Dosen : Dra. Hj. Asima, M. Si.

Mata Kuliah : Kesekretariatan

TUGAS KESEKRETARIATAN
“SEKRETARIS, SEKRETARIAT, KESEKRETARIATAN, DAN
MANAJEMEN WAKTU”

OLEH:

NAMA : EKSANTI RAHMI RAMADHANI

NIM : 45215002
KELAS : IA D4 Administrasi Bisnis

PRODI D4 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG
1. Pengertian Sekretaris, Sekretariat, dan Kesekretariatan !
a. Sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif
atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari
kata secretum yang berarti rahasia, atau seceretarius atau secretarium yang
berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. 
b. Sekretariat adalah sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer
pada umumnya memimpin satuan organisasi.
c. Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni
menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian,
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa
perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

2. Tugas – tugas sekretaris :

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan

pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
1.      Menerima tamu
2.      Menerima telepon
3.      Mengambil dikte dan melatinkan
4.      Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang
diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha
yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan
akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu
berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan
dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-
batas kedinasan.
Pada dasarnya tugas-tugas  sekretaris meliputi :
1. Tugas-tugas Rutin: tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap
harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu
sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini
meliputi:
a.  Membuka surat.masuk untuk pimpinan
b.  Menerima dikte.
c.   Menerima dan melayani  tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
d.   Menerima dan melayani  telepon serta menelpon.
e.   Menata arsip/surat.
f.    Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan
(korespondensi)
g.   Mengurus dan mengendalikan surat
h.   Menyiapkan pembuatan laporan
i.    Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
j.    Mengelola kas kecil
k.   Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan
kenyamanan kerja
2. Tugas-tugas khusus: tugas - tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan
oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi
khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus.
Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang
dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur
kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan.juga  pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris
dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan
kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut  Tugas ini meliputi:
a.  Menyiapkan rapat dan membuat notulen
b.  Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
c.   Menyusun surat rahasia (confidential).
d.  Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel,
menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya
perjalanan dinas )
e.  Menyusun acara pertemuan bisnis.
f.   Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
g.   Mengurus masalah dengan bank
 h.   Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari
informasi atau menyampaikan informasi
i.    Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.

3. Tugas-tugas istimewa: tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara

lain:
a.   Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan
yang diperlukan.
b.   Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada
relasi.
c.    Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan
kegiatan lainnya.
d.    Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
atau instansi.
e.    Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f.     Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
g.    Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki
dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana
kantor.

4. Tugas Sosial meliputi:

a.  Mengurusi Rumah tangga kantor.
b.  Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta
pengurusan undangannya.
c.   Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada
relasi atas nama pimpinan

5. Tugas Keuangan: sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty

cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
a.   Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian
penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
 b.   Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama
pimpinan.
c.    Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6. Tugas Resepsionis yaitu:

a.   Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat
telepon.
b.   Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c.    Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d.    Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

7. Tugas insidental: pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris

meliputi:
a.   Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau
pernyataan pimpinan.
b.   Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam
surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya
dengan kepentingan perusahaan.
c.    Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir,
dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
d.    Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis): terjadi ketika

dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi,
menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang
baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

9. Tugas kreatif: tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh
pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya
sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan
pimpinan tugas kreatif meliputi :
 a.   Membuat perencanaan kerja
b.   Mempelajari pengetahuan tentang bank
c.    Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
d.    Pemantapan kepribadian
e.    Efisinsi kerja
f.     Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan
ataupun kursus yang menunjang pekerjaan
g.    Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan
yang memperoleh promosi jabatan
h.    Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi
sekretaris
i.     Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
j.     Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang
berguna bagi perusahaan
k.    Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)
l.     Memahami dan mempelajari organisasi,  peraturan/ keadaan
organisasi, product knowledge, budaya perusahaan  tempat bekerja.

3. Jenis-Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris
dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi
sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer
yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris
Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau
karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal,
Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam
perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham
akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi
dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu
merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan
baik.
 2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai
pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris
pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh
Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi
merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan
agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang
penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih
penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi
pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan
kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara
dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya
sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi
sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum
meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan
bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki
profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi
masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

4. Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu
sebagai berikut.
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa
administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi/perusahaan/unit
organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon,
pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, penggandaan, dan
lain-lain.
 2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan
organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor
dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan,
perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar-manusia, komunikasi,
teknik persiapan rapat, dan lain-lain.
Fungsi sekretaris dilihat dari kedudukannya dalam organisai, yaitu sebagai
berikut:
 staf atau karyawan
 resepsionis
 operator telepon
 arsiparis
 typist atau pengetik
 pembantu pimpinan
 public relation officer
 individu
Fungsi sekretaris dilihat dari hubungannya dengan pimpinan adalah:
 penjaga manajer,
 asisten pribadi,
 perawat, dan
 penasihat.

5. Macam-macam Sekretariat
Tiga macam bentuk sekretariat :
· Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris
· Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris
· Sekretariat sebagai bagian dari suatu organisasi
6. Peranan Sekretariat adalah melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan
organisasi lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka
mencapai tujuan organisasi.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran
modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan aktifitas penunjang
adalah segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari:
- Menghimpun
- Mencatat
- Mengolah
- Menggandakan
- Mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam suatu organisasi.

7. Manajemen adalah skill atau kemampuan dalam mempengaruhi orang lain

agar mau melakukan sesuatu untuk kita. Manajemen memiliki kaitan yang
sangat erat dengan leader atau pemimpin. Sebab pemimpin yang
sebenanrnya adalah seseorang yang mempunyai kemampuan untuk
menjadikan orang lain lebih dihargai, sehinnga orang lain akan melakukan
segala keinginan sang leader.
Mary Parker Follet, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer
bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan
organisasi.
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan,  pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan
sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.
Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan  perencanaan,
sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,
terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
8. Waktu adalah bagian dari struktur dasar dari alam semesta, sebuah dimensi
di mana peristiwa terjadi secara berurutan. Waktu merupakan suatu
dimensi di mana terjadi peristiwa yang dapat dialami dari masa lalu melalui
masa kini ke masa depan, dan juga ukuran durasi kejadian dan interval.

9. Menurut Forsyth, manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat

waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektivitas
dan efisiensi juga produktivitas.
Menurut Orr, definisi manajemen waktu adalah sebagai kemampuan
menggunakan waktu secara efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat
yang maksimal.
Menurut Atkinson, mendefinisikan manajemen waktu sebagai suatu jenis
keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan
seorang individu yang dilakukan secara terencana agar individu tersebut
dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya.
Manajemen waktu adalah suatu perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan controlling (pengawasan) produktivitas waktu. Sebab
waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk melakukan pekerjaan, dan
merupakan sumber daya yang harus dikelola secara efektif dan efisien.
Efektifitas dapat terlihat dari tercapainya target atau tujuan manajemen
waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya.