KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Setelah mengikuti mata kuliah ini,

maka diharapkan mahasiswa
mampu menjelaskan:

ASAL KATA DAN PENGERTIAN &

FUNGSI SEKRETARIS, JENIS
SEKRETARIS, KEDUDUKAN
SEKRETARIS, TUGAS-TUGAS
SEKRETARIS, SYARAT-SYARAT
SEKRETARIS

1
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Sesuai asal kata, istilah sekretaris

berasal dari kata “Secretum” dalam
bahasa Latin yang berarti “Rahasia”.
Kata Secretum kemudian berubah
menjadi kata secretarire dalam bahasa
Perancis, secretary dalam bahasa
Inggris, dan akhirnya menjadi kata
secretaries dalam bahasa Belanda.

Mengingat Indonesia pernah dijajah

oleh Belanda selama 3,5 abad (350
tahun), maka diperkirakan istilah
sekretaris yang kita kenal sekarang ini
berasal dari kata secretaries bahasa
Belanda. 2
KESEKRETARIATAN (2 SKS)
Istilah sekretaris dalam bahasa Belanda ‘secretaris’
atau bahasa Inggris ‘secret’, yang berasal dari bahasa
Latin ‘secretum’, yaitu ‘rahasia’. Secara sederhana,
sekretaris bisa diartikan sebagai seorang yang bisa
dipercaya, seorang yang dapat ‘menyimpan rahasia’
atau sebagai pegawai yang menangani hal-hal yang
bersifat rahasia (confidential employee).
H.W.Fowler dan F.G.Fowler dalam Sutarto
mengemukakan:
“Secretary”:
• Person employed by another to assist him in
correspondence, literary work, getting information
and
other confidential matters.

• Official appointed by society or company or

corporation,
and deal in the first instance with business.

• Minister in charge of government Office Secretary

3
KESEKRETARIATAN (2 SKS)
Sekretaris :
• Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu
pekerjaan korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan
informasi, dan masalah-masalah lainnya.
• Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan
atau
perserikatan untuk melakukan korespondensi,
memelihara
warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan
perusahaannya.
• Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan-Menteri
di
Amerika Serikat dan Vatikan).
Sekretaris adalah seseorang yang dapat
dipercaya oleh pimpinan dalam membantu
memperlancar pekerjaan, terutama untuk
penyelenggaraan kegiatan administrative yang
menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau
kegiatan operasional perusahaan, serta membantu
pimpinan dalam membina tata hubungan
(komunikasi)dengan bawahannya maupun pihak lain
yang berkepentingan dengan perusahaan.
4
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

1.FUNGSI PRIMER : “Sekretaris

memberikan jasa atau pelayanan jasa
admnistratif yang menunjang kegiatan
operasional perusahaan / unit organisasi
melalui keterampilan, meliputi pengetikan,
penanganan telepon, pengelolaan surat
dan arsip lainnya, penanganan agenda,
penggandaan, dan lain-lain.

Contoh tugas: Sekretaris mengetik

laporan yang dibuat oleh atasan,
menerima telepon, memproses surat
masuk, menyimpan atau mengambil
kembali arsip yang dibutuhkan atasan,
dan mengatur agenda kerja atasan.
5
KESEKRETARIATAN (2 SKS)
 
2.FUNGSI SEKUNDER: “Sekretaris turut menjamin
kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan serta
bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan
memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis
perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan,
hubungan antar-manusia, komunikasi, teknik persiapan
rapat, dan lain-lain.
Contoh tugas: Sekretaris memberikan informasi
mengenai produk yang dihasilkan kepada seseorang
yang membutuhkan informasi tersebut melalui telepon,
membantu atasan mengurus hal-hal tertentu yang
berkaitan dengan bank, melakukan penyempurnaan
format laporan petty cash yang dibuat setiap bulan agar
lebih mudah dikaji, membina hubungan baik dengan
rekan sepekerjaan, berkomunikasi secara luwes
dengan relasi perusahaan sehingga tercermin citra
positif perusahaan tempat ia bekerja, dan membuat
persiapan rapat dengan6 baik dan cermat.
KESEKRETARIATAN (2 SKS)
Fungsi sekretaris dapat dilihat dari kedudukannya
dalam organisasi, yaitu sebagai berikut:

