ETIKA KERJA SEKRETARIS KANTOR

RIMA NURYANI
Program Studi D3 Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga - Politeknik Negeri Bandung

ABSTRACT
Service work on the administrative profession is not just a desk job but activities both
internal and external communications companies also are responsible. Likewise with
the secretarial work is part of the activities. A secretary must be a man who has a
good personality. Ethics is a guideline sekertais attitudes and behavior in everyday
life, both inside and outside the office. In performing its duties, the secretary should
be served in accordance with the norms and ethics contained in the ethics of
officialdom. Office workers, especially the secretary, is expected to be able to
understand the contents of ethics secretary and implement the best possible way to
improve productivity. Ethics secretary is built upon principles of beauty, equity,
goodness, justice, liberty, truth.
Keywords: Secretary, Secretary Ethics, Secretary Ethical Principles.
ABSTRAK
Pekerjaan pelayanan pada profesi administrasi tidak hanya pekerjaan di belakang
meja akan tetapi kegiatan komunikasi baik internal maupun eksternal perusahaan juga
menjadi tanggung jawabnya. Begitu juga dengan pekerjaan sekretaris merupakan
bagian dari kegiatannya. Seorang sekertaris haruslah seorang yang memiliki
kepribadian yang baik. Etika sekertais merupakan pedoman sikap dan tingkah laku
dalam kehidupan sehari-hari, baik di dalam maupun di luar kantor. Dalam
melaksanakan tugasnya, sekertaris harus bertugas sesuai dengan norma dan tatakrama
yang terkandung dalam etika kepegawaian. Pegawai kantor, khususnya sekertaris,
diharapkan dapat memahami isi etika sekertaris dan melaksanakan dengan sebaikbaiknya guna meningkatkan produktivitas kerja. Etika-etika sekertaris dibangun atas
prinsip-prinsip beauty, equity, goodness, justice, liberty, truth.
Kata Kunci: Sekretaris, Etika Sekretaris, Prinsip-Prinsip Etika Sekretaris.

PENDAHULUAN
Pada era global, dewasa ini tugas
pimpinan semakin luas, sangat
beragam, dan sangat kompleks. Dalam
melaksanakan
tugas
sehari-hari
pimpinan dituntut untuk dapat
mengetahui situasi dan kondisi
organisasi dalam suatu sistem yang
terpadu, dimulai dari level yang
terendah sampai yang tertinggi. Hal ini
memberikan
konsekuensi
bahwa
seorang pemimpin harus cepat
tanggap, tepat dalam mengambil
keputusan bagi setiap situasi dan
kondisi
organisasinya,
dapat
memanfaatkan waktu secara efektif
dan efisien, serta harus dapat
memahami dan menguasai segala
permasalahan
yang
timbul
di
lingkungan organisasinya.
Kehidupan suatu organisasi secara
mendasar sangat ditentukan oleh
adanya manusia. Sumber daya
manusia merupakan salah satu dimensi
yang sangat penting dan merupakan
salah satu faktor pendukung sekaligus
penentu keberhasilan suatu organisasi.
Bagaimana pun baiknya organisasi
tidak akan mempunyai arti tanpa
kehadiran seorang sekretaris yang
menjadi pusat dan sumber inspirasi

dari
aktivitas
suatu
organisas
(Yatimah, 2009:5).
Sekretaris merupakan salah satu
faktor penting yang dapat membantu
kemajuan
suatu
instansi
atau
perusahaan. Sekretaris dibutuhkan
untuk membantu meringankan tugastugas dan beban pimpinan, terutama
tugas-tugas yang bersifat rutin dan
operasional (Ernawati, 2004:9).
Sekretaris
berfungsi
membantu
pimpinan dalam memulai sampai
menuntaskan
suatu
pekerjaan.
Sekretaris harus mampu membantu
mengatasi kesibukan dan kesulitan
pimpinan,
termasuk
membantu
mencari cara yang lebih baik dan
efisien serta cara penyederhanaan
penyelesaian
suatu
pekerjaan.
Sekretaris harus pula selalu siap sedia
membantu
pimpinan
dan
mengertikeinginan pimpinan, juga
dapat meringankan beban pimpinan
dalam memecahkan masalah-masalah
yang dihadapi pimpinan. (Ernawati,
2004:11)
Peranan sekretaris sangat penting
dalam suatu kantor atau perusahaan,
maka penulis tertarik untuk mengkaji
judul Etika Kerja Sekretaris
Kantor.

DEFINISI ETIKA DAN MORAL

1. Etika
Secara etimologi (asal kata)
istilah etika berasal dari bahasa latin
eticius dan dalam bahasa yunani
ethicos atau ethos yang berarti
kebiasaan atau dalam bentuk
jamaknya ta etha yang berarti
juga adat istiadat. Dengan demikian
menurut pengertian yang asli
dikatakan yang baik itu apabila
sesuai
dengan
kebiasaan
masyarakat. Kemudian lambat laun
pengertian ini berubah, bahwa yang
dimaksud dengan etika adalah suatu
ilmu yang membicarakan masalah
perbuatan atau tingkah laku
manusia, mana yang dapat dinilai
baik dan mana yang dapat dinilai
tidak baik (Wursato, 1987).
Sedangkan menurut Keraf (1998)
membagi pengertian etika kedalam
dua pengertian. Pertama, bahwa
pengertian etika sama dengan
pengertian moral yaitu sistem nilai
tentang bagaimana manusia harus
hidup baik sebagai manusia yang
telah
diinstitusionalkan
dalam
sebuah adat kebiasaan yang
kemudian terwujud dalam pola
perilaku yang ajek dan terulang
dalam kurun waktu yang lama
sebagaimana
layaknya
sebuah
kebiasaan. Kedua, yang dimaksud
etika adalah filsafat moral atau ilmu
yang membahas dan mengkaji nilai
dan norma yang diberikan oleh
moralitas
dan
etika
dalam
pengertian diatas.
2. Moral
Moral berasal dari kata mos
(tunggal) dan mores (jamak) dalam

