SOP PENERIMAAN TAMU

1. Latar belakang dan tujuan

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini disusun dengan tujuan untuk
memandu dalam melakukan aktivitas menerima tamu di BPKHTL Wilayah IV
Samarinda
2. Ruang Lingkup
 Standar Operasional Prosedur – SOP Security tentang penerimaan tamu
ini mencakup penyambutan awal hingga tamu meninggalkan
lingkungan BPKHTL Wilayah IV Samarinda
 Standar Operasional Prosedur ini berlaku sejak ditetapkan dan akan
selalu di-update dari waktu ke waktu
3. Tanggung Jawab
 Kepala BPKHTL Wilayah IV Samarinda
 Kepala Sub Bagian Tata Usaha BPKHTL Wilayah IV Samarinda
 Pelaksana SOP pengaman dalam; menjalankan dan memberi masukan
4. Definisi
Petugas jaga adalah kelompok pegawai yang diberikan tugas untuk
menyelenggarakan keamanan dan penyambutan tamu di BPKHTL Wilayah IV
Samarinda.
5. Dokumen yang digunakan
 Buku Tamu
6. Alat dan Perlengkapan
 Alat Tulis
 Intercom/Alat komunikasi
7. Prosedur Pelaksanaan
 Menyapa terlebih dahulu dengan sikap ramah, sopan santun, simpatik,
pada sikap berdiri dengan mengucapkan “Selamat pagi/siang/sore,
bisa dibantu Pak/Bu?”
 Setelah tamu memberitahukan tujuan dan identitasnya, selanjutnya
mempersilahkan tamu duduk di ruang tunggu yang telah disediakan.
 Segera menghubungi melalui telepon orang yang dituju tersebut
dengan mengucapkan: “Selamat pagi/siang/sore, petugas jaga
disini ada tamu yang ingin menemui bapak/ibu…dari…”
 Bila orang yang dituju tidak mengangkat telepon, petugas jaga
melakukan pengecekan langsung ke ruangan yang bersangkutan
dengan mengucapakan “Selamat pagi/siang/sore, ada tamu yang
ingin menemui bapak/ibu…dari…” .
 Bila sudah ada konfirmasi orang yang dituju akan diterima di ruang
kerja, ruang tamu, atau masih disuruh menunggu segera konfirmasikan
kepada tamu tersebut.
 Antar atau berilah petunjuk tentang lokasi yang harus dituju tempat
tamu diterima dan mintalah tamu untuk mengisi buku tamu dan berilah
tanda visitor kepada tamu tersebut.
 Dalam keadaan tertentu yang disebut oleh pimpinan, petugas jaga
wajib mengantar/mengawal tamu, misal:
- Tamu tersebut adalah pejabat tinggi dari suatu instansi pemerintah.
 - Tamu tersebut adalah pegawai yang pempunyai masalah
kepegawaian.
 Tamu yang memiliki kepentingan pengantaran surat, dilakukan
penerimaan surat oleh petugas jaga dengan memberikan tanda terima
dan terhadap surat yang terima diserahkan ke bagian persuratan Tata
Usaha secara berkala.
 Ucapkan terima kasih ketika tamu akan meninggalkan lingkungan
kantor dan mintalah kembali kartu visitor.