Perencanaan Dan Penerapan Sistem Informasi

PERENCANAAN DAN
BAB PENERAPAN SISTEM

10 INFORMASI
Bab ini membahas dua fase terakhir dari kegiatan penyelidikan sistem
(systems investigation activities) dan pasca-audit (postaudit) serta melanjutkan
kegiatan pemeliharaan sistem. Bermacam-macam tugas perancangan yang membi-
ngungkan dibahas dalam bab ini, meskipun tidak semua terjadi pada setiap
penyelidikan sistem. Ketika membaca bab ini para mahasiswa hendaknya sering
merujuk pada Gambar 10.1 gambar ini merupakan skema yang menggambarkan
tugas utama dari fase perancangan sistem dan bagaimana mereka saling
berhubungan.
Gambar 10.1. Kegiatan dalam fase perancangan system
Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 195

Rancangan sistem menentukan bagaimana mencapai sasaran yang ditetapkan;
ini melibatkan pembentukan (configuring) perangkat lunak dan komponen perangkat
keras sistem, dengan demikian sesudah pemasangan, sistem akan memenuhi
spesifikasi yang dibuat pada akhirfase analisis sistem. Aspek lebih lanjut dari
rancangan sistem adalah membentuk sistem sehingga ia dapat di-terima baik oleh
pengguna sistem maupun operator. Jika sistem yang dirancang tidak dapat memenuhi
spesifikasi yang dibuat dan tidak dapat diterima oleh pengguna dan operator, seperti
kadang-kadang ditemui, maka kegiatan analisis sistem harus dimulai sejak awal, dan
spesifikasi sistem harus dimodifikasi. Keuntungan dari analisis terstruktur adalah
hanya ada satu atau sedikit dari banyak modul rancangan yang masih memerlukan
perbaikan (revision).
10.1 Proses Perancangan

Analisis sistem (systems analysis) adalah kegiatan yang berorientasi pada
manusia dan bersifat tidak terstruktur, yang melibatkan perkiraan (estimates) dan
negosiasi, sedangkan perancangan sistem pada dasarnya lebih terstruktur dan teknis.
Perancang sistem membutuhkan tingkat keterampilan (skills) yang tinggi, sedangkan
analis sistem sangat memerlukan keterampilan antar perorangan yang tinggi.
Bagaimanapun juga, interaksi di antara anggota tim perancang (design team) sangat
intensif; sehingga kemampuan perancang untuk bekerja sama satu sama lain
merupakan salah satu syarat utama. Ada sejumlah kegiatan khusus yang dilakukan
selama fase perancangan, dan tim proyek (project team) untuk perancangan proyek
sistem yang besar biasanya beranggotakan para: programer, perancang file (file
designers), ahli pengendalian masukkan (input controlspecialist), ahli akuisisi
perangkat keras (hardware acquisition experts), ahli manajemen proyek (project
management specialists), ahli jaringan telekomunikasi (telecommunication
networkexperts) dan konsultan ahli (specializedconsultants), meskipun demikian
merekatidak dilibatkan pada waktu yang sama.
Konsultan sistem sering dilibatkan selama tahap perancangan dan penerapan,
karena kedua tahap tersebut melibatkan beberapa kegiatan sangat teknis dan khusus,

dan ada kemungkinan, bahwa organisasi bersangkutan tidak mempunyai personil
yang menguasai seluruh keahlian yang dibutuhkan. Di antara personil ekstern
(external personnel) yang sangat sering dipekerjakan adalah konsultan pemilihan
perangkat keras, programer yang dikontrak, konsukan pemilihan perangkat lunak,
dan konsultan manajemen proyek. Perusahaan akuntan publik juga dapat diminta
untuk meyakinkan bahwa pengendalian sistem yang memadai benar-benartelah
dirancang dan sistem tersebut memang dapat diaudit (auditable).
Gambar 10.1 menunjukkan kegiatan yang mungkin terjadi selama peran-
cangan sistem. Semua hal tersebut akan dibahas dalam bab ini, dan gambar tersebut
berangsur-angsur akan menjelaskannya. Selain itu, dua bab berikut diharapkan akan
memperluas pembahasan mengenai pemilihan perlengkapan (equipment).
Pada gambar, garis-garis menggambarkan kegiatan-kegiatan atau alternatif,
sedang lingkaran mewakili kejadian-kejadian (events) dan keputusan (decisions).
Seperti dapat dilihat, rancangan sistem didasarkan pada spesifikasi sistem; kemudian
serangkaian alternatif rancangan makro dikembangkan dan dianalisis, dan satu di
antaranya akan dipilih. Bergantung pada rancangan makro mana yang dipilih, maka
pada sisa waktu dari perancangan sistem akan dipusatkan pada salah satu dari berikut
ini: pemilihan perangkat keras, pemilihan sistem siap pakai (selection of a turnkey
system), atau perancangan perangkat lunak. Sering suatu proyek berisi kegiatan
penggabungan rancangan perangkat lunak dan pemilihan perangkat keras. Proyek
pemilihan sistem yang siap pakai melibatkan kegiatan pemilihan sistem yang lengkap
dan siap beroperasi, yang terdiri dari sistem komputer dan program komputer yang
disediakan oleh penyalur (vendor).
10.2 Rancangan Terstruktur

Perancangan terstruktur dimulai dengan penyusunan serangkaian rancangan
alternatif sistem terbesar yang dimungkinkan oleh lingkup (scope) proyek yang
ditetapkan (disebut alternatif rancangan makro), dan selanjutnya dilanjutkan dengan
serangkaian kelompok alternatif yang lebih kecil hingga diperoleh alternatif
rancangan mikro (micro design alternatives) yang sepenuhnya mendefinisikan sistem

secara terinci. Pendekatan berlapis yang bermula dari rancangan makro ini
selanjutnya diteruskan melalui lapisan berganda hingga tercapai rancangan mikro
akhir, yang kadang-kadang disebut perbaikan berturut (succesive refinement) atau
rancangan dari atas ke bawah (top-down design). Dengan mengacu pada Gambar
10.1, sesudah kegiatan pemilihan alternatif rancangan makro, konsep rancangan
terstruktur adalah paling relevan untuk kegiatan pengembangan perangkat lunak,
sebagaimana ditunjukkan pada bagian bawah gambar. Dengan menggunakan
rancangan terstruktur akan dapat dicari struktur sistem yang sederhana untuk
perangkat lunak, yang dapat dipelihara dengan mudah, serta siap dimodifikasi. Ini
dapat dicapai dengan rancangan modular, yang mana setiap modul melakukan satu
fungsi logis tertentu, dan apabila mungkin dirancang agar mempunyai sedikit
hubungan dengan modul perangkat lunak lainnya.
10.3 Rancangan Makro

Perancangan sistem makro awal (initial systems macro design) sebaiknya seluas
lingkup yang diizinkan dalam penyelidikan sistem. Berkenaan dengan Gambar 10.2,
jika lingkup ini seluas tingkat SIM, misalnya, rancangan makro pertama akan
mempertimbangkan alternatif seperti: (1) sistem terdesentralisasi, (2) sistem terpusat,
atau (3) sistem tersebar. Atau, jika penyelidikan sistem dibatasi pada perancangan
suatu sistem, seperti yang digambarkan pada Gambar 10.2, maka rancangan makro
hendaknya mempertimbangkan alternatif seperti apakah menggunakan sistem basis
data (data base) atau cukup dengan sistem file tradisional saja.
Perancangan sistem dapat disamakan dengan teka-teki Cina di mana terdapat
kotak-kotak yang berada di dalam kotak-kotak lain. Suatu kelompok rancangan
makro tingkat tertinggi dianalisis, dan kemudian dipilih satu alternatif; kemudian
sekelompok alternatif lainnya yang ada di dalam alternatif pertama dievaluasi, dan
satu alternatif yang lebih rinci dipilih; dan seterusnya. Gambar. 10.2 menguraikan
kegiatan fase perancangan sistem makro dan memperlihatan perkiraan urutan
kegiatan tersebut. Pada gambar tersebut terlihat bahwa langkah 1 sampai 4 yang
menuju ke arah evaluasi rancangan makro, dan akan diulangi bila perlu. Umumnya,

tiga tingkat atau lebih alternatif makro dievaluasi secara berurutan di dalam
penyelidikan sistem yang mempunyai lingkup cukup luas.
Gambar 10.2. Aktivitas perancangan sistem makro
Untuk menggambarkan proses ini, anggap bahwa untuk rancangan makro

pertama, ada tiga alternatif rancangan makro yang dipertimbangkan, yaitu: (1) sistem
piutang dagang terpusat (centralized account receivable system), (2) sistem piutang
dagang terdesentralisasi, dan (3) sistem piutang dagang tersebar. Tiap alternatif
dievaluasi secara umum mengenai kelayakan (feasibility) ekonomi, teknis, dan
praktis. Sering keputusan yang bersifat sementara dapat dibuat pada tingkat makro
tertinggi tersebut tanpa usaha yang luas (extensive effort) karena filsafat dan
kebijaksanaan bersama tersebut membuat satu alternatif jelas lebih menarik.
Jika sistem piutang dagang terdesentralisasi yang dipilih, maka babak
selanjutnya dari alternatif rancangan makro melibatkan alternatif-alternatif: (1)
pemrosesan bertumpuk (batch processing), (2) entri transaksi tunggal (single-
transaction entry), serta (3) gabungan proses transaksi entri tunggal dan pemrosesan

batch. Lagi, rancangan tersebut cukup diselesaikan sampai pada tingkatan yang dapat
dijadikan sebagai dasar yang layak untuk mengevaluasi perkiraan biaya dan
keuntungan yang mungkin diperoleh, serta untuk membuat pilihan sementara dari
alternatif yang ada. Bagaimanapun juga, apabila ada alternatif berurutan yang harus
dipertimbangkan, maka analisis kelayakan akan semakin terinci. Akhirnya ada
konfigurasi khusus yang dipilih dan kemudian dirancang secara rinci.
1. Alternatif rancangan makro, kelompok 1:
a) Melakukan studi kelayakan untuk: Suatu sistem piutang dagang terpusat
Suatu sistem piutang dagang terdesentralisasi Suatu sistem piutang dagang
terpisah
b) Mengevaluasi alternatif dan membuat keputusan sementara: membangun
suatu sisteT terpusat
a) Melakukan studi kelayakan untuk:
Pemrosesan bertumpuk (batch processing)
Pemrosesan transaksi tunggal
Kombinasi pemrosesan transaksi tunggal dan batch
b) Mengevaluasi alternatif dan membuat keputusan sementara: batch
processing
a) Melakukan studi kelayakan untuk:
Hanya kemampuan laporan piutang dagang berkala
Kemampuan pemeriksaan langsung (on-line) dan laporan periodik.
Kemampuan pemeriksaan dan laporan atas-panggil (on-call) dan periodik
b) Mengevaluasi alternatif dan membuat keputusan sementara: kemampuan
pemeriksaar langsung dan laporan periodik
4. Melakukan rancangan mikro untuk batch-processing, pelaporan periodik terpusat
dan pemeriksaan on-line

Tujuan penyelidikan sistem adalah mengembangkan sistem piutang dagang yang
efisien, yang menyediakan pelayanan bermutu kepada pelanggan suatu perusahaan
dengan cabang penjualar yang ada di beberapa kota.
Sesudah pilihan sistem terdesentralisasi, analis dapat mempertimbangkan
kelayakan dari alternatif rancangan makro berikut akan terdesentralisasi untuk tiap
cabang atau terdesentralisasi hanya untuk tiap kota sehingga suatu kota yang
memiliki beberapa toko pengecer cabang hanya akan memiliki satu sistem piutang
dagang (accounts receivable system). Alternatif mengenai perangkat keras akan
dipertimbangkan juga.
Kasus: Perusahaan Abercrombie

Komisi pengarah (steering committee) sedang mempertimbangkan tiga kelompok
alternatif; yaitu:
1. Tidak menambah kemampuan sistem
2. Menambah kemampuan data base
3. Menambah kemampuan telekomunikasi
4. Mengembangkan sistem tersebar (distributed system)
Keputusan yang dibuat: Menambah kemampuan basis data dan telekomunikasi
menggunakan terminal yang ada sekarang, dan merancang sistem untuk menampung
tambahan kemampuan komputer pada waktu akan diubah menjadi sistem pemrosesan
tersebar.
Selanjutnya disusun alternatif rinci sebagai berikut:
1. Menambah sepertiga shift operasi pusat komputer
2. Meningkatkan kapasitas sistem dengan menukar atau memperluas sistem
komputer
3. Membeli waktu komputer (computer time) dari vendor luar (timesharing
company).
Keputusan yang dibuat: Meningkatkan kapasitas.
Dari keputusan tersebut akhirnya disusun alternatif lebih rinci sebagai
berikut:

1. Meningkatkan kapasitas dengan menambah komputer lain dan piranti komunikasi
ujung-depan (communications front-end-device).
2. Meningkatkan kapasitas dengan menambah memori dan prosessor tambahan
kepada komputer yang ada.
3. Meningkatkan kapasitas dengan menukar komputer yang lebih besar yang sudah
memiliki kemampuan data base dan peralatan telekomunikasi canggih.
Keputusan: Mengganti komputer dengan komputer yang lebih besar yang
mempunyai kemampuan baru.
Studi Kelayakan
Umumnya analisis kelayakan atau studi kelayakan yang paling seksama diselesaikan
selama fase rancangan sistem, khususnya selama pertimbangan terhadap kelompok
alternatif makro dan mikro. Studi kelayakan dilakukan dalam rangka menggali
pertimbangan kelayakan ekonomi, teknis, dan operasional dari tiap alternatif, serta
apakah proyek ini layak atau tidak apabila ditinjau dari faktor politis dan konteks
lingkungan institusional lainnya seperti telah dipertimbangkan sebelumnya;
semuanya kecuali yang terakhir akan dipertimbangkan di sini.
Kelayakan Teknis
Analisis kelayakan teknis dimaksudkan untuk mengevaluasi apakah perlengkapan
dan perangkat lunak yang tersedia (atau, dalam kasus perangkat lunak, apakah ia
dapat dikembangkan) memiliki kemampuan teknis sebagaimana yang diperlukan
oleh tiap alternatif rancangan (alternative design)yang sedang dipertimbangkan.
Penelitian kelayakan teknis juga mempertimbangkan antarmuka (interfaces) antara
sistem yang ada dan sistem yang baru. Contohnya, komponen yang memiliki
spesifikasi rangkaian yang berbeda tentunya tidak dapat saling dihubungkan, dan
program perangkat lunak tidak akan dapat mengirimkan data ke program lainnya jika
mereka memiliki format data atau sistem pengkodean (coding systems) yang berbeda.
Komponen dan program demikian secara teknis tidak serasi (compatibel), namun
sistem yang tidak serasi tersebut dapat saling dihubungkan dengan cara emulasi