bahasa latin yang artinya kebiasaan

atau cara hidup. Menurut Wursanto
(1987) yang dimaksud moral adalah
aturan kesusilaan yang meliputi
semua norma untuk kelakuan,
perbuatan, dan tingkah laku yang
baik. Kata susila berasal dari bahasa
sangsakerta, su berarti lebih baik
dan sila berarti dasar-dasar, prinsipprinsip, atau peraturan-peraturan
hidup. Jadi, susila berarti peraturanperaturan hidup yang lebih baik.

PENGERTIAN SEKRETARIS
Kata sekretaris atau dalam
bahasa Inggris secretary berasal dari
bahasa Latin yaitu secretarius
yang berarti orang yang dipercaya
menyimpan rahasia. Dengan demikian,
yang dimaksud dengan sekretaris
adalah pembantu seorang pimpinan
yang mempunyai tugas menerima
dikte, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa dan
mengingatkan
pimpinan
atas
kewajibannya dan melakukan tugas
lain yang ada hubungannya dengan
meningkatan evektivitas pimpinan.
(Sutiyoso, 1979:5).
Pengertian sekretaris menurut
Sutarto (1992:10), seseorang yang
tidak hanya sekedar menerima
menerima
perintah
pimpinan
melainkan juga membantu secara aktif
dengan
jalan
melakukan
pola
perbuatan menejer yang meliputi
perencanaan, pembuatan keputusan,
pengarahan,
pengkoordinasian,
pengontrolan dan penyempurnaan.
Pengertian sekretaris menurut Louis C.
Nanassy and William Selden yang
3

dikutip
oleh
Sutarto
berpendapat bahwa:

(1992:3)

secretary: An office empplloyee

who a more responsibe position
than a stenograper and whose
duties usually include incude
talking
and
transcribing
dictation, dealling with the
pubblic by answering the
telephone, meeting callers, and
making appoointments and
maintaining or filing records,
letters, etc. A secretary freuentlly
acts as an administrative
assistant or junior executive.
(sekretaris: seorang pegawai
kantor yang memiliki kedudukan
yang lebih bertanggungjawab
daripada seorang stenographer
dan tugas-tugasnya biasanya
melliputi
pengambilan
dan
penyalinan dikte, berhubungan
dengan publik untuk menjawab
telepon, mengundang pertemuan,
membuat
perjanjian
dan
memelihara atau mengarsip
warkat-warkat, surat-surat dan
lain-lain. Seorang sekretaris
sering bertindak sebagai seorang
pembantu administrasi atau
pimpinan muda.)
Pengertian sekretaris menurut
Betty Hutchinson and Carol Milano,
yang dikutip oleh Ursula Ernawati
(2004: 1) bahwa:
A Secretary is a professional.
As a professional, you may want
to perform the many and varied
responsibilities of secretarial
work
with
competence,

confidence, and style. (yang

berarti: seorang sekretaris adalah
seorang
yang
profesional.
Sebagai profesional, diharapkan
menampilkan aneka macam
tanggung
jawab
tugas
kesekretarisannya dengan penuh
kompentensi, dapat dipercaya
dan berkepribadian).
Pengertian sekretaris menurut
Profesional Sekretaries International
(PSI) yang dikutip oleh Ursula
Ernawati (2004:2) bahwa:
A Secretary shall be defined as
an executive who prossesed a
nmastery of office skills,
demonstrates the ability to
assume responsibility without
direction
or
supervision,
exereises
initiative
and
judgement, and makes decisions
within the scope of assigned
authority.
(yang
berarti:
seorang sekretaris adalah asisten
pimpinan
yang
memiliki
keahlian
mengurus
kantor,
menampilkan
kemampuan,
menerima tanggung jawab tanpa
diarahkan
atau
diawasi,
berinisiatif
dengan
penuh
pertimbangan serta mengambil
keputusan sesuai dengan lingkup
wewenang tugasnya).
Dari beberapa pendapat para ahli
diatas yang menjelaskan pengertian
sekretaris dapat disimpulkan bahwa
pengertian sekretaris pada hakikatnya
adalah seseorang yang membantu
pimpinan dalam menjalankan tugas4

tugasnya, yang meliputi kegiatan

mencatat dan menulis dari suatu
kegiatan perkantoran.

MACAM-MACAM SEKRETARIS
Hendarto (2004:8) menyatakan
bahwa pada prinsipnya terdapat dua
jenis sekretaris, yaitu:
1. Sekretaris Pribadi, yaitu sekretaris
pembantu perseorangan. Jika ia
digaji oleh orang perorangan,
misalnya sekretaris seorang artis,
ia disebut Private Secretary,
sementara bila ia dibayar oleh
perusahaan, disebut Personal
Secretary.
2. Sekretaris Perusahaan/Sekretaris
Eksekutif, yaitu sekretaris yang
dalam perusahaan mengepalai
suatu unit khusus (Sekretariat).
Sekretaris yang sudah menduduki
jabatan ini biasanya mempunyai
pengalaman cukup lama sebagai
senior sekretaris dan memiliki
kelebihan-kelebihan
tersendiri,
mengingat ia adalah manajer
untuk
unitnya,
mempunyai
bawahan yang kerap harus
membuat suatu policy untuk
keseluruhan
pekerjaan
kesekretarisan di perusahaan.
Yatimah (2009:35) menyatakan
bahwa terdapat dua macam sekretaris
berdasarkan luas ruang lingkup
tanggung jawabnya, yaitu:
1. Sekretaris Organisasi (executive
secretary)
Seorang yang memimpin suatu
sekretariat dari suatu perusahaan
atau sekretariat dari suatu instansi

