STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019

SENAT MAHASISWA
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019
 LEMBAR PENGESAHAN

Standar Operasional Prosedur Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019

telah disusun dan disetujui oleh pihak-pihak yang bersangkutan. SOP Administrasi
Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro ini dapat mengalami perubahan sesuai
dengan kebijakan terbaru yang diberlakukan oleh Dekanat Sekolah Vokasi Universitas
Diponegoro. Adapun perubahan tersebut nantinya akan disampaikan pada Forum Lingkar
Sekretaris dan Bendahara Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019.

Semarang, 13 Maret 2019

Ketua Senat Mahasiswa

Sekretaris Jenderal Senat Mahasiswa

Hisnajm Amalia Latifah Irba

Putra Gusty Septian NIM 40010417060001
NIM 40010317060143

Menyetujui,

Wakil Dekan
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Dr. Ida Hayu Dwimawanti, M.M.

NIP 196708191994032003

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat, taufik, dan hidayah-Nya sehingga Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019 dapat terselesaikan dengan baik.
SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019 ini
disusun sebagai standar penulisan proposal, surat menyurat, laporan pertanggungjawaban
(LPJ), alur surat pertanggunngjawaban (SPJ), dan pembuatan sertifikat.
SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019 ini
digunakan sebagai standar Kesekretariatan Organisasi Sekolah Vokasi agar terciptanya tertib
administrasi lembaga kemahasiswaan Sekolah Vokasi dan terciptanya distribusi informasi ke
segala pihak internal maupun eksternal.
Adapun SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019
ini dapat mengalami perubahan sesuai dengan berubahnya kebijakan dari Dekanat Sekolah
Vokasi Universitas Diponegoro. Jika adanya perubahan, hal tersebut akan disampaikan pada
Forum Lingkar Sekretaris dan Bendahara Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019.
Demikian, penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu
dalam kelancaran penulisan SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas
Diponegoro 2019. Penulis menyadari bahwa dalam penyajian ini, masih terdapat kekurangan
sehingga kritik dan saran sangat penulis harapkan guna penyempurnaan SOP Administrasi
Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro. Penulis memohon maaf apabila masih
banyak kesalahan dalam penulisan serta berharap semoga Standar Operasional Prosedur
Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2019 ini dapat
bermanfaat.

Semarang, 13 Maret 2019

Sekretaris Jenderal
Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi
Universitas Diponegoro

iii
 DAFTAR ISI

COVER .....................................................................................................................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ......................................................................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................................................................................... iv
PENDAHULUAN................................................................................................................................................................. 1
A. Pemahaman SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Undip 2019 ..................... 1
B. Ruang Lingkup................................................................................................................................................ 1
C. Sasaran .............................................................................................................................................................. 1
D. Tujuan ................................................................................................................................................................ 2
BAB II ..................................................................................................................................................................................... 3
KETENTUAN PENULISAN ............................................................................................................................................. 3
A. Ketentuan Penulisan .................................................................................................................................... 3
B. Jenis Surat......................................................................................................................................................... 3
C. Kode Bulan Berjalan..................................................................................................................................... 3
D. Penomoran Surat........................................................................................................................................... 4
E. Penomoran Proposal Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban ........................................ 4
BAB III ................................................................................................................................................................................... 5
PROPOSAL KEGIATAN.................................................................................................................................................... 5
3.1. FORMAT PROPOSAL ......................................................................................................................................... 5
A. Cover Proposal ............................................................................................................................................... 5
B. Lembar Pengesahan ..................................................................................................................................... 6
C. Isi.......................................................................................................................................................................... 9
3.2. ILUSTRASI PROPOSAL KEGIATAN........................................................................................................... 12
3.3. ALUR PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN ........................................................................................... 20
3.4. ALUR PERMOHONAN SK DEKAN UNTUK SERTIFIKAT .................................................................. 22

iv
BAB III ................................................................................................................................................................................ 29
SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ) .............................................................................................................. 29
A. Format Konsep SPJ .................................................................................................................................... 29
B. Alur SPJ ........................................................................................................................................................... 30
BAB IV................................................................................................................................................................................. 31
LAPORAN PERRTANGGUNGJAWABAN ................................................................................................................ 31
4.1. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN ............................................................................. 31
4.2. ALUR PENGAJUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN ..................................... 36
4.3. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN TENGAH TAHUN (LPJ TETA) DAN LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN AKHIR TAHUN (LPJ AT) ....................................................................................... 38

v
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Pemahaman SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Undip 2019

SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi merupakan standar atau pedoman
administrasi yang digunakan pada lembaga kemahasiswaan di Sekolah Vokasi Universitas
Diponegoro.
SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi ini digunakan untuk memberikan
keteraturan dalam administrasi, menciptakan kelancaran dalam birokrasi, menciptakan
efisiensi kerja, dan tertib administrasi.

B. Ruang Lingkup
SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi ini memuat standar administrasi
seputar surat-menyurat, format penulisan proposal, alur pengajuan proposal, pembuatan
laporan pertanggungjawaban, surat pertanggungjawaban, dan pengajuan sertifikat.

C. Sasaran
SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi sebagai standar administrasi
kesekretariatan lembaga kemahasiswaan Sekolah Vokasi yang terdiri dari:
1. Senat Mahasiswa : Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi
2. Unit Pelaksana Kegiatan : Forum Komunikasi Mahasiswa Islam
Persekutuan Mahasiswa Kristen
3. Himpunan Mahasiswa : Manajemen Pemasaran
Administrasi Perkantoran
Hubungan Masyarakat
Pertanahan
Keuangan Publik
Bahasa Inggris
Bahasa Jepang
Kearsipan
Perpustakaan dan Informasi
Perencanaan Wilayah dan Kota
Desain Arsitektur
Teknik Elektro

1
 Teknik Mesin
Teknik Kimia
Teknik Sipil
Teknik Perkapalan
Instrumentasi dan Elektronika
Manajemen Usaha Peternakan
Akuntansi
Perpajakan
Manajemen Perusahaan
Teknologi Rekayasa Kimia Industri
Teknologi Rekayasa Otomasi

D. Tujuan
Penyusunan SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi Undip 2019:
1. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan administrasi
2. Meminimalisir kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab
4. Sebagai standarisasi langkah-langkah kerja bagi sekretariat
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
6. Menciptakan tertib administrasi

