Ruang Lingkup

Kesekretariatan
Nama Kelompok 5 :
1. Maria G. B. Belang
2. Mona C. Petan
3. Gian Lete
 Pengertian Sekretaris & Kesekretariatan

 Menurut M. Braum dan Ramon C. Portugal (Irra Chrisyanti Dewi, 2011 : 2 ) Sekretaris adalah
asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, suratmenyurat, menerima tamu, melakukan
pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji temu, dan beberapa bentuk tugas lain
yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan

 Menurut Saiman (Sedianingsih, 2010) “Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada
sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat.
 Tujuan Administrasi Kesekretariatan

 Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, 2010), tujuan Adm.

Kesekretariatan :
 Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
 Mengamankan rahasia perusahaan atau organisasi.

 Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating, and Controling).
 Fungsi Administrasi Kesekretariatan

Menurut (Sedianingsih, 2010) administrasi kesekretariatan mempunyai fungsi sebagai berikut :

 Mengadakan pencatatan dan semua kegiatan manajemen.

 Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.

 Sebagai alat komunikasi perusahaan atau organisasi.

 Sebagai pusat dokumentasi.

 Fungsi Sekretariat

Menghimpun Mencatat Mengelola

• Kegiatan mencari dan mendapatkan • Kegiatan mencantumkan keterangan yang • Bermacam-macam kegiatan mengerjakan
segala keterangan yang belum ada diperlukan Agar menjadi tulisan yang dapat keterangan dengan maksud menyajikannya
dibaca, dikirim dan disimpan. dalam bentuk yang lebih berguna. Jupiter

Menggandakan Mengirim Menyimpan

• kegiatan memperbanyak dengan • kegiatan menyampaikan dengan berbagai • Kegiatan meletakkan dengan
cara dan alat sebanyak jumalah cara dan alat, dari satu pihak ke pihak berbagai cara dan alat di
yang diperlukan yang lain tempat tertentu yang aman
 Syarat Seorang Sekretaris

Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi

Syarat Pendidikan
Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris.

Mampu menguasi dan menggunakan bahasa

Syarat Ketrampilan Indonesia/Bahasa Asing (Inggris) dengan baik dan
benar.
Syarat Kepribadian Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia
yang baik maupun tidak baik.
 Sikap seorang sekretaris

Melakukan pekerjaan Mempunyai keyakinan Pekerjaannya dilakukan Mengerti berhubungan dengan

dengan sungguh-sungguh dalam membagi ide, tujuan dengan lebih baik organisasi secara keseluruhan
semangat kepada orang lain
 Ruang Lingkup Kegiatan Sekretariat

Pada umumnya kegiatan sekretariat menurut (Sedianingsih, 2010) yaitu:

 Menyelenggarakan pembinaan ketatusahaan

 Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern.

 Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.

 Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia.

 Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.

 Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan
menyediakan fasilitas
 Jenis jenis Sekretaris

Sekretaris Organisasi Sekretaris berdasarkan kemampuan dan

 Sekretaris yang bertugas sebagai office pengalamannya
yang ruang lingkupnya meliputi semua
kegiatan kantor  Sekretaris Junior
 Sekretararis Senior

Sekretaris berdasarkan
Sekerataris Pribadi
Spesialisasinya
 Sekretaris yang hanya bekerja sebagai
 seorang sekretaris yang khusus membidangi
pembantu pimpinan dan sebagai perantara
pimpinan suatu bidang tertentu.
 Jenis-jenis Etika Sekretaris

 Etika hubungan sekretaris dengan istri pimpinan

 Dapat memahami keadaan dan jangan menimbulkan provokasi

 Hindari menjadi juru bicara pimpinan dan istrinya

 Jangan ikut campur atau ambil bagian dalam pertengkaran suami istri

 Berikan respek yang wajar kepada istri pimpinan dan jaga jarak dengan istri pimpinan

 Etika bisnis
 Berpegang pada kesadaran sosial yang mempertimbangkan kemakmuran
masyarakat bukan hanya kemakmurannya sendiri.
 Etika kantor