(emulation). yang rangkaiannya dirancang sedemikian rupa sehingga komponen
tersebut saling-serasi; atau pula dengan simulasi, yaitu dengan menggunakan
program komputer yang dapat menyerasikan, tetapi sering pendekatan-pen dekatan
terhadap kelayakan teknis ini tidak tersedia atau mungkin sangat mahal.
Studi kelayakan teknis juga mengevalusi apakah organisasi mempunyau personil
yang mempunyai keahlian teknis yang diperlukan untuk merancang. melaksanakan,
mengoperasikan, dan memelihara sistem yang diusulkan. Jika personil tidak memiliki
keterampilan ini mereka dapat dilatih, atau mempekerjakan personil atau konsultan
yang memiliki keahlian baru tersebut. Namun. kekurangan keahlian teknis di dalam
organisasi dapat menyebabkan penolakan terhadap alternatif tertentu.
Kelayakan Ekonomis
Studi kelayakan ekonomis melibatkan analisis terhadap biaya dan keuntungan yang
berkaitan dengan tiap alternatif proyek. Dengan analisis biaya/keuntungan, semua
biaya dan keuntungan dari penguasaan dan mengoperasikan tiap alternatif sistem
dapat diidentifikasi, dan perbandingan antara dua cara (twoway comparison) dapat
dilakukan. Caranya, pertama, biaya yang diperkirakan dari tiap alternatif
dibandingkan dengan masing-masing keuntungan yang diharapkan untuk
memastikan adanya pilihan dengan keuntungan yang lebih besar dari biaya.
Kemudian rasio biaya/keuntungan dari tiap alternatif dibandingkan dengan rasio
biaya /keuntungan dari alternatif lain untuk mengetahui alternatif mana yang secara
ekonomis paling menarik. Pembandingan ketiga biasanya secara implisit
berhubungan dengan cara bagaimana organisasi mengeluarkan uangnya selain untuk
sebuah proyek sistem.
Biaya pelaksanaan (penerapan) secara khusus ini melibatkan sisa biaya dari penilaian
sistem (untuk maksud ini, biaya yang sudah diterima (incurred), atau ditanam (sunk)
tidak relevan), biaya perangkat keras dan perangkat lunak, biaya operasi sistem
selama usia pakai yang diharapkan, dan biaya pekerja. perlengkapan (supplies),
energi, perbaikan, dan pemeliharaan. Di seluruh analisis biaya/keuntungan,

organisasi akan bersandar pada konsep dan alai analisis keuangan tradisional seperti
teori biaya yang ditanam (sunk-costtheory), analisis biaya diferensial (differential
cost analysis), analisis potongan arus dana (discounted cash flow analysis).
Sejumlah biaya dan keuntungan dengan cukup mudah dapat dikuantifikasikan. Ada
dua jenis keuntungan kuantitatif yang dapat dihitung dengan segera: penghematan
biaya, seperti berkurangnya biaya operasi; dan meningkatnya penghasilan langsung.
Seperti contoh terakhir, pelanggan mungkin mau mengika! kontrak untuk
menyediakan pesanan yang jumlahnya diketahui jika organisasi telah menggunakan
sistem informasi yang memberikan pelanggan informasi sinambung mengenai status
manufakturing dari barang-barang yang masih dalam proses (the in-process
manufacturing status of planned merchandise) kepada pelanggannya. Dan kepada
pelanggan tersebut dapat diberikan perkiraan yang akurat tentang kapan barang
dagangan tersedia.
Kekurangan utama pada banyak analisis biaya/manfaat adalah kurangnya perhatian
pada biaya dan keuntungan yang tak terukur. Padahal ini termasuk aspek-aspek yang
harus dipertimbangkan dari alternatif sistem yang baru, yang benar-benar akan
mempengaruhi biaya dan penghasilan, serta sebaiknya dievaluasi, kecuali walaupun
mempengaruhi mereka namun tidak mudah untuk dihitung. Faktor-faktor yang tak
berwujud sering berhubungan dengan kualitas informasi yang disediakan oleh sistem,
dan dengan cara-cara yang kadangkadang sangat halus (subtle) yang mana informasi
ini berpengaruh terhadap organisasi, seperti dengan mengubah sikap sehingga
informasi dipandang sebagai sumber daya (resource).
Sering perancang sistem merasa tidak nyaman mendasarkan rekomendasinya pada
hal samar-samar (vague) yang tidak-berwujud dan harus ditaksir. Sebagai lawannya
adalah apa yang disebut hard facts, yaitu biaya dan keuntungan dengan mudah
diukur; mereka lebih suka membenarkan rekomendasi mereka dengan data yang
ditentukan secara obyektif. Bila lebih banyak penekanan diberikan pada biaya dan
keuntungan yang dapat diukurtinimbang biaya dan keuntungan tak berwujud,
sehingga mungkin akan terjadi bias pada sistem baru karena kebanyakan biaya dapat

dihitung dengan segera, padahal banyak keuntungan yang mungkin tidak berwujud
dan dengan demikian tidak akan dipertimbangkan secara tepat.
Dua keuntungan tak berwujud utama adalah layanan pelanggan dengan baik dan
manajemen informasi yang lebih baik. Misalnya pelanggan dapat menerima
informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai pengiriman, pernyataan dan laporan
lain yang lebih akurat, dan pelayanan baru. EBT (Electronic Bank Teller) yang
memungkinkan pelanggan menggunakan operasi bank 24 jam sehari, dan mungkin
menyebabkan lebih banyak pelanggan dan penghasilan bagi bank, dan ini merupakan
contoh layanan pelanggan yang baru. Selain itu, sistem baru dapat memberikan citra
(image) yang lebih baik tentang organisasi pada pelanggan, vendor, serta karyawan
yang mampu menarik lebih banyak pelanggan atau menolong mempertahankan
karyawan (employees).
Ada keuntungan tak berwujud yang penting dan dapat diperoleh manajer dari sistem
informasi baru. Dorongan utama untuk mengembangkan suatu sistem boleh jadi
adalah pengharapan pada informasi yang lebih akurat dan lebih tepat waktu, format
laporan yang lebih baik, atau laporan yang lebih diarahkan pada kawasan persoalan
yang khusus. Misalnya, laporan dapat diterima lebih segera sesudah tutup tahun, atau
sistem baru dapat membuat informasi tersedia sebagai basis penyelidikan setiap saat.
Tambahan lagi, pada banyak kasus sistem baru mampu menyediakan informasi yang
sebelumnya tidak tersedia sama sekali, seperti informasi mengenai biaya standar atau
biaya tambahan.
Ada juga keuntungan tak berwujud yang kurang jelas. Misalnya, sistem baru akan
dapat memberikan pengendalian yang lebih baik pada operasi organisasi, atau
mungkin dapat diperiksa (audited) lebih cepat atau diperiksa dengan biaya lebih
rendah. Jika komputer melakukan lebih banyak aspek rutin dan remeh dari kegiatan
karyawan, maka pekerjaan pegawai dapat ditingkatkan. Puncak keuntungan tak
berwujud adalah pengalaman yang diperoleh dari penyelidikan sistem dan dari
penggunaan sistem yang lebih maju, adalah menempatkan organisasi pada posisi
yang lebih baik untuk memperoleh keuntungan dari perkembangan di masa

mendatang dari bidang teknologi sistem informasi dan komputer. Misalnya,
pengalaman yang diperoleh dari pengembangan data base personil mungkin akan
kurang berharga dibanding jika organisasi memutuskan untuk memasang data base
keuangan; dan bukan hanya rancangan basis data keuangan saja yang dipengaruhi,
tetapi juga pada berkurangnya biaya pengembangannya, sehingga penghematan biaya
yang dihasilkan dari proyek berikutnya harus dianggap sebagai keuntungan yang
dihasilkan proyek saat ini.
Sebagian besar biaya dan keuntungan yang dihasilkan dari suatu alternatif secara
tidak langsung mempengaruhi pengeluaran atau penghasilan, tetapi hal ini
sukardiukur. Satu pendekatan untuk mengkuantifikasi biaya dan keuntungan tak
berwujud sebagai berikut:
1. Kenali sebab dan akibat langsung. Misalnya efek langsung dari peng-
komputerisasian tugas-tugas berulang terhadap pemutakhirkan (upgrades)
pekerjaan yang ada dan memperbaiki moral.
2. Kenali efek tidak langsung. Misalnya moral yang semakin baik dapat
menurunkan kira-kira 5% (angka) ketidakhadiran dan menurunkan 10% lebih
rendah angka perpindahan karyawan.
3. Perkirakan dampak ekonomis dari efek tidak langsung pada usia pakai sistem
yang diharapkan. Misalnya, mengurangi penundaan jadwal dan upah lembur
karena berkurangnya ketidakhadiran da,pat menghemat kira-kira $ 2000 per
tahun, dan mengurangi biaya pelatihan karyawan baru karena menurunnya
perpindahan karyawan berkurang dapat menghemat $ 3000 per tahun.
Keuntungan total (penghematan biaya) karena adanya perbaikan pekerjaan
(upgrading) yang ada kira-kira sebesar $ 5000 per tahun, atau total sebesar $
20000 untuk usia sistem yang diperkirakan 4 tahun (nilai waktu uang (The time
value of money) dalam contoh ini tidak dipertimbangkan).
Pendekatan sederhana dapat digunakan untuk bermacam biaya dan keuntungan tak
berwujud. Meskipun sembarangan dan subyektif, biasanya lebih disukai untuk

mengabaikan "yang tak berwujud". Pendekatan ini mungkin dapat disebut sebagai
"mewujudkan yang tidak berwujud".
Pendekatan alternatif dimaksudkan untuk menyisihkan yang tak berwujud dan tak
terukur. Kemudian pengguna dan perancang sistem membahas hal ini dan mencapai
kesepakatan mengenai kepentingan relatif dari biaya dan keuntungan yang tak
berwujud namun terukur. Namun biaya dan keuntungan talk berwujud tidak pernah
sepenuhnya dibahas dan tidak ada usaha yang dilakukan untuk mencapai kesepakatan
mengenai arti pentingnya.
Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional melibatkan penentuan kemungkinan (probability) bahwa
sistem baru akan dipakai seperti yang diharapkan. Paling sedikit ada empat aspek
kelayakan operasional harus dipertimbangkan. Pertama, sistem baru mungkin terlalu
rumit atau tidak praktis bagi pemakai atau operator sistem. Jika demikian maka
pemakai akan kurang perhatian kepada sistem baru ini, atau mereka akan
menggunakannya dengan cara-cara yang menyebabkan kesalahan atau kerusakan
sistem.
Kedua, sistem baru dapat menerima hambatan khusus dari pengguna sebagai akibat
dari etik kerja, ketakutan akan pemindahan, kepentingan tetap (vested interests) pada
sistem lama, atau alasan lainnya. Untuk mengatasi kemungkinan hambatan terhadap
perubahan ke arah sistem baru, untuk setiap alternatif harus diteliti dengan hati-hati.
Ketiga, jika sistem baru akan menimbulkan perubahan yang terlalu cepat untuk
diikuti dan diterima personil. Perubahan cepat yang belum diumumkan, diterangkan,
dan "dijual" ke pengguna terlebih dulu, dapat menciptakan hambatan. Betapapun
menariknya sistem baru secara ekonomis, jika dari hasil penilaian kelayakan
operasional menunjukkan bahwa pengguna mungkin tidak akan menerima sistem ini,
atau penggunaannya menyebabkan munculnya sejumlah galat (errors) atau
menurunkan moral karyawan, maka sistem ini biasanya tidak akan dilaksanakan.