2
 BAB II

KETENTUAN PENULISAN

A. Ketentuan Penulisan
 Bentuk paragraf (align) : rata kanan dan kiri (justify)
 font : Cambria
 Ukuran font : menyesuaikan (diilustrasikan lebih lanjut)
 Margin : menyesuaikan
 Spasi : 1,5 atau menyesuaikan
 Warna font : hitam
 Ukuran kertas : Kertas HVS ukuran A4

B. Jenis Surat
Terdapat beberapa jenis surat yang disertai kode, antara lain:
1. Surat Keputusan (SK)
2. Surat Undangan (SU)
3. Surat Permohonan (SPm)
4. Surat Pemberitahuan (SPb)
5. Surat Peminjaman (SPp)
6. Surat Pernyataan (SPn)
7. Surat Tugas (ST)
8. Surat Keterangan (Sket)
9. Surat Rekomendasi (SRek)
10. Surat Balasan (SB)

C. Kode Bulan Berjalan

I : Januari
II : Februari
III : Maret
IV : April
V : Mei
VI : Juni
VII : Juli
VIII : Agustus
IX : September
X : Oktober
XI : November
XII : Desember

3
D. Penomoran Surat

No. : Nomor Urut Surat/Universitas/Nama Lembaga/Klasifikasi Bidang/Jenis Surat/Tahun

Keterangan:
No : Urutan surat yang dikeluarkan
Universitas : Universitas Diponegoro (UN7)
Nama Lembaga : Lembaga yang menaungi
Klasifikasi Bidang : Bidang Lembaga/Penanggung Jawab yang mengeluarkan
Jenis Surat : Jenis surat yang dikeluarkan
Tahun : Tahun dikeluarkannya surat (ditulis dalam angka latin)

Contoh:
No. : 084/UN7/HMIESV/HUMAS/SU/2019

E. Penomoran Proposal Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban

Nomor Proposal: No. Urut Proker/Universitas/Nama Lembaga/Klasifikasi Bidang/Bulan

Berjalan/Tahun

Nomor LPJ: No. Urut Proker/Universitas/Nama Lembaga/Klasifikasi Bidang/Bulan

Berjalan/Tahun

Keterangan:
No. Urut Proker : Urutan pelaksanaan proker
Universitas : Universitas Diponegoro (UN7)
Nama Lembaga : Lembaga yang menaungi
Klasifikasi Bidang : Bidang/Penanggung Jawab yang mengeluarkan
Bulan Berjalan : Bulan dikeluarkannya surat (ditulis dalam angka romawi)
Tahun : Tahun dikeluarkannya surat (ditulis dalam angka latin)

Contoh:
No. Proposal : 002/UN7/HMIESV/MIKAT/IV/2019

No. LPJ : 002/UN7/HMIESV/MIKAT/IV/2019

4
 BAB III

PROPOSAL KEGIATAN

Desain proposal sponsor atau donatur adalah bebas sesuai kreasi masing-masing
lembaga dan tetap sesuai dengan standar SOP Administrasi Kesekretariatan Sekolah Vokasi
Undip.

3.1. FORMAT PROPOSAL

A. Cover Proposal
Format desain proposal bebas dan sesuai pada SOP Administrasi Kesekretariatan
Sekolah Vokasi Undip.

PROPOSAL KEGIATAN
(NAMA KEGIATAN)
Cambria, Capslock, 18, Bold, Spasi 1,5/menyesuaikan

LOGO
LEMBAGA
29,7 cm

Nomor Proposal: xxx/xxx/xxx

(NAMA LEMBAGA)
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2019
Cambria, Capslock, 18, Bold, Spasi 1,5/menyesuaikan

21 cm

5
 B. Lembar Pengesahan
LEMBAR PENGESAHAN
(NAMA KEGIATAN)
Cambria, Capslock, 12, Bold, Spasi 1,15

Cambria, 11, Spasi 1,5/menyesuaikan

1. Nama Kegiatan : Nama Kegiatan yang akan dilaksanakan

2. Ketua Pelaksana
a. Nama : Nama Ketua Pelaksana

b. NIM : Nomor Induk Mahasiswa Ketua Pelaksana

c. Telp./WA/Line aktif : Kontak Ketua Pelaksana yang dapat dihubungi

3. Sasaran Kegiatan : Pihak-pihak yang menjadi tujuan atau yang dikenai kegiatan

4. Waktu Pelaksanaan : Waktu kegiatan yang akan dilaksanakan

(hari, tanggal, bulan, tahun, pukul)
5. Tempat Pelaksanaan : Tempat kegiatan yang akan dilaksanakan

6. Jumlah Anggaran Dana : Jumlah dana yang akan dibutuhkan dalam kegiatan tersebut
7. Sumber Dana
a. Dana Sekolah Vokasi : Dana yang bersumber dari RKAT Sekolah Vokasi
(SM SV, UPK SV)
b. Dana Program Studi : Dana yang bersumber dari RKAT Program Studi
(Himpunan)

Kota tempat disusunnya proposal, Tanggal Bulan Tahun disusunnya proposal

Ketua Lembaga Ketua Pelaksana

Cap
Lembaga

Nama Terang Nama terang

NIM NIM
Menyetujui,
Wakil Dekan
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Cap
Sekolah Vokasi

Dr. Ida Hayu Dwimawanti, M.M.

NIP 196708191994032003

Keterangan:
6
Lembar Pengesahan harus menjadi 1 halaman
Keterangan:
1. Sumber Dana
a. Sumber Dana kegiatan SM SV dan UPK SV diperoleh dari Dana Sekolah Vokasi.
b. Sumber Dana kegiatan Himpunan diperoleh dari Dana Program Studi.

2. Tanda Tangan Pengesahan

a. Tanda Tangan Pengesahan untuk Proposal Kegiatan yang dibuat oleh SM SV atau
UPK SV ditandatangani oleh Ketua Pelaksana terkait, Ketua SM SV atau Ketua
UPK SV terkait serta disetujui oleh Wakil Dekan Bidang Akademik dan
Kemahasiswaan.

Ilustrasi 2.a.

7
 b. Tanda Tangan Pengesahan untuk Proposal Kegiatan yang dibuat oleh Himpunan
ditandatangani oleh Ketua Pelaksana terkait, Ketua Himpunan terkait, serta
diketahui dan disetujui oleh Ketua Program Studi terkait dan Wakil Dekan
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.

Ilustrasi 2.b.

c. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri.
d. Di akhir kata NIP dan NIM tidak diberi tanda titik.