 Jangan membentuk klik/kelompok tertentu

 Jangan datang terlambat

 Jangan menggunakan telepon untuk keperluan pribadi

 Jangan menunda-nunda pekerjaan

 Tidak bersikap menjilat atasan dengan menjelekan rekan kerja

 Tidak boros dalam memakai peralatan kantor

 Tidak bersikap acuh tak acuh terhadap lingkungan dan orang lain
 Peran dan Tugas Sekretaris

 Peran Sekretaris
 Peranan sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan
administrasi, dalam melaksanakan setiap pekerjaannya sebagai seorang sekretaris

 Tugas-Tugas Sekretaris
 Sutiyoso (Ignatius Wursanto, 2004 : 18-19) menyatakan bahwa tugas seorang sekretaris
dapat dibedakan menjadi 5 kelompok bidang tugas yaitu:
 Tugas Perkantoran
01 meliputi ;

Menyiapkan meja Menerima instruksi Menangani surat- Mengetik surat untuk Serta mem-file dan
surat masuk dan surat pimpinan dan membuat
kerja pimpinan, dan dikte dari mengindeks surat-surat
pimpinan keluar, konsep surat yang
bersifat rutin,
 Tugas Resepsionis
02 meliputi ;

Menerima dan menjawab

Menerima tamu yang akan Mencatat janji-janji Menyusun acara kerja
telepon serta mencatat
bertemu dengan pimpinan untuk pimpinan sehari-hari pimpinan
pesan-pesan lewat telepon
 Tugas Keuangan
03 meliputi ;

Menangani urusan Membayar rekening, pajak Menyimpan atau mencatat pengeluaran-

keuangan pimpinan dan sumbangan atas nama pengeluaran untuk pimpinan dan
pimpinan menyediakan dana untuk keperluan
sehari-hari
04 Tugas Sosial
meliputi ;

Mengurus rumah tangga mengatur penyelenggaraan resepsi Memberikan ucapan selamat atau
kantor pimpinan untuk kantor pimpinan beserta menyatakan ikut berdukacita kepada
pengurusan undangannya relasi atas nama pimpinan.
 05 Tugas Insidentil
meliputi :

 Mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti

 Mempersiapkanlaporan,pidato brosur, sirkuler, dan sebagainya yang ditulis
atau pernyataan pimpinan pimpinan
 Menyiapkan
agenda rapat;

survenir untuk para relasi; dan

membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan mewakili pimpinan ke resepsi-
yang termuat dalam surat kabar,majalah, resepsi.
 Tugas Sekretaris Secara Umum

 Tugas Rutin/Operasional Tugas ini mencakup ;

 Menangani Surat Masuk untuk Pimpinan.

 Korespondensi.
 Menerima tamu yang hendak menemui Pimpinan.
 Menerima Telepon dan Menelepon.
 Menyusun, Menempatkan, menemukan kembali Arsip yang bersifat kedinasan.
 Mengatur jadwal kegiatan/agenda pimpinan agar selalu tepat.
 Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor.
 Menyiapkan Pembuatan Laporan kerja pimpinan
 Tugas Insidental atau berdasarkan instruksi

Tugas insidental ini antara lain :

 Mempersiapkan rapat.
 Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan.
 Menyusun makalah atau pidato.
 Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain.
 Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.
 Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
 Mengikuti seminar, Rapat, pertemuan yang terkait dengan perusahaan.
 Tugas Kreatif atau inisiatif, pada dasarnya tugas yang bersifat
kreatif meliputi :
 Membuat perencanaan kerja.
 Mempelajari pengetahuan bank.
 Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil.

 Efesiensi kerja.

 Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris.

 Mempersiapkan perabot kantor, perlengkapan, dan alat-alat penting bagi sekretaris.

 Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual (alat bantu peraga).

 Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat dia bekerja.

 Tugas-tugas Khusus, Tugas ini meliputi:

 Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

 Menyusun surat rahasia (confidential).
 Menyusun acara pertemuan bisnis.
 Pembelian kado atau cindera mata.
 Tugas-tugas istimewa, antara lain ;
 Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan
 Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
 Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
 Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
 Memeriksa hasil pengumpulan dana dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
 Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
 Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu
diperbaiki
CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo, including

Thanks!
icons by Flaticon, infographics & images by Freepik