Pertimbangan final dari penyelidikan kelayakan operasional adalah kemungkinan
keusangan dari sistem berikutnya. Teknologi yang telah dipublikasikan namun belum
tersedia mungkin lebih dipilih sebagai teknologi yang dimasukkan di dalam satu atau
lebih alternatif yang sedang dibandingkan, atau perubahan yang terantisipasi dalam
bidang kebijakan atau praktek manajemen akan membuat sistem baru usang
(obsolete) dengan cepat. Dalam keadaan demikian, menerapkan alternatif yang
sedang dipertimbangkan menjadi tidak praktis.
Hasil yang sering muncul dari penemuan negatif mengenai kelayakan operasional
suatu sistem, adalah bahwa sistem tidak dihapus sama sekali tetapi hanya
disederhanakan untuk meningkatkan daya pakainya. Kemungkinan lain adalah
penggencaran kegiatan hubungan masyarakat (public relations) atau program
pelatihan yang dirancang khusus untuk mengatasi hambatan terhadap sistem baru,
atau dengan berbagai cara yang dikembangkan untuk memperkenalkan sistem baru
selamajangka waktu yang lama, sehingga perubahan total dan mendadak yang dapat
membuat kaget (traumatize) pengguna atau operator diubah menjadi serangkaian
perubahan kecil.
Pemilihan Alternatif Makro

Sebuah rancangan makro dipilih sebagai konsekuensi dari siklus studi kelayakan,
atau, di mana serangkaian alternatif rancangan makro dievaluasi, dan pemilihan dari
setiap kelompok dilakukan berurutan. Suatu laporan formal dibuat pada waktu
tersebut. Laporan tersebut berisi analisis dari tiap alternatif, rekomendasi dari tim
studi, dan alasan untuk rekomendasi yang diberikan; biasanya disertakan pula suatu
rangkuman yang membahas alternatif-alternatif ini dengan kurang terinci dibanding
bagian utama laporan yang memuat pernyataan lengkap tentang rekomendasi. Jika
beberapa alternatif muncul sebagai pilihan yang baik, rekomendasi untuk memilih
satu alternatif saja tidak akan dibuat. Selama presentasi anggota komisi pengarah
sistem mungkin sekali mengajukan pertanyaan yang mencerminkan perspektif yang
luas mengenai organisasi dan tujuannya. Komisi mungkin menerima rekomendasi

dari tim proyek, mungkin juga akan meminta lebih banyak informasi, mungkin
menyukai alternatif lain, atau mungkin meminta agar alternatif lain dipertimbangkan.
Ini juga merupakan kejadian penting di dalam penelitian sistem, dan proyek harus
berhenti pada titik ini, kecuali apabila komisi pengarah sistem secara eksplisit
menetapkan bahwa proyek harus diteruskan.
Evaluasi terhadap alternatif rancangan makro harus dibuat dengan memper-
timbangkan hasil studi kelayakan ekonomis, teknis, dan operasional. Evaluasi ini
tidak didasarkan pada perasaan suka atau tidak suka terhadap hasil studi kelayakan;
pilihan yang secara teknis atau secara operasional tidak layak (infeasible) harus
diabaikan.
Sesudah alternatif sementara rancangan makro dipilih, haruslah dilakukan aktivitas
yang menyatakan bahwa fase pelaksanaan dapat dimulai, yaitu: mendidik dan
"membujuk" departemen pengguna (user departements) dan operator sistem. Pada
titik ini, tim proyek mengetahui sifat umum dari sistem yang baru dan kemudian
menyarankan cara penerapannya. Kegiatan mendidik dan membujuk ini harus
dilakukan dengan berhati-hati guna mencegah perlawanan (opposition) terhadap
sistem baru, dan untuk memperoleh kerja sama yang maksimal antara pengguna dan
tim perancang sistem.
Perancangan Terinci
Aktivitas perancangan terinci atau mikro benar-benar berbeda untuk proyek yang
berbeda, seperti untuk pengadaan perangkat keras (hardware acquisition), pemilihan
sistem yang siap pakai (turnkey system selection), pembelian perangkat lunak, dan
pengembangan perangkat lunak. Di dalam penelitian sistem dengan lingkup yang
luas seperti pengembangan sistem piutang dagang yang baru, fase perancangan
terinci dapat juga memasukkan kegiatan seperti yang tertera pada box 10.1.
Perancangan sistem terinci dilakukan di dalam batas-batas kombinasi khusus dari
desain makro yang dipilih. Perancangan sistem masukan-keluaran (input-output),
perancangan sistem pengolahan (processing) dan serangkaian aktivitas pengolahan

data dan mempersiapkan laporan, serta spesifikasi dari kapasitas pemrosesan
komponen-komponen perangkat keras adalah sebagian dari tugas-tugas perancangan
terinci yang dapat dikaitkan dengan proyek sistem utama.
Urutan aktivitas biasanya bervariasi, bergantung pada sifat (nature) proyek.
Pada tahap ini, biasanya ditetapkan data yang harus dikumpulkan dan dimasukkan ke
dalam sistem. Biasanya fokus aktivitas analisis adalah pada penetapan sifat informasi
yang harus dihasilkan oleh sistem.
Tabel 10.1 Alternatif dan aktivitas desain terinci
Alternatif Aktivitas Desain Terinci

Pengadaan (akuisisi)
Karakteristik yang harus dimiliki perlengkapan
peralatan
Pemilihan system siap pakai Mengevaluasi karakteristik yang dimiliki oleh
perangkat lunak dan perlengkapan yang ada
Pembelian perangkat lunak Memeriksa secara rinci karakteristik dari perangkat
lunak yang ada; merancang file data
Pengembangan perangkat
Merancang logika aliran data dan merancang file data
lunak
Urutan aktivitas desain terinci yang khusus:

1. Merancang sistem pengumpulan data
2. Merancang sistem input
3. Merancang sistem pemrosesan data
4. Merancang struktur file
5. Merancang prosedur pemutakhiran (update) file
6. Menganalisis persyaratan penyimpanan data
7. Merancang sistem pemanggilan pemeriksaan (inquiry retrieval
system)
8. Merancang sistem-sistem pelaporan informasi
9. Merancang program aplikasi
10. Merancang sistem keamanan

Perusahaan Abercrombie
Selama 4 bulan mendatang, berdasarkan rancangan utama (grand design) dari sistem
baru yang lebih besar dengan kemampuan data base dan telekomunikasi, tim
perancangan melakukan hal-hal berikut:
1. Mempertimbangkan secara hati-hati teknologi yang paling modern (state-ofthe-
art technology) dalam bidang data base, telekomunikasi, dan sistem komputer
generasi paling baru.
2. Membuat rancangan terinci untuk sistem baru serta menetapkan kemampuan dan
kapasitas dari sistem komputer baru, sistem perangkat lunak, dan peralatan
penghubung (peripherals devices) yang diperlukan.
3. Mengembangkan konfigurasi telekomunikasi menyeluruh yang merinci sifat
(nature) jaringan komunikasi, lokasi terminal, dan akhir komputeryang lebih kecil
bila sistem akan diubah ke sistem tersebar (distributed system).
4. Menyusun jadwal (schedule) untuk pelaksanaan sistem baru serta jadwal dan
prioritas untuk perubahan (conversion) file dan program yang ada (yang lama) ke
dalam sistem yang baru.
Gambar 10.3. Urutan perancangan terinci yang khusus

Selanjutnya sistem pengumpulan data dirancang; aktivitas perancangan ini
bermula di lokasi pengguna dengan menetapkan data apa yang akan dikumpulkan
dan bagaimana data tersebut akan diubah ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh
mesin (machine-readable form). Sistem pemasukan data ke dalam komputer berisi
rancangan sistem masukan yang mengatur prosedur personil dan merinci
pengendalian input (input controls).
Sistem pengumpulan data dan sistem input seringkali sangat luas (ekstensif)
dan padat karya (labor intensive), dan melibatkan tak kurang dari 30 kegiatan manual
yang terpisah. Cara utama untuk meningkatkan efisiensi sistem informasi dan
pengendalian atas sistem informasi misalnya dengan: merencanakan cara
pengotomatisasian (automate) aktivitas ini; serta pencatatan dan pemasukan transaksi
di titik penjualan (point-of-sale transaction recording and entry) sudah dibahas
sebelumnya. Dan teknik tersebut dapat digunakan untuk mencapai hal ini.
Berikutnya, sistem file dirancang. Perancangan file termasuk penentuan jenis
organisasi file: berurutan atau organisasi terurut berindeks (sequential or indexed
sequential organization, misalnya, dan menggunakan disk atau pita magnetik),
panjang record dan field tiap jenis record, serta format record. Keperluan
penyimpanan data juga disertakan; ukuran dibuat sesuai keperluan memori dari
semua record yang disimpan. Perancangan prosedur pemutakhiran file melibatkan
penentuan siapa yang berwenang untuk memperbarui file, membuat prosedur
penghapusan record, menambah record dan melakukan tugas-tugas pemeliharaan.
Jika sistem harus mempunyai kemampuan pemeriksaan, maka rancangan harus
mampu menjelaskan cara yang tepat untuk menampilkan (memanggil) informasi dari
terminal yang jauh, menerangkan kode masukan yang harus digunakan untuk
memanggil informasi, dan menerangkan jenis alat keluaran yang dapat digunakan,
masing-masing dengan pertimbangan yang berkaitan.
Bila rancangan file telah ditetapkan, struktur dan organisasi program aplikasi
dapat lebih segera dirasakan. Merancang program aplikasi adalah satu tugas pokok di
dalam penelitian sistem yang melibatkan pemrograman. Di dalam kegiatan ini juga

ditentukan jumlah program dan fungsi dari masing-masing program tersebut.
Misalnya program daftar gaji pegawai (payroll) yang secara bersamaan
dapatsekaligus memasukkan datatentang karyawan baru kedalam file induk dan
menghapus data karyawan yang berhenti, atau tiap fungsi tersebut dapat diselesaikan
oleh program terpisah. Perancangan program juga termasuk persiapan diagram arus
sistem (systems flowcharts) yang memperlihatkan arus informasi umum yang
melewati sistem, dan diagram arus program yang menggambarkan logika lengkap
dari sistem baru yang harus diwujudkan di dalam tiap program. Menurut konsep,
aktivitas perancangan ini terpisah dari aktivitas pelaksanaan yang terdiri dari
penulisan dan penelusuran kesalahan (debugging) program sebenarnya. Di dalam
praktek, aktivitas-aktivitas tersebut saling berkaitan erat, dan pemrograman untuk
beberapa program aplikasi biasanya dilakukan sebelum rancangan lain muncul, yang
menggambarkan bahwa aktivitas dari fase penelitian sistem tidak seluruhnya
dilakukan secara berurutan sebaliknya dilakukan bagian demi bagian secara
bersamaan. Seringkali seorang yang ditunjuk sebagai anal is-programer mula-mula
merancang rind suatu aplikasi dan kemudian melaksanakannya dengan menulis
program sebelum merancang rind aplikasi selanjutnya di dalam sistem.
Akhirnya, dengan pendekatan yang ditunjukkan seperti pada Gambar 10.3,
sistem komputerpemrosesan data dirancang. Ini biasanya melibatkan pengembangan
prosedur manual (sering disebut run manual) bagi operator komputer yang isinya
menjelaskan langkah-langkah apa yang harus dilakukan oleh operator untuk
mengoperasikan aplikasi tertentu. Pada penulisan program komputer, rancangan rinci
sistem pemrosesan data sering melibatkan pengembangan diagram arus data, yang
memperlihatkan bagaimana data mengalir melalui sistem baru. Selama fase
pelaksanaan, diagram arus ini berperan sebagai dasar untuk penulisan program
komputer yang sebenarnya.
Seperti telah disebutkan, tidak ada urutan yang tetap pada aktivitas peran-
cangan rind; urutannya bergantung pada sifat proyek. Sering tugas perancangan rind
dilakukan secara berganda dan diproses secara bersamaan. Aktivitas perancangan

rind pada dasarnya bersifat interaktif dan tidak tetap; misainya ketika pekerjaan
perancangan sampai pada struktur file, maka umpan balik (feedback) diberikan
sehingga akan mempengaruhi aktivitas perancangan yang lainnya.
Pengendalian Sistem
Selama perancangan rinci, perhatian harus diberikan pada pengendalian data
masukan (data input), pemrosesan data, laporan serta jenis keluaran lainnya.
Pengendalian ini harus konsisten dengan seluruh kerangka pengendalian sistem
informasi yang dibuat sebelumnya yang didasarkan pada persepsG organisasi
terhadap risiko keselamatan datanya. Selain itu, pengendalian terhadap sistem
komputer menjadi bagian dari skema pengendalian intern menyeluruh. Jika
pengendalian khusus yang diperlukan suatu sistem tidak dilibatkan dari awal,
biasanya sukar melibatkannya sesudah sistem terpasang.
Pengendalian Umum
Pengendalian sistem informasi terdiri atas dua bagian besar: pengendalian umum dan
pengendalian teknis. Pengendalian umum adalah pengendalian yang dapat dipakai
untuk semua aplikasi, dan ia merupakan bagian penting dad kerangka pengendalian
yang ada sebelumnya. Penyediaan penyeliaan (supervision) terhadap aktivitas,
kebijakan administratif mengenai dokumentasi, praktek pengembangan sistem,
kebijakan dan prosedur koreksi atas kesalahan, dan kebijakan akuntansi intern yang
berhubungan dengan sistem informasi adalah contoh pengendalian umum.
Pengendalian Teknis
Pengendalian teknis, kadang-kadang disebut pengendalian aplikasi, adalah
pengendalian terhadap masing-masing aplikasi atau kelompok aplikasi. Pengendalian
teknis adalah pengendalian terhadap data keluaran, pemrosesan data, data masukan,
distribusi laporan. Contohnya adalah pengendalian batch input; dilakukan dengan
pelacakanjalurbatch masukan transaksi, yakni dengan menggunakan teknik

perhitungan record dan tanda bukti pengiriman data tumpukan (batch transmittal
slips).
Ada bermacam-macam jenis pengendalian pemrosesan, banyak di antaranya ditulis
ke dalam program. Program mengandung instruksi, misalnya instruksi (perintah)
yang memastikan bahwa data dalam field record tertentu berbentuk numerik atau
alfabetik, bergantung pada bentuk mana yang dianggap benar. Pemeriksaan batas
juga dimasukkan ke dalam program untuk memastikan bahwa batas jumlah
maksimun atau minimum yang diharapkan tidak terlewati, misalnya bayaran untuk
kelas pekerja tertentu tidak lebih kecil dari upah minimum atau lebih besar dari $10
per jam, bayaran kotor (gross pay) tidak melebihi $800 per minggu untuk kelas
pekerja tersebut, atau total jam per minggu tidak melebihi 80 jam untuk setiap
pekerja. Tiap pengendalian pemrosesan ini harus dirancang oleh perancang program,
dan kemudian oleh pemrogram diterjemahkan ke dalam program instruksi yang
khusus.
Pengendalian pemrosesan lainnya adalah memastikan bahwa operator komputer
memproses pekerjaan dengan benar. Pedoman pelaksanaan (Run book) yang merinci
langkah-langkah pemrosesan dan persyaratan di mana operator harus menghentikan
(sign off) suatu pekerjaan sehingga tanggung jawab untuk memproses pekerjaan ini
dapat dijelaskan, adalah contoh dad pengendalian pemrosesan. Ada banyak
pengendalian pemrosesan lainnya.
Pengendalian keluaran mengandung cara untuk memastikan bahwa semua transaksi
yang dimasukkan sudah benar-benar diproses dan terlihat di dalam laporan atau
keluaran lainnya yang dihasilkan oleh sistem. Pengendalian distribusi berisi prosedur
untuk memastikan bahwa dokumen dan laporan didistribusikan secara tepat waktu ke
semua orang yang tercantum di dalam daftar distribusi dan tidak kepada yang lain.
Pengendalian Pengguna
Pengendalian pengguna adalah jenis pengendalian lainnya. Kelompok pengguna
memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa pemrosesan data sudah

diselesaikan dengan benar. Pemakai sering mengembangkan mekanisme
pengendalian yang rumit, seperti menghitung di muka untuk mengetahui seberapa
pasti seharusnya hasil pemrosesan. Sering pengendalian pengguna begitu rumit
sehingga pengendalian ini sama hanya sebagian tiruan dari pemrosesan sistem
komputer, yang boleh jadi tidak efisien. Perancang sistem seharusnya menolong
merancang pengendalian untuk pengguna yang memungkinkan mereka mengetahui
ketika kesalahan dibuat selama pemasukan, pemrosesan, pengeluaran data.
Pengendalian Pembetulan Galat