8
C. Isi

PROPOSAL KEGIATAN
(NAMA KEGIATAN)
Cambria, Capslock, 12, Bold, Spasi 1,15

Cambria, Capslock, 11, Bold, Spasi 1,5

I. PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang dan dasar pemikiran, yaitu hal-hal atau alasan yang
mendasari pengambilan keputusan adanya kegiatan tersebut.
Cambria, 11, Justify, Spasi 1,5

II. LANDASAN KEGIATAN

Berisi tentang dasar kegiatan, yaitu pedoman yang digunakan sebagai dasar
dalam melaksanakan kegiatan.

III. NAMA KEGIATAN

Berisi tentang judul kegiatan.

IV. TEMA KEGIATAN (opsional)

Berisi tentang tema pokok yang dipakai untuk kegiatan tersebut.

V. TUJUAN KEGIATAN
Mendeskripsikan tujuan dari dilaksanakannya kegiatan
Tujuan kegiatan disusun terencana oleh Steering Committee yang pada akhir
kegiatan akan dievaluasi lalu dibuat rekomendasi.

VI. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Berisi tentang waktu dan tempat pelaksanaan acara tersebut. Formatnya:
hari, tanggal :
pukul :
tempat :

9
 Keterangan:
Waktu
a. Acara yang berlangsung selama sehari, ditulis jam dimulai sampai dengan
berakhirnya kegiatan.
b. Acara yang berlangsung lebih dari sehari, ditulis sbb:
hari 1 : 09.00 WIB – 16.00 WIB
hari 2 : 09.00 WIB – 12.00 WIB

VII. DESKRIPSI KEGIATAN

Berisi tentang deskripsi/gambaran kegiatan secara umum (misalnya berupa
rangkaian kegiatan, kunjungan).

VIII. SASARAN KEGIATAN

Berisi tentang pihak-pihak yang akan menjadi sasaran atau target dari kegiatan
yang dilaksanakan. Sasaran kegiatan haruslah jelas dan definitif.

IX. TARGET KEBERHASILAN

Kualitatif : Target keberhasilan dijelaskan secara kualitatif

a. Kuantitatif : Target keberhasilan diukur secara kuantitatif

X. KEPANITIAAN
Berisi susunan orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.
Terdiri dari:
Pelindung : Dekan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro
Penasehat : Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Penanggung Jawab :
1. Dosen Pendamping Kemahasiswaan (SM SV, UPK)
Ketua Program Studi (Himpunan)
2. Ketua Lembaga
Ketua Pelaksana : Ketua Pelaksana Kegiatan
Wakil Ketua Pelaksana (jika ada) :
Sekretaris :
Bendahara :

10
 Sie Acara :
Sie Konsumsi :
Sie Peralatan dan Perlengkapan :
Sie Publikasi, Dekorasi, dan :
Dokumentasi
Sie Humas :
Sie-sie lainnya sesuai kebutuhan

Data Kepanitian setiap job desk diisi nama lengkap dan NIP/NIM

XI. SUSUNAN ACARA

Berisi tentang urutan jalannya acara.

XII. RENCANA ANGGARAN

Estimasi rencana kebutuhan dana kegiatan
A. Pemasukan Dana
Xxxxxxx Rp 000000,00
Total Pemasukan Dana Rp 000000,00
B. Pengeluaran Dana
1. Kesekretariatan
1. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
2. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
2. Konsumsi
1. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
2. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
3. Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi
1. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
Total Pengeluaran Dana Rp 000000,00
C. Saldo
Total Pemasukan Dana Rp 0000000,00
Total Pengeluaran Dana Rp 0000000,00
Total Saldo Rp 0,00

11
 Keterangan
1. Sumber Dana sesuai dana yang diajukan
2. Pengeluaran harus jelas spesifikasinya
Contoh:
Jenis Barang Kuantitas Harga Satuan Harga Total
1. Makan Peserta 5 dos x Rp 12.000,00 Rp 60.000,00

XIII. LAYANAN INFORMASI

Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi mengenai
informasi kegiatan yang dilaksanakan. Cukup 1-2 orang sebagai narahubung.

XIV. PENUTUP
Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan.

3.2. ILUSTRASI PROPOSAL KEGIATAN

a. Cover Proposal Kegiatan

PROPOSAL KEGIATAN
TRAINING LEGISLATIF SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2018

Nomor Proposal: 009/UN7/SMSV/SEKJEND/2018

SENAT MAHASISWA
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2018

12
b. Lembar Pengesahan
LEMBAR PENGESAHAN
TRAINING LEGISLATIF SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO 2018

1. Nama Kegiatan : Training Legislatif Sekolah Vokasi

2. Ketua Pelaksana
c. Nama : Diah Ayu Kristihana
d. NIM : 40010317060125
e. Telp./WA/Line aktif : WA: 0851234567/ Line: diahayu01
3. Sasaran Kegiatan : Mahasiswa Sekolah Vokasi
4. Waktu Pelaksanaan : Hari 1
Sabtu, 13 Oktober 2018
06.00 – 15.00 WIB
Hari 2
Minggu, 14 Oktober 2018
06.00 – 15.00 WIB
5. Tempat Pelaksanaan : Aula Sekolah Vokasi, Universitas Diponegoro
6. Jumlah Anggaran Dana : Rp 0000000,00
7. Sumber Dana
Dana Sekolah Vokasi : Rp 0000000,00
Jumlah Rp 000000,00

Ketua Senat Mahasiswa Ketua Pelaksana

Farhan Fauzi Fadhil Diah Ayu Kristihana

NIM 21040116060027 NIM 40010317060125

Menyetujui,

Wakil Dekan
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Dr. Ida Hayu Dwimawanti, M.M.

NIP 196708191994032003

13
c. Isi
PROPOSAL KEGIATAN
TRAINING LEGISLATIF SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2018

I. PENDAHULUAN
Demokrasi mengajarkan kepada setiap orang untuk menjalankan fungsi
dan peran sebagai masyarakat sipil yang mampu terlibat dalam setiap pengambilan
keputusan dari tingkat yang paling bawah hingga puncak lembaga perwakilan yang
lebih luas. Tujuan dan bagaimana pelaksanaannya. Membekali mahasiswa
kemampuan merumuskan peraturan perundang-undangan di tingkat mahasiswa
dengan harapan mampu membuat aturan-aturan yang bisa memberikan warna
demokratis dalam regulasi yang dibuat.
Pemahaman yang baik dan mendalam tentang sistem, teknik persidangan
dan proses pembentukan peraturan perundang-undangan merupakan prasyarat
penting untuk menghasilkan produk hukum yang kualitatif, aspiratif dan responsif.
Untuk memperkuat kapasitas mereka agar dapat melakukan peran-peran
perwakilan, pengawasan, dan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan
keputusan.
Tujuan Training Legislatif merupakan pembekalan kepada Legislatior di
tingkat mahasiswa agar bisa menjalankan fungsinya dengan baik dan mempunyai
skill yang memadai untuk membuat regulasi dan peraturan perundang-undangan
produk organisasi mahasiswa serta membangun kerangka pemikiran yang dialogis
melalui mekanisme persidangan yang dijalankannya.

