Nomor SOP

Tanggal Pembuatan 29-Oct-19

Tanggal Revisi
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh Kepala Sub.Bagian Tata Usaha
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN BANGKA

Jl. Diponegoro No. 12 Sungailiat-Bangka

Judul SOP SOP PELAKSAAN RAPAT PIMPINAN
A.Zakwan, S
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN BANGKA NIP.1974011

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman 1. Berpengalaman dalam bidang kediklatan
Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama;

2. PMA Nomor 42 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Pejabat Struktural dan Fungsional
Kementerian Agama;
3. KMA nomor 428 tahun 2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan 3. Analis Humas dan Keprotokolan
Keprotokolan Kementerian Agama 4. Arsiparis

Keterkaitan
1. SOP Pembuatan surat 1. Komputer/Laptop, Kertas
2. Daftar Hadir
3. Surat Undangan
4. Kamera
5. Notulen Rapat
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Jika SOP ini tidak dijalankan maka Kegiatan Rapat tidak berjalan Hasil Rapat /Notulen
sebagaimana mestinya
 Ka. Mutu Baku
Pelaksana Pelaksana
No. Aktivitas Ka.Sub .Bag TU
Protokol
KanKemen Arsiparis
ag Kelengkapan Waktu Output Ket

Ka.SubBag TU menjadwalkan rapat

Agenda Rapat, Surat
1 dan menugaskan pelaksana untuk 30 menit Jadwal Rapat
Undangan Rapat
menyiapkan kegiatan Rapat

Pelaksana protokol menyiapkan

Agenda Rapat, Daftar Hadir,
jadwal dan dokumen rapat, dan Berkas persiapan SOP pembuatan
2 Surat Undangan Rapat, 2 hari
menyerahkan usulan jadwal ke pelaksanaan Rapat surat
Berkas Notulen
kasubbag TU
KaSubbag. TU mengoreksi usulan
dokumen rapat dari pelaksana
3 Berkas persiapan Rapat 30 menit Berkas Usulan Rapat
protokol dan menyerahkan ke
Ka.Kankemenag

Kepala Kantor menerima dan

menganalisis dokumen pengusulan
rapat, jika setuju menyerahkan Usulan berkas rapat untuk
4 30 menit Persetujuan Kegiatan
kepada Pelaksana Protokol, jika tidak dikoreksi/diparaf
setuju dikembalikan kepada
ka.Subbag.TU untuk diperbaiki

Pelaksana protokol menyiapkan Notulen hasil rapat

Daftar Hadir, Kamera, berkas
5 ruangan rapat,dan melaporkan ke 30 menit dan foto dokumentasi,
notulen, materi pembahasan
kankemenag untuk kesiapan rapat daftar hadir

Ka.Kankemenag memimpin rapat

yang sudah terjadwal, dan
6 memerintahkan pelaksana Materi Pembahasan 2 jam Hasil / Notulen Rapat
menotulenkan dan
mendokumentasikan hasil rapat

Pelaksana protokol menotulenkan

Daftar Hadir, Kamera, berkas Notulen hasil
7 hasil rapat, dan mendokumentasikan 2 jam
notulen, materi pembahasan Choaching
kegiatan rapat

Pelaksana Protokol menghimpun

semua dokumen hasil rapat pimpinan Laporan notulen rapat,
8 dan menyerahkan hasil dokumen ke Hasil Rapat 1 jam daftar hadir,
kasubbag untuk diperiksa dan dokumentasi
disetujui

Ka. SubBag. Tata Usaha mengoreksi

usulan hasil dokumen rapat jika Dokumen Hasil rapat
Dokumen hasil rapat yang
9 setuju diteruskan ke kankemenag 30 menit yang
disetujui/dikoreksi
jika tidak usulan dikembalikan ke disetujui/diperbaiki
pelaksana

Ka.Kankemenag menganalisis
dokumen yang sudah diparaf
Arsip Dokumen Hasil
kasubbag, jika setuju ditandatangani
10 Dokumen hasil rapat 5 menit Rapat yang
jika tidak dikembalikan ke kasubbag
ditandatangani
untuk diperbaiki, dan menyerahkan
ke arsiparis untuk diarsipkan.

Arsiparis mendokumentasikan hasil Arsip Dokumen Hasil

11 Dokumen hasil rapat 5 menit
rapat pimpinan. Rapat
 LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN (LKIK)
A. Data Kegiatan
1 Judul SOP : SOP PELAKSAAN RAPAT PIMPINAN
2    Jenis Kegiatan : Rutin
3   Penanggung Jawab :
a.  Produk Kepala
: Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bangka
b.  Kegiatan
Kepala
: Sub.Bagian Tata Usaha
(Pelaksanaan)
Scope (Ruang
4 : Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bangka
Lingkup)
B. Identifikasi Kegiatan
1 Judul Kegiatan : Pelaksanaan Rapat Pimpinan
Ka.SubBag TU menjadwalkan rapat dan menugaskan pelaksana
2 Langkah Awal :
untuk menyiapkan kegiatan Rapat
3 Langkah Utama : Menghimpun Hasil Notulen, Daftar Hadir dan Dokumentasi Raoat
4 Langkah Akhir : Dokumen Rapat Pimpinan
C Identifikasi Langkah

Ka.SubBag TU menjadwalkan rapat dan menugaskan pelaksana

Langkah Awal 1
untuk menyiapkan kegiatan Rapat
Pelaksana protokol menyiapkan jadwal dan dokumen rapat, dan
2
menyerahkan usulan jadwal ke kasubbag TU

KaSubbag. TU mengoreksi usulan dokumen rapat dari pelaksana

3
protokol dan menyerahkan ke Ka.Kankemenag

Kepala Kantor menerima dan menganalisis dokumen pengusulan

4 rapat, jika setuju menyerahkan kepada Pelaksana Protokol, jika tidak
setuju dikembalikan kepada ka.Subbag.TU untuk diperbaiki

Pelaksana protokol menyiapkan ruangan rapat,dan melaporkan ke

Langkah utama 5
kankemenag untuk kesiapan rapat

Ka.Kankemenag memimpin rapat yang sudah terjadwal, dan

6 memerintahkan pelaksana menotulenkan dan mendokumentasikan
hasil rapat
Pelaksana protokol menotulenkan hasil rapat, dan
7
mendokumentasikan kegiatan rapat
Pelaksana Protokol menghimpun semua dokumen hasil rapat
Langkah Akhir 8 pimpinan dan menyerahkan hasil dokumen ke kasubbag untuk
diperiksa dan disetujui
 Ka. SubBag. Tata Usaha mengoreksi usulan hasil dokumen rapat
9 jika setuju diteruskan ke kankemenag jika tidak usulan dikembalikan
ke pelaksana

Ka.Kankemenag menganalisis dokumen yang sudah diparaf

kasubbag, jika setuju ditandatangani jika tidak dikembalikan ke
10
kasubbag untuk diperbaiki, dan menyerahkan ke arsiparis untuk
diarsipkan.

11 Arsiparis mendokumentasikan hasil rapat pimpinan.