Melamar Kerja!
Lowongan sekretaris junior kini bisa ditemui melalui aplikasi dan sosial media
resmi perusahaan. Namun, sebelum mulai melamar yuk simak apa saja tugas
sekretaris di berbagai industri. Sekretaris sering dianggap sebagai pekerjaan
yang mudah dan tidak melelahkan, seperti kebanyakan job pada umumnya.
Akan tetapi, anggapan ini salah besar.
Pekerjaan sebagai sekretaris biasa diisi oleh orang dari lulusan administrasi perkantoran, ilmu
perpustakaan, dan manajemen perkantoran. Namun, bisa juga ditempati oleh orang di luar dari jurusan di
atas. Dilansir dari Indeed, sekretaris adalah pekerja profesional yang memiliki peran integral dalam
lingkungan bisnis maupun organisasi. Mereka bertanggung jawab mengatur jadwal kantor, menerapkan
prosedur dan pekerjaan administrasi utama hingga tambahan.
bcbcxb
Pekerjaan ini ada di berbagai industri seperti rumah sakit, perkantoran, hukum, organisasi, sekolah, dan
badan pemerintahan. Fungsinya bisa dikatakan penting untuk membantu kegiatan kantor berjalan optimal
dan semestinya. Simak daftar tanggung jawabnya di bawah.
Tugas sekretaris
Melansir dari Target Jobs, tugas sekretaris tak sekadar mencatat atau membuat jadwal meeting. Ada lebih
dari 7 tanggung jawab yang dipegang dan bisa bertambah tergantung di mana mereka bekerja,
diantaranya
menjawab panggilan masuk,
menerima pesan dari klien,
menangani korespondensi,
mengarsipkan surat dan file penting,
membuat jadwal pertemuan,
menuliskan agenda pimpinan atau direksi,
menjalin hubungan baik dengan pihak-pihak
menyusun laporan,
mengoordinasikan surat-surat ke internal maupun pihak eksternal,
memproses tagihan dan menyimpan bukti pembayaran,
menyapa tamu yang datang,
membantu supervisor,
mengawasi sekretaris baru, dan
menerapkan sistem administrasi yang baru.
Seorang sekretaris bisa memegang banyak tugas sekaligus, tetapi ada pula yang hanya menerima sedikit
tanggung jawab karena jobdesk-nya didelegasikan ke karyawan lain.
Selain itu, tugas sekretaris juga bisa dibedakan berdasarkan tipe dan industri mereka bekerja.
6. Mengelola database
Semua laporan dan notulen dari rapat harus disimpan rapi untuk keperluan bisnis di masa mendatang.
Oleh sebab itu, sekretaris harus cakap dalam mengarsipkan dan mengelola database. Keahlian
menggunakan tools atau komputer akan sangat membantu pengerjaan.
7. Menghadiri rapat
Setelah membuat jadwal meeting dengan staff hingga klien, sekretaris
tak lantas pergi dari ruangan. Mereka berada di dalam untuk membuat
MoM atau notulen.
Hasil notulen akan diperiksa dan disetujui oleh pimpinan, selanjutnya
baru dikirimkan ke partisipan yang tidak hadir kemudian diarsipkan.
Jenis sekretaris
Hampir di setiap industri maupun organisasi memiliki sekretaris yang bertugas menjalankan kegiatan
administrasi. Berikut terangkum jenis-jenis sekretaris dan pengertian singkatnya.
1. Company secretary
Sekretaris perusahaan adalah orang yang mengurusi administrasi
sebuah company. Tanggung jawabnya termasuk membuat agenda
kegiatan, jadwal meeting, mencatat, menyusun laporan, membuat
notulen hingga mengarsipkan dokumen.
2. Executive secretary
Sekretaris eksekutif bertugas menjalankan tugas administrasi seperti
mengkoordinir alur kerja kantor dan membuat jadwal pertemuan.
Biasanya khusus membuat agenda dan jadwal eksekutif saja seperti
dewan direksi, komisaris, maupun CEO.
3. Sekretaris pribadi
Hampir mirip dengan sekretaris direktur dan eksekutif lainnya, tipe sekretaris ini hanya mengurusi
jadwal dan kegiatan satu pimpinan saja. Jadi, tugasnya lebih terfokus untuk membantu mengatur
aktivitas mereka.
4. Sekretaris organisasi politik
Organisasi politik seperti partai, dewan, dan menteri
memerlukan sekretaris yang memiliki tugas serupa.
Mereka bergerak di bawah naungan badan
pemerintahan.
5. Sekretaris klub
Pada lingkup yang kecil ada yang namanya sekretaris
klub atau mewakili bidang tertentu dan biasanya ada di
ekstrakurikuler sekolah atau perkuliahan.
Sebagai contoh Anda menjadi sekretaris
untuk event pameran di kampus, maka tugas Anda
adalah membuat jadwal dan memastikan acara tersebut
berjalan sesuai agenda yang dibuat.