pemerintah tertentu, dengan fungsi

utama yaitu mengoordinasikan
seluruh pelayanan administrasi
yang
menunjang
kegiatan
operasional perusahaan.
Ciri-ciri sekretaris organisasi:
a. Memiliki suatu unit kerja
b. Memiliki
wewenang
membantu
melaksanakan
fungsi manajemen
c. Bertanggung jawab langsung
kepada pimpinan puncak
2. Sekretaris
Pribadi
(private
secretary)
dan
Sekretaris
Pimpinan
Sekretaris pribadi tidak berstatus
sebagai manajer, walaupun dia
harus menjalankan manajemen
terhadap
bawahannya.
Dia
merupakan pembantu pimpinan
dengan tugas utama melaksanakan
tugas-tugas dari pimpinan yang
bersifat pribadi.
Ciri-ciri sekretaris pribadi antara
lain:
a. Seorang pelaksana, bukan
seorang pimpinan
b. Tidak memiliki wewenang
menentukan kebijakan
c. Tugasnya
terbatas
pada
penyelenggaraan administrasi
dan kegiatan perkantoran.
d. Bertanggung jawab kepada
pimpinan tertentu
Sekretaris pimpinan merupakan
seseorang pembantu pimpinan
tertentu, dengan fungsi utama
melaksanakan
kegiatan
administrasi
dan
tugas
perkantoran untuk kelancaran
kegiatan manajerial pimpinan.
5

Nuraeni (2008:5) menyatakan

bahwa
macam-macam
sekretaris
berdasarkan
kemampuan
dan
pengalaman kerja sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Sekretaris
Senior
(senior
secretary)
Sekretaris senior adalah sekretaris
yang sudah memiliki banyak
pengalaman
dan
dapat
menyelesaikan sendiri masalah
yang timbul saat melakukan
pekerjaannya.
2. Sekretaris
Yunior
(junior
Secretary)
Sekretaris yunior adalah sekretaris
yang baru memulai kariernya atau
baru
bekerja
dan
belum
mempunyai banyak pengalaman.
Sekretaris yunior perlu banyak
belajar dan bimbingan dari
seorang sekretaris senior untuk
memperoleh tambahan ilmu dan
pengalaman.

TUGAS SEKRETARIS
Tugas sekretaris tidak hanya
membantu
meringankan
tugas
pimpinan, namun seorang sekretaris
juga dituntut untuk mampu dan
berkompeten dalam mengerjakan
tugas-tugas kesekretariatannya, seperti
dalam hal korespondensi, kearsipan
dan penyelenggaraan rapat. Semua itu
juga merupakan tugas sekretaris.
Dibawah ini adalah pengertian tugas
sekretaris menurut Saiman (2002:40),
Tugas sekretaris dalam arti sempit
adalah sebagai sebagai orang yang
dipercaya oleh pimpinan untuk
menyimpan
rahasia
pimpinan.

Sedangkan tugas sekretaris dalam arti

luas adalah pelaksanaan tugas-tugas
yang bersifat membantu menejer atau
pimpinan untuk menjalankan roda
organisasi, lembaga maupun kantor.
Menurut
Organisasi
Ikatan
Sekretaris Indonesia (ISI) ruang
lingkup tugas sekretaris, yaitu:
1. Tugas-tugas Rutin
Tugas-tugas rutin yaitu tugastugas yang dikerjakan setiap hari
tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
a. Membuka surat.
b. Menerima dikte.
c. Menerima tamu
d. Menerima telepon.
e. Menyimpan arsip/surat.
f. Menyusun
dan
membuat
jadwal kegiatan pimpinan.
2. Tugas-tugas Khusus
Tugas-tugas khusus yaitu tugas
yang diperintahkan langsung oleh
pimpinan
kepada
sekretaris
dengan penyelesaiannya secara
khusus. Tugas ini diberikan karena
adanya unsur kepercayaan bahwa
tugas
sekretaris
mampu
menyimpan rahasia perusahaan.
Tugas ini meliputi:
a. Mengonsep surat perjanjian
kerjasama dengan relasi atau
instansi luar.
b. Menyusun
surat
rahasia
(confidential).
c. Menyusun acara pertemuan
bisnis.
d. Pembelian kado atau cindera
mata.
3. Tugas-tugas istimewa
Tugas-tugas istimewa yaitu tugas
yang
menyangkut
keperluan
pimpinan, antara lain:

a. Membetulkan letak atau posisi

alat tulis pimpinan serta
perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung
untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima
sumbangan untuk dana atau
keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan
pimpinan
membayar iuran atau asuransi
dari suatu badan atau instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan
dana atau uang muka dari
instansi
yang
diberikan
sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas,
sebagai pendamping pimpinan
selama
mengadakan
pertemuan bisnis.
g. Mengadakan
pemeriksaan
peralatan kantor, mana yang
perlu diperbaiki dan mana
yang tidak perlu diperbaiki
atau penambahan alat-alat dan
sarana kantor.
Menurut M. Braum dan Ramon C.
dari Portugal Tugas dan tanggung
jawab sekretaris tidaklah sama persis
tetapi dapat dikelompokkan sebagai
berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat
keluar.
4. Menyiapkan
pertemuan
atau
konferensi, dan lain-lain.
Menurut (Drs. Sutarto, 1992),
Tanggung Jawab Sekretaris selain
sekretaris bertanggung jawab atas

