MUBES XI

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

IKATAN PELAJAR MAHASISWA KOTA TERNATE
(IPMKT) – MAKASSAR

I. PENDAHULUAN

Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama

manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Administrasi dalam pengertian luas maupun
sempit, dalam penyelenggaraannya diwujudkan dalam fungsi – fungsi administrasi, yang
terdiri dari rencana (planing), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan
pengawasan (controling).
Pengelola fungsi-fungsi organisasi pada organisasi IPMKT Makassar, sangatlah
membutuhkan suatu keseragaman dan ketertiban administrasi.
Untuk memenuhi kebutuhan termaksud dan demi terciptanya kerapian pengelolaan
sistem administrasi organisasi, maka pengadaan pedoman administrasi kesekretariatan
IPMKT - Makassar mutlak di perlukan guna menunjang pengembangan organisasi dimasa
mendatang.
Administrasi kesekretariatan IPMKT - Makassar adalah segenap, proses
penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan IPMKT - Makassar yang benar-benar berfungsi
sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi. Administrasi kesekretariatan organisasi
dikenal dalam berbagai bentuk dan sistemnya. Dalam hal ini, pedoman kesekretariatan
IPMKT - Makassarr terbentuk dalam satu sistem yang sesuai dengan status dan sifat
organisasi.
Dengan berdasarkan pada hal tersebut, maka pedoman administrasi kesekretariatan
IPMKT Makassar, terdiri dari hal-hal sebagai berikut :
1. Pendahuluan.
2.. Kesekretariatan Organisasi IPMKT - Makassar.
3.. Administrasi Surat Menyurat IPMKT - Makassar.
4.. Administrasi Kearsipan.
5.. Administrasi Keanggotaan.
6. Inventarisasi dan Dokumentasi Organisasi.
7. Keprotokoleran.
8. Penutup.
9. Lampiran – Lampiran.

24
MUBES XI

II. KESEKRETARIATAN ORGANISASI IPMKT - MAKASSAR

II.1. Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi secara efektif dan terkoordinir,

diperlukan adanya suatu tempat tertentu, sebagai tempat pusat pengurusan segala sesuatu
yang berhubungan dengan organisasi, dimana tempat pusat kegiatan disebut sekretariat
atau dengan kata lain disebut kantor organisasi.
II.2. IPMKT - Makassar sebagai suatu organisasi yang merupakan pelaksanaan kerja kelompok
untuk pencapaian tujuan organisasi pasal 6 Anggaran Dasar IPMKT - Makassar. Untuk
pencapaian tujuan organisasi maka perlu pembagian kerja (distribution of work).
Administrasi kesekretariatan merupakan bagian dari pada administrasi, yaitu sebagai unit
tugas yang penyelenggaraan diserahkan pada bidang sekretaris yang kegiatan
organisasinya berpusat pada sekretariat
Usaha penyelenggaraan administrasi bertujuan agar sekretariat IPMKT - Makassar dapat
benar-benar di fungsikan, dimana fungsi sekretariat organisasi yaitu:
II.2.1. Tempat kerja yang efisien bagi pengurus untuk mengendalikan organisasi.
II.2.2. Pusat komunikasi organisasi
II.2.3. Pusat kegiatan administrasi

III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT IPMKT - MAKASSAR

III.1. Urusan Ketatausahaan (Surat Menyurat) merupakan bagian yang sangat penting dari
pelaksanaan fungsi administrasi, dimana surat merupakan penuangan ide yang akan
disampaikan pada pihak lain dalam bentuk tulisan.
III.2. Mengingat pengertian dan sifat dari surat seperti tersebut diatas, maka bagi organisasi
adalah sangat penting yaitu :
III.2.1 Sebagai alat komunikasi
III.2.2 Sebagai dokumentasi organisasi
III.2.3 Sebagai tanda bukti (Alat pembuktian / persaksian)
Dengan daya kekuatan surat, maka pimpinan organisasi dapat menyalurkan
suatu kebijakan organisasi dan keputusan organisasi serta dapat pula
mengetahui perkembangan kehidupan organisasi. Kegiatan ketatausahaan ini
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
- Bersifat menyalurkan keseluruh bagian atau pengurus organisasi.
- Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Ciri utama berarti surat menyurat merupakan Service Work yang merupakan faslitating
funstion, untuk membantu pekerjaan lain sehingga dapat berjalan secara efektif.
Ciri berikutnya berarti surat menyurat diperlukan dan dilaksanakan dalam seluruh
organisasi, yang terdapat pada pucuk kepemimpinan sampai pada tingkat satuan kerja.