II. LANDASAN KEGIATAN

a. Tri Dharma Perguruan Tinggi
b. PPO

III. NAMA KEGIATAN

Training Legislatif Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2018

IV. TEMA KEGIATAN

Kegiatan ini bertemakan “Semangat dalam Langkah Mengemban Cita”

14
V. TUJUAN KEGIATAN
1. Pembekalan kepada legislator di tingkat mahasiswa agar bisa menjalankan
fungsinya dengan baik dan mempunyai skill yang memadai untuk membuat
regulasi dan peraturan perundang-undangan Sekolah Vokasi Universitas
Diponegoro.
2. Pemahaman yang baik dan mendalam tentang sistem, teknik persidangan, dan
proses pembentukan peraturan perundang-undangan merupakan prasyarat
penting untuk menghasilkan produk hukum yang kualitatif, aspiratif dan
responsif.

VI. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Training Legislatif Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2018 dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Sabtu dan Minggu, 13 dan 14 Oktober 2018
pukul : hari 1: 06.00 – 15.00 WIB
hari 2: 06.00 – 15.00 WIB
tempat : Aula Sekolah Vokasi, Universitas Diponegoro

VII. DESKRIPSI KEGIATAN

Training Legislatif Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2018
merupakan training untuk membekali mahasiswa dengan kemampuan
merumuskan peraturan perundang-undangan di tingkat mahasiswa dengan
harapan mampu membuat aturan-aturan yang bisa memberikan warna demokratis
dalam regulasi yang dibuat di Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro dan dapat
memberikan semangat dan arahan kerja dan tujuan yang lebih jelas dalam
penjalanan program kerja periode berikutnya.

VIII. SASARAN KEGIATAN

Sasaran kegiatan Training Legislatif Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro adalah
mahasiswa Universitas Diponegoro.

15
IX. TARGET KEBERHASILAN
a. Kualitatif : Peserta mempunyai skill yang memadai dalam hal
legislatif dan diharapkan mampu menciptakan inovasi
dalam menciptakan keharmonisan di lingkungan
Universitas Diponegoro.
b. Kuantitatif : Jumlah Peserta : 100 peserta
Program Kegiatan : 90%
dll.
X. KEPANITIAAN
Susunan Kepanitiaan Training Legislatif Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro
2018:

Pelindung : Dekan Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro

Prof. Dr. Ir. Budiyono, M. Si
Penasehat : Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Dr. Ida Hayu Dwimawanti, M. M
Penanggung Jawab
a. Dosen Pendamping Kemahasiswaan
Alaya Fadllu H.M, ST, M.Eng (NIP 98509272012121002)
b. Ketua Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi
Farhan Fauzi Fadhil (NIM 21040116060027)
Ketua Pelaksana : Diah Ayu Kristihana (40010317060125)
Sekretaris : Dwi Maulina (40010117060150)
Bendahara : Nurul Ramadhani (40010317060112)
Sie Acara : Monikca Windarti (40040317060052)
Defender Muhammad S. (40010117060094)
Muhammad Naufal Pratama A. (40040117060056)
Sie Konsumsi : Rizki J. (12030216060168)
Anisa Agustina (14010316060019)
Luthfi Roshinta Devi (21030116060021)
Sie Peralatan dan : Habil (40040417060013)
Perlengkapan Ilham Rabbey G. (13030216060034)
Irfan Khoirudin (40040317080009)

16
 Sie Publikasi, : Risma Ega Wardani (40010417060039)
Dekorasi, dan Muhammad Farouq (24040216060053)
Dokumentasi Hallel Hizkia (12010116060075)
Sie Humas : Muthi Aruni P. (12030216060105)
Husna Nabila (13040116060016)
Septi Indah Putri (40010317060006)

XI. SUSUNAN ACARA

Berikut susunan acara Training Legislatif Sekolah Vokasi Universitas
Diponegoro 2018

No Waktu Kegiatan Tempat Penanggung Jawab

Sabtu, 13 Oktober 2018
1. 06.30 – 07.30 Registrasi Peserta Aula SV Muthi Aruni
Pembukaan Acara
1. Pembukaan MC
2. Menyanyikan Lagu
2. 07.30 – 08.30 Aula SV MC
Indonesia Raya,
Mars UNDIP, dan
Bagimu Negeri

Minggu, 14 Oktober 2018

1. 06.30 – 07.30 Registrasi Peserta Aula SV Muthi Aruni
Pembukaan Acara
1. Pembukaan MC
2. Menyanyikan Lagu
2. 07.30 – 08.30 Aula SV MC
Indonesia Raya,
Mars UNDIP, dan
Bagimu Negeri

17
XII. RENCANA ANGGARAN
A. Pemasukan Dana
Xxxxxxxxx Rp 000000,00
Total Pemasukan Dana Rp 0000000,00
B. Pengeluaran Dana
1. Kesekretariatan
1. Xxxxxxx 00 x Rp 000,00 Rp 0000,00
2. Xxxxxxx 00 x Rp 000,00 Rp 0000,00
2. Konsumsi
1. Xxxxxxx 00 x Rp 00000,00 Rp 00000,00
2. Xxxxxxx 00 x Rp 00000,00 Rp 0000000,00
3. Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi
1. Xxxxx 00 x Rp 0000,00 Rp 00000,00
Total Pengeluaran Dana Rp 0000000,00
C. Saldo
Total Pemasukan Dana Rp 0000000,00
Total Pengeluaran Dana Rp 0000000,00
Total Saldo Rp 0000000,00

XIII. LAYANAN INFORMASI

Farhan Fauzi Fadhil (081234567890)
Ratih Eska Harviani (082345678901)

18
XIV. PENUTUP
Demikian proposal kegiatan Training Legislatif Sekolah Vokasi
Universitas Diponegoro 2018 ini dibuat sebagai kerangka acuan dasar pemikiran
untuk menjadi bahan informasi awal dalam membangun komunikasi aktif antar
mahasiswa dalam upaya merekonstruksi peran mahasiswa dalam
pembangunan kedepannya. Harapannya, kegiatan ini kita dapat lebih memahami
tentang sistem, teknik, teknik persidangan dan proses pembentukan peraturan
perundang-undangan yang merupakan prasyarat penting untuk menghasilkan
produk hukum yang kualitatif, aspiratif dan responsif. Kami sangat mengaharapkan
bantuan dan dukungan dari semua pihak agar terlaksananya kegiatan ini. Atas
perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

