BY

UMMASYROH,SE,M.ED.M

KESEKRETARIATAN DAN
TUGASNYA 1
KEGIATAN KESEKRETARIATAN
(Sedarmayanti: tugas & pengembgn sekre)

1. Pendahuluan
2. Ruang Lingkup di bidang kesekretariatan
dan fungsi-fungsi manajemen
3. Tujuan dan fungsi administrasi
kesekretariatan
4. Tugas-tugas kesekretariatan
5. Peranan, kedudukan, jabatan sekretaris dan
syarat kepribadian sekretaris
Ad 1.Pendahuluan
Pengertian Sekretaris
 Bahasa Latin: Secretum artinya rahasia
Secretarium artinya seseorang
yang dipercaya untuk
menyimpan rahasia
 Bahasa Inggris: Secret artinya rahasia
Secretary
 Bahasa Perancis: Secretaire
 Bahasa Belanda : Secretaries

Secara umum: Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk

kelancaran tugasnya
Lanjutan pendahuluan

 Menurut Handbook for Government

Secretary/Stenographer: Sekretaris adalah
pembantu pimpinan yang menerima dikte,
mengonsep surat atau korespondensi,
menerima tamu, memeriksa dan
mengingatkan pimpinan atas kewajibannya
dan janji-janjinya serta tugas-tugas lain yang
berhubungan dengan peningkatan efektifitas
kerja pimpinan.
Pengertian Sekretariat dan
Kesekretariatan
 Sekretariat Yaitu satuan organisasi yang
merupakan tempat sekretaris dan pembantunya
melakukan kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan bantuan lainnya yang
dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya
tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih
lancar.
 Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan
oleh sekretariat. Jadi kesekretariatan menyatakan
kegiatan dan tata kerjanya.
Pengertian administrasi
kesekretariatan
 Keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan
kantor dan tugas-tugas bantuan lainnya,
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
Ad 2. Ruang lingkup kegiatan
Sekretariat
 Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan
 Menyelenggarakan tata hubungan (intern dan ekstern)
 Menyelenggarakan kepaniteraan rapat
 Menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia
 Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu
 Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat
menunjang pelaksanaan tugas pokok dan
menyediakan fasilitas, terutama untuk
mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok
organisasi
Ad 3. Tujuan dan fungsi administrasi
kesekretariatan
 Tujuan Administrasi Kesekretariatan:
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak, baik intern maupun
ekstern.
2. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi
3. Mengolah dan memelihara seluruh
dokumentasi perusahaan/organisasi yang
berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi
manajemen
Fungsi Administrasi Kesekretariatan

 Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan

manajemen
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan
 Sebagai alat komunikasi perusahaan
 Sebagai alat pelaksana pemegang perusahaan
 Sebagai pusat dokumentasi/master file.
(Tata Usaha: segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Perbedaan Kedudukan, Tugas atau Pekerjaan
Sekretaris dan Pegawai Tata Usaha
SEKRETARIS
1. Bekerja untuk 1 orang
pimpinan
2. Ruang lingkup tugasnya
meliputi semua aspek kegiatan
perkantoran
3. Kedudukan dalam organisasi
langsung bertanggung jawab
pada pimpinan atas/menengah
4. Tugasnya meliputi: tugas rutin,
melaksanakan instruksi dan
tugas kreatif/inisiatif
TATA USAHA
1. Bekerja untuk 1 unit kerja
2. Lingkupnya hanya salah satu
atau beberapa kegiatan
perkantoran
3. Kedudukan dalam organisasi
tidak langsung bertanggung
jawab kepada pimpinan
tingkat menengah/atas
4. Lebih banyak melaksanakan
tugas rutin dan kadang-
kadang tugas insidentil
Persamaan Kedudukan, Tugas atau Pekerjaan
Sekretaris dan Pegawai Tata Usaha

1. Keduanya melaksanakan
kegiatan perkantoran
2. Keduanya adalah sebagai
pelaksana bukan sebagai
pimpinan
Ad 4. Tugas pokok administrasi
Kesekretariatan
 Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi
ke segala pihak, baik secara internal maupun
secara eksternal
 Mengamankan RAHASIA perusahaan/jawatan
 Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi
perusahaan/jawatan, memiliki kegunaan bagi
manajemen untuk memperlancar pelaksanaan
fungsinya, yaitu: planning, organizing,
actuating, controlling dan decision making.
Jenis-jenis Sekretaris