25
MUBES XI

III.3. Proses Penyelenggaraan Administrasi adalah suatu proses yang berencana dan teratur yang
dimulai dengan adanya ide penulisan, sampai penyelesaian dan menyimpan sebagaimana
mestinya.
Administrasi surat menyurat IPMKT – Makassar, meliputi :
III.3.1. Bentuk dan isi surat
III.3.2. Sirkulasi surat (Surat keluar masuk).
III.3.3. Penyimpanan (Pengarsipan )
III.4. Bentuk dan isi surat
Surat-surat IPMKT – Makassar adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga isi dan bentuk
surat haruslah menuruti ketentuan – ketentuan yang telah dibuat organisasi.
Ketentuan tersebut meliputi pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat,
macam dan isi surat.
Pemakaian kertas dalam surat resmi IPMKT – Makassar :
III.4.1. Surat – surat organisasi ditulis dalam kertas putih yang dilengkapi dengan kop
organisasi.
III.4.2. Ukuran kertas yang di gunakan adalah ukuran Legal (F4).
Mengenai perihal yang dimaksud, isi singkat surat atau biasa disebut "pokok
surat”, tak perlu panjang akan tetapi ringkas, jelas dan tepat sehingga dengan
membaca pokok surat pembaca atau penerima memahami maksud dari surat
tersebut
III.4.3. Font yang digunakan adalah Times New Roman dengan ukuran 12
Dibawah ini adalah contoh dari surat tersebut :

Hal : PERMOHONAN CERAMAH

III.5. Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan, terletak pada kanan kiri surat, satu
kolom dengan perihal. Alamat surat tidak selamanya kepada perseorangan, tapi juga
kepada suatu badan atau instansi, maka penyebutnya ditujukan kepada nama lembaga atau
kepada pengurus dan pimpinan lembaga tersebut.
Contoh :
Nomor :
Lampiran :
Perihal :

Kepada yang terhormat,

Sdr. Pengurus IPMKT – Makassar
di –

26
MUBES XI

Makassar
Bila surat ditujukan kepada salah satu unit maka dilengkapi dengan “Up” yang berarti
“untuk perhatian”
Contoh :
Kepada yang terhormat,
Sdr. Pengurus IPMKT – Makassar
Up. Dep. Kemahasiswaan
di -
Makassar

Dengan demikian penerima surat langsung kebidang yang dituju setelah surat diagendakan
untuk ditindaklanjuti.
III.6. Pembuka surat
Bagi IPMKT - Makassar sebaiknya dipakai kalimat dengan menggunakan “Assalamu
alaikum Wr. Wb”.
Contoh :

di-
Makassar
| 2/½ spasi
|
Assalamualaikum Wr. Wb.

III.7. Isi Surat

Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan, maka penyusunan dengan
sistematika sebagai berikut :
- Pendahuluan
- Uraian Persoalan (Isi/Pokok Surat)
- Penutup

Pendahuluan :
Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian sipenerima surat tentang hal atau masalah
surat yang dipertimbangkan. Disamping itu kalimat pendahuluan berfungsi sebagai
motivasi.
Contoh :
“Diberitahukan bahwa, atau Dengan ini disampaikan bahwa …… dst “
Untuk surat pemberitahuan
“Bersama ini, atau Dengan ini ……dst “ untuk surat pengantar
“Memenuhi permintaan saudara atau menunjuk surat saudara……dst”

27
MUBES XI

Untuk surat permintaan, jawaban, balasan pertanyaan.

Kalimat pendahuluan sebaiknya tidak lebih dari dua alinea, ditulis dua spasi dibawah kata
permulaan “Dengan Hormat”.
Uraian Persoalan
Uraian surat atau isi pokok surat harus jelas dan dapat dipertanggung jawabkan.
Untuk itu harus perhatikan hal - hal berikut ini :
a. Tidak berbelit - belit, singkat dan tidak terputus - putus hal ini sehingga tidak
membuat salah pengertian bagi penerima surat.
b. Mengandung persoalan yang jelas.
c. Penggunaan kata -kata yang sopan, tidak berlebihan.
Kalimat Penutup
Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu kores pondensi, perlu adanya kalimat -
kalimat penutup seperti :
“Demikian harap maklum”
“Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih”
III.8. Penutup Surat.
Pada kalimat penutup surat - surat resmi bila diawali dengan “Assalamu alaikum Wr.Wb”
maka pada akhir surat sebelum kalimat “Wabillahi taufiq walhidayah dan wassalmu
alaikum Wr. Wb. Mencantumkan motto IPMKT - Makassar “Ino Fo Makati Nyinga”.
Contoh :
Demikian ……dst
“Ino Fo Makati Nyinga”
Wabillahi Taufik Walhidayah
Wassalamu Alaikum Wr.Wb
III.9. Kode Surat
Untuk IPMKT - Makassar surat - surat organisasi ditata sedemikian rupa dengan tetap
berpedoman pada prinsip keteraturan serta bersifat efektif dan efisien. Dalam menata
bentuk kode surat perlu mempertimbangkan unsur ciri khasnya kode surat organisasi
IPMKT - Makassar. Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut maka perlu diatur kode -
kode dasar serta organisasi tersebut yang akan dibagi lagi sesuai dengan kebutuhan, seperti
:
No/Kode Arsip/Kode Jenis Surat Keluar/Nama Organisasi/Bulan/Tahun :
III.9.1 Nomor Urut Surat
Pemakaian nomor urut surat diurutkan mulai dari angka satu dan seterusnya
disesuaikan dengan jumlah surat yang keluar. Pada masing - masing jenis surat,
maka pada setiap jenis – jenis surat keluar dimulai dengan angka satu dan
seterusnya.

