Instruksi Kerja Penerimaan Tamu

SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN
PT PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT

Jl. Trunojoyo Blok M - I No. 135 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12160
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330
INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

Level Dokumen : No. Dokumen : Tanggal : Edisi /Revisi : Halaman :
III PLN.UP3CMI-SMP-IK-01.02 5 JUNI 2023 1/0 1-9
INSTRUKSI KERJA PENERIMA TAMU
DISETUJUI OLEH DISUSUN OLEH

MANAGER REPRESENTATIVE SEKRETARIS
NURAINI
PUTRI NUR ZAIDAR
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN
No Tanggal Revisi Uraian Hal. Uraian Disahkan

yang Dirubah Perubahan Oleh
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

I. TUJUAN
Instruksi ini bertujuan memberikan panduan kepada satuan pengamanan rangka
melaksanakan kegiatan menerima tamu yang akan melakukan kunjungan ke area
perusahaan sehingga adanya kesamaan persepsi dan tindakan bagi anggota satuan
pengamanan di PLN UP3 Cimahi
II. RUANG LINGKUP

Instruksi ini mencakup panduan bagi anggota satuan pengamanan dalam melakukan
tindakan menerima tamu perusahaan melingkupi tamu perusahaan yang sudah
melakukan pemberitahuan untuk berkunjung/datang ke perusahaan maupun tamu yang
belum ada perjanjian kunjungan sebelumnya di PLN UP3 Cimahi
III. DEFINISI
1. Sistem Manajemen Pengamanan adalah bagian dari manajemen yang saling terkait
dalam bentuk pembinaan teknis dan audit terhadap seperangkat elemen
pengamanan yang terdiri dari komitmen dan kebijakan, pola pengamanan,
konfigurasi standar pengamanan, standar kemampuan pelaksanaan pengamanan
dan monitoring evaluasi.
2. Menerima Tamu adalah rangkaian suatu tindakan yang dilakukan oleh anggota
satuan pengamanan terhadap seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk
mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik kedinasan
maupun pribadi.
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

IV. REFERENSI
1. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2017
Tentang Pemberian Bantuan Pengamanan Pada Objek Vital Nasional dan Objek
Tertentu.
2. Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2019 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 13
Tahun 2017 Tentang Pemberian Bantuan Pengamanan Pada Objek Vital Nasional
dan Objek Tertentu.
3. Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2019 Tentang
Perubahan Kedua Atas Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia
Nomor 13 Tahun 2017 Tentang Pemberian Bantuan Pengamanan Pada Objek Vital
dan Objek Tertentu.
4. Peraturan Kepala Badan Pemelihara Keamanan Kepolisian Negara Republik
Indonesia Nomor 1 Tahun 2019 Tentang Prosedur Pemberian Jasa Pengamanan
dan Sistem Manajemen Pengamanan Pada Objek Vital Nasional dan Objek
Tertentu.
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

V. TANGGUNG JAWAB DAN URUTAN KERJA

INSTRUKSI MENERIMA TAMU
NO PIC DIAGRAM AIR DESKRIPSI DOKUMEN
TERKAIT
1 Petugas
pengamanan
2 Petugas • Adakah janji sebelumnya

pengamanan • Identitas tamu
• Catat di buku mutasi
3 Petugas Gunakan metal detector dan pe

pengamanan
AMAN
Jika tidak aman laporan

4 Petugas Danru, laksanakan
pengamanan interograsi, dan dilaporkan
kepada kepolisian
TUKAR IDENTITAS
5 Petugas DENGAN KARTU Jika aman persilahkan
pengamanan PENGUNJUNG
masuk menemui orang
yang dituju, jika orang
tersebut berkenan untuk
ditemui
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

TAMU MENUNGGU
DI RUANG TUNGGU
TIDAK
BERSEDIA
DITEMUI
BILA ADA
PESAN TULIS
DIBUKU
MUTASI
BERSEDIA
DITEMUI
BERITAHU
LOKASI /
DIANTAR
SELESAI
KUNJUNGAN
TUKAR
KEMBALI
IDENTITAS
END
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

VI. INFORMASI DAN KETENTUAN UMUM

A. Ketentuan Umum
Tamu berdasarkan kepentingannya meliputi:
1. Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin
bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan,
2. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.
Pada umumnya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan sebab
mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang
atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung
dengan pimpinan.
3. Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta
untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan
pimpinan.
4. Tamu aparat pemerintah.
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena
secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan
informasi.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/
protokol.
5. Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin
tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu.
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

B. Deskripsi Tugas
1. Sampaikan salam dengan tegas namun sopan terhadap tamu yang datang ke
perusahaan
2. Tanyakan tujuan kedatangan tamu ke perusahaan:
a. Apakah sudah ada janji/pemberitahuan sebelumnya?
b. Mintalah identitas tamu
c. Setiap ada tamu/ pegunjung wajib dicatat dalam buku mutasi, sbb:
1) Identitas tamu.
2) Waktu kunjungan
3) Tujuan kunjungan
4) Pejabat/orang yang akan ditemui
3. Lakukan pemeriksaan terhadap tamu dan barang bawaan sesuai dengan
Standar Operating Prosedur (SOP) pemeriksaan barang dan badan
sampaikan mekanisme ini sebelumnya sehingga tamu akan memakluminya:
4. Jika ditemukan hal yang mencurigakan laporkan kepada Danru (kepala
sekuriti).
5. Jika tamu dan barang bawaan diyakini aman:
a. Tukar identitas tamu dengan kartu kunjungan
b. Mempersilahkan tamu untuk menunggu di ruang tunggu.
c. Konfirmasi kepada pejabat yang akan ditemui apakah ada di tempat atau
menanyakan kesediaan untuk menerima tamu tersebut
d. Bila tidak ada ditempat atau tidak bersedia ditemui, sampaikan bahwa
pejabat perusahaan yang bersangkutan sedang dalam keadaan dinas
jadi tidak dapat ditemui;
1) Sampaikan apakah ada pesan untuk pejabat/orang tersebut
2) Bila ada catat dalam buku mutasi / message list form
e. Bila pejabat perusahaan yang akan ditemui bersedia untuk ditemui,
beritahukan lokasi/ruangan pejabat yang bersangkutan, dalam kondisi
Telp. : (021) 7251234 Fax. : (021) 7221330

tertentu (tamu pejabat pemerintah/tamu khusu perusahaan) dapat

diantar langsung oleh anggota satuan pengamanan
f. Selesai kunjungan tamu, tukar kembali identitas dengan kartu kunjungan.
C. Sarana
1. Metal detector
2. Buku mutasi
3. Alat Komunikasi
VII. LAMPIRAN
Tidak ada

Instruksi Kerja Penerimaan Tamu

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Instruksi Kerja Penerimaan Tamu

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN

PT PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

INSTRUKSI KERJA PENERIMA TAMU

DISETUJUI OLEH DISUSUN OLEH

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tanggal Revisi Uraian Hal. Uraian Disahkan

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

II. RUANG LINGKUP

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

V. TANGGUNG JAWAB DAN URUTAN KERJA

2 Petugas • Adakah janji sebelumnya

3 Petugas Gunakan metal detector dan pe

Jika tidak aman laporan

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

VI. INFORMASI DAN KETENTUAN UMUM

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN TAMU

tertentu (tamu pejabat pemerintah/tamu khusu perusahaan) dapat

Anda mungkin juga menyukai