Pembetulan galat merupakan tugas yang rumit. Suatu hal yang pasti adalah bahwa
kesalahan pasti akan terjadi, tidak peduli betapa bagusnya sistem baru tersebut. Lebih
jauh, kemungkinan membuat kesalahan kedua ketika membetulkan satu kesalahan
yang ada jauh lebih besar daripada kemungkinan membuatjenis kesalahan yang lain.
Karenanya, prosedur pembetulan kesalahan seharusnya dirancang di muka dan diberi
perhatian lebih. Sering, prosedur yang ada mensyaratkan agar kesalahan jenis
tertentu terkumpul selama seminggu atau lebih lama, dan kemudian dikoreksi secara
serentak oleh ahli yang terampil. Penghentian operasi kadang diperlukan ketika
pembetulan galat sudah diperiksa secara independen, dan diketahui bahwa keadaan
berjalan wajar.
Pengendalian Penelitian Sistem

Sistem proyek itu sendiri harus dikendalikan. Mengangkat komisi pelaksana,
menggunakan sistem pengendalian proyek, dan menyediakan pengawasan yang baik
semuanya adalah metode pengendalian sistem yang baik. Metode tambahan juga
diperlukan, termasuk mendirikan sistem yang memberi kuasa untuktiap tugas di
dalam sistem proyek (seperti pemberian kuasa untuk menulis program spesifik) dan
menggunakan pengendalian yang memastikan sistem baru sudah dibetulkan
(debugged) dan diuji.

Kepentingan khusus selama penelitian sistem adalah prosedur untuk menjamin
bahwa pengendalian terhadap sistem yang ada saat ini akan berjalan ketika sistem
baru dirancang, diuji, dan dipasang; dan biasanya sistem lama sangat berbahaya
disebabkan oleh aktivitas ini.
Perangkat Lunak: Buat atau Beli

Suatu keputusan penting selama perancangan sistem adalah, "apakah program akan
dibeli atau dikembangkan sendiri oleh perusahaan?". Seperti sudah disebutkan bahwa
aktivitas selama fase perancangan benar-benar berbeda jika perangkat lunak dibeli
tinimbang bila perangkat lunak dirancang dan diprogram oleh organisasi.
Beberapa tahun yang lalu organisasi memiliki sedikit pilihan, yaitu apakah akan
membeli atau mengembangkan program mereka sendiri karena sedikitnya program
tersedia untuk dibeli. Namun sekarang, pasar sudah berkembang, dan ratusan
program berkualitas tinggi ditawarkan. Organisasi yang mencari program piutang
dagang misalnya, dapat memilih di antara lusinan program yang bermutu di pasar,
meskipun tentu saja tidak semua ditulis untuk atau dapat beradaptasi ke sistem
komputer organisasi.
Tap organisasi (dan tiap individu yang memiliki sistem komputer mikro) harus
memutuskan apakah membeli program komputer yang diperlukan atau
mengembangkannya dengan mendesain, mengkode (coding), dan kemudian
membetulkan kesalahan (debugging) program sampai program ini benar-benar teruji.
Beberapa pertimbangan mempengaruhi keputusan tersebut. Pertama adalah
kurangnya programer yang baik (qualified programmers). Jika terlalu sedikit
programer yang tersedia untuk mengembangkan suatu program, organisasi mungkin
terpaksa membeli paket program itu daripada mengembangkannya. Pertimbangan
lain adalah besarnya biaya tambahan untuk pemrograman dan jumlah tumpukan
program yang menunggu pengembangan.
Dalam banyak kasus program yang tersedia untuk dibeli lebih canggih daripada
program yang mungkin akan dikembangkan organisasi. Misalnya, banyak program

aplikasi yang sepenuhnya terintegrasi dengan program aplikasi lain; sehingga dengan
memperoleh sekelompok program dari vendor, organisasi sebetulnya memperoleh
suatu sistem yang benar-benar terintegrasi. Contoh dari kasus ini adalah sistem MRP
yang sudah dibahas. Beberapa paket program akuntansi juga tersedia, yang
terintegrasi dengan sistem buku besar dan bertugas sebagai tulang punggung dari
keseluruhan sistem akuntasi. Integrasi ini merupakan dorongan yang kuat untuk
membeli daripada mengembangkan program sendiri.
Bila tiap keputusan berurusan dengan apakah sebaiknya sebuah program dibeli atau
dikembangkan, maka sebenarnya perampasan (generalisasi) seperti ini juga memiliki
dasar kebenaran. Salah satunya adalah untuk sistem komputer mikro, yang mana
suatu program sebaiknya dibeli tinimbang dikembangkanjikasuatu programyang
layakdapatdiperoleh. Hal ini sebagian karena program untuk komputer mikro benar-
benar tidak mahal, biasanya di antara $100 hingga $1500, dan sebagian karena
kenyataan bahwa pengguna komputer mikro cenderung kurang dapat
mengembangkan program aplikasi untuk kepentingan mereka sendiri.
Tentang keputusan mengenai program untuk komputer yang lebih besar, adadua
kecenderungan umum. Pertama, kini semakin banyak program aplikasi skala besar
yang dibeli tinimbang dikembangkan sendiri. Khususnya pada organisasi besar atau
ukuran menengah yang mempunyai staf programer pemrosesan data yang dapat
memodifikasi program yang dibeli sehingga program ini lebih sesuai dengan
keperluan organisasi. Kedua, semakin banyak program khusus yang lebih kecil yang
sedang dikembangkari dengan menggunakan bahasa program yang produktif.
Dengan cara ini diharapkan bahwa berkurangnya biaya karena mengembangkan
program-program ini akan dapat menutupi ketidakefisienan mereka dalam
pemrograman.
Bila ada anggapan bahwa program untuk komputer mikro sebaiknya dibeli, apabila
mungkin, maka pada kasus program untuk komputer besar (mainframe computer)
analisis yang hati-hati harus dibuat untuk menentukan apakah program sebaiknya
dikembangkan atau dibeli. Umumnya, langkah-langkah dari analisis tersebut adalah:

1. Menentukan pemrosesan apa yang harus diselesaikan (Ini dilakukan selama
analisa sistem)
2. Menentukan pasar untuk paket program (packages) yang potensial untuk
menyelesaikan pemrosesan yang diperlukan.
3. Membandingkan paket-paket program yang tersedia dengan alternatif
mengembangkan program dalam organisasi.
Banyak kriteria yang seharusnya dipertimbangkan sebagai bagian dari
langkah 3 di atas. Hal ini ditunjukkan pada box 10.1.
1. Tingkat di mana setiap program yang tersedia memenuhi spesifikasi

keperluan sistem
2. Kemampuan program untuk dimodifikasi bila memerlukan perubahan
3. Tingkat di mana tiap program dapat dibuat untuk keperluan organisasi dan
biaya pembuatan
4. Efisiensi pemrosesan tiap program
5. Keamanan dan keterpaduan "features" dari tiap program
6. Kemampuan ekstra yang disediakan tiap program yang "baik tetapi tidak
perlu"
7. Jumlah dan sifat dari langkah yang diperlukan oleh tiap program dan tenaga
manual yang diperlukannya
8. Pelayanan dan pemeliharaan nama baik (reputasi) setiap vendor
perangkat lunak
9. Kemudahan penggunaan (user friendliness) dad tiap program
10. Ketentuan kontrak dari tiap program
11. Biaya paket program dan kelanjutan dukungan
vendor
12. Pelatihan yang disediakan oleh tiap vendor
Box 10.1. Pertimbangan mengenai keputusan membeli atau membuat

perangkat lunak sendiri
Buku besar akuntansi (accounting general ledger), daftar gaji (payroll), dan
paket-paket akuntansi yang hampir standar, serta paket personil (personnel
packages), adalah program yang kemungkinan besar dibeli. Seringkali, program yang
telah dikembangkan oleh organisasi sejak bertahun-tahun sebelumnya terus
berfungsi, meskipun ia tidak lagi memuaskan dan menunggu penggantian, dan

mendapat skala prioritas rendah untuk dikembangkan; dan mungkin bijaksana untuk
mengganti program yang demikian dengan program yang dibeli.
Program yang dibeli sering lebih ekonomis, bahkan bila mempertimbangkan
biaya yang mungkin untuk modifikasi dan pemeliharaan dan biaya pelatihan.
Program yang dibeli mungkin juga lebih dipercaya tinimbang yang dibuat oleh
organisasi untuk dipakai sendiri, karena program yang dibeli sudah diuji pada ratusan
bahkan ribuan organisasi lain. Program yang paling sukses di pasar juga dibuat
dengan baik sehingga mereka memproses secara efisien dan menggunakan ruang
memory yang minimum, dan sifat ini sangat penting - khususnya untuk komputer
mikro. Akhirnya, banyak paket (packages) yang tersedia untuk dibeli mempunyai
"extra" kelebihan yang mungkin tidak diperlukan organisasi dan organisasi
bersangkutan memang tidak ingin membayar untuk itu, tetapi mungkin juga akan
berguna apabila dapat diperoleh tanpa biaya tambahan; contohnya adalah pembuat
laporan (report generators) dan kini ada bermacam-macam jenis dan format laporan
yang mungkin.
Ada juga kerugian dari program yang dibeli. Jarang terjadi di mana program
yang dibeli dalam segala hal benar-benar sesuai dengan apa yang diperlukan oleh
organisasi. Jika modifikasi terhadap prgram yang dibeli diperlukan, tak seorangpun
di dalam organisasi mempunyai pengalaman mengembangkan program, dan
modifikasi barangkali sukar untuk dilakukan, atau hal ini bahkan dilarang oleh
kontrak pembelian.
Banyak program yang dibeli masih memerlukan modifikasi agar dapat
memenuhi dan memuaskan keperluan organisasi. Satu bentuk modifikasi adalah
revisi pada program sebenarnya, yang mungkin dilakukan oleh vendor ataupun oleh
programer organisasi sendiri. Sering program disediakan hanya dalam bentuk kode
obyek (object code); karena kode obyek hampir tidak mungkin direvisi, suatu
organisasi yang sudah mengantisipasi adanya keinginan untuk merevisi program
yang demikian harus meminta dengan tegas, dan dimasukkan sebagai bagian dari
kontrak, bahwa program kode sumber (source code program) disediakan. Jika

modifikasi harus dibuat oleh pembeli, bahasa kode sumber (source code language)
sebaiknya dalam salah satu jenis yang diketahui programer organisasi. Untuk
kebanyakan program yang dibeli biasanya harus direvisi sebelum dipakai, biaya
revisi adalah antara 10 hingga 30 persen dari biaya awal.
Program yang dibeli biasanya mempunyai penerimaan terpasang (built-in
receptivity), untuk melakukan modifikasi kecil, atau pilihan dapat dipilih di dalam
program; dalam beberapa hal luasan ini cukup memenuhi syarat. Yang khas adalah
pilihan formula penyusutan yang berbeda yang dapat dipilih, kemungkinan dengan
mudah menambahkan field ke dalam record atau mengubah lebar field, dan pilihan
field data numerik, alfabet, atau alfanumerik. Dengan menggunakan fasilitas ini dan
jenis perubahan yang dapat dilakukan dengan mudah, biasanya sangat mungkin
sampai tingkat tertentu untuk menyesuaikan program yang dibeli, namun sangat
jarang ada yang benar-benar sesuai dengan keperluan organisasi.
Suatu alternatif selain memodifikasi program yang dibeli adalah mengubah
praktek bisnis sehingga sesuai dengan struktur program. Untuk banyak organisasi hal
demikian jelas bukan alternatif yang menarik, kecuali jika dapat didorong oleh
berbagai keadaan, misalnya dengan jumlah penghematan yang besarsebagai akibat
menggunakan program yang dibeli dapat digunakan tanpa harus direvisi. Program
mungkin memerlukan data-datatertentu, yang biasanya tidak dikumpulkan oleh
perusahaan, untuk dijadikan input agar program berfungsi. Jika dihadapkan dengan
pilihan antara membuat modifikasi yang mahal sehingga program akan beroperasi
tanpa data tertentu atau secara rutin mengumpulkan data untuk input meskipun data
ini tidak diperlukan, barangkali lebih disukai untuk memilih tindakan yang terakhir
tersebut.
Sumber Program yang Dibeli