28
MUBES XI

III.9.2 Kode Arsip

Dalam sistim administrasi surat menyurat IPMKT -Makassar kode arsip terdiri
atas :
a. Kode A untuk surat keluar Interen
b. Kode B untuk surat keluar Eksteren
c. Kode MA untuk surat masuk Interen
d. Kode MB untuk surat masuk Eksteren
III.9.3 Kode Jenis Surat
Untuk kepraktisan pengaturan, khususnya pada surat keluar organisasi, maka
pembagian jenis - jenis surat beserta kodenya terdiri dari :
1. Kode K untuk surat Keputusan
2. Kode H untuk surat Mandat
3. Kode A untuk surat Permohonan
4. Kode I untuk surat Pemberitahuan/Pengumuman
5. Kode R untuk surat Rekomendasi
6. Kode U untuk surat Undangan
7. Kode N untuk surat Keterangan/Tugas
Dalam penerapannya, kode tersebut di tambahkan lagi dengan kata Sek yang
merupakan singkatan dari Sekretaris sebagai perwujudan etika kerahasiaan
profesi Sekretaris.
Contohnya :
Nomor : 018/A/U.Sek/IPMKT-MKS/III/04
Jika kebutuhan organisasi menghendaki penambahan jenis surat keluar, maka
pemberian kode pada surat tersebut disesuaikan sepanjang tidak serupa
dengan kode jenis surat yang telah ada.
III.9.4 Kode Nama Organisasi, Bulan dan Tahun
Dalam penerapannya, kode Nama organisasi ditulis dalam singkatan nama
organisasi yang telah ditetapkan dalam Anggaran Dasar, yakni IPMKT -
Makassar.
Sedangkan penulisan Bulan dan Tahun penerbitan surat tetap bersandar pada
kelaziman pemakaian surat-surat resmi umumnya.
III.9.5 Contoh – Contoh Surat

a. Surat Keputusan

SURAT KEPUTUSAN
Nomor. 00/A/k-.Sek/IPMKT-MKS/III/2016

29
MUBES XI

Tentang

SUSUNAN STEERING COMITTE DAN PANITIA

PELANTIKAN DAN RAPAT KERJA PENGURUS
IKATAN PELAJAR MAHASISWA KOTA TERNATE
IPMKT - MAKASSAR
PERIODE BHAKTI 2016-2017

Dengan rahmat Allah Yang Maha Kuasa, Pengurus Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate ( IPMKT ) - Makassar setelah :

MENIMBANG : 1. Bahwa dalam rangka pelaksanaan tugas yang telah diamanatkan pada pengurus IPMKT -
Makassar periode bhakti 2016-2017, maka perlu dibentuk Panitia untuk Pelantikan dan Rapat
Kerja Pengurus IPMKT - Makassar periode bhakti 2016-2017.
2. Bahwa berdasarkan point (1) maka perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan
3. Bahwa Pengangkatan Panitia perlu melakukan koordinasi dalam rangka terselenggaranya
kegiatan yang dimaksud.
MENGINGAT : 1. Anggaran Dasar IPMKT - Makassar
2. Anggaran Rumah Tangga IPMKT - Makassar

MEMPERHATIKAN : 1. Hasil rapat pengurus tanggal 20 Maret 2016 bertempat di sekretariat IPMKT - Makassar Jl.
Toa Daeng 3, lr. Nurul Muttahid
2. Saran dari keluarga besar dan anggota IPMKT - Makassar.

MEMUTUSKAN
MENETAPKAN : 1. Mengangkat Saudara/i dengan nama terlampir dalam Surat Keputusan ini, sebagai Steering dan
Panitia Pelaksana Pelantikan dan Rapat Kerja Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate (IPMKT)
- Makassar Periode Bhakti 2016-2017.
2. Surat Keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui sekaligus
menjalankan kepanitiaan ini dengan penuh rasa tanggung jawab.
3. Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau kembali bila dikemudian
hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini.

