ANJELI AYU HERLIANA

2030107148
KAMPUS ASM KENCANA BANDUNG
TUGAS

JAWABANNYA!

1. Jabatan sekretaris
Berdasarkan tanggung jawabnya, yaitu :
 Sekretaris organisasi, adalah orang yang memimpin suatu sekretaris,
yaitu satuan tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan
kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan tugasnya.
 Sekretaris pribadi, adalah orang yang dipekerjakaan dan digaji oleh
seseorang untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi
orang yang mempekerjakannya.
 Sekretaris pimpinan, adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh
suatu perusahaan, organisasi, atau yayasan untuk membantu seseorang
pimpinan..

2. Ruang lingkup tugas sekretaris :

 Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi
pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,pendistribusian, dan
penyimpanan.
 Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
 Menyelenggarakan peretmuan rapat, rapat merupakan suatu alat
komunikasi langsung antar pimpinan dengan staffnya. Hal tersebut
memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam merekam segala
pembicaraan didalam rapat, terutama mempersiapkan dan merekam
serta melaporkan kegiatan rapat pemimpin.
 Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.ada
beberapa ragam atau jenis tamu yang harus diatur atau diterima
dengan baik oleh sekretaris. Pelayanan yang baik dari seorang
sekretaris kadang kali dapat memberikan kesan yang baik pula bagi
perusahaan tersebut.
 Mengurus perjalanan dinas pimpinan. Salah satu tugas sekretaris
adalah membantu mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
 sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-
peraturan, yang berhubungan dengan masalah yang akan
dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur-brosur dan lain
sebaginya yang kiranya diperlukan pimpinan dalam perjalanan dinas.
 Mengelola kas kecil. Bagi sekretaris, yang penting adalah bukti
pengeluaran setelah akhir bulan terkumpul,maka dibuatlah laporan
Petty Cash dan bagian keuangan dapat dibukukan dalam buku kas
perusahaan
 Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor. Sekretaris harus
teliti, sigap dan cekatan untuk memonitor pengadaan ATK yang
diperlukan dalam menunjang pekerjaan kantor.
 Mengatur jadwal kegiatan pimpinan. salah satu tugas utama
sekretaris adalah membuat dan mengatur jadwal kegiatan seseorang
pimpinan agar tidak terjadi over lapping kegiatan dalam suatu acara.
 Menangani kegiatan humas dan keprotokolan. Ini adalah salah satu
tugas yang tak kalah pentingnya bagi seorang sekretaris. Bahkan
berhasil atau tidaknya suatu acara sering kali tergantung keahlian dan
kemahiran sekretaris dalam menangani suatu kegiatan humas atay
keprotokolan.

3. Perbedaan dari sekretaris,sekretariat dan kesekretariatan

 Sekretaris secara terminologi adalah orang yang harus dapat
menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu
diketahui oleh orang atau pegawai lain. Sedangkan menurut ahli
Hartiti Hendrato Dan Tulus sekretaris ialah orang yang membantu
pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran .
 Secretariat adalah satuan organisasi yang tugas pokoknnya
melaksankan berbagai kerja keratausahaan.
 Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktivitas disebuah
lembaga yang dilakukan oleh secretariat atau sekretaris,terutama yang
sangat berkaitan dengan proses administrasi, surat menyurat dan
menyimpan dokumen.
4. Tugas tugas sekretaris di perusahaan :
 Menanggapi pertanyaan dari client atau mitra bisnis secara langsung,
melalui telepon atau email
 Mengembangkan dan menerapkan prosedur kantor
 Menjaga sistem rekaman perusahaan untuk menjujung tinggi file yang
akurat
 Menulis surat, memo, dan email
 Menyortir dokumen
 Memesan ruang pertemuan untuk rapat
 Mengatur panggilan konferensi
 Melakukan tugas administrasi, termasuk pengarsipan dan fotokopi