pekerjaannya ada tanggung jawab lain

yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal
Responsibility
(Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab
terhadap performansi diri sendiri
dan upaya pengembangan ke arah
yang lebih berkualitas. Dengan
mengelola diri sendiri supaya
dapat tampil dengan performansi
prima dalam pelaksanaan tugas
pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah
dan
memperlancar kerja pimpinan
melalui pengaturan waktu dan
distribusi informasi yang
efisien.
b. Mendistribusikan
informasi
dari kantor pimpinan secara
jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur
kerja antara kantor pimpinan
dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada
pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan
memiliki
dampak
jangka
panjang.
e. Memberikan masukan positif
dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan
2. Internal Responsibility (Tanggung
Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab
terhadap
upaya
pencapaian
superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan. Tanggung jawab ini
terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor
termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik

dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja
c. Mendukung
penciptaan
budaya kerja yang positif.
d. Membantu
menciptakan
kelompok informal positif di
lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk
meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja di kantor.
3. Networking
Responsibility
(Tanggung
Jawab
Cabang
Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk
meluaskan wawasan dan jalinan
perusahaan
dengan
tujuan
peningkatan
daya
saing.
Perwujudannya adalah melalui
upaya
memperluas
network
perusahaan,
mengatur
dan
mengawasi pelaksanaan acaraacara formal dan informal yang
diselenggarakan
oleh
kantor
dalam kaitannya dengan upaya
mempertahankan
dan
berpartisipasi
dalam
mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)

FUNGSI SEKRETARIS
Pada dasarnya fungsi sekretaris
yaitu sebagai pembantu pimpinan
dalam suatu perusahaan. Meskipun
fungsi sekretaris hanya sebagai
pembantu pimpinan namun sama
sekali tidak berarti bahwa fungsi
tersebut tidak penting. Walaupun
hanya mengenai persoalan kecil, tetapi
apabila dikerjakan sendiri oleh
pimpinan akan membuat pekerjaan

semakin
menumpuk
(Sutiyoso,
1979:21). Fungsi sekretaris menurut
Ursula Ernawati (2004:9) adalah:
1. Membantu meringankan tugastugas pimpinan
Fungsi membantu meringankan
tugas-tugas
pimpinan
sedapat
mungkin
sekretaris
harus
mengambil alih tugas-tugas yang
bersifat detail dari pimpinan,
sehingga pimpinan tidak perlu
memikirkan hal-hal kecil yang telah
didelegasikannya kepada sekretaris.
Begitu pula keputusan-keputusan
yang akan dibuat oleh pimpinan
sebagian besar harus ditindak
lanjuti oleh sekretaris. Ada bagian
dari keputusan pimpinan harus
dikomunikasikan oleh sekretaris
kepada pejabat lain yang relevan
untuk diselesaikan, adapula yang
harus diselesaikan sekretaris secara
tuntas.
2. Menangani
informasi
untuk
pimpinan
Fungsi sekretaris dalam menangani
informasi
adalah
membantu
pimpinan agar berhasil mencapai
tujuan organisasi dengan cara
memberikan
informasi
yang
dibutuhkan
pimpinan
serta
membantu
pimpinan
dalam
melaksanakan tugas menejerialnya
berdasarkan
informasi
yang
diterima, yang kemudian sekretaris
melaksanakan tindak lanjut dari
keputusan yang telah dibuat
pimpinannya. Adapun informasi
yang dibutuhkan untuk membuat
keputusan
yang
baik
harus
memenuhi syarat yaitu, lengkap,
relevan, mutahir dan benar. Untuk
itu, sekretaris dalam penanganan
8

informasi harus berpedoman pada

syarat diatas. Sekretaris juga harus
selalu mencari tahu informasi
tentang peristiwa atau hal-hal yang
sedang terjadi dalam perusahaan,
disini sekretaris harus bertindak
sebagai mata dan telinga dari
pimpinan dan sekretaris harus
senantiasa
menyampaikan
informasi-informasi yang sedang
hangat dalam masyarakat yang
sekaligus relevan dengan tugas
pimpinan
atau
kepentingan
perusahaan. Untuk kepentingan
seperti inilah, maka sekretaris harus
rajin membaca surat kabar, majalah,
mendengarkan radio atau menonton
televisi untuk mendapat informasi
terkini. Meliputi membuat kliping
dan artikel, berita atau informasi
dari media cetak, untuk disajikan
kepada pimpinan, bila perlu
diarsipkan kliping secara baik agar
mudah ditemukan kembali bila
suatu saat diperlukan.
3. Menjadi jembatan penghubung
Harus mampu menetapkan prioritas
kerja, seperti tugas yang mendesak
harus didahulukan dan tugas yang
dapat ditunda dahulu. Biasakan diri
menganalisa pekerjaan, bila ada
berbagai tugas penting, maka
seorang sekretaris harus pandai
menyusun prioritasnya. Sekretaris
dalam fungsinya sebagai jembatan
PENAMPILAN SEKRETARIS
Image merupakan lukisan diri
yang ditampilkan kepada orang lain.
Keahlian atau keterampilan yang baik
dan kualitas kerja yang tingi memang
sangat dibutuhkan, akan tetapi kesan

