertujuan supaya
perusahaan mengetahui kemauan ataupun kehendak publik dan juga publik juga bisa mengetahui
apa yang diinginkan oleh perusahaan. Sehingga akan menciptakan goodwill (kerjasama yang
baik) dan saling pengertian antara kedua belah pihak.

c.

Selalu menjaga citra perusahaan di mata publik. Segala perilaku dan sikap sekretaris dalam
menjalankan perannya sebagai seorang public relations selalu dinilai oleh publik. Oleh sebab itu
dalam menajalankan perannya, sekretaris harus berhati-hati dalam menentukan suatu langkah /
tindakan karena hal ini berkaitan dengan citra perusahaan. Semakin baik citra perusahaan dimata
publik akan semakin baik pula perkembangan perusahaan. Contohnya, sebagai seorang sekretaris
hendaknya selalu memberikan informasi kepada publik mengenai hal-hal positif dari perusahaan.
Jangan sampai sekretaris menjelekkan perusahaan di mata publik. Karena hal ini akan
menurunkan citra perusahaan, jika citra perusahaan sudah buruk di mata publik, maka akan sulit

sekali untuk mengembalikan citra baik perusahaan di mata publik.

d. Menjalin kerjasama yang baik terhadap publik. Adanya hubungan kerjasama yang baik dengan
e.

publik akan mempermudah perusahaan menjalankan kegiatannya dengan publik.

Memelihara komunikasi yang baik dengan publik.
Hubungan terhadap publik akan selalu berjalan dengan baik jika komunikasi selalu dijaga. Cara
menjaga komunikasi itu sendiri bermacam-macam, salah satunya yaitu dengan cara ketika

f.

berbicara tidak menyinggung perasaan publik.

Memberikan pelayanan terhadap publik semaksimalnya. Ketika sekretaris sedang mengadapi
publik eksternal perusahaan, dalam keadaan apapun dan bagaimanapun caranya, pelayanan yang
diberikan oleh sekretaris harus memuaskan publik. Hal ini bertujuan supaya publik mampu

menilai mutu daripada kualitas perusahaan.

g. Mendengarkan segala pendapat publik. Apabila telah terjadi suatu masalah yang berhubungan
dengan perusahaan, pasti akan menimbulkan suatu opini publik. Dalam hal ini peran sekretaris
yaitu mendengarkan dengan baik apapun pendapat publik kemudian disampaikan kepada
pimpinan ataupun para manajer supaya dicari jalan keluarnya.
Dari penjelasan tersebut, dapat dilihat bahwa peranan sekretaris sebagai public relations
berdasarkan sasaran kegiatannya dibagi menjadi dua yaitu peran terhadap internal public dan
peran terhadap eksternal public. Internal public yang dimaksud disini yaitu publik yang berada

di dalam perusahaan seperti: pimpinan, manajer, pemegang saham dan direksi perusahaan.
Sedangkan eksternal public yaitu publik yang secara tidak langsung berkaitan dengan
perusahaan, contohnya: pers, pelanggan, pemasok, komunitas dan lain-lain. Ketika sekretaris
menjalankan perannya baik terhadap internal public ataupun ekternal public, sekretaris
hendaknya selalu mengutamakan kepentingan publik. Hal ini bertujuan untuk menciptakan good
will (kerjasama yang baik) antara kedua belah pihak.
Era globalisasi menuntut setiap elemen organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk dapat
menjaga keberlangsungan hidupnya ditengah-tengah persaingan usaha yang cukup besar.
Terutama lagi kita akan memasuki Masyarakan Ekonomi Asean (MEA) dan hal ini menjadikan
setiap perusahaan untuk semakin giat dalam menggalakkan public relations organisasinya
menuju good image (citra baik) perusahaannya di mata masyarakat luas. Salah satu posisi
pendukung optimalnya public relations suatu perusahaan adalah melalui peran strategis
sekretaris yang diemban melalui tugas-tugas yang dimilikinya.
Meskipun dalam kelembagaan pekerjaan public relation telah dijalankan oleh Public Relation
Officer (PRO) namun peran strategis sekretaris disini sebagai pihak yang paling dekat atau
berhubungan langsung dengan pimpinan yakni bagaimana berhubungan dengan pihak luar
sebagai tamu atau kolega dari pimpinannya. Peran strategis lainnya dari sekretaris dalam
menjalankan tugasnya yakni dapat menghubungkan informasi antar pimpinan, memberikan
informasi sesuai kapasitas sebagai sekretaris serta saling memberikan informasi dengan pihak
PRO sendiri. Hal ini menuntut sekretaris untuk handal dalam berkomunikasi dan memiliki
pengetahuan yang luas terutama terkait dengan perusahaanya.
Coulson dan Thomas (1996:20) menyatakan bahwa:
Seorang specialis public relations, tentu saja diharapkan mengetahui sedikit banyak tentang
pekerjaan semua orang yang berada dalam organisasi yang akan ia hubungi. Agar efektif
seorang spesialis harus memberikan informasi kepada manajer-manajer lain mengenai
kegiatannya, yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab mereka.