 Berdasarkan kedudukan, wewenang dan

tanggung jawab
a. Sekretaris organisasi/instansi
Seseorang yang memimpin suatu sekretariat
dari suatu perusahaan atau instansi
pemerintah tertentu.
Selain bekerja atas instruksi, juga memiliki
wewenang untuk membantu melakukan
fungsi2 manajemen.
Lanjutan jenis sekretaris

b. Sekretaris Pribadi
1. Sekretaris Pribadi (Personal/private Secretary)
Seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor
untuk membantu seseorang tertentu dan
bersifat pribadi.
2. Sekretaris Pembantu Pimpinan
Seorang pembantu pimpinan yang bertugas
mengerjakan tugas kantor untuk seorang
pimpinan tertentu.
 Lanjutan jenis sekretaris

 Berdasarkan kemampuan dan pengalaman

bekerja:
a. Sekretaris Junior
Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris.
Belum berpengalaman, sehingga masih memerlukan
bimbingan dan banyak belajar
b. Sekretaris Senior
Sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja
dengan baik, mandiri tanpa bimbingan, sehingga
mampu mengatasi masalah2 dalam tugasnya.
Lanjutan jenis sekretaris

 Berdasarkan spesialisasi/bidang khusus

dalam pekerjaan:
Seseorang yang disamping memiliki
kompetensi sebagai seorang sekretaris, dia
juga memiliki pengetahuan/keahlian khusus.
Misal: pengetahuan dalam bidang hukum,
kedokteran, akuntansi, dll.
Ad 5. Peranan Sekretaris
(menurut Sedarmayanti,1997;13)
 Peranan sekretaris yang paling utama adalah
menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris
sifatnya rahasia.
 Sekretaris juga harus dapat menjaga semangat
kerja sama demi efisiensi pelayanan terhadap
pimpinan
 Sekretaris juga harus siap mengorbankan
kesenangannya, waktu libur atau program
hiburannya bila terjadi krisis pekerjaan yang tidak
dapat dihindarkan.
Peran Sekretaris
(Menurut Herijanto,1995:8)

1. Sebagai pelaksanan kesekretariatan:

a. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,
khususnya berhubungan dengan pekerjaan surat-
menyurat
b. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara
internal maupun eksternal
c. Menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat
d. Menyelenggarakan hal-hal yg bersifat rahasia
e. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan
tamu/kunjungan-kunjungan.
Lanjutan peran (Herijanto)

2. Sebagai pemegang rahasia:

Dapat menyimpan semua rahasia yang
berhubungan dengan jabatannya. Misal:
menangani surat utk pimpinan, sekretaris
harus menjamin kerahasiaan isi surat itu.
3. Sebagai pengelola orang lain:
Bila dia punya bawahan, maka mengelola
bawahannya utk melaksanakan tugas-tugas
Lanjutan peran

kesekretariatan dalam menunjang kelancaran

organisasi.
Bila sekretaris pribadi, maka yang dikelola
atasannya, dan juga para tamu yang
berkunjung
4. Sebagai pengelola waktu:
Dapat mengelola waktunya dengan baik
karena berpengaruh thdp keberhasilannya
dalam menjalankan tugasnya.
Syarat Menjadi Seorang Sekretaris

 Menurut Atmosudirdjo
1. Syarat kepribadian yang sesuai: dapat
menyesuaikan diri thdp perubahan kondisi
2. Syarat pengetahuan umum: pengetahuan
kemasyarakatan dan kebudayaan, pengetahuan
lingkungan kebudayaan dan peradaban yg cukup
tinggi agar dapat mengikuti
percakapan/komunikasi (bhs asing, musik, olah
raga)
3. Syarat pengetahuan khusus:
Lanjutan Atmosudirdjo

Hal-hal yg berhubungan dg tempat sekretaris

bekerja
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan:
menguasai ilmu dan perkembangan
teknologi
5. Syarat praktek: cukup mempunyai
pengalaman dalam pekerjaan tata usaha
kantor dan tanggung jawab thdp
pekerjaannya.
Lanjutan syarat

