Job Description

Sekretaris

Tugas Sekretaris Perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas

harian, baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari yang
biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas
khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan
suatu permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang
sekretaris.

Uraian Tugas Sekretaris

1. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas,
fungsi dan tanggungjawabnya.
2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
5. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
6. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris.

I. Tugas Sekretaris
a. Tugas - tugas Rutin.
Adalah tugas - tugas yang rutin dilakukan setiap hari tanpa perintah.
 Menerima dan mencatat semua surat masuk di buku log surat masuk
 Membaca semua isi surat masuk
 Membalas email yang masuk
 Menerima Tamu
 Menerima Telepon
 Manajemen arsip (Pencatatan dan penomoran surat keluar, penyimpanan semua
arsip dan surat-surat)
 Melakukan packing dan pengiriman Jam yang akan di service
 Menerima jam dan menginput biaya service dari jam yang sudah selesai di
service
 Mengirimkan jam yang sudah selesai di service ke toko.
 Membuata surat penghantar untuk pengiriman barang ke suplier, baik barang
service atau barang return
 Menghubungi pihak kargo untuk pick up barang yang akan dikirim.
 Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan
 Mengirim sms blast semua hal yang berhubungan dengan program toko dan
member ke member.
 Mengelola semua akun media sosia perusahaan.
 b. Membuat jadwal dan mengingatkan pimpinan untuk pembayaran semua tagihan (invoice
supplier, tagihan bpjs, angsuran kredit, tagihan listrik dan telpon)Tugas - tugas Khusus.
Adalah tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan
bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
 Membuat atau menyusun surat kerjasama antara perusahaan dengan pihak luar
 Memuat atau menyusun surat yang bersifat mrahasia (confidential)
 Menyusun acara pertemuan bisnis
 Mengatur pembelian kado atau cindera mata.

c. Tugas - tugas Resepsionis.

Tugas sekretaris sebagai resepsionis meliputi:
 Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan - pesan yang disampaikan
oleh penelpon.
 Menerima tamu yang akan diterima oleh pimpinan.
 Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

d. Tugas - tugas Insidental.

Tugas insidental merupakan tugas-tugas yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, yang
meliputi:
 Menyiapkan laporan yang diminta oleh pimpinan
 Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang berhubungan dengan
kepentingan perusahaan.
 Memeriksa dan mengoreksi bahan - bahan cetakan seperti: brosur, undangan,
spanduk yang akan dicetak.

II. Tanggung Jawab Sekretaris.

Selain bertanggung jawab terhadap semua tugas - tugas nya, sekretaris juga memiliki
tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan, yaitu:

a. Tanggung Jawab Individu

Seorang sekretaris bertanggung jawab terhadap performa diri sendiri, dan upaya
pengembangan diri kearah yang lebih berkualitas, Dengan mengelola diri sendiri
supaya dapat melaksanakan tugas pokok sehari-hari dengan baik.antara lain:
1. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan dengan pengaturan waktu
dan penyampaian informasi yang efisien.
2. Menyampaikan informasi dengan jelas dan akurat kepada seluruh karyawan
3. Mendukung kelancaran alur kerja antara pimpinan, kantor dan toko
4. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih fokus pada hal-hal strategis
yang berhubungan dengan masa depan perusahaan
5. Memberikan masukan-masukan yang positif dan inisiatif untuk perusahaan

b. Tanggung Jawab Internal Perusahaan

Sekretaris bertanggung jawab tehadap upaya pencapaian kinerja kantor yang baik
yang akan mempengaruhi kepada kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini antara
lain:
1. Mengelola sumber daya kantor
2. Menciptakan suasana kerja yang mendukung kelancaran kerja
3. Mendukung terbentuknya budaya kerja yang positif
4. Mendorong rekan kerja untuk meningkatakan efektifitas dan efisiensi kerja

c. Tanggung Jawab Networking Perusahaan

Sekretaris bertanggung jawab terhadap untuk memperluas wawasan dan jalinan
 perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan daya saing, yaitu dengan cara
memperluas networking perusahaan, mengatur dan mengawasi acara-acara formal
dan nonformal yang dilakukan oleh kantor atau perusahaan, dan berpartisipasi dalam
pengembangan citra perusahaan.

Hal – hal yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris.

1. Sekretaris harus menjaga dengan baik rahasia perusahaan dan rahasia usaha pimpinan,
baik pada saat masih bekerja ataupun masa kerja telah berakhir.
2. Sekretaris harus mengikuti dan memahami secara cermat semua instruksi dari pimpinan
dalam menjalankan semua tugas.
3. Sekretaris tidak dibenarkan meninggalkan kantor pada jam dinas tanpa izin dari pimpinan
dan tanpa alasan yang jelas dan penting.