PERTANYAAN

1. Jelaskan job description dari seorang sekretaris.

2. Jelaskan job specification dari seorang sekretaris.
3. Contoh lowongan pekerjaan sebagai sekretaris.

PEMBAHASAN

1. JOB DESCRIPTION
Job description atau uraian pekerjaan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas,
wewenang dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang didefinisikan berdasarkan
fakta-fakta yang ada.
Sekretaris adalah fungsi pekerjaan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi yang
bertugas membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan
roda perusahaan ataupun organisasi.
a. Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada
kegiatan administrasi. Tugas seorang sekretaris pada umumnya terbagi menjadi tiga,
yaitu :
1. Tugas Rutin
Tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus
dari atasan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, meliputi:
a. Membuka surat masuk untuk pimpinan.
b. Menyusun dan membuat surat untuk pimpinan sesuai dengan kepentingan
(korespondensi).
c. Mencari dan melampirkan file yang sesuai untuk korespondensi yang
membutuhkan balasan.
d. Menghimpun informasi/surat/dokumen yang masuk.
e. Menerima dikte dari pimpinan.
f. Menerima tamu.
g. Menjawab telepon dan memberikan informasi kepada penelepon, mengambil
pesan, atau pengalihan panggilan kepada individu yang tepat.
h. Mengerjakan filing (berkas).
i. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan
kerja.
j. Mengelola kas kecil (Petty Cash).
k. Melakukan pencarian untuk menemukan informasi yang dibutuhkan,
menggunakan sumber seperti internet.
l. Mengoperasikan peralatan kantor seperti mesin fax, mesin fotokopi, dan
sistem telepon dan menggunakan telepon untuk spreadsheet, pengolah kata,
manajemen database, dan aplikasi lainnya.
2. Tugas Khusus
Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan
apabila ada instruksi khusus dari pimpinan, meliputi:
a. Mempersiapkan rapat dan membuat notulen.
b. Menyusun acara pertemuan bisnis serta mengatur makan siang atau makan
malam pimpinan dengan relasinya.
c. Ikut berperan serta dalam merumuskan masalah yang sedang dihadapi
perusahaan seperti memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
 d. Mengatur konferensi, pertemuan, dan pemesanan perjalanan bagi personil
kantor.
e. Menyimpan dan menyusun surat-surat yang bersifat rahasia (confidential).
f. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan.
g. Mendatangi atau menghubungi melalui telepon kepada perusahaan lain (relasi)
untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi.
h. Pemberian kado, ucapan, atau cinderamata untuk relasi pada suatu kegiatan
tertentu.
3. Tugas Kreatif
Tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau
tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh
sekretaris, meliputi:
a. Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada relasi.
b. Membuat atau memperbaharui company profile.
c. Membuat kliping iklan, berita, atau artikel yang dibutuhkan perusahaan.
d. Membuat perencanaan kerja.
e. Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai` macam pameran yang berguna
untuk perusahaan.
b. Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, sekretaris dituntut untuk bisa
membantu pekerjaan baik dari sisi teknis, administratif maupun konsep dalam arti
memberikan ide-ide dan saran agar pihak manajemen bisa mengambil keputusan
dengan tepat, cepat, dan benar.
1. Personal Responsibility ( Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya
pengembangan kearah yang lebih berkualitas dalam menjalankan tugas pokok
sehari-hari seperti:
 Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan
waktu dan distribusi informasi yang efisien.
 Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
 Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-
bagian lainnya.
 Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih fokus pada hal-hal
strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
 Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility ( Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja
kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini
terwujud melalui aktivitas:
 Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
 Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran
kerja.
 Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
 Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan
perusahaan
 Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di
kantor.
3. Networking Responsibility ( Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
 Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan
dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-
acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya
dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra
perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat
tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai
perantara pimpinan dalam transaksi. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan
oleh sekretaris:
 Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi
keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
 Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa
bekerja atau masa kerja berakhir.
 Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali
mendapat ijin dari pimpinan.
 Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi
pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
c. Wewenang Sekretaris
1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para
pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder.
2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan
suatu peraturan atau kebijakan.
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan ditandatangani oleh
Direksi.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan, Laporan
Manajemen, Annual Report serta RJPP.
6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka menyelesaikan
perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun di luar pengadilan.
7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem manajemen mutu
perusahaan.
8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit Kerja
sampai disahkan oleh Direksi.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi
manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan melalui jaringan
intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi Local Area Network dan
pengaturan akses informasi.
10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat lunak
komputer yang digunakan perusahaan.

Contoh Job Description Seorang Sekretaris:

 Melakukan aktivitas kesekretariatan perusahaan.
 Mengkoordinasikan pengurusan segala bentuk perizinan usaha perusahaan.
 Membuat laporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
 Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kegiatan Direksi.
  Memberikan masukan kepada Direksi dari aspek hukum yang berkaitan dengan
operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
 Membuat data base dan menyimpan dokumen asli perusahaan.
 Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal perusahaan.
 Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal perusahaan.
 Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum
Pemegang Saham.
 Menyiapkan laporan secara keseluruhan mengenai kegiatan Sekretaris perusahaan
secara benar dan tepat waktu.

2. JOB SPECIFICATION
Job specification atau spesifikasi jabatan adalah suatu urain tertulis tentang latar
belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi yang berhubungan
dengan pekerjaan yang dimiliki sebelum mengisi jabatan tertentu.
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu
agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-
syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
a. Syarat Kepribadian (Personalitas)
Salah satu hal yang sangat diperhatikan ketika ingin menjadi seorang sekretaris
adalah memiliki kepribadian atau personalitas yang baik. Adapun kepribadian yang
dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
1) Harus bersikap mawas diri.
2) Bersikap ramah dengan siapapun.
3) Sabar.
4) Simpatik dan peka.
5) Penampilan diri yang baik.
6) Pandai dan mudah bergaul dengan banyak orang.
7) Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia.
8) Dapat bijaksana terhadap orang lain.
9) Memiliki ingatan yang baik.
10) Mempunyai perhatian atas pekerjaannya.
b. Syarat Pengetahuan (Pemahaman Ilmu)
Syarat kedua yang harus dimiliki oleh sekretaris adalah memiliki pengetahuan serta
pemahaman ilmu yang luas. Syarat pengetahuan dibedakan menjadi dua yaitu:
1) Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan
yang dapat mengangkat nama dari perusahaan seperti:
 Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
 Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
 Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
2) Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti
hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja
pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus
mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang
usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu
keapartemenan, dan sebagainya.
c. Syarat Keahlian (Hard Skill)
Syarat yang terakhir adalah keahlian atau hard skills. Keahlian ini sangat penting
untuk dimiliki oleh setiap sekretaris karena nantinya akan berguna dalam menunjang
kinerja sekretaris dalam bekerja, meliputi:
 Mampu membuat dan menyusun laporan.
 Mampu berkorespondensi.
 Teknik tata penyimpanan arsip.
 Teknik berkomunikasi dengan telepon.
 Teknik mengetik surat.
d. Syarat Praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai
pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian
orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu
luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

Contoh Job Specification Seorang Sekretaris:

1. Pendidikan Min D3 segala jurusan diutamakan jurusan sekretaris
2. kerja min. 1 tahun sebagai sekretaris (lebih diutamakan)
3. Merupakan wanita dan belum menikah
4. Memiliki kemampuan berkomunikasi secara lisan dan tertulis yang baik
5. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugas
6. Berkeinginan untuk maju
7. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll
8. Mampu bekerjasama dalam tim

3. CONTOH LOWONGAN KERJA SEKRETARIS