Ribuan program tersedia untuk dibeli. Pabrik komputer, (software house)
(perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pengembangan perangkat lunak) yang
besar dan kecil, dan toko pengecer merupakan sumber program yang paling

mungkin. Sering program ini diiklankan secara nasional di dalam jurnal dagang
mingguan seperti Infoworld dan Computerworld, dan di dalam jurnal bulanan seperti
Datamation dan Byte; dan banyak di antaranya yang tersedia melalui pesanan pos.
Sumber program lainya adalah "kelompok pengguna" atau asosiasi pengguna
dari sistem komputer yang khusus. Kelompok pengguna sering mengetahui
keperluan akan suatu program spesifik, yang mungkin kemudian dikembangkan oleh
satu anggota organisasi dan diajarkan kepada anggota lainnya. Misalnya, program
utility dan perluasan dari sistem operasi (operating systems) khususnya
dikembangkan oleh anggota suatu organisasi dan kemudian didistribusikan melalui
kelompok pengguna.
Membeli program juga mengandung risiko. Beberapa program ternyata sukar
dipasang (install), akibat kesalahan yang talk terdeteksi mungkin akan menghantui
pembeli, dan banyak program yang dikembangkan belum diuji secara memadai, atau
mungkin talk tersedia untuk dikirimkan ketika diiklankan. Ada elemen pinggir
(fringe element) di pasar perangkat lunak yang tidak mematuhi praktek pemasaran
yang etis, dan untuk itu pembeli potensial harus waspada. Untuk mendapat
perlindungan yang baik adalah, bila mungkin, berhubungan hanyadengan
vendoryang mempunyai reputasi baikdan menyediakan dukungan pasca-penjualan
seperti pelatihan, bersedia menjawab pertanyaan, dan memperbaiki kerusakan
program.
Penilaian Terhadap Program yang Dibeli

Penilaian terhadap program yang dipertimbangkan untuk dibeli merupakan hal yang
sulit. Untungnya, beberapa organisasi independen secara obyektif menilai program
yang dijual di pasar dan melaporkan evaluasi mereka. Penilaian demikian tersedia
pada Auerbach, Datapro, dan pada perusahaan penilai lainnya. Jurnal seperti
Datamation juga mempublikasikan hasil analisis komparatif dari beberapa paket
perangkat lunak tipe umum. Evaluasi ini tidak hanya berguna untuk membandingkan

paket-paket perangkat lunak yang khusus, tetapi juga menyediakan indikasi
kemampuan yang khas dari kelompok program.
Langkah pertama dalam menilai suatu program adalah menentukan apakah, di
atas kertas, program ini memenuhi spesifikasi keperluan yang dibuat selama analisis
sistem berlangsung. Minimal, pertanyaan berikut harus diajukan:
1. Dapatkah program ini menyediakan laporan yang diperlukan?
2. Apakah program mempunyai kapasitas yang cukup dari sudut pandang jumlah
transaksi yang dapat diprosesnya, ukuran file total yang diizinkan, dan
sebagainya? Pertimbangan ini penting untuk semua program dar khususnya kritis
(critical) untuk program pada komputer mikro, karena banyak program yang
dikembangkan mempunyai kapasitas terbatas. Misalnya, transaksi tunggal tidak
dapat melebihi suatu jumlah maksimur^ tertentu, seperti $9.999.999,99, dan
jumlah record yang diizinkan di dalar^ file langganan mungkin 500 atau lebih
sedikit.
3. Berapa banyak kecepatan pemrosesan pada komputer yang diperlukar untuk
menyelesaikan tiap tugas pemrosesan data? Beberapa program akan menjalankan
beberapa tugas setiap kali dijalankan. Sedang lainnya hanya melakukan satu
tugas tiap sekali jalan; sehingga program harus dijalankar beberapa kali, artinya
memerlukan lebih banyak waktu operator dan pemrosesan komputer untuk
menyelesaikan tugas.
4. Berapa lama waktu yang diperlukan program untuk memproses? Efisiensi
pemrosesan program berbeda-beda di antara program; mungkin memerlukan
beberapa kali waktu pelaksanaan (run time) dibanding program lainnya dan
menggunakan beberapa kali lebih banyak sumber langka komputer (scarce
resources). Dengan komputer mikro, program yang lambat juga menghabiskan
lebih banyak waktu operator, karena operator umumnya bermalas-malasan ketika
menunggu menyelesaikan pemrosesannya. Sering program yang sama telah
disesuaikan untuk dijalankan pada sistem komputer yang berbeda, tetapi ternyata
dapat dijalankan lebih efisien di beberapa sistem tinimbang sistem lainnya.

Pemakai program sekarang ini merupakan sumber informasi mengenai
program yang sangat berharga. Mereka dengan jujur menerangkan kedua persoalan
yang tidak terantisipasi dan keuntungan yang tidak diperkirakan dari suatu program.
Pemakai juga sumber yang kaya informasi mengenai layanan yang disediakan
vendor; mereka mengetahui, misalnya, apakah vendor menepati janjinya tentang
tanggal penyelesaian modifikasi (jika ada), cepat dalam menemukan dan
menyelesaikan persoalan, dan menyediakan pelayanan pemutakhiran (upgrading)
secara cuma-cuma atau dengan biaya nominal - bila fasilitas peningkatan tersebut
tersedia. Mereka juga mengetahui, seberapa baik suatu program mampu memenuhi
perkiraan kinerja (performance) mereka, seberapa mudah program ini memenuhi ke
perluan tidak standar, dan ketentuan apa dari kontrak yang terlalu ketat, juga
seberapa rela vendor akan mengubah ketentuan tersebut.
Vendor yang mempunyai reputasi mau menyediakan daftar pembeli program
sebelumnya. Karena ada kecenderungan alami untuk menyertakan hanya daftar nama
pelanggan yang puas, disarankan untuk menanyakan nama setiap pembeli lain yang
dapat dihubungi. Jika ada nama pembeli yang tidak dicantumkan pada daftar vendor,
sangat penting untuk menghubungi pembeli ini.
Cara terakhir mengevaluasi program adalah dengan memproses data
sebenarnya dengan program ini pada komputer milik organisasi tersebut. Cara ini
sering disebut uji standar perangkat lunak (software benchmark test), yang dilakukan
dengan menggunakan data transaksi organisasi dengan maksud untuk menilai
kecepatan pemrosesan dan kemudahan daiam =enggunaan (user friendliness)
program dan operasi dari feature khusus seperti kemampuan menulis laporan.
Persiapan untuk uji standar perangkat lunak mungkin dianggap terlalu menuntut,
sehingga hanya program yang ualing menjanjikan saja yang akan diuji standar.
Vendor sering tidak bersedia melakukan program diuji standar. Meskipun berguna,
pengujian stanJar program hanyalah indikatif, karena hanya pengalaman dengan
program Dada operasi untuk waktu yang lama akan memberikan pengujian penuh
terhadap keuntungan dan keterbatasannya.

Perhatian Mengenai Program yang Dibeli
Cukup panjang daftar faktor-faktor yang menjadi perhatian pembeli program yang
potensial. Banyak yang sudah disebutkan. Sedang selebihnya, khususnya yang
dianggap penting akan digali di sini.
Barangkali pertimbangan yang paling penting adalah bagaimana mendapatkan
jaminan bahwa program (yang dibeli) benar-benar serasi (kompatibel) dengan sistem
komputer yang dimiliki organisasi. Misalnya, akankah diperlukan peralatan
peripheral tambahan? Suatu program mungkin memerlukan jenis peralatan input
yang spesifik atau peralatan output yang khusus seperti printer dengan kemampuan
grafis. Barangkali program akan bekerja tidak efisien pada ukuran memori utama
yang ada di dalam sistem komputer, atau barangkali ia memerlukan versi sistem
operasi yang khusus.
Dalam hal apa program akan mudah akrab-pengguna (user-friendly), dalam hal apa
program berkurang kemudahan penggunaannya? Apakah program menyediakan
dokumentasi mengenai aktivitasnya (seperti daftar transaksi) yang dapat digunakan
untuk melacak kesalahan jalur (trail) audit? Apakah program bersifat "mudah
dipindahkan" (portable) sehingga bila perlu mampu dipindahkan ke komputer lain,
dan apakah dimungkinkan oleh kontrak?
Secara umum, sebaiknya organisasi menghindari program yang baru di-
kembangkan yang belum diuji-terima di pasar. Dengan cara yang serupa, perusahaan
harus waspada terhadap program yang sukses dijalankan di komputer lain tetapi baru
saja dikonversikan ke jenis komputer yang digunakan perusahaan - karena seringkali
konversi yang dilakukan kurang baik, atau ada perbedaan teknis pada peralatan yang
menghambat kesuksesan. Program juga sering dikembangkan berdasarkan kontrak
untuk keperluan spesifik dan kemudian dijual kepada perusahaan lain di dalam jenis
industri tersebut. Bila program yang dikembangkan berdasarkan kontrak sesuai
dengan perusahaan ke suatu T, biasanya jarang terjadi program demikian sesuai
untuk organisasi lain karena praktek bisnis mereka berbeda.

Kontrak pembelian perangkat lunak dapat menjadi masalah utama. Kontrak
dari vendor ditulis untuk kepentingan mereka, dan karenanya pembeli kurang
memiliki kesempatan, tak peduli hal buruk apa yang terjadi. Perusahaan pembeli
sebaiknya meminta dengan tegas ketentuan hukum untuk kinerja yang buruk (non
performance) dan penerapan yang tertunda dimasukkan ke dalam kontrak, disamping
menjelaskan dengan rinci apa yang dapat dilaksanakan oleh program, layanan lanjut
apa yang akan disediakan, dan apa kewajiban yang diatur dalam kontrak berkaitan
dengan modifikasi dan konversi ke dalam sistem perusahaan. Semua kontrak
perangkat lunak harus diperiksa oleh pengacara organisasi, khususnya kontrak
perangkat lunak yang kompleks; juga yang melibatkan jumlah uang yang besar,
harur-diperiksa oleh pengacara yang ahli dalam kontrak sistem komputer.
Perhatian terakhir adalah membandingkan pembelian program yang dijual
dengan program yang dikembangkan sendiri jika tidak ada yang dibeli Umumnya,
jauh lebih mudah memperkirakan biaya total bagi suatu program yang dibeli
tinimbang memperkirakan biaya untuk pengembangan suah: program. Usaha yang
diperlukan untuk mengembangkan program baru sering dianggap remeh. Organisasi
harus secara khusus memperhatikan bahwa biaya pengembangan program yang
diperkirakan muncul dapat diterima Orang yang memperkirakan biaya
pengembangan program harus diberitahu bahwa mereka bertanggung jawab untuk
setiap biaya ekstra jika alternatif membeli program ditolak karena lebih suka
mengembangkan program, dan ternyata program yang dikembangkan sendiri terbukti
lebih mahal dari program yang seandainya dibeli.
Pengembangan Perangkat Lunak

Jika perusahaan memutuskan untuk mengembangkan program yang akan menjadi
bagian dari sistem baru, masih ada alternatif yang perlu dipertimbangkan, seperti
yang ditunjukkan pada bagian bawah Gambar 9.1. Keputusan pertama adalah apakah
program sebaiknya dikembangkan oleh pengguna atau personel sistem profesional.
Jika keputusan pengguna sebaiknya adalah mengembangkannya, maka pengguna

sangat mungkin melakukan ini dengan bahasa produktif. Pemakai malahan dapat
mengembangkan spesifikasi perancangan program dan menyampaikan haj ini kepada
perusahaan perangkat lunak agar dapat dibuat sebuah program. atau perusahaan
perangkat lunak dapat bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan spesifikasi
desain.
Jika, diputuskan bahwa program akan dikembangkan oleh personel sistem
profesional, maka metode tradisional di mana personil tersebut memiliki keunggulan,
lebih mungkin digunakan. Demikian juga, programer profesional biasa
mengembangkan prog ram dengan menggunakan bahasa produktif atau pembuat
program (program generators). Bila baik pengguna ataupun personil sistem
menggunakan prototipe untuk pengembangan program, maka pendekatan ini adalah
yang paling sering digunakan untuk pengembangan sistem pendukung keputusan
oleh personel manajerial.
Aktivitas pengembangan rancangan file, prosedur input, prosedur pem-
rosesan, dan prosedur output ditunjukkan pada Gambar 9.1. yang dapa dilakukan
oleh pengguna ataupun personil sistem yang profesional. Kelompok pengguna
biasanya akan melakukan kegiatan ini jika aktivitas ini sederhana, tidak sukar, dan
berskala kecil, yang mungkin menjadi proyek kasus tentang sistem berbasis
komputer mikro.
Permintaan Proposal
RFP (request for proposal) adalah suatu permintaan yang dipersiapkan oleh
perusahaan dan diberikan kepada vendor, yang isinya meminta para vendor untuk
mempersiapkan tawaran (proposal) dan mengirimkannya ke perusahaan
bersangkutan. Seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 10.1, RFP mungkin sekali
dipersiapkan untuk proyek yang melibatkan pembelian perangkat keras,
pengembangan sistem siap operasi, atau perangkat lunak. Biasanya sebuah
perusahaan telah mengidentifikasi tiga hingga enam vendor yang produknya secara
potensial terlihat memenuhi keperluan perusahaan, dan kepada masing-masing

vendor dikirimkan sebuah RFP. Badan-badan pemerintah umumnya mengiklankan
tawarannya, dan setiap vendordiberi hak untuk mengirimkan tawaran (bid). RFP
berisi semua rincian yang diperlukan oleh vendor untuk mempersiapkan proposal
yang benar-benar terinci.
Pemilihan waktu untuk pembuatan sebuah RFP adalah fungsi dari keadaan.
Pada beberapa kasus, pemilihan peralatan terjadi segera setelah penyelesaian laporan
spesifikasi keperluan sistem yang dilakukan di akhir fase analisis sis tem; jika RFP
disediakan untuk vendor pada awal waktu, sebelum suatu kerja perancangan selesai
dilakukan, maka untuk setiap vendor tentunya sekaligus juga diminta untuk
memutuskan desain mana yang tepat untuk sistem informasi bagi perusahaan
bersangkutan. Rancangan yang disusun oleh vendor biasanya bukan hasil dari
pengertian yang mendalam tentang operasi perusahaan, dan hal ini sering
menyebabkan sistem informasi yang vendor susun tidak mampu melayani keperluan
perusahaan. Namun untuk beberapa keadaan, khususnya bila perusahaan tidak
mempunyai perancang sistem, pendekatan ini dapat dianggap memuaskan. Yang
disukai, RFP harus dipersiapkan sesudah siklus pemilihan rancangan makro
diselesaikan.
Jika RFP adalah untuk pengadaan peralatan disusun beberapa saat setelah
dilakukan kegiatan perancangan, maka aktivitas ini menghasilkan "spesifikasi
desain" untuk peralatan. Berdasar spesifikasi keperluan, spesifikasi rancangan
membentukkonfigurasi yang diinginkan, dapat mengandung, misalnya, ukuran
minimum memori utama, karakteristik yang diperlukan dari memori kedua, jenis dan
kapasitas umum peralatan input output yang diperlukan. Biasanya, spesifikasi
rancangan sebaiknya dikembangkan tanpa merujuk kepada suatu model spesifik dari
peralatan atau kepada jalur produk vendor yang khusus. Umumnya RFP untuk
peralatan dipersiapkan dan peralatan dipilih sebelum usaha desain yang paling
terinci, karena banyak dari desain terinci dilakukan menurut pengenalan terhadap
spesifikasi peralatan; misalnya, program aplikasi sering harus didesain dengan hati-
hati pada sifat dan keterbatasan dari sistem operasi komputer yang dipilih.

