Cara Kerja Human Resources Business Partner (HRBP) di Perusahaan

Mengenal HRBP

Berkenalan dengan HRBP

Human Resources (HR) adalah suatu fungsi di organisasi yang bertujuan untuk mengelola
Sumber Daya Manusia (SDM).
1 2

Konsep Human Resources lahir pada Pada era 1920-1950-an, telah mulai
abad ke-19, bersamaan dengan lahirnya banyak tuntutan untuk memperbaiki
revolusi industri—berawal pada fokus kesejahteraan pegawai. Salah satunya,
yang tertuju dalam industrial atau labour yaitu diberlakukan upah minimum atau
relation. Kelahiran itu bertujuan, yaitu minimum wage di Amerika Serikat yang
untuk menciptakan lingkungan industri tertuang dalam peraturan resmi dari US
yang produktif dan layak dijadikan tempat Departement of Labour pada 1938.
kerja.
Mulai terdapat kebutuhan untuk
meningkatkan pengetahuan dan
Pada saat itu, kondisi pegawai atau
kemampuan para pekerja dengan
karyawan mempunyai tuntutan untuk
memberikan pelatihan-pelatihan. Tujuan
diperlakukan dengan layak sebagai
utamanya adalah meningkatkan
seorang ‘manusia’, bukan diperlakukan
produktivitas, semakin produktif maka
semena-mena dengan perusahaan.
semakin baik.

Pada era 1964, lahir The Civil Rights of Act yang

diresmikan di Amerika Serikat, di Indonesia
dikenal sebagai Undang-Undang Hak Sipil yang
menghilangkan diskriminasi berdasarkan ras,
gender, agama, warna kulit—termasuk urusan
mencari pekerjaan.
Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab HRBP dalam Perusahaan

Pada era 1990-an Dave Ulrich memperkenalkan konsep

Human Resources Business Partner (HRBP). Konsep
HRBP muncul karena adanya tuntutan agar HR dapat
menjadi lebih strategis, tidak hanya menyelesaikan
pekerjaan yang terkait administrasi kepegawaian.

Strategis yang berarti mampu membuat strategi HR

sejalan dengan bisnis untuk mencapai keunggulan
kompetitif (competitive advantage). HRBP adalah peranan
HR sebagai mitra strategis dari bisnis untuk membantu
mencapai tujuannya.

Source: Wikipedia

Empat Peranan Utama HRBP

Strategic Partner Change Agent

Employee Champion Administrative Expert

HRBP adalah peranan HR yang bersifat

lebih ke arah generalis, sehingga perlu
memahami proses HR secara end-to-end

Perbedaan HRBP dengan HR dari awal sampai akhir.

HR yang bersifat ke arah spesialis lebih

memahami peranananya secara mendalam,
tetapi tidak memahami peranan lainnya.
 HRBP di Bagian HR

Hubungan HRBP dengan Peran HR Lainnya

Management HRBP Employees

Training ComBen
GA OD

Recruiter Industrial
HR Relation

Fungsi HRBP menjadi point of contact atau penghubung antara bisnis dengan fungsi
Sumber Daya Manusia (SDM)/Human Resources. Peran HRBP dapat mengorkestrasi dua
kepentingan (manajemen dan pegawai)—HRBP akan berperan efektif, apabila memiliki
pengetahuan yang mumpuni di seluruh fungsi HR, serta pengetahuan terkait kebutuhan
manajemen dan pegawai.
Perbedaan Antara HRBP dan Fungsi HR Lainnya

Menurut Dave Ulrich model Three-legged Stool—HRBP berperan sebagai pihak yang
berhadapan dengan bisnis dalam arti para pimpinan perusahaan dan pegawai. Sementara
terdapat dua peran, yaitu para spesialis dan penasehat:
• Center of Excellence (CoE), bertugas sebagai peracik program yang akan dibawa ke
organisasi
• Shared Service Center, berfungsi untuk menangani masalah-masalah administratif, di
antaranya gaji, absensi, sisa cuti dan sebagainya.
Struktur Bagian HRBP