(1) . Staf atau karyawan (5). Typist atau

pengetik
(2). Resepsionis (6). Pembantu
pimpinan
(3). Operator telepon (7). Public Relation
Officer
  (4). Arsiparis (8). Individu

Fungsi sekretaris dilihat dari hubungannya

dengan pimpinannya adalah:

(1). Penjaga manajer

(2). Asisten pribadi
(3). Perawat
7
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Sekretaris dibedakan berdasarkan luas ruang lingkup

tanggung jawabnya, yaitu:
1. Sekretaris organisasi (executive secretary):
Seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu
perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah
tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengkoordinasikan
seluruh pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan
operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi, di
samping bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga
bertugas dan mempunyai kedudukan sebagai ‘pemimpin
pelaksana’, yang memiliki wewenang untuk ikut membuat
keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas
pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, serta
melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Dengan demikian sekretaris organisasi harus memahami
tujuan organisasi, prinsip-prinsip, dan asas-asas
manajemen atau organisasi dengan baik.
8
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Sebutan lain dari sekretaris organisasi adalah

sekretaris perusahaan, kepala sekretaris, corporate
secretary, atau administrator manager. Contoh:
sekretaris organisasi, di antaranya sekretaris jenderal,
sekretaris wilayah daerah, dan sekretaris perusahaan.
Berdasarkan uraian tersebut, sekretaris
organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
(1). Memimpin suatu unit kerja ( sekretariat)/ pimpinan
sekretariat instansi/ perusahaan.
(2). Memiliki wewenang untuk ikut membuat
kebijaksanaan (policy).
(3). Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen
(POAC), yaitu ikut membuat rencana organisasi,
membuat keputusan, membuat pengarahan,
koordinator pelayanan administrasi, serta
melakukan
pengawasan dan penyempurnaan organisasi.
(4). Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan
puncak. 9
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

2. Sekretaris pribadi (private secretary) dan sekretaris

pimpinan
Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai
manajemen, walaupun dia harus menjalankan manajemen
terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu pimpinan
dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan
yang bersifat pribadi.
Ciri-ciri sekretaris pribadi di antaranya:
1. Seorang pelaksana, bukan seorang pimpinan.
2. Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan (policy).
3. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan
kegiatan perkantoran.
4. Bertanggung jawab kepada pimpinan tertentu.
 
Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan
pegawai staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi
diangkat dan digaji oleh perseorangan. Contohnya sekretaris
pribadi artis dan sekretaris pribadi presiden.

10
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Perbedaan prinsipil antara sekretaris organisasi dan

sekretaris pribadi adalah sekretaris organisasi, di samping
bekerja atas perintah pimpinan, memiliki pula wewenang untuk
turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan,
melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian,
menjalankan kontrol, dan melakukan penyempurnaan
organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk
kepentingan organisasi sebagai keseluruhan.
Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu
melakukan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi
perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan,
pengkoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan. Ada
pun sekretaris pimpinan, hanya melaksanakan tugas atas
perintah pimpinan dan melakukan tugas yang sifatnya pribadi
untuk kepentingan pimpinan. Dengan kata lain, sekretaris
pribadi pimpinan tidak melakukan fungsi manajemen tertinggi.
Di samping itu, tugas sekretaris pribadi pimpinan hanya
melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran
untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan.
11
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Jenis jabatan sekretaris, selain dibedakan menurut luas ruang

lingkup tanggung jawab dan tugasnya, juga dapat dibedakan
berdasarkan:
1. Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris
dibedakan menjadi dua:
a. Sekretaris junior, yaitu sekretaris yang baru memulai
karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman
kerja, sehingga masih harus banyak belajar dan mendapatkan
bimbingan dari sekretaris yang sudah berpengalaman atau sudah
lebih dulu ada. Selain itu, keberadaan mereka dalam bekerja pun
tidak biasa dilepas secara mandiri, tetapi harus mendapatkan
pengawasan dan perhatian secara seksama. Dengan kata lain,
sekretaris junior biasanya dipersiapkan sebagai regenerasi jabatan
sekretaris dalam organisasi.
b. Sekretaris senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki
kemampuan kerja dan memiliki banyak pengalaman kerja sebagai
sekretaris, sehingga ia tidak lagi harus mendapatkan perhatian dan
pengawasan yang seksama seperti sekretaris junior, karena dapat
bekerja secara mandiri sesuai 12tugas yang diberikan kepadanya.
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Dalam kaitannya dengan tugas-tugas