“Ino Fo Makati Nyinga”

Billahi Taufik Walhidaya
Ditetapkan di : ……………
Pada Tanggal : ……………

PENGURUS
IKATAN PELAJAR MAHASISWA KOTA TERNATE
(IPMKT) – MAKASSAR
PERIODE …………. /…………

Ketua Umum

Lampiran Surat Keputusan Nomor :003/A/Z-Sek/IPMKT-MKS/III/2016 tentang susunan Steering Comitte dan Panitia Pelantikan dan Rapat
Kerja Pengurus Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate (IPMKT) - Makassar Periode Bhakti 2016

Komposisi Kepanitian

b. Surat Mandat

SURAT MANDAT
Nomor : 01/A/h - Sek/IPMKT-MKS/III/2016

30
MUBES XI

Tentang
PEJABAT SEMENTARA KETUA UMUM
IKATAN PELAJAR MAHASISWA KOTA TERNATE
( IPMKT ) – MAKASSAR

Dengan rahmat Allah SWT, Pengurus Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate (IPMKT) - Makassar, dengan melihat :

1. Hasil rapat bersama pada tanggal 22 April 2004 tentang Pejabat Sementara dalam mengisi kekosongan jabatan dan
melaksanakan tugas-tugas Ketua Umum IPMKT - Makassar.
2. Bahwa untuk menetapkan/menunjuk penyelenggara tersebut perlu dikeluarkan surat mandat ini.
3. Hasil rapat Pengurus IPMKT - Makassar pada tanggal 22 April 2004 bertempat di sekretariat IPMKT - Makassar (Jl.
Kejayaan Timur IX Block I No. 214 BTP Makassar)

Dengan ini memberikan mandat/menunjuk saudara ………………………… sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum
Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate IPMKT - Makassar
Hak dan Kewajiban
1. Menjalankan tugas Ketua Umum dengan penuh rasa tanggung Jawab
2. Menjaga nama baik organisasi dalam wilayah kerja yang ditentukan
3. Mengawasi kinerja Panitia Pelantikan dan Rapat Kerja Pengurus IPMKT dengan sebaik-baiknya
4. Konsultasi dengan pengurus.

Billahi Taufik Walhidaya

Ditetapkan di : …………….
Pada tanggal : …………….

PENGURUS
IKATAN PELAJAR MAHASISWA KOTA TERNATE - MAKASSAR
PERIODE …… - ……….

……………… ………………..
Ketua Umum Sekretaris Umum

c. Surat Permohonan

Nomor : 002/ /a -.Sek /IPMKT-MKS/VI/2004

Lamp :
Hal : Permohonan

31
MUBES XI

Kepada Yang Terhormat :

Kanda…………………………………..
Di -,

Tempat

Assalamu Alaikum Wr, Wb.

Teriring salam dan doa semoga segala aktifitas keseharian kita dapat bernilai ibadah di sisi Allah SWT. Amin.

Sehubungan dengan akan diadakannya program ………………………………………….., maka dengan ini kami
memohon kesediaan Kanda untuk dapat membawakan materi pada kegiatan dimaksud, yang Insya Allah akan dilaksanakan
pada :

Hari/Tanggal : ………………………...
Waktu : …………………………
Tempat : …………………………

Demikian permohonan ini kami buat, atas kesediaannya kami ucapkan banyak terima kasih.
Ino Fo Makati Nyinga
Billahi Taufik Walhidaya
Wassalamu Alaikum Wr, Wb
Makassar .Tgl / bulan / Tahun

Pengurus
Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate - Makasar
Periode …….. - ………

……………… ……………………
Ketua Umum Sekretaris Umum

d. Pemberitahuan

Nomor : 01/A/ i -Sek/IPMKT-MKS/V/2016

Lamp : -

32
MUBES XI

Hal : Pemberitahuan

Kepada Yang Terhormat

Saudara (i) Pengurus dan Anggota IPMKT - Makassar

Di –

Tempat

Assalamu Alaikum Wr . ..Wb…

Teriring salam dan do’a semoga segala aktifitas keseharian kita dapat bernilai ibadah dan selalu mendapat ridha
Allah SWT……Amin.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Pelantikan Pengurus Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate (IPMKT)- MKS,
maka kami mengundang saudara(i) untuk wajib menghadiri acara tersebut, yang Insya Allah akan diadakan pada :

Hari / Tanggal : Sabtu/ 15 Mei 2004

Waktu : 19.00 Wita. (On Time)
Tempat : Gedung Mulo Mini Hall (Jl. Jend. Sudirman).

Mengingat pentingnya acara ini, maka kehadiran saudara(i) sangat diharapkan, atas perhatian dan kepeduliannya
kami ucapkan terima kasih.