Head of HRBP

Other HR Other HR Other HR

HRBP Manager
Manager Manager Manager

HRBP Manager

Umumnya, setiap HRBP akan memanajemen masing-masing

departemen. Terdapat kombinasi jika lebih dari satu departemen
HRBP Manager (core) dan satu departemen bersifat support. Sehingga, fungsi
utama HRBP—adalah support bisnis agar mencapai target-
target yang telah ditentukan.
HRBP Manager
 Kompetensi yang Diperlukan sebagai HRBP

Kompetensi sebagai HRBP

Human Resources Business Partner (HRBP), perlu memiliki pemahaman ketajaman bisnis
(business acumen), di antaranya terkait:

• Strategi bisnis
• Bisnis proses
• Target bisnis

Human Resources Business Partner (HRBP) pun melakukan motivasi di dalam tim, beberapa
yang dilakukan:

• Proposisi nilai karyawan

• Kombinasi penggabungan yang menarik
• Jenjang karier yang terbuka
• Lingkungan dan kultur kerja yang mendukung

Pahami bisnis dengan baik, sebab HRBP adalah bagian HR yang lebih paham terhadap
bisnis. Semakin paham, maka semakin tepat pula strategi yang akan digunakan.

Menurut Society for Human Resource Management (SHRM), secara garis besar terdapat tiga
kompetensi Human Resource yang harus dipahami HRBP, di antaranya:

• People
• Organization
• Workplace
 Competency HRBP People

Human Resources Penjelasan Konsep Kunci

Expertise

Human Resources Aktivitas yang terkait pengembangan, • Project Management (Six Sigma,
Strategic Planning implementasi dan memanajemen arah PMO, agile)
strategi dari bisnis, menjadi produk- • System thinking concept (input-
produk Human Resources. output process)
• Strategic planning analysis (PDCE,
PESTLE, SWOT)

Talent Acquisition Menguntungkan bisnis sesuai dengan • Employee onboarding

kebutuhan terkait talent atau tenaga • Sourcing (external talent)
kerja (manpower) • Employment categories (PKWT,
PKWTT, outsourcing, internship)
• Job analysis
• Job evaluation
• Job offer
• Selection assessment
• Talent Acquisition Matrix (cost per
hire, time to fill)

Employee Engagement Meningkatkan hubungan karyawan • Organization culture

& Retention dengan perusahaan, sehingga • Improving job attitude (engagement,
menjadi lebih solid/kompak. satisfaction, commitment)
• Retention & turnover matrix
• Workplace flexibility

Learning & Aktivitas yang terkait dengan • Learning need analysis

Development peningkatan: pengetahuan, keahlian, • Learning program design
kemampuan atau kompetensi dari • Learning evaluation
setiap pekerja yang berada di dalam • Career development (career path,
bisnis. career mapping)
 • Learning approach & techniques (e-
learning, in-class training)
• Coaching and mentoring

Total Rewards Terkait dengan pembentukan desain • Job evaluation

dan implementasi dari paket • Grading
kompensasi-keuntungan dalam • Remuneration plan
organisasi. • Non-cash benefit
• Remuneration data analysis
(benchmark, compa-ratio)
• Pay issues (salary increases, base
pay)

Competency HRBP Organization

Human Resources Penjelasan Konsep Kunci

Expertise

Structure of the Human Memahami bagaimana divisi atau • Approach to Human Resources
Resources Function departemen Human Resources dapat operational integration
saling berkolaborasi dan memiliki • Approach to Human Resources
sinergi untuk dibawakan ke dalam service model (centralized vs
bisnis. decentralized)
• Approach to Human Resources
structural models (CEO, shared
services)
• Human Resources metrics (Human
Resources per employee, scorecard)

