PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANTEN

NOMOR /2018
TENTANG
PANDUAN RAPAT
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANTEN

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANTEN,

Menimbang a. bahwa untuk menciptakan proses komunikasi yang relevan di

: rumah sakit secara tepat waktu; dan,
b. bahwa untuk mewujudkan komunikasi yang efektif di rumah sakit
antar program rumah sakit;
c. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a dan ba di
atas perlu ditetapakn Panduan Rapat Rumah Sakit Umum
Daerah Banten dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum
Daerah Banten.

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;

2. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Keputusan .....;
4. Keputusan .......

MEMUTUSKAN

Menetapkan
Kesatu : PANDUAN RAPAT RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANTEN;

Kedua : Panduan Rapat Rumah Sakit Umum Daerah Banten digunakan

sebagai acuan dalam mengkomunikasikan informasi yang relevan
dan efektif antar program di Rumah Sakit Umum Daerah Baten;

Ketiga : Panduan Rapat Rumah Sakit Umum Daerah Banten tercantum dalam
lampiran peraturan ini;

Keempat : Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila

dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Serang
Pada tanggal ...... 2018
Plt. DIREKTUR,

dr. Hj. SUSI BADRAYANTI, M.Pd

PANDUAN RAPAT 1
LAMPIRAN 1
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANTEN
NOMOR : /2018
TANGGAL : 2018

A. LATAR BELAKANG

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, rapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
iklim komunikasi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Begitupun di rumah sakit untuk
dapat mencapai tujuan yang diharapkan maka harus terjalin komunikasi yang baik dan efektif serta
di laksanakan dengan mengikuti panduan yang seragam.

Rapat sebagai peluang yang harus dimanfaatkan untuk saling bertukar informasi atau berdiskusi
dan menghasilkan keputusan tertentu yang bersifat solutif.

Efektivitas dan efisiensi rapat ditentukan oleh perencanaan dan persiapan rapat yang baik,
pemilihan media komunikasi yang tepat, dan pemahaman yang baik tentang materi rapat.

Untuk meyeragamkan pelaksanaan rapat di RSUD Banten maka perlu dibuat Panduan Rapat
sebagai pedoman seluruh pegawai dalam melaksanakan rapat.

B. PENGERTIAN UMUM

1. Rapat adalah salah satu dari jenis komunikasi yang mengacu pada komunikasi
kelompok yang terjadi dengan tujuan untuk membicarakan sesuatu yang
dilakukan pada waktu dan dalam durasi yang telah ditetapkan. Rapat dapat
terjadi baik secara tatap muka maupun melalui media.
2. Daftar hadir adalah naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui
kehadiran seseorang dalam rapat;
3. Notulen adalah naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan rapat, mulai
acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan
keputusan serta penutupan.
4. Dokumentasi adalah bukti pelaksanaan rapat yang berbentuk foto/gambar saat
rapat berlangsung;
5. Materi adalah naskah yang digunakan dalam pembahasan suatu masalah sesuai
dengan tujuan dan kebutuhan rapat.

PANDUAN RAPAT 2
C. TUJUAN
Panduan ini bertujuan agar menjadi acuan bagi seluruh karyawan di Rumah Sakit
Umum Daerah Banten dalam melaksanakan rapat.

D. TATA LAKSANA

A. Jenis-Jenis Rapat
1. Berdasarkan tujuan
a. Rapat penjelasan
Bertujuan untuk memberikan penjelasan/sosialisasi kepada para peserta
rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi.
Contohnya adalah prosedur kerja baru, aturan baru, dan lain sebagainya.
b. Rapat pemecahan masalah
Bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan
Diadakan karena ada dua pihak atau lebih yang berkepentingan, apabila tidak
dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya perselisihan.
2. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat formal
Rapat yang diadakan secara resmi dan formal.
b. Rapat informal
Rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.
c. Rapat terbuka
Rapat yang jumlah pesertanya tidak terbatas (jumpa pers).
d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh undangan saja dan masalah yang dibicarakan
bersifat rahasia.
3. Berdasarkan frekuensinya
a. Rapat rutin
Rapat yang terpogram dan telah ditentukan waktunya.
b. Rapat residential
Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang
dihadapi.
4. Berdasarkan jangka waktunya
a. Rapat mingguan;
b. Rapat bulanan;
c. Rapat semesteran;
d. Rapat tahunan.