INO FOMAKATI NYINGA

Wabillahi Taufiq Walhidayah
Wassalamu Alaikum Wr…Wb…

Makassar, tgl / bulan / tahun

Pengurus
Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate
(IPMKT) - Makassar
Periode …….. / ……….

Ketua Umum Sekretaris Umum

e. Rekomendasi

Nomor : 01/A/U-Sek/IPMKT-MKS/IV/2004
Lamp :
Hal : Undangan Rapat

33
MUBES XI

Kepada Yang Terhormat

Saudara (i) ………………………….

Di –

Tempat

Assalamu Alaikum Wr . ..Wb…

Teriring salam dan do’a semoga segala aktifitas keseharian kita dapat bernilai ibadah dan selalu mendapat ridha Allah
SWT……Amin.
Sehubungan dengan telah dibentuknya Pengurus Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate Makassar periode bhakti 2004
- 2005, dan untuk menindak lanjuti hal tersebut maka kami mengundang saudara(i) untuk datang menghadiri pertemuan
yang insya Allah akan diadakan pada :
Hari / Tanggal : …………………….
Waktu : …………………….
Tempat : …………………….
Agenda : 1. …………………..
2. ……………………
3. ……………………
Mengingat pentingnya pertemuan ini, maka kehadiran saudara(i) sangat diharapkan, atas perhatian dan kepedulian
sebelumnya kami ucapkan terima kasih.
INO FOMAKATI NYINGA
Wabillahi Taufiq Walhidayah
Wassalamu Alaikum Wr…Wb…

Makassar, tgl / bulan / tahun

Pengurus
Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate
(IPMKT) - Makassar
Periode Bhakti 2007-2008

………………. ……………………
Ketua Umum Sekretaris Umum

f. Surat Undangan

Nomor : 01/A/U-Sek/IPMKT-MKS/IV/2004
Lamp :
Hal : Undangan Rapat

34
MUBES XI

Kepada Yang Terhormat

Saudara (i) ………………………….

Di –

Tempat

Assalamu Alaikum Wr . ..Wb…

Teriring salam dan do’a semoga segala aktifitas keseharian kita dapat bernilai ibadah dan selalu mendapat ridha Allah
SWT……Amin.
Sehubungan dengan telah dibentuknya Pengurus Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate Makassar periode bhakti 2004
- 2005, dan untuk menindak lanjuti hal tersebut maka kami mengundang saudara(i) untuk datang menghadiri pertemuan
yang insya Allah akan diadakan pada :
Hari / Tanggal : …………………….
Waktu : …………………….
Tempat : …………………….
Agenda : 1. …………………..
2. ……………………
3. ……………………
Mengingat pentingnya pertemuan ini, maka kehadiran saudara(i) sangat diharapkan, atas perhatian dan kepedulian
sebelumnya kami ucapkan terima kasih.
INO FOMAKATI NYINGA
Wabillahi Taufiq Walhidayah
Wassalamu Alaikum Wr…Wb…

Makassar, tgl / bulan / tahun

Pengurus
Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate
(IPMKT) - Makassar
Periode Bhakti 2007-2008

………………. ……………………
Ketua Umum Sekretaris Umum

g. Surat Keterangan Tugas

Nomor : 01/A/N-Sek/IPMKT-MKS/III/2016
Lamp :
Hal : Undangan Rapat

Kepada Yang Terhormat

35
MUBES XI

Saudara (i) ………………………….

Di –

Tempat

Assalamu Alaikum Wr . ..Wb…

Teriring salam dan do’a semoga segala aktifitas keseharian kita dapat bernilai ibadah dan selalu mendapat ridha Allah
SWT……Amin.
Sehubungan dengan telah dibentuknya Pengurus Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate Makassar periode bhakti 2004
- 2005, dan untuk menindak lanjuti hal tersebut maka kami mengundang saudara(i) untuk datang menghadiri pertemuan
yang insya Allah akan diadakan pada :
Hari / Tanggal : …………………….
Waktu : …………………….
Tempat : …………………….
Agenda : 1. …………………..
2. ……………………
3. ……………………
Mengingat pentingnya pertemuan ini, maka kehadiran saudara(i) sangat diharapkan, atas perhatian dan kepedulian
sebelumnya kami ucapkan terima kasih.
INO FOMAKATI NYINGA
Wabillahi Taufiq Walhidayah
Wassalamu Alaikum Wr…Wb…

Makassar, tgl / bulan / tahun

Pengurus
Ikatan Pelajar Mahasiswa Kota Ternate
(IPMKT) - Makassar
Periode Bhakti 2007-2008

………………. ……………………
Ketua Umum Sekretaris Umum

III.10 Buku Agenda

Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretaritan dalam hal
pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan
dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat perlu diatur
tersendiri. Adapun unsur-unsur penting yang perlu dicatat adalah Sbb:
- Nomor Urut Surat