Organizational Memahami cara mendesain dan • Organization design & structure

Effectiveness & mengembangkan organisasi yang • Behavioural assessment
Development dapat bekerja secara efektif untuk • Organization performance
mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
 Workforce Strategi memastikan tenaga kerja • Analysis of labour supply and
Management yang berada di dalam organisasi demand
memiliki kondisi yang optimal. • Approaches to restructuring
(mergers, acquisition, downsizing)
• Workforce planning and analysis
(attrition, gap and solution,
evaluation)

Employee & Labour Menciptakan hubungan kerja yang • Labour law

Relation harmonis, termasuk dengan serikat • CLA/PKB
pekerja • Disciplinary procedures
• Union relationship management

Technology Pemanfaatan teknologi untuk • Best practice: HRMS, HRIS, LMS

Management mendukung aktivitas dalam bagian • Automation opportunity
Human Resources

Competency HRBP Workplace

Human Resources Penjelasan Konsep Kunci

Expertise

Human Resources in Seorang Human Resources Business • Knowledge of global Human

Global Context Partner (HRBP) selalu memperbaharui Resources trends and best practice
dan memahami isu-isu terkait Human (Covid, Hybrid working)
Resources yang sedang berkembang. • Organization multinational
(assignment expatriate)

Diversity & Inclusion Membahas mengenai persoalan • Equal treatment

perbedaan dan inklusif terjadi di dalam • Female leaders
organisasi • Approaches to managing a multi-
generational
Behavioural Competencies HRBP

Competency Definition

Communication Kunci untuk menjalin hubungan dengan bisnis, serta

membangun hubungan

Client focus Fokus ke dalam kebutuhan atau aspirasi dari klien, fungsi
Human Resources adalah mendukung bisnis

Continuous learning Kemampuan untuk terus belajar

Conflict management Profesi Human Resources Business Partner akan sering

berhadapan dengan konflik

Time management Memanajemen waktu yang terbatas dengan memberikan

yang terbaik ke dalam bisnis

Data literacy Membuat program-program yang berbasis data

Problem solving Organisasi bersifat dinamis, sehingga banyak masalah

yang perlu diselesaikan

Collaborating with others Profesi Human Resources Business Partner (HRBP)

berada di tengah-tengah, sehingga diperlukan kolaborasi
dan koordinasi dengan pihak yang terkait.
 Aktivitas Utama sebagai HRBP

Gambaran Umum Alur Kerja

Human Resources Business Partner (HRBP) bekerja dengan tim: manajer, stakeholder untuk
dapat membantu organisasi agar mencapai target dan tujuannya. Umumnya ditugaskan untuk
memanajemen bagian tertentu dari organisasi. Perlunya Human Resources Business Partner
membangun hubungan simbiosis mutualisme dengan bisnis, utamanya bersama orang-orang
(pimpinan).

Aktivitas utama HRBP terbagi menjadi dua, yaitu operational dan strategic.

• HRBP dalam organisasi small and medium-sized enterprises (SMEs), mengerjakan

operasional seperti aturan, gaji, absensi dan administratif lainnya. HRBP pun berperan
di area Human Resources yang sifatnya lebih strategis (50-50%)
• HRBP dalam organisasi middle to large, mendorong strategi yang terkait dengan
people bersama Center of Excellence (CoE). Membahas terkait talent, learning and
development, wellbeing, culture. Hal operasional belum 100% hilang, HRBP pun ikut
mengurus isu yang muncul setiap harinya (60-40%/70-30%)
• HRBP dalam organisasi large, fokus menjadi pengaktif dari strategi bisnis dibanding
dengan urusan operasional (85-100%)

Talent Management

Talent Management, yaitu strategi yang terintegrasi untuk memastikan organisasi memiliki
Sumber Daya Manusia (SDM) yang mumpuni agar mencapai tujuannya.
 Siklus Manajemen

1 2
Assess Hire

Analisis sebelum mempekerjakan Merekrut kandidat

seseorang menjadi pegawai di dalam
organisasi
3
Manage
4

Policy Setelah onboarding memantau

performa, engagement, membuat
Peraturan untuk menjaga bisnis dan nyaman, sehingga dapat memberikan
pekerja agar tetap mengikuti ke dalam yang terbaik dalam jangka waktu lama
regulasi yang telah diatur. dalam organisasi