B. Persyaratan Rapat
1. Suasana terbuka
Semua peserta dapat menerima informasi yang datang dari siapa pun
secara objektif. Suasana yang terbuka dapat membangkitkan rasa persahabatan,
kerjasama yang tinggi di antara peserta rapat, sehingga rapat dapat berjalan
lancar, tidak kaku dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk
berpartisipasi lebih aktif.
2. Tiap peserta berpartisipasi aktif
Rapat dikatakan berhasil apabila setiap peserta rapat dapat menggunakan
haknya untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, gagasan, ide, saran dan dapat
menjadi pendengar yang baik pula. Untuk kelancaran rapat peserta rapat
PANDUAN RAPAT 3
 diwajibkan menggunakan mode diam (silent) pada HP nya, agar tidak
mengganggu jalannya rapat.
3. Ada bimbingan dan pengawasan
Pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan dan arahan
sehingga rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan
mempunyai hasil seperti yang diharapkan.
4. Menghindari perdebatan
Tujuan rapat bukan terletak pada kalah dan menang dalam mengemukakan
argument, tetapi mencari jalan keluar dari permasalahan yang dihadapi, oleh
karena itu pendapat yang diberikan peserta hendaknya bersifat mencari solusi
bukan berdasarkan menang dan kalah.
5. Pertanyaan yang dikemukakan hendaknya jelas
Pertanyaan sebaiknya singkat, padat, jelas dan sistematis. Sehingga
mudah dimengerti dan ditanggapi dengan baik.
6. Menghindari terjadinya monopoli
Tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat. Semua peserta rapat
mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan pendapat. Dalam hal ini,
peran pemimpin rapat sangat besar dalam mengarahkan jalannya rapat.
7. Adanya kesimpulan/keputusan
Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang lama, tetapi
rapat yang baik adalah rapat yang dapat mengahasilkan keputusan atau
kesimpulan, meskipun waktu yang digunakan singkat.

C. Persiapan Penyelenggaraan Rapat

1. Membuat surat undangan rapat
Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang
akan dikerjakan lengkap berisi (format sesuai dengan pedoman penyusunan
regulasi rumah sakit) :
a. Hari, tanggal, dan jam;
b. Tempat rapat;
c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat.
d. Peserta rapat (daftar undangan)
2. Persiapan ruangan rapat
Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Penataan
ruang rapat meliputi penataan meja dan kursi yang digunakan untuk peserta
maupun pemimpin rapat. Selain itu juga meliputi penerangan, ventilasi udara, dan
fasilitas lainnya. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat
dan tujuan rapat.
3. Persiapan rapat
Persiapan rapat ini meliputi :
a. Daftar hadir peserta rapat;
b. Mempersiapkan konsep materi persoalan/masalah yang akan dibahas dalam
rapat;
c. Alat tulis dan perlengkapan lainnya;
d. Notulen rapat.
e. Kamera.
4. Perlengkapan rapat
Perlengkapan rapat disiapkan sesuai dengan kebutuhan rapat tersebut,
diantaranya yaitu sound system, overhead projector atau slide, video, tape
recorder, whiteboard, alat-alat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar
rapat berjalan lancar, pastikan perlatan-peralatan tersebut siap dipakai sebelum
rapat berlangsung.
5. Konsumsi
PANDUAN RAPAT 4
 Pelayanan yang baik mengenai makanan dan minuman sangat membantu
kelancaran rapat. Yang perlu diperhatikan dalam menyajikan makanan dan
minuman dalam penyelenggaraan rapat adalah kandungan gizi, apabila konsumsi
berwujud instan lihat tanggal kadaluwarsanya. Macam konsumsi yang disajikan
tergantung pada anggaran yang tersedia, jumlah peserta rapat, lamanya rapat
berlangsung, tamu undangan, dan lain sebagainya. Apabila rapat berlangsung
melebihi jam makan siang, maka yang disediakan makan siang.

D. Agenda Rapat
Setiap akan mengadakan rapat, pengurus ataupun ketua rapat terlebih
menentukan permasalahan yang akan dibahas, materi yang akan
dibahas/dibicarakan dalam rapat. Dengan melihat permasalahan pokok (general
topic) diharapkan peserta rapat dapat termotivasi untuk memberikan pendapat,
saram, ide, maupun gagasannya, apalagi peserta rapat mengetahui permasalahan
khususnya (specific topic). Agenda rapat ini disampaikan sebelum rapat dimulai.

E. Tata Tertib
1. Waktu Hadir;
Peserta rapat berhadir 15 menit sebelum acara rapat dimulai.
2. Pakaian;
Peserta rapat menggunakan seragam resmi yang telah ditentukan oleh
management rumah sakit.
3. Atribut;
Peserta rapat saat mengahdiri rapat menggunakan atribut lengkap yang telah
ditentukan oleh management rumah sakit, seperti seragam kerja, ID card, sepatu,
dll.
4. Selama jalannya rapat berlangsung alat komunikasi elektronik (Hp) disilent;
5. Tidak membuat keributan selama rapat berlangsung;
6. Bila berhalangan hadir harus memberitahukan pihak management dan menunjuk
perwakilannya;
7. Bila terlambat hadir dan rapat telah berlangsung ± 10 menit maka peserta tidak
dibenarkan memasuki ruang rapat.

Ditetapkan di Serang
Pada tanggal
Plt. DIREKTUR,

dr. Hj. SUSI BADRAYANTI, M.Pd

PANDUAN RAPAT 5
 DAFTAR PUSTAKA

Diunduh dari : http://ettyasa.blogspot.co.id/p/materi-rapat_28.html

Diunduh dari : http://euiskartikasari.blogspot.co.id/
Diunduh dari: https://pakarkomunikasi.com/cara-komunikasi-yang-baik-dalam-rapat
Diunduh dari: https://id.scribd.com/document/358038961/13212-PANDUAN-RAPAT

PANDUAN RAPAT 6