administrasi, sekretaris memiliki kedudukan sebagai
berikut:
1. Koordinator segenap kegiatan tata usaha
2. Pembantu pimpinan dalam perencanaan dan
penyelenggaraan transaksi dengan pihak luar.
3. Senantiasa siap mengerjakan kegiatan-kegiatan
yang berhubungan dengan kedinasan sehingga
dapat member keleluasaan kepada pimpinan dalam
melaksanakan tugas-tugas manajemennya.
4. Dinamis, aktif, kreatif, dan inisiatif untuk memajukan
perusahaan.
5. Memiliki skill yang dapat menunjang kemajuan
perusahaan, seperti bahasa asing, kesekretarisan,
komputer, perbankan, dan lain-lain.

13
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

 
1. Kedudukan dan tugas sekretaris pimpinan:
a.Melaksanakan kegiatan penanganan informasi untuk
pimpinan tertentu.
b. Ruang lingkup tugasnya meliputi semua aspek
kegiatan kantor.
c. Kedudukannya langsung bertanggung jawab kepada
pimpinan tingkat atas atau menengah.
d.Tugasnya meliputi tugas rutin, instruksi, dan
kreatif/koordinatif.
 2. Kedudukan dan tugas pegawai tata usaha:
a.Melaksanakan penanganan informasi untuk suatu unit
organisasi.
b. Ruang lingkup tugasnya terbatas pada salah satu
kegiatan kantor.
c. Kedudukannya tidak langsung bertanggung jawab
pada pimpinan tingkat atas atau menengah.
d. Lebih banyak melaksanakan tugas rutin dan
insidential. 14
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

1. Tugas Rutin : Merupakan tugas-tugas umum

yang hampir tiap hari dihadapi tanpa menunggu
instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa
menunggu waktu harus dilaksanakan sesuai
aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya.
Biasanya dilakukan secara berskala atau rutin
(setiap hari/minggu/bulan) dan umumnya
tercantum dalam uraian tugas (job description).
 
Contoh tugas rutin adalah mengurus dan
mengendalikan surat, korespondensi, menangani
dan menata arsip, melayani tamu kantor,
menangani tamu dan bertamu, menelepon dan
menerima telepon, mengatur jadwal kegiatan
pimpinan, dan membuat laporan, serta membuat
notulen atau risalah rapat.

15
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

2. Tugas Instruksi : Merupakan tugas yang tidak selalu

tiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya
dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari
pimpinan. Jadi, tugas tersebut tidak rutin setiap
hari/minggu/bulan, bahkan tidak tercantum dalam uraian
tugas. Berkaitan dengan kekhususan dari tugas tersebut,
untuk kelancaran tugas yang dibebankan kepadanya,
 
seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut:
konsentrasi penuh, mendengarkan dengan sungguh-
sungguh, bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat
hal-hal yang penting, dan meningkatkan wawasan.

Contoh yang termasuk ke dalam tugas instruksi adalah

mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat, membuat
konsep surat keluar, mempersiapkan surat perjalanan
dinas, dan mengurus hal-hal tertentu di bank.
16
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

3. Tugas Kreatif : Merupakan tugas atau pekerjaan yang

dilaksanakan atas prakarsa sekretaris sendiri. Dengan
demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil
guna harus penuh inisiatif dan dinamis. Tugas tersebut
dilakukan guna meringankan beban-beban pekerjaan atau
menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja. Tugas kreatif ini
pun tidak terdapat dalam uraian tugas.
 