 Menurut Sedarmayanti
1. Pendidikan min SLTA ditambah pendidikan
sekretaris
2. Mempunyai ketrampilan atau keahlian kerja
perkantoran: mengetik, korespondensi,
penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun
laporan, bertelepon dan pekerjaan kantor
lainnya
3. Mempunyai pengetahuan umum yang luas,
Lanjutan syarat (Sedarmayanti)

misal organisasi dan manajemen perusahaan

perusahaan dan masalah-masalah bisnis
4. Penguasaan bahasa Indonesia yang baik
dan benar, bahasa Inggris dan bahasa asing
lainnya yg diperlukan dalam menunjang
kelancaran pelaksanaan tugas.
5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris
- kebiasaan dan tingkah laku; sikap dalam
menghadapi masalah
Lanjutan syarat (Sedarmayanti)

- Kemampuan berbicara; suara, expresi

wajah, gaya bicara (pandangan mata, sikap
mental), perbendaharaan kata, tidak gelisah
(percaya diri)
- Kebersihan dan kerapihan pribadi;
rambut, merawat/memelihara muka,
pakaian, perhiasan, sepatu
- sikap badan; waktu berdiri, duduk,
berjalan.
Sikap Perbuatan Sekretaris selama
bekerja
1. Ketelitian (accuracy)
Cermat dan hati-hati dalam setiap melakukan
pekerjaan
2. Pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan
tindakan (good judgement)
Mempertimbangkan segala sesuatunya yang tepat
sebelum bertindak
3. Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow
through)
Sekretaris harus bekerja dg baik sehingga tugas
pimpinan menjadi ringan
Lanjutan Sikap

4. Panjang akal (resourcefulness)

Pandai mencari akal dan tidak mudah putus
asa
5. Inisiatif/prakarsa (initiative)
Mempunyai kreativitas dalam melaksanakan
pekerjaannya.
Sikap untuk Mengadakan Hubungan
Antar Manusia
1. Bijaksana (discretion): sikap hati-hati, tidak membicarakan
hal-hal yg diketahuinya kpd org lain yg tidak berkepentingan
2. Pertimbangan (consideration): sikap bersedia dan rela
mendahulukan kepentingan org lain drpd kepentingan pribadi
dg menggunakan pertimbangan rasional
3. Taktis (tactful): diplomatis guna mencegah org lain merasa
malu/tersinggung
4. Kesetiaan (loyalty): kesetiaan dan jujur kpd pimpinan
maupun organisasi, mempunyai rasa memiliki, menjaga nama
baik perusahaan
5. Objektif (objective): dalam memutuskan tidak
mempertimbangkan kepentingan pribadi/sekelompok orang.
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
(Sedarmayanti: 1997)

A. Tugas Rutin
Pada dasarnya tugas rutin (tugas umum yang hampir
setiap hari dihadapi sesuai uraian tugas) meliputi:
1. Menyusun/membuat surat (korespondensi)
2. Menata arsip (berkas)
3. Mengurus dan mengendalikan surat
4. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
5. Menerima dan melayani telpon serta menelpon
6. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
7. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain.
Lanjutan ruang lingkup tugas

B. Tugas Melaksanakan instruksi (penugasan

khusus, tidak selalu setiap hari
dilaksanakan) meliputi:
1. Menyiapkan rapat dan membuat
notulen/risalah rapat
2. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan,
dan lain-lain (sesuai dengan lingkungan
kerjanya), dan lain-lain.
Lanjutan ruang lingkup tugas

C. Tugas yang bersifat kreatif (tugas atas

prakarsa sendiri) meliputi:
1. Membuat perencanaan kerja
2. Mempelajari pengetahuan tentang bank
3. Mempelajari pengetahuan tentang buku
kas kecil (petty cash)
4. Pemantapan kepribadian
5. Efisiensi kerja
Lanjutan ruang lingkup tugas

6. Pengembangan diri sekretaris

7. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan
dan alat-alat penting bagi sekretaris
8. Memahami cara kerja mesin kantor dan
audio visual aids (alat bantu peraga)
9. Memahami peraturan/keadaan organisasi
tempat bekerja, dan lain-lain.