BAGAIMANA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

YANG DICINTAI PIMPINAN , KLIEN DAN REKAN

KERJA

Sebelum memahami lebih jauh tentang tantangan sekretaris, akan lebih baik apabila terlebih
dahulu mengerti tentang arti dari seorang sekretaris. Sekretaris ini berasal dari Bahasa Latin ‘secretum’
dan Bahasa Belanda ‘secretaries’ yang memiliki arti rahasia. Dalam Bahasa Inggris, sekretaris adalah
‘secretary’ yang juga memiliki arti rahasia. Maka dari itu, sekretaris dimaknai pekerjaan seseorang yang
memiliki kewajiban untuk menjaga rahasia baik perusahaan maupun atasannya. Namun dalam
prakteknya, jenis pekerjaan sekretaris memiliki arti dan peran yang cukup luas, tidak sekedar terkait
tentang menjaga rahasia.

Apa yang terbayang saat Anda mendengar kata sekretaris? Wanita dengan penampilan rapi dan
selalu berada di kantor dengan membawa map untuk sang pemimpin? Tidak salah karena memang
sekretaris pasti selalu berurusan dengan pemimpinnya. Karena tanpa adanya sekretaris, pimpinan
akan sulit fokus pada pekerjaan-pekerjaan besar sebagai seorang pemimpin sehingga harus ada seorang
sekretaris yang mengurusi keperluan-keperluan “kecil” sang pemimpin.Selama ini masyarakat dan publik
cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik.
Anggapan ini jelas salah besar karena untuk menjadi seorang sekretaris profesional tidak hanya dilihat
dari kecantikan dan penampilannya melainkan dari sisi etika dan perilaku serta kecerdasan yang dia
miliki.

Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat

dibedakan menjadi 2 macam :
 Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara
langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris
eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya:
sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris
yayasan, dan lain-lain.
 Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu
seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf
dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi
pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan
pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit
kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.
Macam-macam Sekretaris Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja dapat dibedakan
menjadi 2 macam :

 Sekretaris senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat
berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.
 Sekretaris junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum
mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris.
Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk
memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.

Tugas sekretaris
Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8 yaitu :

 Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi :
1. Membuka surat.
2. Menerima dikte.
3. Menerima tamu.
4. Menerima telepon.
5. Menyimpan arsip/surat.
6. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
 Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesainnya
secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris
mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi :
1. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
2. Menyusun surat rahasia (confidential).
3. Menyusun acara pertemuan bisnis.
4. Pembelian kado atau cindera mata.
5. Dan lain-lain.
 Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain :
1. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
2. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
3. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
4. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau ansuransi dari suatu badan atau
instansi.
5. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan
sebagai dana kesejahteraan.
 6. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan
pertemuan bisnis.
7. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana
yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
 Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi :
1. Mengurusi Rumah tangga kantor.
2. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan
undangannya.
 Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).
Tugas keuangan ini antara lain :
1. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank. (misalnya: penyampaian
penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.)
2. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
3. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana
untuk keperluan sehari-hari.
 Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis :
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
 Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
1. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan
pimpinan.
2. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar,
majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan.
3. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang
dikonsep oleh perusahaan.
4. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

 Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan
memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan
menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah
sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan
menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah :

1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan :

1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan :

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah
yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima
dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain :

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melaluipengaturan waktu dan distribusi informasi
yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki
dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas :

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan
peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur
dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam
kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan
yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum
dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.
Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak
ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan
bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

 Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali
bila perusahaan memberi ijin.
 Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja
berakhir.
 Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari
pimpinan.
 Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam
melaksanakan tugas rutin.
 Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang
sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.
Sekretaris yang Baik Menurut Pemimpin
Bagaimana sekretaris yang baik menurut pandangan pemimpinnya :

