CONTOH

SOP Penerimaan Tamu di Petugas Pos Penjagaan

YAYASAN ISLAM
AL-HUDA
BOGOR
STANDARD OPERATING PROCEDURE 1/2
INDONESIA

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

PETUGAS POS PENJAGAAN

1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan
sambutan Petugas Pos Penjagaan kepada para tamu yang berkun-
jung ke Yayasan Islam Al-Huda selalu sopan dan ramah, sesuai
ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas selalu bergantian
sesuai shif kerjanya.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan
penyambutan dan pelayanan tamu yang berkunjung ke Yayasan
Islam Al-Huda

3.0 DEFINISI
Tidak ada.

4.0 RINCIAN LANGKAH

4.1 Salam Pembuka:
4.1.1 Tangan posisi hormat ( selanjutnya disebut
“Salam Hormat” ).
4.1.2 Ucapkan: “Assalamu’alaykum, Selamat datang
Bapak / Ibu…”
(Nada suara lemah lembut, junjung tinggi sopan san-
tun, dan selalu tersenyum).

DISIAPKAN D I S A H K A N

Tgl : ….. /…../ MANAJER KOORDINATO KETUA HARIAN KETUA UMUM

PRODUKSI R
Oleh:

PT.ADMIRAL
JAKARTA
INDONESIA STANDARD OPERATING PROCEDURE 2/2

4.2 “Maaf, berkenan bertemu siapa ?” atau “Maaf, ada yang

bisa dibantu?”
 4.3 “Maaf, apakah sudah ada janji?”

4.4 Jika sudah ada janji, dipersilahkan duduk di ruang tamu un-
tuk dipanggilkan yang berkepentingan, serta dimohon meng-
isi Buku Tamu. Jika belum ada janji, lalu disampaikan “mo-
hon maaf untuk kepentingan apa?”; lalu dikomunikasikan ke
kantor.

4.5 Jika diperlukan penjelasan tentang produk yang dihasilkan

oleh perusahaan, dimohon duduk, dan dipanggilkan petugas
Humas ataupun Staf Pemasaran. Selanjutnya diteruskan de-
ngan SOP Sistem Pemasaran, yaitu : Prosedur Pelayanan
Pelanggan, dan dilayani oleh staf Departemen Pemasaran.

4.6 Setelah selesai, petugas pemasaran mengantar tamu hingga

pos penjagaan, dan sampaikan salam penutup:
4.6.1 Salam Raja
4.6.2 Ucapkan: “Selamat pagi / siang / sore, senang sekali
atas kunjungan Bapak / Ibu”.

4.7 Petugas pos penjagaan mengantarkan ke pintu gerbang atau

ke mobil, kemudian menyampaikan salam penutup :
4.7.1 S a l a m R a j a
4.7.2 Ucapkan: “Selamat pagi / siang / sore, terima kasih atas
kunjungan Bapak / Ibu”

DISIAPKAN D I S A H K A N

Tgl : ….. /…../ MANAJER MANAJER

MANAJER QC D I R E K T U R
PRODUKSI PEMASARAN
Oleh:
 DRAFT
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU PETUGAS POS PENJAGAAN & RESEPSIONIS

A. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan sambutan Petugas Pos
Penjagaan & Resepsionis kepada para tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-Huda Bogor
Indonesia selalu sopan dan ramah, sesuai ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas
selalu bergantian sesuai shif kerjanya.

B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan penyambutan dan pelayanan
tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-Huda Bogor Indonesia.

C. RINCIAN LANGKAH
1. Tangan posisi hormat (selanjutnya disebut “Sikap Hormat” ).
2. Ucapkan:
a) “Assalamu’alaykum, Selamat datang Bapak / Ibu…” (Nada suara lemah lembut,
junjung tinggi sopan santun, dan selalu tersenyum).
b) “Maaf, berkenan bertemu siapa ?” atau “Maaf, ada yang bisa dibantu?”
c) “Maaf, apakah sudah ada janji?”

3. Jika sudah ada janji, dipersilahkan menunggu (disiapkan tempat duduk dan meja/atau
cukup berdiri), serta dimohon mengisi Buku Tamu, meminta identitas/KTP, diserahkan
kartu visitor, kemudian diantarkan ke resepsionis (dikonfirmasi terlebih dahulu
menggunakan alat komunikasi: apakah bisa diterima oleh resepsionis atau harus
menunggu di luar karena masih ada tamu yang sedang dilayani oleh resepsionis). Jika
belum ada janji, lalu disampaikan “mohon maaf untuk kepentingan apa?”; lalu
dikomunikasikan ke kantor (resepsionis) untuk dikonfirmasi bisa/tidak diterima oleh
resepsionis.

4. Di meja resepsionis /di ruang tamu, tamu menunggu dipanggilkan orang yang dituju
menggunakan alat komunikasi (baiknya dibuatkan sistem kontak personil sesuai jadwal
pertemuan). Jika yang dituju bukan spesifik orang, maka yang melayani adalah
resepsionis dengan menyimak, mencatat, menanggapi maksud dan tujuan tamu sesuai
dengan wawasan & tanggapan yang selayaknya dikuasai oleh resepsionis. Jika maksud
dan tujuan tamu perlu diproses karena terkait kebijakan personil/kantor maka di-
forward ke pihak terkait. Kemudian ditindaklanjuti oleh pihak terkait atau dibuat
jadwal untuk bertemu.

5. Setelah selesai, resepsionis mengantarkan tamu hingga pos penjagaan, dan sampaikan
salam penutup:
a) Sikap Hormat
b) Ucapkan: “Assalamu’alaykum, terima kasih atas kunjungan Bapak/Ibu”.

6. Petugas pos penjagaan meminta kartu visitor, mengembalikan kartu identitas tamu
(KTP), mengantarkan ke pintu gerbang atau ke mobil, kemudian menyampaikan salam
penutup :
a) Sikap hormat
b) Ucapkan: “Assalamu’alaykum, terima kasih atas kunjungan Bapak/Ibu”.