TUGAS SEKRETARIS

pada dasarnya tugas sekeretaris adalah perpanjangan dari tugas pimpinan, agar pimpinan da[at
mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas manajerial perusahaan atau organisasi.

1. TUGAS RUTIN ATAU TUGAS POKOK

- Tugas Rutin atau Pokok menurut Usula Ernawati (2000: 14) adalah tugas yang setiap hari dihadapi dan dilakkan tanpa perlu
menunggur perintah dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu yang sudah harus diselesaikan sesuai dengan job description-nya

a. Membuka surat masuk untuk pimpinan

b. Menyusun/membuka surat untuk kepentingan pimpianan (korespondensi)

c. Menerima tamu dan bertamu mewakilkan pimpinan

d. Menerima telepon dan menelepon

e. Megerjakan filing (berkas)

f. Mengatur jadwal/agenda pimpinan

g. Menyiapkan pembuatan laporan

2. TUGAS KHUSUS
- Tugas Khusus menurut Usula Ernawati (2004:14) yaitu tugas yang dilaksanakan apabila ada intruksi khusus dari
pimpinan. Tugas ini bersifat kpercayaan seorang pimpinan kepada sekretaris yang mempu menjaga rahasia
perusahaan.

a. Menyusun surat surat rahasia (confidential)

b. Menyusun acara pertemuan bisnis / mempersiapkan rapat

c. Menyusunn makalah, pidato untuk pimpinan

d. Mengurus masalah bank

e. Mendatangi perusahaan lain atau intansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi.

f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan

g. Pembelian kado ataupun cindera mata

JENIS JENIS SEKRETARIS
menurut Durotul Yatimah dalam prakteknya terdapat 2 macam sekretaris berdasarkan ruang lingkup
tanggung jawab

1. Sekretaris Organisasi
- Sekretaris organisasi ini disebut juga dengan sekretaris instansi, sekeretaris perusahaan, business secretary,
excecutive secretary. Sekretaris organisasi yaitu seseorang yang mempimpin suatu sekertariat dari suatu
perusahaan atau dari suatu intansi pemerintah tertentu, dengan fungsi tama yaitu mengoordinasikan seluruh
pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan operasioan suatu perusahaan
- Contoh : 1. sekretaris Jendral, 2. sekretris cabinet, 3. sekretaris wilayah, 4. dan lain lain
- Tugas Sekretaris Organisasi
• Membantu pimpinan dalam memimpin dan menjalankan wewenang organisasi dalam bidang administrasi,
juga melaksanakan fungsi manajemen tertinggi.
• Mengelola suatu unit dalam bidang kesekretariatan yang memiliki peran dan fungsi
material
• Memimpin rapat sekretaris
• Dan lain - lain
2. Sekretaris Pribadi
- Sekretaris pribadi tidak bersifat manajer, walaupun dia harus enjalankan manajemen
terhadap bawahannya. Sekretaris pribadi merupakan pembantu pimpinan dengan tugas
utama melaksanakan tugas tugas dari pimpinan yang bersifat pribadi. Sekretaris pribadi
ini bukan merupakan pegawai atau staf perusahaan, sebab sekretaris pribadi dipekerjakan
dan digaji oleh perorangan.
- Sekretaris pribadi bagi pimpinan / sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu
pimpinan tertentu, dengan fungsi utama melaksakan kegiatan administrasi dan tugas
perkantoran untuk kelancaran anajerial pimpinan. Sekretaris pribdi/pimpinan ini juga
sering disebut dengan private secretary atau personal secretary.
- Contoh : a. sekretaris Presiden b. sekretaris menteric. sekretaris direktur