 Komunikatif. Tentu saja tidak hanya komunikatif dengan sang pemimpin, sekretaris juga harus
komunikatif dengan orang lain selain pemimpinnya.
 Dapat mengerjakan berbagai macam pekerjaan sekaligus dengan baik, seperti yang telah
diuraikan di atas, kebutuhan pemimpin di dalam kantor sangat banyak dana waktu tidak selalu
cukup tersedia. Untuk itu, sekretaris harus mampu menangani semuanya secara tepat.
 Tidak suka gosip. Seorang sekretaris mengetahui rahasia pemimpin, sangat tidak disarankan
seorang sekretaris menyukai gosip karena akan sangat berbahaya bagi kariernya.
 Membuat pekerjaan pemimpin di kantor semakin mudah. Seorang sekretaris bertugas untuk
membantu pekerjaan pemimpin di kantor. Untuk itu, jika seorang sekretaris kurang dapat
membantu, maka tentusaja tidak sesuai dengan fungsinya sebagai sekretaris, sehingga tidak layak
dipekerjakan.
 Memiliki mental yang kuat. Sebagai seorang sekretaris, Anda tentu akan selalu berada dibawah
tekanan pemimpin anda, sehingga selain skill yang mampuni, Anda juga harus memiliki mental
yang kuat dan tidak pantang menyerah agar anda dapat bertahan dalam menjalani profesi Anda.

Menjadi Seorang Sekretaris Profesional

Berikut adalah beberapa point untuk menjadi Sekretaris Profesional :

 Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena
sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra
perusahaan yang baik.
 Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada
semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan
sekantor.
 Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos,
Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
 Tahu Teknoiogi. Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga
harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
 Tahu Accounting dan Pembukuan. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang
sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
 Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh
seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi
yang berasal dari luar negeri.
 Mempelajari Karakter Bos. Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan
mengambil keputusan.
 Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam
hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
  Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk
melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar
berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

5 Langkah menjadi Sekretaris Profesional

 Langkah 1: Tugas sekretaris profesional pada Karir dan Pendidikan

Banyak sekretaris profesional melakukan pekerjaan juru tulis. Hal ini dapat mencakup perencanaan
dan penjadwalan rapat dan janji, mengatur kertas dan elektronik file, pengelolaan proyek dan
menghubungi klien bisnis atau lainnya dengan menggunakan telepon, mail, situs web dan e-mail. Mereka
harus tahu bagaimana menggunakan mesin fax, photocopiers, dan Scanners videoconferencing dan sistem
telepon. Mereka harus memiliki keahlian interpersonal yang sangat baik dan dapat berhubungan dengan
berbagai jenis orang. sekretaris profesional dapat belajar banyak dari mereka tanggung jawab mereka
terhadap pekerjaannya. Untuk maju lebih cepat mereka dapat mengambil kelas atau sekolah lagi gelar
program di sekolah kejuruan.

 Langkah 2: Memulai karir sebagai Sekretaris Bergelar Sarjana

Gelar tidak diperlukan untuk menjadi sekretaris profesional. Namun, jika ingin mengejar karir lebih
cepat anda bisa memperoleh gelar dari sebuah persekutukan dalam yang membantu administrasi.
Seringlah belajar termasuk program komputer dan prosedur kantor.

 Langkah 3: berspesialisasi dalam gelar sekretaris

Mereka yang ingin menjadi sekretaris profesional yang spesifik jenis pekerjaannya dapat mengambil
kursus atau lebih khusus lagi mengejar gelar pilihan. Yang paling umum adalah spesialisasi bidang
hukum sebagai sekretaris hukum atau sekretaris medis. Sekretaris hukum memperoleh gelar dari
persekutukan paralegal dalam studi, yang juga disebut persekutukan dari gelar dalam hukum sekretaris.
Mereka yang tertarik bisa memperoleh gelar perawatan kesehatan yang diasosiasikan atau sarjana dalam
asistensi medis.

 Langkah 4: Dapatkan Lisensi dan Sertifikasi untuk Menjadi Sekretaris Profesional

Tidak perlu sertifikasi spesifik diperlukan untuk menjadi sekretaris. Namun, beberapa organisasi
menawarkan sertifikasi yang membuat pemohon atau pelamar pekerjaan lebih laku. Termasuk Asosiasi
Internasional Administrasi Profesional, Asosiasi Nasional Legal Sekretaris dan Sekretaris Hukum
Internasional. Perijinan ini termasuk menjadi sekretaris profesional bersertifikat atau administrasi
profesional bersertifikat.