19
3.3. ALUR PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN
a. Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi dan Unit Pelaksana Kegiatan
1. Proposal Kegiatan yang telah direvisi oleh Kepala Kesekretariatan dan/atau yang
menyetarainya selanjutnya diprint.
2. Proposal Kegiatan diajukan bersama dengan Konsep SPJ.
3. Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ diserahkan kepada Dosen Pendamping
Kemahasiswaan Tingkat Sekolah Vokasi untuk dikoreksi lalu diparaf jika telah
disetujui.
Yang bertugas menyerahkan Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ adalah Ketua
Pelaksana, Ketua Bidang terkait proker, Sekretaris Panitia dan
Sekretaris/Bendahara Umum Lembaga.
4. Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ diajukan kepada Kasubbag Kemahasiswaan
(paraf) dan Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (tanda tangan),
dan Wakil Dekan Bidang Ekonomi dan Bisnis (paraf).
5. H-14 Proposal sudah ditandatangani lengkap.
6. Proposal Kegiatan yang telah ditandatangani lengkap selanjutnya difotocopy
rangkap 2 (dua) untuk arsip (Bidang/Komisi dan Lembaga).
7. Proposal Kegiatan diserahkan ke TU untuk distempel baik yang asli maupun
fotocopy.
8. Maksimal H-7 Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ diajukan pada Bagian
Keuangan.
9. Bendahara terus following up Proposal dan Konsep SPJ yang telah diserahkan ke
Bagian Keuangan sampai adanya pencairan dana (uang muka) pra-kegiatan.
10. 1 orang (Bendahara) bertugas follow up mengenai pencairan dana dari awal
sampai akhir periode kepengurusan. Dilarang berganti orang kecuali terjadi hal-
hal yang tidak diinginkan.

20
b. Himpunan
1. Proposal Kegiatan yang telah direvisi oleh Kepala Kesekretariatan dan/atau yang
menyetarainya selanjutnya diprint.
2. Proposal Kegiatan diajukan bersama dengan Konsep SPJ.
3. Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ diserahkan kepada Dosen Pendamping
Kemahasiswaan pada Program Studi terkait untuk dikoreksi lalu diparaf jika
telah disetujui.
Yang bertugas menyerahkan Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ adalah Ketua
Pelaksana, Ketua Bidang terkait proker, Sekretaris Panitia, Sekretaris/Bendahara
Umum Himpunan.
4. Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ diserahkan pada Ketua Program Studi untuk
disetujui dan ditandatangani.
5. Setelah mendapat persetujuan dari Ketua Program Studi, H-14 Proposal
Kegiatan dan Konsep SPJ diserahkan kepada Kasubbag Kemahasiswaan (paraf),
Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (tanda tangan), dan Wakil
Dekan Bidang Ekonomi dan Bisnis (paraf).
6. Proposal yang telah ditandatangani lengkap selanjutnya difotocopy rangkap 2
(dua) untuk arsip (Bidang dan Himpunan).
7. Proposal Kegiatan diserahkan ke TU untuk distempel baik yang asli maupun
fotocopy.
8. Maksimal H-7 Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ diajukan pada Bagian
Keuangan.
9. Bendahara terus following up Proposal Kegiatan dan Konsep SPJ yang telah
diserahkan ke Bagian Keuangan sampai adanya pencairan dana (DP)
10. 1 orang (Bendahara) bertugas follow up mengenai pencairan dana dari awal
sampai akhir periode kepengurusan. Dilarang berganti orang kecuali terjadi hal-
hal yang tidak diinginkan.

21
3.4. ALUR PERMOHONAN SK DEKAN UNTUK SERTIFIKAT
1. Mengirim pesan ke Whatsapp 08575513071 guna permohonan format SK Dekan atau
mengirim surat permohonan format SK Dekan ke e-mail: mawasv.undip@gmail.com.
2. Setelah format SK Dekan dikirim, edit format SK Dekan sesuai data-data yang
dibutuhkan.
3. Kirim kembali SK Dekan yang sudah diedit ke mawasv.undip@gmail.com dan
lampirkan scan Lembar Pengesahan Proposal Kegiatan.
4. Konfirmasi via Whatsapp 08575513071.
5. SK Dekan diproses dan lakukan follow up.
6. Halaman selanjutnya merupakan contoh SK Dekan berdasarkan kegiatan Training
Legislatif Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro 2018.

22
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEKOLAH VOKASI
Jalan Prof. H. Soedarto, S.H. Tembalang Semarang 50275
Telepon/Faksimile: (024) 7471379 laman: http://www.vokasi.undip.ac.id/

KEPUTUSAN
DEKAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO
NOMOR : 307/UN7.5.13/SK/2018

TENTANG

PENYELENGGARAAN KEGIATAN TRAINING LEGISLATIF VOKASI OLEH

SENAT MAHASISWA SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO
TAHUN 2018

DEKAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO,

Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan kemampuan pengurus

organisasi Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi dipandang
perlu diberikan Training Legislatif;
b. bahwa untuk melaksanakan kegiatan Training Legislatif
maka perlu membentuk panitia yang menanganinya;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan
Keputusan Dekan Sekolah Vokasi Universitas
Diponegoro;

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun

2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun
2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7
Tahun 1961 tentang Pendirian Universitas Diponegoro;
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4
Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 81
Tahun 2014 tentang Penetapan Universitas Diponegoro
sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum;
23
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52
Tahun 2015 tentang Statuta Universitas Diponegoro;
7. Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan
Tinggi Republik Indonesia Nomor 146/M/KP/IV/2015
tentang Pengangkatan Rektor Universitas Diponegoro;
8. Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 4
Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unsur-
unsur di Bawah Rektor Universitas Diponegoro;
9. Keputusan Rektor Universitas Doponegoro Nomor
392/SK/UN7.P/KP/2016 tentang Pengangkatan Dekan
Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro.

24
 MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN DEKAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS

DIPONEGORO TENTANG PENYELENGGARAAN KEGIATAN
TRAINING LEGISLATIF VOKASI OLEH SENAT
MAHASISWA SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS
DIPONEGORO TAHUN 2018.