5 6
Wellbeing Training

Menyangkut segala aspek dari Menyangkut dengan peningkatan

kehidupan kerja pegawai yang kemampuan agar sesuai dengan
mengarah ke perasaan aman dan persyaratan.
Bahagia.
7
Engagement
8
Measurement
Membuat pegawai menjadi
termotivasi, sehingga lebih produktif.
Mengevaluasi dari semua tahapan
yang telah dilaksanakan di dalam
9
organisasi.
Exit

Mengatur kelancaran pada saat

proses pegawai keluar dan tetap dapat
berhubungan dengan baik.
 Organizational Development

Organizational Development, merupakan proses yang berbasis sains untuk membantu

organisasi mencapai tingkat efektivitas yang tinggi.

Organizational Development AIHR

1 2
Entering & Contracting Diagnostics

Sebagai tahapan awal Berdiskusi dengan bisnis untuk memahami isu

yang sedang terjadi, sehingga dapat menentukan
3 tujuan yang akan dicapai setelah mencapai
Data collection & analyzing
intervensi Organizational Development

Melakukan pengumpulan data untuk

4
memastikan kesesuaian isu yang dibuat Feedback

5 Mengenai ketepatan penyampaian isu yang

Designing interventions
dibahas dalam tahapan entering & contracting dan

Tergantung berdasarkan isu yang terjadi atau diagnostics

muncul di dalam organisasi.

6
Leading & managing change
7
Evaluation & institutionalization of change
Tahapan ini mengeksekusi dalam perubahan yang
terjadi.
Melihat efek berdasarkan proses intervensi.
Aktivitas Organizational Development dibagi dalam tiga tingkatan, di antaranya:

• Individual
• Grup
• Organisasi keseluruhan

Bentuk intervensi Organizational Development, di antaranya:

• Human Process Intervention (job analysis, job evaluation)

• Structural Intervention (downsizing, reengineering)
• Human Resources Management Intervention (performance management, career
management, reward and benefit, wellness intervention)
• Strategic Intervention (transformation, transorganizational change)
 Peran Kunci HRBP: Administrative Expert

Peran Kunci dan Contoh

Administrative Expert adalah ahli dalam menjalankan fungsi-fungsi administrasi dan

infrastruktur terkait Sumber Daya Manusia (SDM) secara efektif dan efisien. Di sisi lain, terkait
rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, peningkatan kerja dan sistem remunerasi.

Administrative Expert, pada saat melakukan rekrutmen, harus melakukan di antaranya:

• Pencatatan mulai dari decision hiring

• Permintaan hiring
• Mengirimkan profil kandidat
• Keputusan memilih kandidat
Strategi

1. Be the first point of contact

2. Mendokumentasi seluruh proses yang terkait dengan Human Resources
3. Memastikan basis data yang digunakan akurat dan mematuhi hukum
4. Menjalin komunikasi secara rutin dengan berbagai stakeholders
5. Mencari peluang efisiensi dan optimalisasi
 Peran Kunci HRBP: Employee Champion

Peran Kunci dan Contoh

Employee Champion bertujuan untuk membuat pegawai dapat berbicara dan menyampaikan
yang ingin diutarakan. Sehingga, pegawai merasa didengar dan dihormati. Di sisi lain,
bertanggung jawab untuk membuat pegawai senang dan sehat agar dapat membawa
keuntungan bagi organisasi.