Contoh tugas kreatif adalah membuat rencana kerja sekretaris;
mempelajari pengetahuan penunjang pekerjaannya; membuat kliping
koran dari perusahaan atau instansi pesaing; mengusahakan
pengembangan kepribadian; mengetahui ruang kerja, mempelajari
pengetahuan tentang bank(perbankan); mempelajari pengetahuan
buku kas kecil, pemantapan kepribadian, efisiensi kerja,
pengembangan diri sekretaris; menyiapkan perabotan kantor,
perlengkapan, peralatan penting bagi sekretaris/mempersiapkan alat-
alat perlengkapan sekretaris, memahami cara kerja mesin kantor dan
audio visual aids (alat bantu peraga); dan memahami
peraturan/keadaan organisasi tempat
17 bekerja.
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

4. Tugas koordinatif : Merupakan tugas yang diartikan sebagai

penyampaian kegiatan-kegiatan secara teratur untuk mewujudkan
keseluruhan waktu dan arah yang tepat dalam pelaksanaan sehingga
terdapat tindakan-tindakan yang seragam dan serasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan tugas koordinatif seorang
sekretaris adalah melakukan koordinasi dengan orang lain agar
tugasnya terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi
dengan orang lain guna menumbuhkan hubungan baik. Biasanya,
tugas koordinatif
  ini diwujudkan melalui kerja sama dengan unit atau
bagian yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan
dilaksanakannya.
Dalam melaksanakan tugas koordiansi, sekretaris perlu
memperhatikan prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya
dapat berjalan dengan baik. Prinsip-prinsip tersebut antara lain
adalah koordinasi harus dimulai dari tahap permulaan; koordinasi
merupakan proses yang terus-menerus; sepanjang memungkinkan,
koordinasi harus dilakukan melalui berbagai pertemuan secara
bersama-sama; dan perbedaan dalam pandangan harus
dikemukakan secara terbuka dan diselidiki secara menyeluruh untuk
menjaga keharmonisan situasi 18
organisasi.
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

Beberapa tugas sekretaris organisasi yang

berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok atau aktivitas penunjang administrasi umum
adalah sebagai berikut:
1.Membantu pimpinan dalam memimpin dan menjalankan
wewewang organisasi dalam bidang administrasi.
2. Membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi dalam
melakukan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
  pokok agar pencapaian tujuan organisasi dapat
pekerjaan
berjalan lancar.
3. Menyiapkan bahan-bahan dan perumusan-perumusan
mengenai haluan induk, peraturan, keputusan, dan instruksi
yang akan diharapkan oleh pimpinan.
4. Melakukan pengolahan dan penelaahan terhadaphaluan induk
yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan.
5.Mengumpulkan, mengolah, dan mengajukan berbagai
masalah informasi, atau saran kepada pimpinan untuk
dijadikan bahan dalam membuat keputusan atau melakukan
tindakan.
19
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

6. Mengumpulkan, mengolah, dan mengajukan berbagai masalah

informasi, atau saran kepada pimpinan untuk dijadikan bahan
dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan.
7. Melakukan penelitian serta pencatatan rencana kerja dan hasil
kerja yang telah dicapai oleh organisasi.
8. Menandatangani surat ke luar atas nama pimpinan.
9. Memberikan disposisi surat masuk kepada tiap-tiap pejabat
pembantunya sepanjang tidak perlu disampaikan kepada
pimpinan. 
10. Menghadiri rapat yang diselenggarakan oleh organisasinya
11. Memimpin rapat sekretaris.
12. Menyampaikan laporan secara berkala atau sewaktu-waktu
diperlukan.
13. Mewakili pimpinan apabila yang bersangkutan sedang
berhalangan.
14. Menyelenggarakan tata kepegawaian.

20
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

6. Mengumpulkan, mengolah, dan mengajukan berbagai masalah

informasi, atau saran kepada pimpinan untuk dijadikan bahan
dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan.
7. Melakukan penelitian serta pencatatan rencana kerja dan hasil
kerja yang telah dicapai oleh organisasi.
8. Menandatangani surat ke luar atas nama pimpinan.
9. Memberikan disposisi surat masuk kepada tiap-tiap pejabat
pembantunya sepanjang tidak perlu disampaikan kepada
pimpinan. 
10. Menghadiri rapat yang diselenggarakan oleh organisasinya
11. Memimpin rapat sekretaris.
12. Menyampaikan laporan secara berkala atau sewaktu-waktu
diperlukan.
13. Mewakili pimpinan apabila yang bersangkutan sedang
berhalangan.
14. Menyelenggarakan tata kepegawaian.