KESATU : Memberikan ijin kegiatan Training Legislatif Vokasi oleh

Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro
Tahun 2018, pada hari Sabtu s/d Minggu tanggal 13 - 14
Oktober 2018 bertempat di Aula Sekolah Vokasi
Universitas Diponegoro.

KEDUA : Menetapkan kepanitiaan kegiatan Training Legislatif

Vokasi oleh Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi Universitas
Diponegoro Tahun 2018, sebagaimana tersebut dalam
Lampiran I dan Peserta sebagaimana tersebut pada
Lampiran II Keputusan ini.

KETIGA : Memberikan penghargaan berupa sertifikat kepada panitia

dan peserta kegiatan Training Legislatif Vokasi oleh Senat
Mahasiswa Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro Tahun
2018.

KEEMPAT : Keputusan ini berlaku terhitung sejak tanggal 1 Oktober

2018 sampai dengan 31 Oktober 2018.

Ditetapkan di Semarang
pada tanggal 31 Desember 2018

DEKAN SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS DIPONEGORO,

ttd

PROF. DR. IR. BUDIYONO, MSI

NIP 196602201991021001

SALINAN disampaikan kepada:

1. Para Wakil Dekan Sekolah Vokasi Undip;
2. Ketua Program Studi Sekolah Vokasi Undip;
3. yang bersangkutan.

25
LAMPIRAN I : KEPUTUSAN DEKAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS
DIPONEGORO
NOMOR : 307/UN7.5.13/SK/2018
TENTANG :
PENYELENGGARAAN KEGIATAN TRAINING LEGISLATIF
VOKASI OLEH SENAT MAHASISWA SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO TAHUN 2018

PANITIA KEGIATAN

Pelindung : Dekan Sekolah Vokasi

Prof. Dr. Ir. Budiyono, MSi
Penasehat : Pembantu Dekan I Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro
Dr. Ida Hayu Dwimawanti, M.M
No. Nama Jabatan Angkatan
1 Diah Ayu K. Ketua Panitia 2017
2 Dwi Maulina Sekretaris 2017
3 Nurul Ramdhani Bendahara 2017
4 Monikca Windarti Koor Acara 2017
5 Uun Martin Sie Acara 2016
6 Habil Koor Perlengkapan 2017
7 Irfan Khoirudin Sie Perlengkapan 2017
8 Rizki J Koor Konsumsi 2016
9 Anisa Agustina Sie Konsumsi 2016
10 Husna Nabila Koor Humas 2016
11 Muthi Aruni Sie Humas 2016
12 Septi Indah Sie Humas 2017
13 Risma Ega Koor PDD 2017
14 M. Farrouq Sie PDD 2016
15 Hallel H Sie PDD 2016

Semarang, 31 Desember 2018

26
LAMPIRAN II : KEPUTUSAN DEKAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS
DIPONEGORO
NOMOR : 307/UN7.5.13/SK/2018
TENTANG :
PENYELENGGARAAN KEGIATAN TRAINING LEGISLATIF
VOKASI OLEH SENAT MAHASISWA SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO TAHUN 2018

DAFTAR PESERTA TRAINING LEGISLATIF VOKASI

No. NAMA ANGKATAN

1. Achilatul Lutfiah 2017
2. Ade Miftah P. 2017
3. Ariq Helmi Arishori 2017
4. Awanda Ahya Ridhoka 2017
5. Cahya Kusuma Dyah Ayu B. 2017
6. Dede Fahmi Salqi 2017
7. Diaz Falih N. 2017
8. Dicky Rinaldi 2017
9. Dimas Dharma G. 2017
10. Dyah Vitya Nur A. 2017
11. Endah Puspitotanti 2017
12. Eva Rizki A. 2017
13. Faris Syauqi 2017
14. Hafidh I Dzakwan 2017
15. Herman Maulana 2017
16. I Gede Dana Permana 2017
17. Iqbal Febri A. 2017
18. Isma Aulia 2017
19. Isnaini Prila Haryani 2017
20. Jane Irianing Sutarjo 2017
21. Kristiyanti 2017
22. Kuni Yusfiana 2017
23. Noviana Dwi Puspitasari 2017
24. Oktoza Shidqi A. 2017

Semarang, 31 Desember 2018

27
Contoh Sertifikat

28
 BAB III
SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)
A. Format Konsep SPJ

Tahun Anggaran :
Nomor Bukti :
Anggaran :

KUITANSI / BUKTI PEMBAYARAN

Sudah diterima dari :
Jumlah uang :
Terbilang :
Untuk pembayaran :
Sub Kegiatan :

Deskripsi Kuantitas Satuan Harga@ Bruto Pajak Neto

1. Snack Peserta 50 Dos 8.000,00 400.000,00 400.000,00
2. Snack Panitia 15 Dos 8.000,00 120.000,00 120.000,00

Jumlah 520.000,00

Setuju dibebankan pada mata anggaran berkenaan, Semarang, tanggal bulan tahun
a.n. Kuasa Pengguna Anggaran Penerima Uang
Pejabat Pelaksana dan Pengendali Kegiatan (PPPK)

Srianto, S.H.,M.Si
NIP 197610251999031004

Setuju dibayar tanggal

Bendahara Pengeluaran

Nova Rosyada, A.Md.

NIP. H.7. 198811102009082001

Barang/pekerjaan tersebut telah diterima/diselesaikan dengan lengkap dan baik

Penerima Barang/Jasa

Nama terang
NIM

29
B. Alur SPJ
1. Konsep SPJ dan Proposal Kegiatan yang telah ditandatangani dan diparaf lengkap
diajukan kepada Bagian Keuangan Sekolah Vokasi.
2. Bendahara following up mengenai kapan turunnya SPJ asli dari Bagian Keuangan
Sekolah Vokasi.
3. Pemenuhan data-data yang dibutuhkan dalam SPJ.
4. Maksimal H+7 kegiatan, SPJ dan LPJ Kegiatan yang telah ditandatangani lengkap
diajukan ke Bagian Keuangan.