penghubung
antara
pimpinan
dengan
pihak-pihak
yang
berkepentingan dengan pimpinan,
perlu membina dan menjaga
hubungan
baik
yang
dapat
meningkatkan citra perusahaan.
Sekretaris
menjalankan
tugas
sebagai Public Relations Officer,
tugasnya
yaitu
untuk
menyampaikan informasi yang jelas
dan lengkap tentang perusahaan.
Seorang sekretrais harus menjaga
kredibilitas dan reputasi pimpinan
dan perusahaan, maka sekretaris
wajib meluruskan persepsi yang
keliruitu. Sekretaris perlu tampil
rapi dan meyakinkan. Seorang
sekretaris akan bertemu dengan
setiap
orang
yang
akan
berhubungan dengan pimpinannya.
Para tamu akan memperoleh kesan
baik
terhadap
reputasi
dan
kredibilitas
pimpinan
melalui
penampilan, sikap dan tutur kata
sekretarisnya. Sekretrais sering
disebut sebagai cermin perusahaan,
untuk itu sekretaris harus melatih
diri untuk tangkas, taktis dan ramah
sekaligus lugas dalam melayani
tamu perusahaan, untuk itu
sekretaris harus melatih diri untuk
tangkas, taktis dan ramah sekaligus
lugas dalam melayani tamu.
yang buruk bisa menutupi keahlian
anda yang paling sempurna sekalipun.
Profesi sekretaris merupakan salah
satu profesi yang mengutamakan
penampilan. Memang kecantikan
bukanlah syarat mutlak, akan tetapi
sekretaris harus tahu bagaimana cara
harus menampilkan diri. Bagaimana
9

cara duduk, berbicara, berjalan,

berdiri, berpakaian dan merias diri.
Respon positif atau negatif tergantung
dari image yang disampaikan,
misalanya melalui cara berpakaian,
sikap dan perbuatan, sopan santun dan
lain-lain.
Penampilan sekretaris menurut
Hendarto Hartiti dan Tulus Haryono
(2002:23) yaitu:
1. Menjaga
kesehatan
dengan
membiasakan hidup dan makan
yang sehat.
2. Tampil dengan menarik
Kepribadian seseorang terpancar
melalui penampilan (appearance),
yaitu keadaan lahiriah yang dapat
dilihat oleh orang lain. Untuk itu
sekretaris harus memperhatikan
penampilan
agar
selaulu
berpenampilan menarik. Berikut
hal-hal yang harus diperhatikan
oleh seorang sekretaris.
a. Rambut
Rambut harus selalu dalam
keadaan bersih dan tertata rapi
dengan model yang sederhana.
Keramaslah dengan selang
waktu normal. Rambut yang
panjang
membutuhkan
perawatan
ekstra,
tetapi
apabila cocok dengan rambut
panjang, jangan terlalu ikutikutan mode pendek yang
sedang In. tetapi rambut
panjang
jangan
sampai
mengganggu
pekerjaan.
Sesuaikan
model
rambut
dengan raut muka dan
gunakan moel rambut yang
bisa
mencerminkan
rasa
percaya
diri
dan
keprofesionalan.

b. Kulit
Kulit harus bersih dan bebas
penyakit. Jika kulit wajah dan
tubuh sehat, penampialan akan
terlihat segar dan sempurna
walaupun tanpa make up.
Kulit yang bersih juga
terhindar dari bau badan yang
menyengat.
c. Make Up
Make Up bukan hanya rias
wajah, melainkan mencankup
perawatan kulit muka agar
bersih
dan
berseri-seri.
Penggunaan bahan make up
yang
cocok
merupakan
perawatan
dasar
wajah.
Biasakan dengan satu jenis
merk make up sehingga wajah
tidak rusak, karena kulit harus
terus menerus menyesuaikan
diri dengan produk make up
yang baru. Merias wajah harus
dilakukan sewajar mungkin
(natural)
sesuai
dengan
jabatan. Jangan berdandan
terlalu menor, namun jangan
juga
melupakan
riasan
sehingga wajah terlihat sangat
pucat.
Sekretaris
wajib
mengetahui cara merawat dan
menata rias wajah secara tepat
dan benar. Sebenarnya tanpa
memoles Make up, seseorang
dapat tetap memperlihatkan
kecantikannya, yaitu dengan
menumbuhkan citra diri yang
positif. Citra diri adalah
konsep sendiri tentang dirinya,
identitas, kemampuan, dan
martabatnya. Kecantikan diri
dari dalam bersinar lebih
cemerlang
dari
pada
10

kecantikan
hasil
polesan
semata. Yang lebih penting
adalah citra positif mampu
untuk berpikir positif dan pada
akhirnya.
d. Pakaian
Walaupun model pakaian
berubah-ubah,
hendaklah
pakaian yang digunakan cocok
untuk bekerja dan pekerjan
yang dijalankan. Salah satu
tuntutan profesi sekretaris
untuk selalu bekerja cepat,
lebih baik diantisipasi dengan
pakaian yang praktis. Pilihlah
pakaian yang pantas dan
membuat
percaya
diri,
menarik, cocok dengan bentuk
dan tinggi tubuh dan serasi
dengan warna kulit. Pakaian
tidak harus selalu dari produkproduk yang ternama, akan
tetapi hendaknya yang terlihat
berkualitas. Yang terpenting
sekretaris
perlu
memperhatikan
pengaturan
perpanduan
warna,
mempunyai cita rasa (taste)
yang baik agar dengan pakaian
tersebut dapat mengubah
penampilan menjadi lebih
baik.
e. Sepatu
Lebih baik tidak memakai
sepatu sandal atau sepatu yang
tidak berhak. Sepatu yang
bertumit tinggi lebih bagus di
pandang dan membuat figur
tubuh lebih tegap sewaktu
berjalan.
Perencanaan
pemakaian sepatu juga perlu
dilakukan. Apakah sepatu
yang akan dipakai masih

