STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

SO! Boutique Hostel

WAKTU DAN JAM KERJA

1. Jam kerja disepakati adalah Sistem Shift untuk Part Time dan full Day untuk full Time
(dipastikan tugas dan tanggung jawab harian terselesaikan sebelum pulang-Part Time) – Datang
15 Menit sebelumnya untuk serah terima shift harian.
 Shift Pagi 06.00 AM – 15.00 PM
 Shift Siang 12.00 PM – 21.00 PM
 Shift Malam 21.00 PM – 06.00 AM
 Untuk Full Time disesuaikan dengan jadwal karyawan Part Time.
2. Jatah libur setiap minggunya adalah 1 kali dalam seminggu(Part Time), Full Time 2 kali dalam
satu bulan dan diambil pada waktu Weekday (Senin – Kamis). Mengingat Hotel ramai-ramai nya
pada hari Weekend (Jumat & Sabtu).

SOP FRONT OFFICE

1. Penampilan (Appearance)
a. Good Looking
Dalam hal ini Front Office di tuntut untuk rapi, berseragam (bersih, rapi, dan sesuai ketentuan),
memakai sepatu pantovel (Laki-laki) dan Heels (Perempuan), ber make up untuk perempuan
(tidak terlalu tebal), wajib mengontrol bau mulut, bau badan selama bertugas.

b. Good Speaking
Dalam hal ini Front Office dituntut untuk bias melayani tamu dengan baik dan luwes, murah
senyum (bagaimanapun keadaannya), menjelaskan informasi ke tamu (tentang waktu Check In
dan Check Out, peraturan yang harus di lakukan selama menginap, informasi breakfast, dan
informasi lain yang dibutuhkan oleh tamu) dengan Bahasa santun, benar, dan mudah di mengerti,
jelas, dan mampu berbahasa inggris dengan aktif.

c. Good Manner
Dalam hal ini Front Office di tuntut sopan terhadap tamu bagaimanapun keadaannya selagi tamu
tidak melakukan hal-hal yang membahayakan, tidak boleh menggunakan kata-kata kasar (seperti
panggilan kamu, mas/mbak) dan harus menggunakan Bahasa formal.

2. Tugas-Tugas (Job Desc)

a. CHECK IN – 14.00 WIB
- Check email reservasi booking OTA dari tamu yang masuk (secara berkala) lalu di print out
(berlaku untuk tamu walk in juga)
- Buat guest welcome form terdahulu dengan cara memasukkan nama tamu, nomor telepon, ID
Blocking (jangan sampai salah) lalu di print out dan di jadikan satu dengan form blocking
dari tamu yang telah di print out.
- Memasukkan data tamu ke room blocking yang masih kosong (harus sama dengan booking
an dari tamu), sebelum memasukkan data wajib koordinasi dengan devisi house keeping
kamar mana saja yang sudah ready.
- Memproseskan kunci kamar untuk tamu (pembuatan kunci kamar dilakukan sebelum tamu
check in pukul 14.00 PM dan membuatkan kwitansi deposit untuk tamu.
- Data tamu harus selalu sama dengan data di ventaza atau card issued serta di room blocking
(selalu melakukan pengecekan).
 a.1 CHECK IN-Ketika Tamu Datang
- Meminta ID Booking dari Tamu
- Meminta ID Card untuk di Copy
- Meminta Deposit 100.000/bed (ID Card jika tidak ada cash)
- Isi Guest Welcome terutama jika membawa kendaraan pribadi
- Menjelaskan kepada tamu rules yang ada di hostel (terutama mengingatkan jika
ketika Check Out Handuk+kuncipintu dan loker di kembalikan dan diingatkan
jika pukul 11.00 – 14.00 WIB adalah cleaning time)
- Mengembalikan ID Card setelah di kopi beserta kwitansi deposit ke tamu
- Memberikan handuk+kunci kamar+kinci loker sambal menunjukkan arah kamar
kepada tamu(jika ada tamu yang ekstend dan meminta handuk tambahan maka
ada charge sebesar 20.000/handuk)

b. CHECK OUT – 11.00 WIB

- Wajib meminta kunci kamar, kunci loker, Handuk dan bukti deposit dari tamu
- Memberinkan Guest Review kepada tamu dan meminta tamu memberikan masukan untuk
perbaikan hostel
- Meminta tanda tangan di belakan kwitansi deposit dan menyerahkan deposit kepada tamu
(wajib ada tanda tangan FO yang menerima) serta memberikan salam serta ucapan
terimakasih.
- Memastikan tidak ada barang tertinggal (memberikan tanda terima jika tamu menitipkan
barangnya)
- Meminta tamu untuk memberikan bintang serta review terbaik di OTA (jika tamu memesan
melalui aplikasi)