36
MUBES XI

- Nomor Kode Arsip

- Nomor Surat
- Tanggal Terima
- Nomor dan Tanggal Surat
- Isi Surat
- Asal Surat (Keterangan tambahan untuk keterangan surat)

III.10.1.Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak,
pikiran, dan maksud kita kepada pihak lain surat keluar harus melalui sirkulasi
sebagai berikut :
1. Konsep surat harus terlebih dahulu dimintakan Clereance kepada
pengurus yang berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan-perbedaan
antara muatan, isi dan redaksi surat tersebut.
2. Konsep surat yang telah mendapat Clereance, kemudian diberi nomor
verbal.
Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :
- Nomor Urut dan Kode arsip/jenis surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat (Penggalangan nasional)
- Perihal Isi Surat
- Kepada siapa (Keputusan, Lampiran, Penyimpanan)

Contoh : Agenda Buku Verbal

No. Kode Arsip Nomor Surat Isi Surat Kepada Keterangan

Contoh : Agenda Surat Keputusan

No Surat Tanggal Isi Surat Keputusan Keterangan

37
MUBES XI

Konsep surat yang telah mendapatkan “Clereance”dan nomor surat, diketik sesuai dengan
jumlah yang dikehendaki. Legalitas organisasi (tanda tangan ketua umum, sekretaris umum
dan stempel) setelah di bukukan barulah surat tersebut siap dikirim kepada tujuan.
Pengirim surat betul - betul menempuh perjalanan menuju tujuannya, kita lakukan dulu dalam
buku ekspedisi yang muat kolom - kolom sebagai berikut:
Contoh : Buku Ekspedisi

Pengiriman Kepada Tgl/No.Surat Lampiran Penerima Ket

IV. LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ)

Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang wajib dipertanggung jawabkan pada forum
rapat LPJ baik pengurus dan panitia. Hal ini menjadi tolak ukur kinerja selama masa tugas.
IV.1.1 Cover
Cover terdapat judul kegiatan, logo dan nama organisasi.
IV.1.2. Kata pengantar
Gambaran umum tentang laporan pengurus/panitia dan juga terdapat waktu dan tempat
pembuatan laporan tersebut serta terdapan penyusun didalamnya.
IV.1.3 Daftar isi
Gambaran tentang halaman pada laporan pertanggungjawaban pengurus agar memudahkan
pembaca dalam membaca laporan tersebut.
IV.1.4 Daftar Lampiran
Gambaran tentang halaman pada laporan pertanggungjawaban pengurus agar memudahkan
pembaca dalam membaca laporan tersebut.
IV.1.5 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
2. Tujuan
IV.1.6 BAB II KONDISI OBJEKTIF
A. Kondisi Internal
1. Kondisi Anggota

38
MUBES XI

2. Kondisi Kepengerusan/Kepanitiaan
B. Kondisi Eksternal
V.1.7 BAB III LAPORAN KEPENGURUSAN/KEPANITIAAN
A. Pelaksaan Kegiatan
B. Laporan Administrasi Kesekretariatan Pengurus/Panitia
C. Laporan Keuangan Pengurus/Panitia
D. Evaluasi Pengurus/Panitia
E. Kendala Umum
VI.1.8 BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran

V. ADMINISTRASI KEARSIPAN
Arsip adalah kumpulan surat - surat yang di simpan secara sistematis, karena mempunyai suatu
kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat dengan cepat diketahui letaknya. Tata kearsipan yang
sempurna apabila semua surat dan dokumen - dokumen lainnya tersimpan pada satu tempat
tertentu dan teratur rapi susunannya.
Surat atau dokumen organisasi pada prinsipnya harus disimpan disekretariat. Adapun beberapa
metode pengarsipan surat dan dokumen, antara lain :
1. Sistem berdasarkan Abjad
2. Sistem berdasarkan Perihal
3. Sistem berdasarkan Nomor Surat
4. Sistem berdasarkan Tanggal Surat
5. Sistem berdasarkan Bentuk Surat

Untuk “IPMKT - Makassar” surat - surat organisasi disimpan pada map - map atau tempat
tertentu dengan membedakan kode A untuk surat keluar Intern dan dengan kode B untuk surat
keluar Ekstern sedangkan surat -surat masuk Intern berkode MA dan surat masuk Ekstern
dengan kode MB.
Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode - kode dasar tersebut maka akan dibagi
lagi sesuai dengan kebutuhan/wilayah/bidang, seperti :

KODE FILE/ARSIP IPMKT - MAKASSAR

PERIODE TAHUN ……/……

IV.1. ARSIP SURAT MASUK.