Sesudah jawaban terhadap RFP diterima, mereka dievaluasi oleh perubahaan.
Biasanya, tiap vendor yang proposalnya (bid) bersaing dalam hal harga dan
memenuhi syarat-syarat dari RFP, akan diminta memberikan presentasi untuk
menerangkan proposal dan produk yang diusulkan. Selama presentasi, wakil dari
perusahaan akan menanyakan seluruh aspek dari rekomenclasi dan proposal vendor.
Sering, Vendor yang bertahan sesudah presentasi ini diminta untuk merevisi proposal
mereka secara rinci. Umumnya semakin besarjumlah dolar yang dilibatkan, semakin
besar daya upaya yang diberikan vendor kepada proposal.
Fase Penerapan
Penerapan sistem adalah proses pemasangan sistem yang baru dirancang.
termasuksemua perlengkapan dan perangkat lunakyang dibeli. Semua kegiatan dari
fase ini berbeda-beda, dan yang paling sering ditemui ditunjukkan pada box 9.5.
Mirip halnya dengan rancangan sistem, penerapan sistem sangat bergantung pada
keterampilan teknis. Penerapan sistem biasanya merupakan kegiatan yang sangat
terstruktur.
Pendidikan dan pelatihan personil
Pemrograman
Penyiapan lokasi
Pemasangan dan pemeriksaan instalasi peralatan
Pemasangan dan pemeriksaan instalasi software yang dibeli
Konversi file
Penggunaan sistem baru
Pemeriksaan akhir dan serah-terima
Dokumentasi
Box 10.2. Kegiatan-kegiatan pada fase penerapan sistem
Pendidikan dan Pelatihan Personil

Pendidikan dan pelatihan personil yang ekstensif sering diperlukan untuk sistem
baru. Operator komputer sering harus dilatih untuk menjalankan sisterrn baru ini,
programer mungkin memerlukan pelatihan untuk menerapkan sisterrn atau

memeliharanya, operator masukan (input operators) mungkin memerlukan pelatihan,
dan pemakai sering harus dilatih mengenai kemampuan sistem juga mengenai
bagaimana mengumpulkan dan mempersiapkan datanya.
Biasanya pendidikan dan pelatihan berlangsung dalam waktu yang lama dan,
supaya selesai pada waktu di mana sistem siap beroperasi, harus segera dimulai
sesudah ciri-ciri umum dari sistem baru diketahui. Pendidikan dini juga menolong
mengenali persoalan mengenai manusia lebih dini dan memastikan bahwa pemakai
dan operator akan bekerja sama dengan sistem baru dan menggunakannya. Selama
indoktrinasi sistem baru dijelaskan, teknologi baru yang dilibatkan dalam sistem baru
diperkenalkan, dan keuntungan yang diharapkan dibandingkan sistem sebelumnya
dibahas.
Pelatihan khusus untuk perancang sistem bahkan dapat mendahului penye-
lesaian fase analisis sistem. Sering perancang menghadiri program pelatihan untuk
memperoleh pengetahuan teknis yang diperlukan untuk melakukan studi
kelayakan yang benar dan membuat penilaian. Jika, misalnya, alternatif makro yang
dipertimbangkan merupakan sistem data base, tetapi tak seorangpun di dalam
perusahaan yang mempunyai keahlian dalam teknologi data base, perancang harus
menerima pelatihan khusus sebelum mereka dapat memutuskan apakah data base
diperlukan. Pelatihan khusus tambahan diperlukan sehingga perancang dapat
memilih sistem data base dan struktur file dan DBMS vendor yang spesifik.
Akhirnya, pelatihan khusus lebih jauh diperlukan untuk perancangan rinci file data
base.
Pemrograman
Pemrograman merupakan suatu bagian yang penting dari banyak sistem investigasi.
Spesifikasi rancangan program harus dikembangkan secara hatihati dengan
menggunakan diagram arus dan teknik lain, dan kegiatan pemrograman harus
dipantau secara hati-hati. Sering, usaha pemrograman yang diperlukan jauh lebih
besar daripada yang diperkirakan, dan program yang diselesaikan tidak memenuhi

kualitas yang diharapkan, program yang dikembangkan secara tidak betul dapat
dengan mudah menyebabkan kerugian pada program sumber sesudah implementasi,
misalnya menyebabkan kesalahan di dalam file komputer yang pada gilirannya
menyebabkan faktur (invoices) yang tidak benar.
Prosedur yang digunakan untuk mengendalikan pengembangan program
serupa ketika program baru dikembangkan dan program yang ada dimodifikasi. Box
9.6 menguraikan sistem prosedur pengendalian yang dimaksudkan untuk pemakaian
pada kedua situasi. Sistem pengendalian yang ditunjukkan mengandung kegiatan
perancangan program dan implementasi program. Butir 3 (item) pada gambar
menyarankan bahwa suatu komputeryang terpisah, tidak digunakan dalam produksi
sehari-hari, dapat digunakan untuk pengembangan program. Hal ini mencegah
gangguan terhadap prosedur pemrosesan data sehari-hari, mempermudah penulisan
program langsung, yang menambah efisiensi programer, dan menghilangkan
kemungkinan programer akan mengubah atau campur tangan dengan perangkat lunak
yang digunakan untuk pemrosesan data sehari-hari ketika mengembangkan program
mereka sendiri. Perusahaan besar biasanya mengarahkan suatu sistem komputer
untuk kegiatan pengembangan program.
Usaha pemrograman harus dilakukan secara efisien; efisiensi dipromosikan
oleh sistem manajemen proyek yang baik. Efisiensi juga meningkat karena teknik
pemrograman yang terstruktur. Pemrograman yang terstruktur mereduksi program
monolitik kepada beberapa modul-modul kecil, yang kemudian dihubungkan
bersama untuk pemrosesan. Tiap modul hanya mempunyai satu titik masuk dan satu
titik keluar (satu antarmuka (interfere) dengan modul sebelumnya dan satu dengan
modul selanjutnya), dan tidak perlu menggunakan pencabangan, seperti dicontohkan
oleh perintah GO TO. Logika dari pro-gram terstruktur jauh lebih sederhana dan
mudah dimengerti daripada logika program lainnya, dan ini memungkinkan program
ini ditulis, diperbaiki kesa-lahannya (debugged) dan direvisi lebih mudah.

1. Permintaan harus dikirimkan oleh pemakai atau analis sistem kepada
manajer pemrograman. Ini berisi:
Deskripsi singkat mengenai program atau perubahan program yang
diminta Alasan mengapa program atau perubahan diperlukan
2. Anggaran waktu dibuat, dan analis sistem, programer, tim ditugaskan untuk
proyek.
3. Desain program, pemrograman, dan pembetulan kesalahan program
diselesaikan (barangkai komputer yang terpisah disediakan untuk
pengembangan sistem).
4. Program atau perubahan didokumentasikan. Dokumentasi biasanya
mengandung paling sedikit:
Deskripsi naratif mengenai program atau diagram alir perubahan Salinan
dari listing program
5. Program diuji oleh pengawas pengendalian kualitas program.
6. Program secara formal disetujui oleh:
Pemohon
Analis-programer
Pengawas pengendalian kualitas
Manajer pemrograman
7. Program sebelumnya (jika ada) dihapus dari perpustakaan program, dan
program baru atau program pengganti.
Box 10.3. Sistem prosedur untuk mengendalikan pengembangan program

baru dan program yang dimodifikasi
Standar definisi data, desain dan dokumentasi juga hal yang penting terhadap
efisiensi pemrograman. Standar desain mempunyai hubungan dengan masalah-
masalah format file dan konvensi diagram arus. Standar dokumentasi menyebabkan
keperluan akan narasi, diagram arus, dan deskripsi lain dad program. Suatu kamus
data mengandung standar data yang menghilangkan bermacam-macam definisi data
dari item data yang sama, yang dapat ditampilkan dalam file dan program komputer
yang berbeda.
Apakah pemasangan pemrosesan data besar atau kecil, diperlukan suatu
program standar. Suatu program standar khususnya penting dalam instalasi kecil,
karena hanya satu orang yang mungkin dilibatkan dengan suatu sistem; jika orang itu

pergi, dokumentasi yang standar dapat memungkinkan pengganti mengerti sistem ini
lebih cepat. Malangnya menjaga standar menjadi gangguan di bawah tekanan
deadline, untuk menyelesaikan sistem. Untuk memastikan kelanjutan program
standar, manual harus dipersiapkan yang memerinci standar instalasi. Analis dan
programer harus mengerti standar dan dijaga untuk menjamin kepatuhan. Tentu saja
standar memerlukan revisi periodik.
Cara lain untuk meningkatkan efisiensi pengembangan program adalah
melalui pemakaian terminal sambung langsung (on-line) untuk melakukan
pemrograman. Bagi beberapa kelompok pemrograman, diakui bahwa efisiensi
pemrograman sambung langsung menggandakan produktivitas programer.
Proyek pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak sering menye-
babkan penundaan pemrosesan data, tingkat kesalahan yang tinggi, dan kekacauan di
dalam perusahaan. Kemampuan pemrosesan data untuk mengem bangkan program
dengan lancar dan membuat perubahan pada program di saat yang tepat sering
merupakan dasar bagi manajemen yang lebih tinggi untuk mengevaluasi unjuk kerja
pemrosesan data. Malangnya, banyak kelompok pemrosesan data tidak dapat
menyelesaikan pengembangan program dan memeliharanya secara efisien.
Penyiapan Tempat
Jika sistem baru dimiliki, suatu tempat komputer harus dipersiapkan. Keamanan fisik
harus menjadi suatu pertimbangan utama saat perancangan tempat komputer yang
baru. Keamanan fisik perlu memperhatikan tempat penyimpanan tahan api yang
terbuat dari besi untuk progam dan file yang sangat penting, Kunci pengaman tempat
penyimpanan dan fasilitas pendeteksian dan pencegahan kebakaran. Keamanan fisik
perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari program keamanan menyeluruh yang
melibatkan keamanan password dan tindakan pencegahan lainnya.
Sistem komputer besar memerlukan lingkungan yang dikendalikan secara
hati-hati, termasuk pengendalian temperatur yang hati-hati, yang melibatkan
pengkondisian udara, sistem pengendalian debu dan kelembabannya. Aspek penting

dari lingkungan ini adalah sumber daya yang mantap dan kontinu. Sistem daya
tambahan dan sistem pengaturan daya sering diperlukan untuk memastikan
pengiriman daya yang lancar.
Umumnya, persiapan tempat yang diperlukan untuk komputer mikro adalah
minimal. Namun, sumber daya yang terkendali penting untuk komputer mikro.
Penyimpangan kecil dari suatu catu daya yang mantap, yang dikenal sebagai loncatan
(spikes) dan gelombang (surges), adalah hal yang lumrah dalam catu daya listrik dan
dapat merusak mekanisme elektronik komputer mikro yang rapuh. Barangkali
sebagian besardari perbaikan pada komputer mikro disebabkan oleh catu daya yang
sedikit tidak menentu. Beberapa perlindungan dapat diberikan oleh alat-alat peredam
gelombang yang tersedia dengan harga yang kurang dari 100 dolar. Komponen
elektronik komputer mikro juga sensitif terhadap asap dan merokok umumnya
dilarang di dekat komputer mikro.
Efisiensi operasi menjadi perhatian dalam perancangan tempat, tepat sama
pentingnya seperti dalam perancangan dapur dan ruang kerja lainnya. Peralatan itu
harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga meminimumkan usaha yang diperlukan
untuk mengoperasikan dan memantau keseluruhan sistem komputer. Perhatian harus
juga diberikan pada ergonomika (ergonomics), yang bertalian dengan perancangan
ruang kerja sehingga karyawan tidak cepat lelah dan lebih efisien dalam operasi.
Penempatan papan kunci (keyboards), jenis dan intensitas cahaya pada monitor, dan
ketinggian layar monitor relatif terhadap ketinggian mata semuanya merupakan
pertimbangan ergonomik. Tingkat bising juga perlu diperhatikan; khususnya, banyak
printer komputer bisa menyebabkan tingkat bising yang tinggi, dan sistem peredam
bising, seperti kotak pengisolasi sebaiknya digunakan. Seringkali perhatian yang
diberikan pada hal ini dan faktor kenyamanan manusia lainnya terlalu sedikit didalam
perancangan sistem informasi.