dalam keadaan baik, solnya,

atau kulitnya. Apakah telah
disemir dan telah sesuai
warnanya dengan pakaian
yang akan dipakai.
f. Perhiasan
Jangan
memakai
semua
perhiasan yang anda miliki,
secukupnya saja, yang wajar
dan tidak perlu berharga
mahal. Selain jam tangan,
anting,
atau
giwang
merupakan perhiasan yang
selayaknya.
g. Parfum
Dalam kehidupan kantor,
parfum memegang peranan
yang lebih dominan dari pada
asesori/perhiasan.
Pilihlah
parfum yang cocok dengan
kepribadian dan tentu saja
yang aromanya tidak terlalu
menyengat.
Sopan
santun
yang
berhubungan dengan
penampilan
yang wajib diperhatikan dalam
lingkungan kerja sekretaris, yaitu:
1. Jangan berpakaian terlalu terbuka
atau menerawang. Jangan juga
berseksi-seksi dengan rok yang
terlalu pendek.
2. Jangan
bermake
up
atau
membetulkan make up di meja,
lakukanlah di toilet.
3. Jangan melepas sepatu ketika
bekerja, apalagi berjalan ke meja
lain. Sangat tidak di anjurkan
mengganti sepatu dengan sandal
dan
kemudian
mempergunakannya
sambil
berjalan-jalan di sekitar kantor.

11

SYARAT DAN KEPRIBADIAN

SEKERTARIS
1. Syarat Seorang Sekretaris
Syarat-syarat
sekertaris
menurut Yatimah (2010), Syarat
dasar
yang
harus
dimiliki
sekertaris adalah sebagai berikut:
a. Berpendidikan
setidaknya
tamat
SMA
ditambah
pendidikan
sekertaris
mempunyai kemampuan kerja
sebagai
sekertaris,
yaitu
terampil dalam hal mengetik,
korespondensi,
mengerti
berbagai
mesin
kantor,
menyusun
laporan,
dan
sebagainya.
b. Memiliki pengetahuan umum
tentang pekerjaan sekertaris,
misalnya
organisasi,
manajemen
perusahaan,
masalah
niaga,
dan
sebagainya.
c. Menguasai bahasa Indonesia
yang baik dan benar, bahasa
inggris, dan bahasa asing
lainnya yang diperlukan.
Selain syarat-syarat tersebut
diatas ada juga yang berpedapat
bahwa syarat sekertaris adalah
sebagai berikut:
a. Syarat pengetahuan
Syarat
pengetahuan
yang
dimaksud adalah pengetahuan
di bidang sekertaris. Syarat
pengetahuan ini biasanya saat
ini masih di ukur dari
pendidikan.
b. Syarat keterampilan
Keterampilan yang dimaksud
adalah sebagai berikut:

Kemampuan
bahasa
indonesia dan bahasa asing
Pengusaan teknologi
Keterampilan
mengelola
Sumber Daya Manusia
(SDM)
Penguasaan komputer
Pengelolaan keuangan
Kemampuan memecahkan
masalah
2. Kepribadian sekertaris
Kepribadian dapat diartikan
sebagai pola menyeluruh semua
kemampuan,
perbuatan,
dan
kebiasaan seseorang, baik dari
segi jasmani, mental, rohani
maupun emosi, yang ditata dalam
cara yang khas dengan mendapat
pengaruh dari luar. Kepribadian
sekertaris
berarti
seluruh
perbuatan
menyangkut
kemempuan dan kebiasaan yang
tercermin pada tingkah laku
seorang sekertaris selama dia
bekerja (Yatimah, 2010). Karakter
sekretaris seyogianya memiliki
beberapa karakteristik sebagai
berikut:
a. Loyalitas
Loyalitas merupakan perasaan
yang
berwujud
kesetiaan
terhadap
organisasi
dan
pekerjaannya sehingga merasa
memiliki, menjaga nama baik
organisasi dan jika perlu,
membela organisasi.
b. Ketekunan dan kerajinan
Seorang sekertaris harus tekun
dan rajin dalam melakukan
pekerjaannya karena biasanya
pekerjaan kantor berangkai.

12

Bila tidak tekun dan rajin,

penyelesaian tugas berikutnya
akan terhambat. Akibatnya
dapat menimbulkan kerugian
bagi organisasi.
c. Kesabaran
Tugas
sekertaris
banyak
berhubungan dengan pelayanan
terhadap pekerjaan operasional
yang selalu membutuhkan
bantuan
informasi dan
administrasi lainnya, maka ia
harus memiliki sifat sabar. Sifat
sabar yang dimaksud berarti
ulet dan tidak cepat putus asa
dalam melaksanakan pekerjaan
d. Kerapian
Kerapian merupakan tanda
bahwa pekerjaan ditata dengan
baik. Selain kerapian dalam
pekerjaan, kerapian dalam
penampilan pun penting untuk
diperhatikan.
e. Dapat menyimpan rahasia
Seorang
sekertaris,
selain
membantu pimpinan, adalah
menyimpan rahasia. Sebagai
tangan kanan pimpinan, ia
dituntut untuk menyimpan
rahasia karena kalau terjadi
kebocoran dapat menimbulkan
kerugian
bagi
organisasi.
Terlebih
bila
kebocoran
tersebut
sampai
kepada
organisasi atau perusahaan
pesaing.

PENGERTIAN
ETIKA
SEKERTARIS
Etika
sekertaris
adalah
sekumpulan norma, nilai, kaidah, dan

ukuran yang diterima dan ditaati oleh

sekertaris berupa peraturan dan hal-hal
yang sudah merupakan kebiasaan
(yang baik), dan dianggap sudah
diketahui dan perlu untuk harus
dilaksanakan (Yatimah, 2010).
Etika sekertaris merupakan
pedoman sikap dan tingkah laku dalam
kehidupan sehari-hari, baik di dalam
maupun di luar kantor. Dalam
melaksanakan tugasnya, sekertaris
harus bertugas sesuai dengan norma
dan tatakrama yang terkandung dalam
etika kepegawaian. Pegawai kantor,
khususnya sekertaris, diharapkan dapat
memahami isi etika sekertaris dan
melaksanakan dengan sebaik-baiknya
guna meningkatkan produktivitas
kerja.
Menurut Sedarmayanti (1997),
etika sekretaris adalah norma-norma,
kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang
diterima dan ditaati oleh sekretaris,
yang berupa peraturan-peraturan atau
hal-hal yang sudah merupakan
kebiasaan yang baik dan dianggap
sudah diketahui dan perlu atau harus
dilakukan.
Adapun tujuan pemahaman dan
penghayatan etika sekertaris adalah
mengatur tata krama dan aktivitas
seorang sekertaris yang profesional.
Etika sekertaris harus terwujud dalam
tingkah laku sehari-hari, diantanya
berkelakukan baik, rajin, taat, setia,
dan sopan-santun, serta menjaga,
memelihara, mempertahankan, dan
membela keamanan dan rahasia
perusahaan.
Baik-buruknya
citra
sekertaris dan perusahaan bergantung
pada cerminan etika sekertaris. Jika
mampunyai etika yang baik, didalam
maupun diluar perusahaan, sekertaris
13

akan memberikan kesan yang baik dan

simpatik secara pribadi maupn
perusahaan tempat bekerja.
PRINSIP-PRINSIP
ETIKA
SEKERTARIS
Dalam modul Etika Birokrasi
(The Liang Gie, 1987) bahwa dalam
sejarah peradaban manusia sejak abad
ke-4 Sebelum Masehi, para pemikir
telah mencoba menjabarkan berbagai
corak landasan etika sebagai pedoman
hidup bermasyarakat. Dalam hubungan
itu sedikitnya terdapat 120 macam ide
agung (great ideas) yang merupakan
landasan moralitas manusia, seluruh
gagasan atau ide agung tersebut
diringkas menjadi 6 prinsip yang
kemudian dijadikan landasan prinsipil
dari etika. Prinsip-prinsip tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Prinsip keindahan (beauty)
Prinsip ini mendasari segala
sesuatu
yang
mencakup
penikmatan rasa senang terhadap
keindahan. Dengan demikian,
berdasarkan prisnsip ini, etika
manusia adalah berkaitan atau
memperhatikan
nilai-nilai
keindahan.
Itulah
sebabnya,
seseorang
memerlukan
penampilan yang serasi dan indah
atau enak dipandang dalam
berpakaian dan menggunakannya
pada waktu yang tepat. Tidak etis
jika seseorang memakai pakaian
olah raga pada jam kerja, atau
tidak
sepatutnya
seseorang
menghadapi tamunya dengan
pakaian tidur. Etika dalam
pengelolaan kantor yang dilandasi
nilai-nilai estetika, antara lain

diwujudkan dengan perencanaan

tata ruang, furnitur, dan hiasanhiasan dinding, serta aksesoris
lainnya yang bersifat ergonomis
dan menarik, shingg membuat
orang bersemangat tinggi dalam
bekerja.
2. Prinsip persamaan (equity)
Hakikat
kemanusiaan
menghendaki adanya persamaan
antara manusia yang satu dengan
dengan manusia yang lainnya.
Setiap manusia yang lahir di bumi
ini memiliki hak dan kewajiban
masing-masing,
dan
pada
dasarnya adalah sama atau
sederajat. Konsekuensi dari ajaran
persamaan ras juga menuntut
persamaan diantara beraneka
ragam etnis. Watak, karakter, atau
pandangan hidup masing-masing
etnis di dunia ini memang
berlainan, namun kedudukannya
sebagai
suatu
kelompok
masyarakat adalah sama. Etika
yang dilandasi oleh prinsip
persamaan (equity) ini dapat
menghilangkan
perilaku
diskriminatif, yang membedabedakan dalam berbagai aspek
interaksi antar manusia.
3. Prinsip kebaikan (goodness)
Secara umum, kebaikan berarti
sifat atau karakteristik dari suatu
yang
menimbulkan
pujian.
Perkataan
baik
(good)
mengandung
sifat
seperti
persetujuan, pujian, keunggulan,
kekaguman,
atau
ketepatan.
Dengan
demikian,
prinsip
kebaikan sangatlah erat kaitannya
dengan hasrat dan cita seseorang.
Apabila seseorang menginginkan
14

