Apa itu Sekretaris?

sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam
bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris biasanya adalah individu yang
memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas
administrasi tambahan.

Pasalnya, sekretaris mempunyai tugas-tugas yang spesifik mengenai mengaturnya mobilisasi

sebuah surat menyurat dan juga dokumen-dokumen. Jika kamu berkeinginan untuk menjadi
sekretaris di kemudian hari, maka inilah tugas-tugas yang akan kamu emban semasa bekerja.

1. Pencatatan dan Mengelola Administrasi

Hal yang lumrah jika sekretaris mengurus mengenai administrasi. Mencatat
administrasi disini meliputi mencatat aktivitas yang dilakukan organisasi, database
anggota organisasi.

Juga memastikan bahwa kontak karyawan maupun manajer selalu diperbarui,

pengarsipan notulen dan laporan rapat, dan menyiapkan jenis dokumen. Sekretaris
bertanggung jawab atas dokumen yang diatur dan ditata.

Jika terjadi kehilangan atas dokumen yang diperlukan, maka sekretaris harus
menyiapkan segala sesuatunya mulai dari membuat back-up file sebelum file tersebut
diserahkan. Selain itu, tugas sekretaris lainnya meliputi mengatur dokumen dan
memelihara sistem pengarsipan.

2. Mengatur Jadwal
Tugas sekretaris yang satu ini akan terdapat beberapa perbedaan antara di organisasi
dan juga di perusahaan. Dalam perusahaan, orang yang bertanggung jawab atas
pimpinan ataupun jajarannya adalah sekretarisnya.

Dimulai dari jadwal pertemuan antara direktur perusahaan, hingga rapat dengan
karyawan. Pada rapat, sekretaris bekerja sama bersama pimpinan terlebih dahulu
untuk merencanakan rapat.

Kemudian baru menerima agenda rapat dari panitia setelah itu sekretaris menyebarkan
agenda rapat, memastikan keputusan rapat yang telah dilaksanakan barulah rapat bisa
dilaksanakan.

3. Notulen Hasil Rapat

Setelah rapat dimulai, memang sekretaris tidak memiliki wewenang untuk mengatur.
Akan tetapi, sekretaris bertugas untuk mencatat hasil rapat dan juga resume rapat
yang nantinya dilaporkan kepada ketua ataupun anggota lainnya yang bisa saja sedang
berhalangan hadir pada saat itu.

Nantinya hasil rapat tersebut bisa dilihat apa saja yang harus dievaluasi. Selain itu
akan ada laporan bulanan yang harus dilaporkan mengenai notulen rapat tersebut.

Dengan begitu, tugas sekretaris adalah merekap hasil dari semua hasil rapat lalu apa
output yang dihasilkan dari beberapa rapat tersebut dalam kurun waktu satu bulan.
4. Komunikasi Antara Pihak

Tugas sekretaris selain mengelola dokumen, sekretaris pun bertugas untuk

mengkoordinasi beberapa pihak yang terlibat. Mulai dari pimpinan, manajer,
karyawan, pejabat perusahaan hingga kepada pihak eksternal yang melakukan kerja
sama dengan perusahaan naungannya.

Bahkan tak jarang tugas sekretaris pun harus menjadi penengah komunikasi antara
dua pihak atau lebih. Maka dari itu, tugas sekretaris pun harus bisa berkomunikasi
dengan baik kepada klien dan siapapun yang terlibat.

5. Memastikan Persediaan Perlengkapan Kantor

Tugas sekretaris lainnya adalah memastikan alat tulis kantor (ATK) lengkap tanpa
kurang satu apapun. Karena jika ada satu saja yang hilang maka akan menghambat
selama kegiatan berlangsung.

Selain itu, tugas sekretaris adalah mencatat perlengkapan apakah masih ada ataupun
sudah habis. Jika ada yang habis atau hilang, maka tugas sekretaris menyampaikan
kepada orang lain yang biasa untuk menangani perlengkapan.

