Artikel Sekretaris

Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik,
dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti
itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan
positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris
tidaklah sekadar pembantu atau penggembira atasan. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan
bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item
penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara
keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski
perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan,
sentuhan tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka
arrangements and appointments for particular member of the staff.-A.S. Hornby ( Oxford
Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya
rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretariumyang berarti seseorang yang diberi
kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other
writing task, etc, for organization or individual. Webster New Dicitonary of American
Language College.

2. Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting

information and other confidential matters. H.W.Flower & F.G. Flower

3. Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct
working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata,
tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi.
Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan
mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi,
mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal
jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.
Fungsi sekretaris

A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons
upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as
telephoning, telegraphing, filling and duplicating.Beamer, Hanna, Popham ( Effective
Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung
jawab.
Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari
administrative sampai human relations.
Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

o Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

o Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
o Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
o Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di
antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling,
surat menyurat.
Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment,
pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan
kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling

 Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan
pimpinan.
Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada
relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-sayarat profesional

Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur,
loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.

General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai
seorang sekretaris.

Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi

(sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima

tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.

Agar bisa menghadapi ujian ini perlu banyak latihan, seperti mengelola agenda
jadwal pimpinan, menangani kas kecil, mengoperasikan teknologi informasi,
korespondensi,menangani surat masuk dan surat keluar serta mengelola agenda kegiatan
pimpinan.Latihan ini ditujukan bagi mereka yang jurusan Administrasi Perkantoran, termasuk
akusendiri, hehehe.Untuk soal mengoperasikan teknologi informasi, kita sudah diberitahu. Kita
dimintauntuk mencari informasi tentang Sekretaris Profesional menggunakan mesin
pencarigoogle. Makanya untuk lebih mudahnya mengakses artikel tersebut, aku posting aja
di blog ini. Jadi pas ujian produktif nanti tinggal buka blog aja.Inilah artikel yang sudah aku
siapkan. Aku menemukanya disini.Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar pembantu
atau penggembira pimpinan. Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah
organisasiatau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting
yangkeberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secarakeseluruhan.
Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesiini memilih masa
depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembangdan alat-alat perkantoran
canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretari terusdiperkenalkan setiap saat, tetapi
sentuhan tangan terampil dan buah pikiran cerdasseorang sekretaris tetap diperlukan sampai
kapan pun.Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak
dikuasai,tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin.
SIKAP SEKRETARIS DALAM HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

1. Discretion (bijakan)
Sekretaris harus bersikap hati-hati, pandai menjaga mulut, menentukan mana yang boleh
dikatakan dan mana yang tidak boleh, menentukan hal yang harus diperbuat dan hal yang
harus dihindari.
2. Consideration (pertimbangan)
Bersikap mempertimbangkan secara rasional tindakan yang akan dilakukannya dengan
menitikberatkan kepentingan orang lain diatas kepentingan pribadi.
3. Tactful (taktis)
4. Sikap hati-hati dan pandai memilih kata dalam berbicara, sehingga membuat orang lain
merasa senang dalam berhubungan dengannya, misalnya dalam hal :
Memilih kata yang tepat di dalam berbicara.
Pertama-tama kenali dulu siapa yang menjadi lawan bicara. Kepada orang- orang
terhormat, gunakanlah kata-kata yang sopan : kepada orang-orang terhormat,
gunakanlah kata-kata yang sopan : kepada orang yang halus perasaannya,
gunakan kata-kata yang tidak menyinggung perasaannya sedangkan
menghadapinya orang yang perlu dihadapi dengan ketegasan, gunakanlah kata-
kata yang tegas.
Tindakan
Sebelum berindak, cermati dulu situasi dan kondisi pada saat itu
Komentar
Berilah komentar bila dianggap perlu, dengan memilih kata-kata yang
tepat. Misalnya : bila penampilan seseorang calon sekretaris terlihat
kurang layak,maka sebaiknya diberi pengertian secara halus agar ia
tidak marah/tersinggung perasaanya.
Memberi muka kepada orang lain
Bila perlu hal ini dilakukan dengan pura-pura tidak dengar atau tidak mengetahui
sesuatu. Misalnya: pada suatu hari pimpinan sedang dimarahi atasannya,
kebetulan sekretaris melihatnya, maka sebaiknya si sekretaris pura-pura tidak
melihat atau pura-pura tidak mengetahuinya.
Loyality (kesetiaan)
Bersikap setia dan jujur terhadap pimpinan khususnya, perusahaan pada
umumnya. Tumbuhnya sense of longing (rasa ikut memiliki), serta
menjaga nama dan citra perusahaan
Objective (obyektif)
Sikap menilai ataupun mempertimbangkan suatu masalah haruslah rasional,
jangan berdasarkan kepentingan atau perasaan diri sendiri saja