c. PERGANTIAN SHIFT
- Saat pergantian shift wajib membuat log book untuk shift berikutnya dengan catatan
mengenai informasi apa saja yang perlu di tindak lanjuti oleh shift berikutnya (sekecil apapun
informasi yang harus di tindak lanjuti harus di catat, agar tidak terjadi complain dari tamu)
- Saat pergantian shift wajib menghitung uang deposit tamu, uang wlk in cash/debit. Setelah
menghitung semuanya di catat di log book dan tandatangan oleh shift sebelumnya dan
selanjunya.
- Saat pergantian shift uang deposit, walk in harus di re check oleh shift selanjutnya di depan
shift sebelumnya, sebelum meninggalkan tempat kerja.
- Untuk shift malam wajib menerima atau meminta laporan harian dari Fugu Café, membuat
dan meminta tanda terima, serta menghitung dengan detail penghasilan harian untuk di
masukkan kedalam laporan harian,

d. KEBERSIHAN AREA KERJA DAN SEKITARNYA

- Setiap pergantian shift, shift sebelumnya wajib membersihkan meja kerja dan area kerja
sekitarnya.
SOP HOUSE KEEPING
1. Persiapan Awal Shift
2. Over handel atau hand over (sebelum shift pertama melakukan pekerjaan), dengan shift
sebelumnya (night shift).
3. Mengecek semua area mulai dari depan, belakang, sampai lantai atas, dan kamar mandi umum.
4. Persiapan untuk mengerjakan kamar tamu :
- Mengambil Guest List (Arrival, Gust in House & Departure) di Reception yang berfungsi
untuk mengetahui kamar mana yang seharusnya dibersihkan hari ini dan kamar mana yang
harus di cek kelengkapan sehingga memudahan koordinasi antara house keeping dan
reception bekerja
- Menyiapkan Peralatan peralatan yang akan di gunakan waktu bekerja.
- Menyiapkan trolley
- Menyiapkan barang-barang keperluan kamar
- Plastic sampah putih;dll
- Sapu, mooping, chemical (untuk membersihkan kamar mandi)
5. Mengerjakan kamar tamu check out :
- Pastikan tidak ada barang-barang tamu yang tertinggal atau barang-barang hotel
yang terbawa oleh tamu
- Apabila ada barang tamu yang tertinggal setelah tamu pergi segera laporkan ke front
office untuk di catat sebagai lost and found.
6. Room dan area kamar:
- Mengganti sheet, blangket, pillow case dengan yang bersih
- Making bed
- Membersihkan furniture di kamar mandi ataupun di area umum
- Membersihkan kaca-kaca
- Membersihkan lantai kamar dan area
- Pastikan AC dan Lampu dalam posisi off (pastikan lampu dan AC dalam keadaan On
sesuai dengan waktu yang ditentukan)
- Tutup pintu dan pastikan pintu kamar terkunci dengan baik
7. Menyiapkan barang-barang untuk laundry: Laundry kotor :
- Menghitung sebelum vendor laundry datang
- Catat jumlah masing-masing laundry kotor berdasarkan nama dan jenisnya
- Catat di buku nota pengiriman dan penerimaan (jika sudah dikembalikan)
- kirim laundry kotor beserta catatan yang sudah di catat Laundry bersih :
- Menghitung kembali laundry yang dating/yang telah di bersihkan
- susun rapi sesuai di rak sesuai dengan nama dan jenisnya.
8. Persiapan shift selanjutnya (afternoon shift)
9. Over handel atau hand over shift pertama kepada shift kedua.
10. Mencatat kekurangan apa saja yang waktu shift pertama kerjakan
11. Public area.
- Membersihkan public toilet
- Membersihkan sampah-sampah yang telah disediakan Lobby
- Membersihkan lantai lobby
- Membersihkan kaca-kaca lobby
- Membersihkan teras depan (termasuk menyiram tanaman )
- Mmebersihkan sarang laba-laba yang ada di setiap lantai (jika ada) Daily cleaning room
- Mengecek dan cleaning kamar-kamar
.
16. Membantu front office dan stand by front office.
17. Mengecek kekurangan apa aja seperti kelengkepan area dan kamar. 18. Membantu proses check out
tamu jika ada tamu yang check out malam-
malam atau pagi sebelum shift pertama dating.