21
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

1. Berpendidikan, sekurang-kurangnya tamat SMA ditambah

pendidikan sekretaris.

2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, yaitu

terampil dalam hal mengetik, korespondensi, berbagai mesin
kantor, menyusun laporan, dan sebagainya.

3. Memiliki pengetahuan umum tentang pekerjaan sekretaris,

misalnya organisasi, manajemen perusahaan, masalah niaga,
 
dan sebagainya.

4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa

Inggris, dan bahasa asing lainnya yang diperlukan.

5. Memiliki kepribadian sebagai seorang sekretaris.

 

22
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

1.Memiliki integritas : Sekretaris harus mampu secara

sinergis bekerja sesuai dengan keinginan dan
harapan pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
Sebagai orang kepercayaan pimpinan, sekretaris
harus bekerja dengan jujur, tidak dapat dihasut,
disuap,atau dibujuk untuk menghianati pimpinannya.

2.Dapat  menyimpan rahasia : Sekretaris adalah

pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan yang
bersifat rahasia (confidential employee), baik
menyangkut rahasia perusahaan, pekerjaannya
maupun rahasia pimpinan pribadinya. Sebagai
tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk tidak
memiliki sifat sok tahu, suka mengobrol atau
sembrono dengan hal-hal yang bersifat rahasia.

23
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

3.Tekun dan setia pada tugasnya : Ruang lingkup tugas

seorang pimpinan sangat luas sehingga keberadaan
sekretaris diharapkan dapat membantu memperlancar
tugas-tugas tersebut. Ketekunan dan kesetiaan, baik
terhadap pimpinan khususnya maupun perusahaan
umumnya, bisa dicerminkan dari rasa memiliki selama ia
bekerja sehingga ia berpendapat bahwa menjaga nama
baik pimpinan atau perusahaan sama pentingnya
 
dengan menjaga nama baik dirinya.

4. Memiliki kemampuan sebagai public internal : Salah satu

pekerjaan seorang pimpinan adalah mengorganisasikan
bawahannya sehingga seorang sekretaris harus terlibat dengan
urusan yang berhubungan dengan bawahan. Sekretaris harus
memiliki kemampuan berkomunikasi dan berhubungan antar
sesama dengan baik karena sesekali ia akan menggantikan
peran pemimpin apabila berhalangan atau menugaskannya
untuk segera menyelesaikan persoalan-persoalan yang
berhubungan dengan bawahan.
24
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

1. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan yang
dimaksud adalah pengetahuan yang
berhubungan dengan profesi sekretaris.
Syarat ini dimaksudkan agar seorang
sekretaris tidak mengalami kesulitan
dalam melaksanakan tugas dan
 
pekerjaannya.
Syarat pengetahuan dewasa ini
masih diukur oleh pendidikan dengan
menunjukkan bukti ijazah. Bagaimana
pun kemampuan seseorang dalam
mengerjakan suatu pekerjaan, ia tidak
mendapat tempat di dunia kerja kalau
tidak dapat menunjukkan selembar ijazah.
25
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

2. Syarat keterampilan : keterampilan dalam

melaksanakan tugas dan pekerjaan seorang sekretaris.
Syarat ini menuntut sekretaris untuk melakukan
pekerjaan dengan cermat, teliti, dan berhasil.

Setidaknya, ada 7 ketrampilan yang dapat

mendukung pekerjaan sekretaris sehingga berhasil
dengan cermat dan teliti, diantaranya sebagai berikut:

 
a. Kemampuan bahasa Indonesia dan bahasa asing:
Di era globalisasi sekarang ini, kemampuan berbahasa
akan sangat menentukan efektivitas komunikasi yang
dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.