30
 BAB IV
LAPORAN PERRTANGGUNGJAWABAN
(LPJ)

4.1. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

A. Cover Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
TRAINING LEGISLATIF SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2018
Cambria, Capslock, 18, Bold, Spasi 1,5/menyesuaikan

Nomo LPJ: 009/UN7/SMSV/SEKJEND/2018

SENAT MAHASISWA
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2018
Cambria, Capslock, 18, Bold, Spasi 1,5/menyesuaikan

31
 B. Lembar Pengesahan Cambria, Capslock, 12, Bold, Spasi 1,15
LEMBAR PENGESAHAN
(NAMA KEGIATAN)

1. Nama Kegiatan :
2. Ketua Pelaksana
a. Nama :
b. NIM :
c. No. Telp./WA/Line :
3. Sasaran Kegiatan :
4. Waktu Pelaksanaan :
5. Tempat Pelaksanaan :
6. Jumlah Peserta :
7. Jumlah Panitia :
8. Jumlah Anggaran Dana : Rp 0000000,00
9. Sumber Dana :
a. Dana Sekolah Vokasi : Rp 0000000,00
b. Dana Program Studi : Rp 0000000,00
Jumlah Rp 000000,00

Kota tempat disusunnya LPJ, Tanggal Bulan Tahun disusunnya LPJ

Ketua Lembaga Ketua Pelaksana

Cap
Cap Kegiatan
Lembaga
(jika ada)

Nama Terang Nama terang

NIM NIM
Menyetujui,
Wakil Dekan
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Cap
Sekolah Vokasi

Dr. Ida Hayu Dwimawanti, M.M.

NIP 196708191994032003
Keterangan:
1. Ketentuan Sumber Dana dan Tanda Tangan Pengesahan sama dengan Proposal Kegiatan.
2. Lembar Pengesahan harus menjadi satu halaman

32
C. Isi
I. KATA PENGANTAR
Berisi kalimat-kalimat pengantar dari panitia.

II. HALAMAN PENGESAHAN

Berisi penyampaian kepada siapa laporan pertanggunngjawaban tersebut untuk
ditujukan. Dapat ditambahkan dengan moto yang digunakan selama kegiatan
oleh panitia.

III. PENDAHULUAN
Berisi alasan-alasan yang mendasari pembuatan laporan pertanggungjawaban
ini.

IV. NAMA KEGIATAN

Berisi tentang judul kegiatan.

V. LAPORAN KEGIATAN
A. Persiapan Acara
a. Pembentukan Kepanitiaan
Proses pembentukan kepanitiaan. Apakah kepanitiaan dibentuk dari
open recruitment atau berasal dari bidang terkait dan/atau penunjukkan.
b. Persiapan Panitia
Teknis-teknis yang dilakukan dalam mempersiapkan acara seperti
berapa kali rapat yang telah dilakukan, progres yang telah dicapai apa
saja.
B. Pelaksanaan Acara
Merupakan penjelasan dari rangkaian pelaksanaan kegiatan (acara) pada
hari H dari awal hingga akhir kegiatan secara urut dan runtut, bukan
susunan acara yang terdapat pada proposal.

33
VI. EVALUASI KEGIATAN
A. Panitia
Laporan kegiatan dan kendala yang dihadapi setiap bidang kepanitiaan
tercantum pada proposal serta solusi yang telah dilakukan agar kegiatan ini
dapat berjalan dengan lancar. Format:
a. Ketua Panitia
Laporan :
Kendala :
Solusi :
b. Sekretaris
Laporan :
Kendala :
Solusi :
c. dan seterusnya

B. Panitia
Berisi laporan rekapan panitia yang hadir mengikuti kegiatan tersebut.
a. Jumlah :
b. Rincian : (terlampir)

C. Peserta
Berisi laporan rekapan peserta yang hadir mengikuti kegiatan tersebut.
c. Jumlah :
d. Rincian : (terlampir)

D. Evaluasi Umum
Berisi tentang evaluasi kegiatan secara keseluruhan (seluruh kepanitiaan)
secara detail dan terperinci.

34
VII. LAPORAN KEUANGAN
A. Pemasukan Dana
Xxxxxxx Rp 000000,00
Total Pemasukan Dana Rp 000000,00
B. Pengeluaran Dana
1. Kesekretariatan
1. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
2. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
2. Konsumsi
1. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
2. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Harga Total
3. Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi
1. Jenis Barang Kuantitas x Rp Harga Satuan Rp Haga Total
Total Pengeluaran Dana Rp 000000,00
C. Saldo
Total Pemasukan Dana Rp 0000000,00
Total Pengeluaran Dana Rp 0000000,00
Total Saldo Rp 0000000,00
Keterangan
1. Sumber Dana sesuai dana yang diajukan
2. Pengeluaran harus jelas spesifikasinya
Contoh:
Jenis Barang Kuantitas Harga Satuan Harga Total
1. Makan Peserta 5 dos x Rp 12.000,00 Rp 60.000,00

VIII. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Berisi kesimpulan dari panitia mengenai kegiatan tersebut, dan rekomendasi
untuk kegiatan selanjutnya. Rekomendasi bisa dalam bentuk:
a. Rekomendasi tempat pelaksanaan kegiatan
b. Rekomendasi pembicara
c. Rekomendasi sponsor
d. Rekomendasi tempat pemesanan backdrop, spanduk, pamflet, kenang-
kenangan, tempat pemesanan catering, dsb.
e. Rekomendasi tempat sewa peralatan, sound system, dsb.
f. Rekomendasi lainnya

35
 IX. PENUTUP
Berisi kata penutup, ucapan syukur, serta ucapan terimakasih kepada semua
pihak yang telah membantu terselenggaranya kegiatan tersebut.

X. LAMPIRAN
Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang
merupakan dokumentasi keseluruhan acara, seperti:
a. Daftar hadir peserta (fotocopy)
b. List nomor surat keluar dan surat masuk (fotocopy)
c. Kuitansi dan/atau nota (fotocopy)
d. Foto dokumentasi kegiatan

4.2. ALUR PENGAJUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

a. Senat Mahasiswa Sekolah Vokasi dan Unit Pelaksana Kegiatan
1. Penyusunan LPJ Kegiatan maksimal H+7 kegiatan.
2. Memastikan dokumen-dokumen yang ada sudah lengkap dan benar.
3. Print LPJ Kegiatan.
4. LPJ Kegiatan tidak perlu dijilid, cukup diklip atau distaples agar tidak
menyusahkan penyusun jika nantinya ada revisi yang harus dilakukan.
5. Bendahara bersama Sekretaris, Ketua Pelaksana, Ketua Bidang proker terkait
menyerahkan LPJ Kegiatan ke Dosen Pendamping Kemahasiswaan tingkat Sekolah
Vokasi untuk dikoreksi dan diparaf jika telah disetujui.
6. Jika sudah disetujui dan diparaf, maka LPJ Kegiatan diajukan kepada Kasubbag
Kemahasiswaan (paraf), Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
(tanda tangan), Wakil Dekan Bidang Ekonomi dan Bisnis (paraf), dan Bagian
Keuangan untuk diproses pencairan dana 100%.
7. Bendahara harus following up terus mengenai proses pencairan dana tersebut.
8. 1 orang (Bendahara) bertugas follow up mengenai pencairan dana dari awal
sampai akhir periode kepengurusan. Dilarang berganti orang kecuali terjadi hal-
hal yang tidak diinginkan.