Terjadinya COVID-19, memunculkan isu-isu di antaranya:

• Cara kerja (ways of working)

• Perubahan proses bisnis (business process changes)
• Kesejahteraan pegawai (employee wellbeing)
• Masalah kesehatan mental (mental health issue)

Peran HRBP dalam Employee Champion, menjadi sensitif dan mengembalikan faktor
manusia ke Human Resources.
Strategi

1. Memprioritaskan pegawai, tetapi mengelola komitmen dan ekspektasi

2. Membangun budaya komunikasi yang efektif, penetapan tujuan dan pemberdayaan
3. Menjadi proaktif dan sensitif
4. Menaruh empati dengan memahami kekhawatiran pegawai
5. Menjadi kreatif, meningkatkan pengalaman karyawan adalah sebuah perjalanan
6. Memanfaatkan tim yang dimiliki, HRBP tidak sendirian
7. Dapat diandalkan, utamanya dipahami dengan baik kebijakan Human Resources
 Peran Kunci HRBP: Change Agent

Peran Kunci dan Contoh

HRBP Change Agent atau menjadi pemimpin perubahan, harus dapat mengevaluasi proses
perusahaan secara keseluruhan dan mencari cara untuk memperbaiki yang telah ada. Di sisi
lain, memastikan bahwa perubahan dapat terjadi dan mencapai tujuannya dengan
meminimalisir gangguan terhadap organisasi.

Otomatisasi di minimarket/supermarket

• HRBP harus memiliki rencana yang jelas terhadap orang-orang yang terdampak
Retail fashion/sportswear

• Mempersiapkan strategi kedepannya

Strategi

Dapat menggunakan McKinsey 7S Framework, Kurt Lewin Models, Kotter’s 8-Step Change
Model:

• Perasaan mendesak (sense of urgency)

• Membentuk koalisi yang kuat (form a powerful coalition)
• Menciptakan visi untuk perubahan (create a vision for change)
• Komunikasi (communicate)
• Singkirkan hambatan di dalam proses (remove obstacles)
• Rencanakan kemenangan jangka pendek dan berikan aspirasi (plan short term wins
and give aspiration)
• Bangun di atas perubahan, jangan puas dengan kemenangan yang cepat (build on
changes don’t settle for quick wins)
• Memberikan perubahan dalam budaya perusahaan (anchor the changes in corporate
culture)
• Memahami dengan baik perubahan yang akan terjadi (preparation, implementation,
evaluation)
• Rendah hati (be humble)
• Komunikasi dengan jelas (clear communication)
• Jangan menggunakan anggapan, tapi lakukan penilaian (don’t use judgment, do an
assessment)
• Penasaran, ajak yang lain pun penasaran (be curious, ask others to be curious too)
• Ingat, HRBP tidak sendirian, manfaatkan orang lain dengan meminta bantuan
(remember, you’re not alone, utilize others ask for help)
 Peran Kunci HRBP: Strategic Partner

Peran Kunci dan Contoh

HRBP Strategic Partner memainkan peranan penting untuk proses pengembangan dan
pertumbuhan dari organisasi yang ditempati. HRBP akan menjadi partner strategis untuk
menyelaraskan strategi bisnis dan Human Resources termasuk praktiknya.

Tahapan menjadi Strategic Partner, di antara lainnya:

1. Memahami strategi bisnis (understand the business strategy)

2. Menilai kondisi saat ini dari Human Resources (assess current condition from Human
Resources side)
3. Rencanakan dan implementasikan strategi Human Resources (plan and implement
the Human Resources strategy)
4. Mengukur dan mengevaluasi hasil (measurement and evaluate results)
5. Sesuaikan dengan kebutuhan, jangan menunggu rencana sempurna (adjust as
needed, don’t wait for the perfect plan)
Strategi mengubah focus produksi dari mobil konvensional ke mobil listrik:

• Melakukan penilaian: lini produksi dan kemampuan para pekerja

Strategi

• Mengenali bisnis (know your business)

• Melihat gambaran besarnya (look at the big picture)
• Didorong oleh data (data driven)
• Nilai kesiapan bisnis & prioritas (assess business readiness & prioritize)

Keempat peranan Human Resources merupakan perjalanan, tidak ada titik akhir yang
khusus dan spesifik untuk membuat seseorang menjadi HRBP yang asli.
 Studi Kasus HRBP

Studi Kasus: Perubahan Benefit Asuransi

Perusahaan A, sebelumnya setiap karyawan memiliki keuntungan asuransi tanpa uang tunai
dari asuransi swasta, keuntungan itu berlaku untuk istri dan tiga anak dari karyawan.
Disebabkan kondisi perusahaan yang sedang tidak baik, manajemen memutuskan untuk
menghilangkan keuntungan ini—pengambilan tersebut dilakukan karena perusahaan
membayar dua kali, di sisi lain telah menutupi asuransi wajib dari pemerintah.