b. Penguasaan teknologi : syarat ini penting mengingat

sekretaris adalah tangan kanan pimpinan, yang dalam
berbagai kondisi harus selalu siap untuk membantu dan
mendukung menyelesaikan pekerjaan pimpinan.
Akibatnya, sekretaris harus dapat mengimbangi
kemampuan yang dimiliki pimpinannya.
26
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

c. Keterampilan mengelola sumber daya manusia (SDM) :

sekretaris harus dapat membantu pimpinannya dalam
mengorganisasikan bawahannya sehingga jika
pimpinannya tidak dapat atau berhalangan mengurusi
masalah-masalah yang berhubungan dengan bawahan,
sekretaris dapat menggantikannya.

d. Penguasaan komputer: sangat membantu sekretaris

dalam
  meningkatkan kecepatan dan akurasi hasil
kerjanya, sehingga pimpinannya akan terbantu dalam
menyelesaikan tugas-tugasnya secara optimal.

e. Teknik mengajar : sekretaris harus tanggap merespons

program-program baru yang direncanakan oleh
pimpinannya, bahkan dia harus mampu mentransfernya
kepada bawahan agar mereka memahami dan segera
melaksanakannya dalam bentuk pekerjaan seperti yang
diharapkan oleh pimpinannya.

27
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

f. Pengelolaan keuangan : pekerjaan yang dilakukan oleh

sekretaris, terutama berhubungan dengan masalah
keuangan yang akan digunakan untuk tugas operasional
pimpinan dan tugasnya sendiri, harus mengarah pada
peningkatan efisiensi dan performance perusahaan. Dalam
hal ini, sekretaris harus mampu merencanakan dan
membuat prioritas terhadap pengeluaran anggaran yang
akan dikeluarkannya. Jika perlu, anggaran yang sudah
direncanakan untuk pos tertentu, tidak perlu dikeluarkan
 
apabila penggunaan anggaran sebelumnya belum
digunakan secara optimal.
g. Kemampuan memecahkan masalah : Sekretaris harus
memiliki kemampuan dalam menyelesaikan masalah
mengingat ruang lingkup tugasnya yang luas dan kompleks.
Sekretaris tidak saja harus menyelesaikan persoalan
kerjanya sendiri, tetapi harus membantu mencarikan solusi
terhadap persoalan kerja pimpinannya. Pimpinan
perusahaan tentu akan sangat berat jika sekretaris tidak
mampu menyelesaikan masalahnya sendiri sehingga tiap
masalah dari bawah harus
28 diteruskan ke atas.
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

3. Syarat kepribadian :

Kepribadian dapat diartikan pula sebagai pola menyeluruh

semua kemampuan, perbuatan, dan kebiasaan seseorang,
baik dari segi jasmani , mental, rohani maupun emosi, yang
ditata dalam cara yang khas dengan mendapatkan
pengaruh dari luar. Pola tersebut terwujud dalam tingkah
laku usaha seorang dalam merealisasikan diri sebagai
manusia seutuhnya.
 
Kepribadian sekretaris berarti seluruh perbuatan
menyangkut kemampuan dan kebiasaan yang tercemin
pada tingkah laku seorang sekretaris selama ia bekerja.
Setiap orang mempunyai kepribadian dan satu sama
lainnya memiliki kepribadian yang berbeda.
 

29
KESEKRETARIATAN (2 SKS)

1. Apa yang dimaksud dengan sekretaris?

Jelaskan!
 
2. Sekretaris dapat dibagi menjadi beberapa
jenis. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis
sekretaris!
 
 
3. Apakah yang menjadi perbedaan tugas
sekretaris pimpinan dan tata usaha?
 
4. Apa saja yang menjadi syarat-syarat
sekretaris?
 

30
SUMBER BACAAN:

Atmosudirdjo, S.P. 1982 Kesekretarisan dan Administrasi

Perkantoran. Ghalia Indonesia.
Foster, T.J. 1994. Office Skills, Stanley Thornes L,
United Kingdom.
Herianto, P. 1995. Kesekretariatan 1, PDEC Bandung
Malayu, H. dan S.P. Hasibuan, 2006. Manajemen,
Dasar, Pengertian, dan Masalah. Bumi Aksara, Jakarta.
Sutanto, A.B. 1997. Sekretaris Sebagai Manajer. Elex
Media Komputinfo, Jakarta
Waworuntu, T. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan
Kesekretarisan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Wursanto, I. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional.
Penerbit Andy, Yogyakarta.