36
b. Himpunan
1. Penyusunan LPJ Kegiatan maksimal H+7 kegiatan.
2. Memastikan dokumen-dokumen yang ada sudah lengkap dan benar
3. Print LPJ Kegiatan.
4. LPJ Kegiatan tidak perlu dijilid, cukup diklip atau disteples agar tidak
menyusahkan penyusun jika nantinya ada revisi yang harus dilakukan.
5. Bendahara bersama Sekretaris, Ketua Pelaksana, Ketua Bidang proker terkait
menyerahkan LPJ Kegiatan ke Dosen Pendamping Kemahasiswaan di Program
Studi terkait untuk dikoreksi dan diparaf jika telah disetujui.
6. LPJ Kegiatan diajukan kepada Kasubbag Kemahasiswaan (paraf), Wakil Dekan
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (tanda tangan), Wakil Dekan Bidang
Ekonomi dan Bisnis (paraf), dan Bagian Keuangan untuk diproses pencairan dana
100%.
7. Bendahara harus following up terus mengenai proses pencairan dana tersebut.
8. 1 orang (Bendahara) bertugas follow up mengenai pencairan dana dari awal
sampai akhir periode kepengurusan. Dilarang berganti orang kecuali terjadi hal-
hal yang tidak diinginkan.

37
4.3. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN TENGAH TAHUN (LPJ TETA) DAN LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN AKHIR TAHUN (LPJ AT)

A. Cover LPJ TETA dan LPJ AT

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DEPARTEMEN.........
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019
Cambria, Capslock, 18, Bold, Spasi 1,5/menyesuaikan

LOGO
LEMBAGA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2019
Cambria, Capslock, 18, Bold, Spasi 1,15/menyesuaikan

38
B. Isi
A. PEMBUKAAN
Berisi kalimat pembukaan LPJ tiap departemen serta penjelasan secara umum
tugas dari departemen yang bersangkutan.

B. KEAKTIFAN PENGURUS
Berisi presentase keaktifan setiap pengurus bidang dalam setiap acara yang
diselenggarakan oleh bidang terkait dan acara yang diselengarakan oleh BEM SV
atau UPK SV UNDIP.

C. PROGRAM KERJA DAN LAPORAN KEGIATAN

JUDUL PROGRAM KERJA

Abstraksi Gambaran umum mengenai pelaksanaan

Tujuan : berisi tujuan diselenggarakannya program kerja
Tujuan dan Sasaran tersebut
Sasaran : sasaran/objek dari program kerja tersebut
Berisi pemaparan tentang target (capaian yang diinginkan)
Target
dari program tersebut
Waktu Pelaksanaan Berisi waktu pelaksanaan program kerja tersebut
Berisi parameter-parameter keberhasilan suatu program
Parameter
kerja yang telah disepakati pada pembuatan rencana
kebehasilan
program kerja (kualitatif dan kuantitatif)
Ketua Pelaksana dari kegiatan. Formatnya:
Nama :
Ketua Pelaksana NIM :
Prodi :
No. Telp./WA/Line :
Berisi pemaparan realisasi suatu program kerja serta
Hambatan Kegiatan pemaparan tercapai atau tidaknya parameter keberhasilan
yang telah dibuat pada rencana program kerja
Keberhasilan Aspek keberhasilan yang didapat dari kegiatan
Berisi evaluasi-evaluasi/saran dari pelaksanaan suatu
Evaluasi Kegiatan
program kerja

39
 Berisi laporan keuangan yang terdiri dari pemasukan,
pengeluaran, serta laporan defisit atau surplus dari tiap
program kerja. Formatnya:
Laporan Keuangan
Pemasukan :
Pengeluaran :
Saldo : surpus/(defisit)
Berisi keterangan-keterangan tambahan dari suatu
Keterangan
program kerja (diisi apabila ada keterangan tambahan)

D. LAPORAN KEGIATAN DI LUAR PROGRAM KERJA (JIKA ADA)

Berisi tentang laporan kegiatan bidang terkait yang tidak tercantum dalam
program kerja. Program kerja yang dimaksud adalah program kerja pengganti
dari program kerja utama karena terjadi kendala atau menambah program kerja
yang ada. Format pelaporannya adalah sebagai berikut:

JUDUL PROGRAM KERJA

Abstraksi Gambaran umum mengenai pelasanaan

Tujuan : berisi tujuan diselenggarakannya program kerja
Tujuan dan Sasaran tersebut
Sasaran : sasaran/objek dari program kerja tersebut

Alasan dibentuknya Alasan dibentuknya Program Kerja baru tersebut

Berisi pemaparan tentang target (capaian yang diinginkan)
Target
dari program tersebut
Waktu Pelaksanaan Berisi waktu pelaksanaan program kerja tersebut
Berisi parameter-parameter keberhasilan suatu program
Parameter
kerja yang telah disepakati pada pembuatan rencana
kebehasilan
program kerja (kualitatif dan kuantitatif)
Ketua Pelaksana dari kegiatan. Formatnya:
Nama :
Ketua Pelaksana NIM :
Prodi :
No. Telp./WA/Line :

40
 Berisi pemaparan realisasi suatu program kerja serta
Hambatan Kegiatan pemaparan tercapai atau tidaknya parameter keberhasilan
yang telah dibuat pada rencana program kerja
Keberhasilan Aspek keberhasilan yang didapat dari kegiatan
Berisi evaluasi-evaluasi/saran dari pelaksanaan suatu
Evaluasi Kegiatan
program kerja
Berisi laporan keuangan yang terdiri dari pemasukan,
pengeluaran, serta laporan defisit atau surplus dari tiap
program kerja. Formatnya:
Laporan Keuangan
Pemasukan :
Pengeluaran :
Saldo : surpus/(defisit)
Berisi keterangan-keterangan tambahan dari suatu
Keterangan
program kerja (diisi apabila ada keterangan tambahan)

E. PENUTUP
Berisi kalimat penutup dari laporan pertanggungjawaban bidang terkait
Semarang, (tanggal pembuatan LPJ)
Ketua (Nama Lembaga)
Sekolah Vokasi
Universitas Diponegoro

Nama Terang
NIM

41