Hal yang perlu dilakukan seorang HRBP, di antaranya:

• Tentukan tujuan yang jelas (define clear goals)

• Jujur dan transparan (be honest and transparent)
• Dorong komunikasi dan komunikasikan secara teratur, tapi ingatlah untuk memilih alat
komunikasi yang tepat (encourage communication and communicate regularly, but
remember to choose the right communication tools)
• Membawa pimpinan (bring leaders on board)
• Temukan sesuatu sebagai balasannya (find something in return)

Studi Kasus: Re-Organisasi

Perusahaan B memiliki 100 karyawan di dalamnya. Mengadopsi otomatisasi dalam proses

bisnis, sehingga struktur organisasi 100 karyawan di dalamnya tidaklah relevan. Ada
beberapa pihak yang terdampak di dalam perusahaan, sehingga tidak memiliki posisi—dari
100 orang hanya membutuhkan 50 orang.

Hal yang perlu dilakukan seorang HRBP, di antaranya:

• Tentukan tujuan yang jelas (define clear goals)

• Jujur dan transparan (be honest and transparent)
• Menjalin komunikasi secara jelas (define clear communication)
• Membawa pimpinan (bring leaders on board)
• Temukan sesuatu sebagai balasannya (find something in return)
 Tantangan HRBP di Masa Depan

HRBP yang Lebih Strategis

Menurut Gary DePaul terdapat tiga tahapan HRBP, di antaranya:

• 1.0 Hybrid: HRBP mengerjakan pekerjaan bersifat transaksional dan strategis

• 2.0 Strategically Positioned: HRBP berada dalam tahapan strategis, aktivitas bersifat
transaksional mayoritas dikerjakan Human Resources Specialist atau Human
Resources Center of Excellence (CoE)
• 3.0 Optimized: Mendorong bisnis organisasi

Sebagai seorang HRBP perlu memiliki pengetahuan business driven methodology dan proses
yang baik. Sehingga, di HRBP 3.0 telah menentukan dan mengatur strategi pencapaian
organisasi—HRBP 3.0 telah berpindah dari fokus solusi ke fokus hasil.
Tantangan HRBP di masa depan berdasarkan Forbes 2021

• Quelling employees during a time of uncertainty

o HRBP harus aktif untuk meningkatkan interaksi social dengan karyawan
o Memberikan dukungan yang diperlukan
o Transparan
• Delivering diversity, equity and inclusion promises
o Tiga hal (diversity, equity and inclusion) terasosiasi dengan peningkatan
kinerja
o Organisasi akan memiliki performance based culture
• Improving operational efficiencies
o Mengurangi hierarki dan tingkatan delegasi dalam hal pengambilan keputusan
o Selalu memperbaharui secara rutin dan menggunakan praktik Human
Resources yang baru bermunculan
 Berkarier sebagai HRBP

Peluang Karier

• Seorang HRBP dapat dari berbagai latar belakang

• Seorang HRBP dari ragam latar belakang professional
• Langsung berkarier sebagai HRBP

CV dan Portofolio

Pembuatan CV dan portofolio bagi yang telah bekerja, di antaranya:

• Menyampaikan tanggung jawab posisi dengan jelas

• Hasil dari pekerjaan
• Pencapaian yang telah dicapai
• Menyampaikan dengan jelas posisi di dalam kelompok/tim

Latar belakang pendidikan yang ditampilkan di dalam CV di antaranya:

• Latar belakang pendidikan (2-3 tingkatan)

• Memasukkan pendidikan informal