kebaikan
dari
suatu
ilmu
pengetahuan, misalnya ia akan
mengandalkan objectivitas ilmiah,
kemanfaatan
pengetahuan,
rasionalitas,
dan
sebagainya.
Adapun
jika
seseoranga
menginginkan kebaikan tatanan
sosial, yang diperlukan adalah
sikap-sikap sadar hukum, saling
menghormati, berperilaku baik
(good
habits),
hormatmenghormati, berbuat baik kepada
orang lain, berkasih sayang, dan
sebagainya.
4. Prinsip keadilan (justice)
Keadilan merupakan kemauan
yang tetap dan kekal untuk
memberikan kepada setiap orang
yang mesti diperolehnya.
5. Prinsip kebebasan (liberty)
Kebebasan dapat diartikan sebagai
keleluasan untuk bertindak atau
tidak
bertindak
berdasarkan
pilihan yang tersedia bagi
seseorang. Kebebasan muncul dari
doktrin bahwa setiap orang
memiliki hidupnya sendiri serta
memiliki hak untuk bertindak
manurut
pilihannya
sendiri,
kecuali jika pilihan tindakan
tersebut melanggar kebebasan
yang sama dari orang lain.
6. Prinsip kebenaran (truth)
Kebenaran dapat diartikan sebagai
keadaan (hal) yang cocok dengan
keadaan yang sesungguhnya.
Seorang
sekertaris
harus
menerapkan prinsip kebenaran
dalam
melaksanakan
tugastugasnya. Misalnya, kebenaran
dalam pembuatan laporan kepada
pimpinan. Ia tidak memberikan
laporan yang mengada-ada agar ia

mendapat pujian dari pimpinan.

Keenam ide agung atau prinsipprinsip etika, menjadi prasyarat
dasar bagi pengembangan nilainilai etika atau kode etik dalam
hubungan antarmanusia, manusia
dan masyarakat, dan sebagainya.
Dengan
perkataan
lain,
serangkaian etika yang disusun
sebagai aturan hukum yang
mengatur
jalan
hidup
dan
kehidupan manusia, masyarakat,
organisasi,
instansi,
dan
sebagainya harus dapat menjamin
terciptanya keindahan, kebaikan,
keadilan,
kebebasan,
dan
kebenaran bagi setiap orang.
Sesuai dengan enam prinsip etika,
prinsip etika sekertaris berkaitan erat
dengan berbagai hal yang mendukung
terwujudnya kinerja sekertaris yang
memiliki nilai dan norma kebaikan,
kesamaan,
keindahan,
keadilan,
kebebasan, dan kebenaran.
ETIKA KERJA SEKRETARIS
Sebagaimana diuranikan di atas,
etika sangat erat kaitanya dengan nilainilai dan pola perilaku dari setiap
individu. Sementara perhatian dan rasa
terhadap nilai-nilai dari diri individu
ditentukan oleh latar belakang sejarah,
budaya, dan perkembangan kondisi
sosial dan lingkungan tempat individu
tersebut tumbuh dan berkembang.
Menurut Ursula (2003), etika
profesi sekertaris mencakup hal-hal
sebagai berikut.
a. Selalu
berdisiplin
dalam
tindakannya
b. Solider dan tenggang rasa
15

c. Berempati pada orang lain

d. Terbuka
e. Tidak
melakukan
perbuatan
tercela
f. Menjadi
trouble
shooter
(penyelesaian masalah) dan bukan
trouble maker (pembuat masalah)
g. Menciptakan
suasana
yang
menggembirakan
Ursula (2003) juga menyebutkan hal
yang harus dihindari adalah:
a. Berkelompok
b. Datang terlambat
c. Sering absen
d. Bersantai-santai atau melalaikan
tugas
e. Sering memakai telepon kantor
demi kepentingan pribadi
f. Menunda-nunda pekerjaan
g. Menjilat atasan
h. Memakai jam kerja untuk
bersenda gurau
i. Memakai fasilitas kantor demi
kepentingan pribadi.

PENUTUP
Peranan seorang sekretaris adalah
sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan, pemegang rahasia terbaik
dalam perusahaan, sebagai beranda
perusahaan,
sebagai
penghubung
pimpinan dengan pihak luar, perawat
atau pelindung bagi pimpinan, jadi
sangat diperlukan seorang sekretaris
yang professional.
Kemampuan dan keterampilan
teknis harus mutlak dimiliki oleh
seorang sekretaris untuk segala bidang
ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan
interaksi dengan pimpinan, pihak luar
dan juga rekan bisnis merupakan
peranan yang sangat penting bagi
seorang sekretaris, seorang sekretaris
juga harus mempunyai wawasan yang
luas untuk dapat bersaing di dunia
bisnis. Pada era globalisasi ini, para
eksekutif memiliki mobilitas yang
tinggi, yang tentu saja menyebabkan
peran seorang sekretaris menjadi
semakin penting.

16

DAFTAR PUSTAKA
Ernawati, Ursula. 2003. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. Bogor: Graha Ilmu.
Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Sekretaris. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Hartiti Hendarto, M.G. dan Tulus haryono, F.X. 2002. Menjadi Sekretaris
Profesional. Jakarta: Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM.
Ikatan Sekretaris Indonesia. 2015. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris.
http://www.organisasi-isi.tk/2015/09/tugas-dan-tanggung-jawabsekretaris.html. [5 Mei 2016]
Keraf, Sonny. 1998. Etika Bisnis, Tuntutan dan Relevansinya. Edisi Baru. Jakarta:
Penerbit Kanisius.
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visi.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghallia Indonesia.
Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sektretaris. Bandung: Mandar Maju.
Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gajah Mada University.
Sutiyoso. 1979. Sekretaris yang Cekatan. Jakarta: Mutiara.
The Liang Gie. 1987. Ensiklopedia Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Wursanto, Ig. Drs. 1987. Etika Komunikasi Kantor. Yogyakarta: Khanesius.
Yatimah, Dorotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: CV. Pustaka Setia.