Namun, beberapa perusahaan pun tidak mengerucutkan bahwa ini adalah tugas
sekretaris. Banyak dari perusahaan malah memiliki karyawan khusus untuk mengurus
perlengkapan kantor.

6. Menyambut Tamu dan Klien Bisnis

Tugas sekretaris lainnya adalah menyambut tamu bisnis perusahaan yang berniat
melakukan kerja sama dengan perusahaan. Maka dari itu, sekretaris diharapkan
mampu berkomunikasi dengan baik, berpenampilan rapi dan sopan serta mengetahui
setidaknya hal-hal dasar yang akan dibicarakan dengan tamu terkait.

Selain menjadi resepsionis tamu bisnis, tugas sekretaris pun berperan sebagai tangan
kanan pimpinan untuk bisa menjadikan tamu merasa nyaman pada rapat.

Dengan memenuhi kebutuhan rapat ketika berlangsung dan tentunya menyiapkan

catatan kecil guna menunjukkan profesionalisme dan hal ini pun membantu menjaga
nama baik perusahaan.

7. Membantu Tugas Pimpinan

Dalam perusahaan, selain mengatur jadwal pertemuan pimpinan dengan pihak
eksternal. Dimulai dari membantu tugas-tugas kecil hingga membantu proyek besar
perusahaan merupakan bagian dari tugas sekretaris.

Misalnya, ketika akan diadakan rapat bersama pimpinan dan jajarannya maka hal
yang harus disiapkan yaitu bahan presentasi. Maka sekretaris harus membuat dan
membantu menyiapkan bahan presentasi terlepas dari pimpinan.

8. Mengatur dan Mendistribusikan Pesan

 Seperti halnya tugas sekretaris pada umumnya, sekretaris pun memiliki peran untuk
menyampaikan pesan entah itu antar pegawai yang berkepentingan dengan pimpinan
ataupun dari pihak eksternal dan juga klien yang ingin bekerja sama dengan
perusahaan.

Dengan begitu, sekretaris diharapkan memiliki kecakapan dalam berkomunikasi dan

bermusyawarah. Selain itu, tugas sekretaris harus memiliki kecakapan dalam menulis
surat-menyurat. Karena dalam hal ini sekretaris harus bisa menyusun kalimat yang
baik dan benar sesuai dengan pedoman pada umumnya dan juga pedman perusahaan
dalam mendistribusikan surat.

9. Menjawab dan mengalihkan Panggilan Telepon

Ketika telepon kantor berdering, maka sekretaris berperan untuk menjawab telepon
tersebut. Sebelum pesan itu sampai kepada atasan, sekretaris lah yang menjadi
jembatan dalam segala informasi yang masuk.

Dengan begitu seorang sekretaris harus mengetahui apa saja yang tengah terjadi di
dalam perusahaan, entah itu perjanjian meeting, perjanjian bekerja sama dengan mitra
lain ataupun beberapa kegiatan yang tengah diperbincangkan dan diurus ke
berjalannya.

10. Melakukan Supervisi terhadap Karyawan Baru

Selain bertugas untuk membantu pekerjaan dari pimpinan dalam proyek besar
maupun pekerjaan kecil lainnya, tugas sekretaris pun sebagai supervisi terhadap
karyawan baru.

Banyak dari sekretaris perusahaan yang membantu pimpinan dalam mengkoordinasi

dan mengatur pengembangan skill karyawannya, mengikuti protokol perusahaan serta
belajar di lingkungan kerja perusahaan.

Kesimpulan
Tugas sekretaris terkadang masih dianggap remeh oleh sebagian orang karena menganggap
bisa dikerjakan oleh siapapun. Pada artikel ini dijelaskan bahwa tugas sekretaris bukan hanya
menulis surat-menyurat dan juga dalam hal administrasi saja. Sekretaris harus memenuhi
tugas kantor lainnya yang memerlukan banyak skill.