39
MUBES XI

IV.1.1 Arsip Surat Masuk Intern

F.MA.I : Bidang - Bidang Pengurus/Panitia Pelaksana
F.MA.II : Badan Khusus dan MPM
F.MA.III : Anggota Perseorangan
IV.1.2 Arsip Surat Masuk Ekstern
F.MB.I : Instansi Pemerintah
F.MB.II : Organisasi Sosial / Perguruan tinggi
F.MB.III : Alumni / Keluarga Besar
F.MB.IV : Badan Swasta
F.MB.V : Perseorangan Lepas
IV.2. ARSIP SURAT KELUAR
IV.2.1. Arsip Surat Keluar Intern
F.KA.I : Surat Undangan
F.KA.II : Surat Keputusan
F.KA.III : Surat Mandat
F.KA.IV : Surat Keterangan / Surat Tugas
F.KA.V : Surat Pemberitahuan / Pengumuman
F.KA.VI : Surat Rekomendasi
F.KA.VII : Surat Permohonan
IV.2.2 Arsip Surat Keluar Ekstern
F.KB.I : Instansi Pemerintah
F.KB.II : Organisasi Sosial / Perguruan Tinggi
F.KB.III : Alumni / Keluarga Besar
F.KB.IV : Badan Swasta
F.KB.V : Perseorangan Lepas
IV.3 MAP DOKUMENTASI
F.DA.I : Statement / Pernyataan Pengurus
F.DA.II : Kebijaksanaan Badan - Badan Khusus
F.DB.I : Pernyataan Politik
F.DB.II : Kemahasiswaan dan Perguruan Tinggi

F.DB.III : Ummat Beragama

F.DB.IV : Guntingan Surat Kabar / Kliping

Ada satu faktor yang perlu mendapat perhatian dalam pengarsipan yakni pengawetan,
pengawetan ini dapat di tempuh dengan jalan antara lain :

40
MUBES XI

- Tempat penyimpanan (map/lemari) sebaiknya dipilih dari bahan yang berkualitas

- Tempat penyimpanan mudah dijangkau danjauh dari api, air dan kelembapan serta mudah
diatasi.

VI. ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

VI.1 Anggota IPMKT - Makassar merupakan sasaran kerja, pembinaan dan pengkaderan
organisasi sehingga perlu adanya administrasi yang rapi tentang anggota IPMKT -
Makassar dalam rangka terciptanya sasaran kerja/aktifitas IPMKT - Makassar yang
konkrit dan terarah.
VI.2 IPMKT - Makassar sebagai organisasi kekeluargaan sekaligus organisasi kader
yang senantiasa menerima anggota baru, dan selanjutnya melalui proses pengkaderan
dan pada akhirnya melepaskan diri sebagai alumni.
Proses pengadministrasian anggota dimulai dari aktifitas penerimaan anggota IPMKT
- Makassar melalui prosedur sebagai berikut :
VI.2.1 Mengisi formulir permohonan menjadi anggota IPMKT - Makassar.
- Pencatatan calon anggota dalam buku pendaftaran oleh pengurus, secara
langsung telah dinyatakan menjadi anggota biasa.
- Anggota biasa yang telah mengikuti pengkaderan, akan dinyatakan lulus
menjadi anggota penuh.
- Anggota penuh yang telah memenuhi syarat didaftarkan dalam buku
anggota penuh IPMKT - Makassar, sekaligus diberikan kartu tanda
anggota IPMKT - Makassar yang dikeluarkan oleh pengurus. Kartu
anggota berlaku 1 (satu) tahun.
VI.3. Setelah terdaftar sebagai anggota penuh selama satu tahun mempunyai hak dan
kewajiban penuh dicatat dalam buku daftar anggota permanen.
Buku daftar anggota itu memuat :
Nama :
Tempat dan Tanggal Lahir :
Perguruan Tinggi :
Terdaftar IPMKT - Makassar Mulai :
Keterangan :

Contoh buku daftar anggota.

No Nama Tempat/Tanggal Lahir Masuk IPMKT - Makassar
Tahun

41
MUBES XI

01 Inan S Tte, 25-12,1975 1995

02 - - -
VI.4. Setiap satu tahun pengurus mengadakan pendaftaran ulang anggota biasa IPMKT -
Makassar yaitu dengan penggantian kartu anggota, sedangkan nomor anggota tetap
sebagai nomor induk yang lama cukup diberi kode registrasi dilaksanakan dengan
mengisi permohonan kembali kepada pengurus.