Peralatan serta Instalasi Program dan Pemeriksaan
Pemasangan dan pemeriksaan peralatan baru dan program yang lebih rumit
umumnya diawasi oleh vendor. Insinyur perangkat keras dari vendor secara khusus
memasang peralatan komputer dan melakukan pengujian untuk melihat apakah
peralatan komputer itu berfungsi dengan benar. Perwakilan dari vendor biasanya
menempatkan program yang dibeli di dalam sistem komputer perusahaan atau
menyediakan perintah terinci mengenai bagaimana melakukan hal ini. Sistem operasi
komputeryang tidak standar karena perubahan yang dibuat oleh programmer sistem
dari perusahaan biasanya mempersulit pengenalan dari paket perangkat lunak yang
disediakan oleh vendor; sistem operasi demikian mungkin memerlukan modifikasi
terhadap perintah pengendalian program yang baru sebelum paket program dapat
berkomunikasi dengan sistem operasi ini.
Pengubahan File
Jika file baru didesain untuk menggantikan file yang ada, data di dalam file harus
dikonversikan agar sesuai (compatible) dengan format dan struktur file yang baru
kemudian dimasukkan ke dalam file baru. Ini bisa merupakan tugas skala besar yang
dapat menghabiskan waktu beberapa personil input data selama berminggu atau
berbulan. Konversi yang dilakukan secara manual biasanya termasuk pembuatan
pencetakan isi dari file data yang ada dan menggunakan hasil pencetakan ini sebagai
dasar untuk pemasukan kembali data dalam bentukyang diubah diperlukan oleh
standarfile yang baru. Misalnya, field record di dalam file yang baru dapat ditata
kembali, field dapat ditambah atau dihapus, atau lebarnya dapat diubah; data yang
ada yang dimasukkan kembali harus mematuhiformat yang baru ini. Selama konversi
file, kesalahan input merupakan hal yang umum.
Pilihan lain, program komputer dapat ditulis untuk mengubah data di dalam file yang
ada kepada format file baru, dan program lain dapat ditulis untuk memindahkan data
dari file lama ke file baru secara elektronik. Aktivitas pemrograman ini memakan
waktu, dan, tentu saja, sesudah konversi diselesaikan, program konversi tidak lagi

mempunyai nilai. Keputusan mengenai apakah konversi file harus dilakukan secara
manual atau dengan mempersiapkan program konversi sendiri merupakan hal yang
penting di dalam proyek sistem yang besar.
Dokumentasi
Dokumentasi berisi material yang menerangkan karakteristikteknis dan operasi
sistem. Dokumentasi esensial untuk menyediakan pengertian mengenai sistem untuk
siapapun yang memeliharanya, untuk memungkinkan sistem diaudit, dan untuk
mengajar pemakai bagaimana berinteraksi dengan sistem dan bagaimana operator
menjalankannya.
Ada beberapa jenis dokumentasi. Dokumentasi program menerangkan alasan-
alasan untuk, dan logika mengenai suatu program dan mengandung deskripsi naratif,
diagram arus, listing program, dan dokumen lain. Dokumentasi pemakai biasanya
sangat kurang teknis dan menerangkan pemakai secara umum sifat dan kemampuan
sistem dan bagaimana menggunakannya; dokumentasi pemakai biasanya berbentuk
suatu manual pemakai.
Banyak perusahaan memiliki apa yang sering disebut "program
dokumentasi". Program ini berisi kebijakan formal yang menyatakan bahwa
dokumentasi harus dipersiapkan secara rutin untuk setiap program komputer, file,
dan sistem yang baru. Standar dokumentasi yang harus diikuti juga merupakan
bagian program dokumentasi; standar ini menjelaskan apa yang harus dokumentasi
sediakan dan perusahaannya. Penerimaan resmi terhadap suatu file, sistem juga
berarti bahwa dokumentasi sudah diperiksa dan diterima. Tanpa program
dokumentasi dalam operasi, ada kecenderungan dokumentasi disediakan hanya
berdasarkan kesempatan yang ada (tanpa direncanakan secara matang) dan, jika
dokumentasi benar-benar disediakan, karena bermacam-macam pendekatan
dokumentasi yang digunakan.

Konversi Sistem
Bila sistem yang baru (atau bagian darinya) siap untuk beroperasi, satu dari empat
pendekatan pemotongan (cutover) umum yang mungkin dipakai:
1. Pendekatan operasi paralel
2. Pendekatan pemotongan langsung
3. Pendekatan pemotongan bertahap
4. Pendekatan studi percontohan
Risiko terkecil dari pendekatan-pendekatan ini adalah pendekatan operasi
paralel, yang sering digunakan bila sistem komputer yang baru dimiliki atau bila
paket perangkat lunak yang baru menggantikan kelompok program yang ada. Sistem
atau paket program yang baru digerakkan "secara paralel" dengan yang lama selama
beberapa hari, beberapa minggu, atau beberapa bulan;kedua sistem yang lama dan
baru memproses transaksi yang sama. Satu keuntungan dari pendekatan operasi
paralel adalah ia menyediakan jaminan - sebelum sistem yang lama ditinggalkan -
sistem baru bekerja secara benar dan akan menyelesaikan pekerjaan; penemuan suatu
kejadian aneh atau kerusakan serius pada sistem baru sesudah sistem lama
ditinggalkan dapat menyebabkan penundaan pemrosesan data atau biaya tambahan
yang tinggi.
Disamping itu, banyak kesalahan dapat disebabkan oleh sistem baru tidak
peduli betapa baiknya didesain dan dilaksanakan. Menjalankan data yang sama
melalui kedua sistem secara paralel memungkinkan membandingkan hasil
pemrosesan dengan sistem yang baru - suatu ketidaktahuan pada permulaannya -
dengan hasil pemrosesan sistem yang lama. Meskipun kekurangannya, sistem yang
ada secara khusus menyediakan keluaran dari ketergantungan yang diketahui dan
perbandingan ini menyediakan cara untuk mendeteksi masalah pada sistem baru.
Pemotongan langsung merupakan pendekatan yang sangat mengandung risiko
karena ia mengandung pergantian seluruh sistem lama dengan sistem baru
tanpaterlebih dahulu memastikan bahwa sistem baru itu bekerja. Pemben tukan
langsung dapat digunakan bila konversi dapat diselesaikan dengan cepat, bila ada

ketidakcukupan ruang atau personil untuk mengoperasikan kedua sistem baru dan
lama, atau suatu tingkat kepercayaan yang tinggi hadir di mana sistem baru akan
berfungsi secara memuaskan.
Pemotongan bertahap melibatkan pengurutan kegiatan investigasi sistem
sehingga modul terpisah didesain dan dipasang pada waktu yang berbeda; masing-
masingnya dapat memulai operasi segera sesudah ia dilengkapi. Karena tiap modul
hanya satu bagian dari seluruh proyek, setiap masalah pengoperasian dengan suatu
modul spesifik tidak berkemungkinan merusak operasi secara serius dan biasanya
dapat dikoreksi sebelum modul selanjutnya mulai beroperasi. Suatu basis data,
misalnya, dapat secara penuh didesain dan kemudian dilaksanakan dan ditempatkan
di dalam operasi dalam modulmodul, di mana tiap modul berisi file data yang
ditambahkan ke basis data.
Pendekatan studi percontohan digunakan di mana bermacam-macam sistem
yang serupa yang baru akhirnya akan dilaksanakan di dalam departemen, cabang-
cabang, atau divisi-divisi. Sistem didesain, tapi pada mulanya ia dilaksanakan dan
diuji hanya di dalam satu unit perusahaan. Bila semua persoalan diketemukan dan
dikoreksi, sistem diimplementasikan di dalam unit perusahaan lainnya.
Penerimaan Terhadap Sistem Baru

Bila tiap fungsi dari sistem atau program baru digunakan dan diketemukan bebas
kesalahan dalam pemrosesan data sehari-hari minimal sekali, peninjauan yang
menyeluruh harus dibuat. Peninjauan ini berisi penetapan sistematis bahwa semua
yang terjadi pada sistem lama, lewat penerapan sistem yang baru menjadi
terselesaikan seluruhnya. Setelah pemeriksaan, sistem ini secara formal dapat
diterima; dan tidak terlalu lama dalam masa "percobaan" dan kemudian digunakan
secara rutin untuk kegiatan normal. Penerimaan sering berarti bahwa semua pihak
terkait, termasuk wakil pengguna, secara formal menandatangani dokumen yang
menyatakan bahwa sistem telah lengkap dan dapat mereka terima.

Penerimaan yang formal atas sebuah sistem adalah sangat penting untuk
menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi di masa depan. Sangat biasa bagi
kelompok pengguna, katakanlah sebulan atau bertahun kemudian, mengatakan:
"Sistem yang anda buat tidak berjalan baik - dan kini saatnya anda perbaiki!". Dan
personil sistem tentu akan menjawab, "Anda tidak pernah memberitahu saya bahwa
ada sesuatu yang salah; saat untuk mengoreksi sebarang masalah adalah pada saat
sistem diselesaikan, dan setiap orang tentu ingat bagaimana sebenarnya proyek ini
dan sebelum para perancang pindah ke proyek baru, dan kini mereka sangat sibuk.
Kami mohon maaf, dan memang kita sangat terlambat."
Apabila penerimaan formal dilakukan secara tegas, maka kelompok pengguna
merasa harus berwaspada, karena sekali mereka menerima sistem maka mereka akan
kehilangan haknya untuk menuntut (claim) apabila sistem ternyata tidak dikerjakan
dengan benar atau apabila tidak selesai. Kelompok sistem juga akan terangsang
untuk menyelesaikan seluruh masalah yang dihadapi oleh sistem, sehingga dapat
diakhiri secara resmi.
Apabila sistem baru sebagian tersusun atas perangkat keras atau lunak yang
disediakan oleh vendor, maka vendor dapat meminta dilakukannya pengujian untuk
membuktikan bahwa kewajibannya telah ditunaikan dengan baik. Perusahaan
hendaknya segera menanggapi permintaan demikian sesuai dengan saran yang
diberikan oleh penasihat hukum. Bagaimanapun juga, pada saat penerimaan formal
belum dilakukan evaluasi menyeluruh atas kinerja sistem baru, dan sebagian besar
perusahaan biasanya tidak bersedia menandatangani pernyataan yang menyatakan
bahwa vendor telah melakukan seluruh kewajibannya hingga pasca-audit.
Perusahaan Abercrombie
Pada saat sistem komputer baru datang, hampir 80 persen rancangan file berubah dan
diperlukan modifikasi untuk mengubahnya ke dalam sistem baru yang telah disusun.
Sistem komputer baru telah dipasang, dan aplikasi yang ada dengan bantuan personil
dari vendor secara bertahap ditransfer dalam waktu 4 bulan. Masing-masing program

aplikasi dijalankan secara paralel antara sistem komputer lama dan baru sekaligus,
dan ternyata ada sejumlah pengkodean yang tidak benar - terjadi selama proses
konversi, dan menyebabkan galat atau mencegah program untuk memproses pada
sistem baru. Setelah bulan keempat, sistem komputer lama berhasil dicopot, dan
kemudian dijual kepada perusahaan lain yang telah memiliki sistem komputer hampir
mirip, sehingga akan meningkatkan kapasitas komputasi dua kali lipat dari
perusahaan pembeli.
Konversi aplikasi pertama adalah sistem data base yang dijadwalkan dimulai
sekitar 6 bulan setelah sistem diganti.
Pasca-Audit (Post Audit)

Kegiatan pasca-audit bukan merupaican tase daripenyeiidikan sistern; la iebih me
rupakan keg iatan "tertunda" yakni tambahan (addendum) dari fase penerapan.
Konsep pasca-audit dikembangkan dalam kaitannya dengan penganggaran proyek
dan telah diterapkan secara bermanfaat dalam proyek penyelidikan sistem, yang
memiliki sifat yang sama dengan proyek penganggaran proyek.
Kegiatan pasca-audit biasa diformalisasikan pada penyelidikan sistem yang
besar, panjang, dan rumit, namun demikian prinsip dasarnya dapat digunakan bahkan
untuk penyelidikan sistem berukuran kecil sekalipun, ataupun pada pengadaan
sebuah sistem komputer. Kegiatan pasca-audit dilakukan di atas dua proposisi: (a)
bahwa baik penyelidikan sistem maupun sistem baru yang dihasilkan keduanya harus
dievaluasi; dan (b) bahwa evaluasi yang baik tidak dapat dilakukan hingga "debu
melekat erat".
Sebaiknya kegiatan pasca-audit dilakukan ketika sebuah sistem mencapai
tahap steadystate, yang mana semua gangguan telah berhasil dieliminasi, sedang
operator dan pengguna telah dilatih untuk menggunakan sistem, sehingga sistem
bekerja pada tingkat efisiensi yang tinggi, dan semua bagian yang berkaitan dengan
sistem telah dipahami keunggulan dan kelemahannya. Pelaksanaan pasca-audit dapat
dilaksanakan sebelum terjadi perubahan yang cukup besar yang bukan merupakan

bagian dari hasil penyelidikan sistem terjadi, dan sebelum sistem kehilangan
efisiensinyadisebabkan oleh berubahnya lingkungan. Untuk sebagian besar sistem
baru, kondisi lunak akan dicapai antara 1-6 bulan.
Ringkasnya, pasca-audit akan menentukan apakah sistem telah sesuai dengan
spesifikasi sistem, dan bagaimana efisiennya penyelidikan sistem dilakukan.
Penilaian atas kegiatan penyelidikan sistem dilakukan searah: (1) mendapatkan pan-
dangan bagaimana melaksanakan penyelidikan sistem lebih efektif di masa
mendatang, dan (2) menetapkan catatan lintasan (track record) untuk personil sistem
profesional. Personil sistem dinilai berdasarkan keahliannya, dedikasinya,
kemampuan penilaiannya (judgment), kemampuan untuk menggunakan anggaran,
dan kemampuan "menahan diri" untuk tidak terlalu optimis atau pesimis tentang
waktu, serta persyaratan sumber daya personil untuk penyelidikan sistem.
1. Untuk memastikan apakah mampu sistem memecahkan masalah, atau

terhadap masalah yang direncanakan untuk dipecahkan
2. Untuk menentukan batas di mana sistem memenuhi keperluan seperti yang
ditentukan di dalam laporan spesifikasi persyaratan sistem.
3. Untuk menentukan, setelah beroperasinya sistem, apakah tersedia
kesempatan baru untuk memperbaikinya.
4. Untuk menentukan apakah sistem telah berhasil diselesaikan sesuai batas
waktu dan anggaran. dan apabila tidak mengapa sampai demikian?
5. Untuk mengevaluasi kinerja anggota kelompok penyelidikan sistem
Box 10.4. Tujuan pasca-audit terhadap sistem
Tidak ada aturan baku tentang siapa yang harus menjadi bagian dari sebuah
tim pasca-audit. Tim sebaiknya berukuran kecil, beranggotakan 3-5 orang. Pengawas
luar, seperti konsultan dan auditor, biasanya merupakan anggota tim pasca-audit
yang berperanan banyak. Fokus dari kegiatan ini adalah menyediakan laporan bagi
komisi pengarah sistem dan departemen sistem informasi. Umumnya kegiatan pasca-
audit diselesaikan dalam waktu 1-2 minggu.