 Langkah 5: Melamar pekerjaan sebagai Sekretaris Profesional

Sekretaris mencari pekerjaan di semua jenis kantor, baik negeri maupun swasta. Kebanyakan
pengusaha luar organisasi memerlukan keterampilan, keakraban dengan Microsoft Office dan
keterampilan interpersonal yang baik. Khusus sekretaris harus akrab dengan jenis usaha di mana mereka
bekerja. Industri khusus akademik atau pengalaman kerja yang diperlukan.
Arti Penting Sekretaris Profesional Bagi Sebuah Perusahaan
Kehadiran seorang Sekretaris Profesional dalam sebuah perusahaan atau kantor akan membawa
dampak positif bagi perusahaan.Sekretaris dapat melaksanakan semua pekerjaannya dengan “Excellent”.
Sebagai seorang yang di percaya oleh perusahaan atau sebagai orang kedua setelah pimpinan, sekretaris
dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuannya.Sekretaris bisa membantu dalam menjalin
relasi baik dengan rekan kerja atau rekan bisnis pada setiap perusahaan.

Syarat-Syarat Menjadi Sekretaris Profesional

Secara profesional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik :

1. Personality : Seorang sekretaris haruslah sabar, tekun, disiplin, tidak mudah

menyerah,berpenampilan baik,jujur, loyal, pandai bicara, sopan dan bisa menjaga image
perusahaan.

2. General Knowledge : Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan yang memadai terhadap
segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi,terutama yang berkaitan dengan
aktivitas organisasi.

3. Special Knowledge : Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan khusus yang berkaitan
dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4. Skill and Technic : Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan

mengetik,korespondensi,stenografi ( yang bukan syarat mutlak ) dan kearsipan.

5. Pratice : Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas sehari-
hari seperti menerima telepon,menerima tamu,menyiapkan rapat,membuat agenda pimpinan
dan lain-lain.

Macam-macam Tantangan Sekretaris

Berikut ini terdapat beberapa contoh tantangan sekretaris yang sering muncul dalam pekerjaan :

1. Memiliki Wawasan tentang Perusahaan

Sangat penting untuk memahami tentang seluk beluk perusahaan tempat bekerja.
Serta langkah baiknya apabila juga mengetahui tentang latar belakang, sejarah, dan
bahkan pendiri, pemilik, pengurus, serta pemegang saham perusahaan. Dengan lebih
mengetahui dan memahami semua aspek tentang perusahaan, maka seseorang akan lebih
memahami tentang visi dan goal-goal yang ingin dicapai oleh perusahaan. Kemudian,
seorang sekretaris akan dapat semakin mudah memposisikan dirinya dalam pekerjaan
 dengan cara menyesuaikan kemampuannya dengan bidang yang harus
digeluti. Tantangan sekretaris ini akan membuat seorang sekretaris dapat mengukur
kemampuan kerja serta kompetensinya di perusahaan tersebut. Tantangan ini bisa diubah
menjadi sebuah motivasi untuk berubah menjadi semakin baik dan kompetitif.

2. Memiliki Wawasan tentang Produk-Produk Perusahaan

Tidak hanya di bidang marketing, seorang sekretaris juga memiliki tantangan
untuk lebih mengenal produk-produk perusahaan. Tantangan sekretaris ini mencakup
kewajiban untuk mengenal dan mengerti tentang produk-produk yang ditawarkan oleh
perusahaan tempat bekerja. Dengan lebih mengenal produk tersebut, maka seorang
sekretaris akan semakin mahir dalam hal pemasarannya. Seorang sekretaris dituntut
untuk memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas tentang segala hal. Dan pengetahuan
tentang produk-produk perusahaan ini akan sangat membantu ketika perusahaan sedang
mengadakan meeting-meeting eksternal, serta kerjasama dengan partner dan perusahaan
lainnya.

3. Mengetahui Rekan Bisnis serta Kompetitior Perusahaan

Setelah mengenal perusahaan tempat bekerja serta produk-produk perusahaan
tersebut, maka akan lebih baik apabila seorang sekretaris juga mengetahui tentang
keseluruhan rekanan bisnis dan partner kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan.
Selain itu, sangat penting juga untuk memiliki pengetahuan tentang kompetitor-
kompetitor perusahaan. Hal ini akan menjadikan seorang sekretaris lebih cakap dalam
bekerja serta lebih mampu memposisikan diri dalam bersikap kepada rekan bisnis
maupun kepada kompetitor.Tantangan sekretaris yang satu ini akan membuat perusahaan
semakin maju dengan masukan-masukan serta evaluasi. Karena dengan mengenal kawan
dan lawan, perusahaan akan semakin termotivasi untuk memperbaiki diri menjadi lebih
baik.
Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan,
pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung
pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan
seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki
oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan
interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat
penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat
bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi,
yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.