MACAM-MACAM SEKRETARIS BERDASARKAN RUANG LINGKUP DAN

TANGGUNG JAWAB
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua)
macam yaitu:

1.
2.
3.
4.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.

1. Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara
langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris
eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya:
sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal,
sekretaris yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu
seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf
dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang
sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya
sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan.
Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya,
tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat
memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
Menerima tamu
Menerima telepon
Mengambil dikte dan melatinkan
Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang
sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya
direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang
sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan
hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas
kedinasan.
Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi
dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah
diterapkan. Tugas ini meliputi:
Membuka surat.masuk untuk pimpinan
Menerima dikte.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
Menata arsip/surat.
Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
Mengurus dan mengendalikan surat
Menyiapkan pembuatan laporan
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
Mengelola kas kecil
Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja
2. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan
bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

a.
b.
c.

a.
b.
c.

a.

penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya
kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur
kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan
beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga
pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut
Tugas ini meliputi:
Menyiapkan rapat dan membuat notulen
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
Menyusun surat rahasia (confidential).
Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda
perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
Menyusun acara pertemuan bisnis.
Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
Mengurus masalah dengan bank
Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau
menyampaikan informasi
Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.
3. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana
kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan
bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak
perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
Mengurusi Rumah tangga kantor.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama
pimpinan
5. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).
Tugas keuangan ini antara lain:
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di
Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk
keperluan sehari-hari.
6. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
7. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah,
brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep
oleh perusahaan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan
memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan
menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
9. Tugas kreatif
Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil
pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu,
meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
d. Pemantapan kepribadian
e. Efisinsi kerja
f. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang
menunjang pekerjaan
g. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh
promosi jabatan
h. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
i. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
j. Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan
k. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)
l. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge,
budaya perusahaan tempat bekerja

Ruang Lingkup Sekretaris, meliputi:

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan
dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan,
pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan;
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern;
3. Menyelenggarakan pertemuan rapat;
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dengan staffnya.

Hal tersebut memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam merekam segala
pembicaraan di dalamnya. Tugas sekretaris pimpinan di dalam rapat, terutama
mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan;
5. Mengurus perjalanan dinas pimpinan;
Salah satu tugas sekretaris adalah membantu mempersiapkan perjalanan dinas
pimpinan. Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturanperaturan, yang berhubungan dengan masalah yang akan dirundingkan, surat-surat
penting, akta-akta, brosur-brosur dan lain sebagainya yang kiranya diperlukan
pimpinan dalam perjalanan dinas.

6. Mengelola kas kecil;

Bagi sekretaris, yang penting adalah bukti pengeluaran setelah akhir bulan
terkumpul, maka dibuatlah laporan Petty Cash dan bagian keuangan dapat
dibukukan dalam buku kas perusahaan.
7. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor;
8. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan;
9. Menangani kegiatan humas dan keprotokolan