1. Satu atau lebih orang yang telah bergabung dengan proyek pada
sebagian besar hidupnya, dan yang mampu menyumbangkan perspektif
tersebut.
2. Satu atau lebih pengguna non-partisipan dari sistem baru.
3. Satu atau lebih orang yang memiliki pengetahuan memadai tentang
sistem tetapi tidak terlibat di dalam proyek, seperti sebagai konsultan
luar.
4. Seseorang yang memiliki pengalaman audit, atau lebih baik pasca-audit.
Box 10.5. Saran untuk pembentukan tim pasca-audit
1. Memeriksa pernyataan asal tentang masalah dan persyaratan dari laporan

spesifikasi persyaratan sistem
2. Memeriksa sistem dokumentasi
3. Mengukur kinerja sistem (jumlah transaksi, kelambatan pelaporan, laju
galat, kehandalan sistem, dan lain pelaporan, laju galat, kehandalan sistem,
dan lain-lainnya) dan kapasitas, dan membandingkannya dengan masing-
masing sasaran yang dinyatakan di dalam laporan spesifikasi persyaratan
sistem, dan mencari penyebab munculnya variansi.
4. Berbicara dengan kelompok pengguna
5. Memeriksa kertas kerja dari penyelidikan sistem (misalnya, catatan rapat
(minutes of meetings) dan ringkasan penugasan kerja) serta berbicara
dengan para anggota
6. Menentukan modifikasi atau perluasan apa sajakah yang diperlukan untuk
meningkatkan sistem
7. Mencapai kesimpulan tentang mutu, kemanfaatan, dan biaya dari sistem dan
tentang mutu penyelidikan sistem serta kinerja dari para pengembang sistem
(systems developers) serta menyerahkan laporan tentang hal ini kepada
komisi pengarah sistem.
Box 10.6. Kegiatan tim pasca-audit
Perawatan Sistem
Setelah sistem baru diterima, mulailah kegiatan perawatan dari daur hidup sistem.
Selama masa ini, yang biasanya berlangsung antara 3-8 tahun, sistem "dirawat"
dengan membuat sedikit perubahan (minor changes), atau apabila diperlukan dapat
melakukan perubahan besar. Pada titik yang sama pula, penyelidikan sistem yang

baru akan dilaksanakan yang akhirnya akan menghasilkan penggantian sistem.
Keperluan untuk penyelidikan sistem ini muncul dari kombinasi hal-hal berikut:
1. Lingkungan sudah berubah; sehingga fungsi utama yang harus dilakukan oleh
sistem tidak lagi diperlukan, atau sudah tidak memadai lagi.
2. Perubahan di dalam sistem menjadikannya sebagai lintasan bagi perubahan, yang
pada akhirnya menyebabkan ketidakefisiensian (inefficiency), galat, atau bahkan
kemacetan (breaks downs). Pada keadaan demikian, sistem mirip dengan sebuah
ban tua; ia sudah terlalu banyak ditambal, bahkan sudah saling tumpang-tindih,
sehingga sulit untuk mencari tempat untuk memberikan tambalan yang efektif.
Aktivitas Pemeriksaan Sistem: Sebuah Ikhtisar

Bagian ini menyajikan suatu tinjauan ringkas mengenai proses penyelidikan sistem,
sebagaimana yang telah diterangkan dalam bab ini. Untuk kemudahan penjelasan,
pembahasan dilakukan menurut tahapan penyelidikan sistem: tahap studi persiapan,
tahap analisis, tahap perancangan, dan tahap pelaksanaan. Disamping itu, pasca-audit
juga telah dibahas.
Tahap studi persiapan-dan seluruh siklus hidup sistem-dimulai dengan
penemuan masalah yang menyangkut sistem informasi yang ada atau keperluan akan
sistem informasi yang belum ada sebelumnya. Selanjutnya dilakukan pemeriksaan
awal yang singkat, clan hasilnya ditulis dalam bentuk laporan singkat studi persiapan.
Maksud dari tahap ini adalah untuk menentukan secara umum apakah masih ada
yang salah, clan untuk menentukan apakah suatu proyek sistem sudah dapat dimulai
atau tidak. Tahap ini diakhiri dengan keputusan panitia pengarah sistem (atau
manajer sistem informasi, jika tidak ada panitia pengarah) apakah akan memulai
kegiatan penyelidikan sistem atau tidak.
Jika keputusannya adalah melakukan penyelidikan, maka tahap analisis
dimulai. Maksud dari tahap ini adalah untuk menentukan secara tepat apakah suatu
sistem yang baru harus dibuat atau tidak. Seluruh tahap ini dilakukan dengan
sistematis, namun tidak terlalu terstruktur, karenanya sebagian besar kegiatan ini
berupa wawancara dengan para pemakai serta perundingan clan kompromi. Langkah

pertama adalah perencanaan proyek, yang diikuti dengan "survai sistem", atau
mempelajari sistem yang ada untuk menaksir statusnya, kekuatan, clan
kelemahannya. Penilaian yang baik di sini diperlukan agar terkumpul cukup
informasi, tetapi tidak lebih dari yang diperlukan. Teknik utama yang digunakan
dalam survai sistem adalah wawancara, yang caranya dapat dipelajari.
Informasi yang dihimpun dari survai sistem hendaknya mampu mendefinisi-
kan secara lengkap clan tepat permasalahan dalam sistem. Langkah ini cukup kritis.
Sering perusahaan kurang menghabiskan waktu clan usaha datam mendefinisikan
masalah clan kemudian menyelesaikan masalah yang keliru. Ketika masalah telah
dispesifikasi secara tertulis, tersusunlah suatu ide bagus untuk melibatkan orang-
orang agar menyetujui bahwa itu adalah benar-benar masalah sistem, clan bahwa
masalah itulah yang harus ditangani dalam penyelidikan sistem ini.
Langkah selanjutnya adalah analisis sistem. Informasi tentang sistem yang
ada dipelajari secara lebih rinci, clan para pemakai diwawancarai, pengukuran
dilakukan, perkiraan tentang keperluan di masa mendatang dikembangkan, clan
berbagai langkah lain yang perlu diambil guna menentukan bahwa sistem baru
memang memiliki kehandalan. Hasil dari semua kegiatan ini dirumuskan ke dalam
laporan spesifikasi persyaratan sistem, yang mengakhiri tahap analisis sistem. Ini
adalah butir paling dini dari siklus hidup sistem yang mana pada saat inilah disusun
permohonan proposal dari vendor atau RFP. Pada titik ini, sebuah RFP akan meminta
vendor agar mengajukan proposal sistem siapjalan (turkey system).
Aktivitas tahap perancangan sistem lebih terstruktur tinimbang pada tahap-
tahap sebelumnya. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk menentukan sistem
seperti apa yang sebaiknya dibuat agar sesuai spesifikasi sistem, dengan kata lain,
bagaimana agar sistem yang baru dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Bermacam-macam rancangan alternatif makro dievaluasi. Evaluasi ini adalah
evaluasi teknik, operasional, clan kelayakan ekonomi dari setiap alternatif yang ada.
Kelayakan ekonomi menyangkut analisis biaya/ keuntungan, sedangkan untuk biaya-

biaya clan keuntungan yang tidak dapat dianalisis seharusnya tidak perlu dimasukkan
ke dalam evaluasi.
Kegiatan perancangan sistem memerlukan imajinasi yang tinggi guna
menyusun serangkaian alternatif dan harus memiliki pengetahuan teknik yang tinggi
untuk mendefinisikan dan mengevaluasi alternatif tersebut. Kemampuan berinteraksi
kurang penting di sini dibandingkan dengan tahap sebelumnya. Penerimaan progresif
terhadap alternatif yang semakin rinci akan semakin membawa kepada pembentukan
rancangan miniatur terinci dari sistem baru, dan tahap perancangan berakhir dengan
selesainya spesifikasi rancangan resmi dari rancangan miniatur. Untuk proyekyang
melibatkan pemasok perangkat lunakdan keras, spesifikasi rangcangan yang rind
mungkin perlu dipersiapkan dalam bentuk RFP untuk kemudian disebarkan kepada
para pemasok perangkat lunak dan keras.
Tujuan dari tahap pelaksanaan sistem adalah untuk membangun dan
menggunakan sistem seperti diuraikan dalam spesifikasi rancangan. Pelatihan orang-
orang yang akan menggunakan dan mengoperasikan sistem baru adalah bagian
paling penting dari kegiatan pelaksanaan sistem ini. Tahap pelaksanaan juga
memasukkan pemilihan perangkat-perangkat keras dan lunak, pemrograman,
penyiapan lokasi dan pemasangan, pengubahan, pengujian, dan pengoreksian
kesalahan sistem baru. Pendekatan untuk pengubahan mencakup operasi paralel, cut
over langsung, cutover bertahap, dan pendekatan studi perintis. Setelah pengecekan
dan pengujian sistem, sistem tersebut secara resmi diterima dan dapat dioperasikan.
Aktivitas pelaksanaan berakhir jika sistem yang baru telah diterima secara resmi.
Ketika sistem telah mapan (yaitu, mampu beroperasi dengan efisiensi tinggi
meskipun tidak dilakukan banyak perubahan terhadap sistem tersebut), dilakukanlah
pasca-audit. Tujuan dari pasca-audit adalah untuk menilai apakah sistem telah
memenuhi maksud dari pembuatannya, dan apakah sistem yang baru itu dapat
berjalan mapan, dalam rentang waktu dan anggaran yang ditentukan. Untuk itu,
laporan spesifikasi persyaratan sistem dapat dijadikan sebagai bahan pengukur sistem
tersebut.

Sebuah sistem biasanya diterapkan selama 3 sampai 8 tahun, selama jangka
waktu tersebut, banyak perubahan-perubahan kecil yang dilakukan guna
menyesuaikan sistem bersangkutan terhadap perkembangan keperluan informasi.
Ketika sistem memerlukan penggantian karena tidak sesuai dengan tuntutan zaman
atau sebab-sebab lain, siklus hidup yang baru dimulai.
10.4 Penutup
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
1. Ada sejumlah kegiatan khusus yang dilakukan selama fase perancangan, dan tim
proyek (project team) untuk perancangan proyek sistem yang besar, sebutkan
kegiatan khusus dan tim proyek tersebut!
2. Jelaskan rancangan terstruktur!
3. Jelaskan rancangan makro!
4. Cari di internet perencanaan dan penerapan sistem informasi di salah satu
perusahaan, tidak boleh ada perusahaan yang sama!

Perencanaan Dan Penerapan Sistem Informasi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perencanaan Dan Penerapan Sistem Informasi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERENCANAAN DAN

BAB PENERAPAN SISTEM

Gambar 10.1. Kegiatan dalam fase perancangan system

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 195

10.1 Proses Perancangan

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 196

10.2 Rancangan Terstruktur

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 197

10.3 Rancangan Makro

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 198

Gambar 10.2. Aktivitas perancangan sistem makro

Untuk menggambarkan proses ini, anggap bahwa untuk rancangan makro

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 199

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 200

Kasus: Perusahaan Abercrombie

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 201

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 202

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 203

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 204

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 205

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 206

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 207

Pemilihan Alternatif Makro

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 208

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 209

Alternatif Aktivitas Desain Terinci

Urutan aktivitas desain terinci yang khusus:

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 210

Gambar 10.3. Urutan perancangan terinci yang khusus

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 211

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 212

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 213

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 214

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 215

Pengendalian Pembetulan Galat

Pengendalian Penelitian Sistem

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 216

Perangkat Lunak: Buat atau Beli

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 217

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 218

1. Tingkat di mana setiap program yang tersedia memenuhi spesifikasi

Box 10.1. Pertimbangan mengenai keputusan membeli atau membuat

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 219

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 220

Sumber Program yang Dibeli

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 221

Penilaian Terhadap Program yang Dibeli

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 222

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 223

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 224

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 225

Pengembangan Perangkat Lunak

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 226

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 227

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 228

Box 10.2. Kegiatan-kegiatan pada fase penerapan sistem

Pendidikan dan Pelatihan Personil

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 229

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 230

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 231

Box 10.3. Sistem prosedur untuk mengendalikan pengembangan program

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 232

Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen 233