VII. INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI

VII.1. Inventarisasi Organisasi

VII.1.1 Inventarisasi Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa
kekayaan organisasi.
VII.1.2 Inventaris Organisasi pada pokoknya dapat dibagi menjadi dua yaitu :
a. Inventarisasi Yang Permanen
Yang digolongkan Inventaris Permanen adalah milik organisasi dalam
jangka waktu yang lama dan tidak mengalami perubahan, misalnya :
- Gedung Sekretariat
- Alat - Alat Tulis Kantor
b. Inventaris Organisasi yang tidak Permanen
Untuk mengontrol inventaris Organisasi ini perlu dibuat daftar inventaris. Sesuai
dengan penggolongan diatas, maka kita membuat daftar inventaris 2 macam yakni :
1. Daftar inventaris organisasi yang permanen
2. Daftar inventaris organisasi yang tidak permanen (habis terpakai)
dalam waktu relatif pendek, yang biasa disebut buku stock.
VII.1.3. Tujuan dibuat daftar inventaris organisasi adalah :
1. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan
penggantian serta menambah bila terjadi perubahan
2. Untuk menghindari adanya pemborosan.
VII.1.4 Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang
yang bertanggung jawab sesuai dengan job Description kesekretariatan.
Penyimpanan harus dilakukan disekretariat.

VII.2 DOKUMEN ORGANISASI

VI.2.1.Dokumen Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan
pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen - dokumen
organisasi.

42
MUBES XI

Dokumen merupakan tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa -
peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan, jadi pada hakekatnya
semua arsip organisasi adalah dokumen.
VI.2.2 Bentuk - bentuk Dokumen
a. Tulisan - tulisan dan surat - surat penting
b. Benda - benda berharga dan bernilai
c. Surat kabar, majalah dan lain sebagainya
VI.2.3 Dokumentasi itu selain dipergunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai
untuk menyusun laporan tahunan organisasi serta tanda bukti yang sah.
VI.2.4 Penyimpanan dokumen - dokumen seperti halnya barang -barang inventaris
dan arsip hendaknya disusun dengan rapi dan teratur dalam map - map dan
tempat - tempat tertentu dengan pengelompokan menurut kebutuhan.

VIII. KEPROTOKOLERAN IPMKT - MAKASSAR

VIII.1.1 Tugas suatu kesekretariatan tidak hanya terbatas pada pengelolaan surat menyurat,
pengarsipan maupun penyelenggaraan dokumentasi, tetapi juga meliputi penataan
suatu acara dan pelaksanaannya. Tugas ini disebut sebagai protokoler.
Keprotokoleran dalam IPMKT - Makassar merupakan aktivitas yang berhubungan
dengan prosedur penyelenggaran bentuk acara serimonial (upacara). Demi terciptanya
keseragaman dan keteraturan pengelola acara dalam tubuh IPMKT - Makassar, maka
tata cara keprotokoleran IPMKT - Makassar disusun sebagai bagian integral dari tugas
bidang kesekretariatan.
Dalam penyelenggaraan suatu kegiatan IPMKT - Makassar, baik dilaksanakan oleh
pengurus, badan khusus maupun kegiatan kepanitiaan, tugas pengelolaan, penataan,
dan penyelenggaraan keprotokoleran organisasi dikoordinasikan kepada staf
Sekretaris Umum / Sekretariat IPMKT - Makassar.
Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu upacara :
a. Tempat Gedung (pengaturan kursi dan dekorasi).
b. Tamu /Undangan (disediakan tempat khusus selain buat pengurus IPMKT -
Makassar
c. Jenis Acara.
d. Pengantar Acara (protokol).
e. Susunan Acara.
Khusus mengenai pengaturan susunan acara, perlu diperhatikan urutan - urutan
pemberi sambutan dan urutan kepada siapa kita harus menyapa/menghormati saat
memberi sambutan.

43
MUBES XI

Kata dalam menyapa/menghormati, urutannya adalah secara struktural

pejabat/pengurus tertinggi mendahului pejabat dibawahnya dan seterusnya.
Sedangkan urutan pemberi sambutan pejabat/pengurus terbawah sampai seterusnya ke
atas.
Pada setiap penutupan suatu acara diharuskan mengadakan pembacaan doa sebagai
wujud doa dan rasa syukur kita kepada-NYA dalam memulai suatu aktifitas maupun
setelah mengakhirinya.

VIII.1.2 CONTOH SUSUNAN SUATU ACARA

Susunan Acara
Pembukaan Musyawarah besar I IPMKT - Makasar
1. Pembukaan
2. Lagu Indonesia Raya
3. Laporan Ketua Panitia Musyawarah Besar I IPMKT - Makassar
4. Sambutan - sambutan :
Ketua Umum IPMKT - Makassar
Sesepuh IPMKT - Makassar/Keluarga Besar Kotamadya Ternate
Walikota Madya Tk.II Makassar Sekaligus Membuka
Musyawarah Besar I IPMKT - Makassar.
Istirahat
Pembacaan Doa
Penutupan

URAIAN - URAIAN SAPAAN DALAM SUATU ACARA

Kepada yang terhormat saudara :

Ketua IPMKT - Makassar

Hadirin para undangan yang berbahagia………..

44