PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PRIMA HUSADA

NOMOR 321/I-PER/DIR/III/2018

TENTANG

PANDUAN RAPAT

DIREKTUR RUMAH SAKIT PRIMA HUSADA,

Menimbang : a. bahwa untuk menciptakan proses komunikasi yang relevan di rumah

sakit secara tepat waktu;
b. bahwa untuk mewujudkan komunikasi efektif di rumah sakit antar
program rumah sakit;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam
huruf a dan b, perlu menetapkan Peraturan Direktur Rumah Sakit
Prima Husada tentang Panduan Rapat;
Mengingat : 1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009
tentang Kesehatan;
2. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang Rumah Sakit;
3. Keputusan Direktur Utama Perseroan Terbatas Disa Prima Medika
Nomor 019/DPM/I-KEP/DIR/XII/2017 tentang Struktur Organisasi dan
Tata kerja Rumah Sakit Prima Husada;
4. Keputusan Direktur Utama Perseroan Terbatas Disa Prima Medika
Nomor 020/DPM/I-KEP/DIR/XII/2017 tentang Pengangkatan Direktur
Rumah Sakit Prima Husada;

MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PRIMA HUSADA TENTANG
PANDUAN RAPAT.

Pasal 1
Para Kepala Bidang Rumah Sakit bertanggung jawab bahwa di seluruh
tempat di rumah sakit terselenggara komunikasi yang efektif, yaitu
komunikasi antar kelompok profesional, antar unit struktural, antara
profesional dan manajemen, juga profesional dengan organisasi di luar.
Pasal 2
Direktur Rumah Sakit membentuk budaya kerjasama dan komunikasi
untuk melakukan koordinasi serta integrasi asuhan pasien.
Pasal 4
Peraturan Direktur Rumah Sakit Prima Husada ini berlaku sejak tanggal
ditetapkan.

Ditetapkan di Malang
pada tanggal 20 Maret 2018
Direktur Rumah Sakit Prima Husada,

dr. Lovi Krissadi Endari

1
 LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT
PRIMA HUSADA
NOMOR 321/I-PER/DIR/III/2018
TENTANG
PANDUAN RAPAT

BAB I

DEFINISI

1.1. PENGERTIAN

1. Rapat adalah pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau

perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.
2. Daftar hadir adalah naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui
kehadiran seseorang.
3. Notulen adalah naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan rapat, mulai acara
pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta
penutupan.

1.2. TUJUAN

1. Menjadi acuan bagi seluruh karyawan / organisasi di Rumah Sakit Prima Husada
dalam melaksanakan rapat di Rumah Sakit Prima Husada.
2. Melakukan evaluasi upaya – upaya peningkatan mutu pengelolaan di Rumah Sakit
Prima Husada serta menyelesaikan masalah – masalah yang timbul dengan cara
musyawarah, sehingga dicapai suatu kesepakatan yang berguna untuk
meningkatkan kinerja Rumah Sakit Prima Husada.

2
 BAB II

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pelaksanaan Panduan Rapat di Rumah Sakit Prima Husada antara lain:
1. Panduan rapat diterapkan di lingkungan Rumah Sakit Prima Husada.
2. Pelaksana Panduan ini meliputi seluruh Instalasi dan seluruh karyawan Rumah Sakit
Prima Husada.

3
 BAB III

TATA LAKSANA

3.1. JENIS – JENIS RAPAT

1. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat resmi (formal)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai
dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan.

b. Rapat tidak resmi (informal)

Rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.
Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk
mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus
diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan
secara langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota Rumah Sakit dan materi yang
dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh undangan saja dan masalah yang dibicarakan
bersifat rahasia.

2. Berdasarkan frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat yang terjadwal dan telah ditentukan waktunya. Rapat ini digunakan
untuk masalah – masalah rutin di dalam Rumah Sakit Prima Husada.

b. Rapat Insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal.
Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus
diselesaikan bersama.

3. Berdasarkan jangka waktunya

a. Rapat mingguan
Rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah –
masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
Rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah – masalah
yang terjadi selama 1 bulan yang lalu.

c. Rapat semesteran
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah –
masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program – program
selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan.
Rapat yang diadakan setahun sekali.

4
3.2. RAPAT DI SETIAP TINGKAT RUMAH SAKIT
1. Rapat Kepala Bidang / Bagian
a. Pengertian
Rapat antara para Manajer.

b. Tujuan
1) Meningkatkan informasi dan komunikasi antar Manajer
2) Membahas masalah – masalah yang ada di antar Manajer
3) Laporan kegiatan Manajer dan kendala yang dihadapi

2. Rapat antar unit pelayanan

a. Pengertian
Rapat antara para kepala unit pelayanan.

b. Tujuan
1) Meningkatkan koordinasi / komunikasi antar kepala unit pelayanan.
2) Membahas masalah – masalah yang dihadapi di pelayanan.
3) Laporan perencanaan kegiatan dan kendala yang dihadapi.

3.3. RAPAT ANTAR TINGKAT RUMAH SAKIT

1. Pengertian
Pertemuan Direktur dengan para Manajer dengan kepala unit pelayanan.

2. Tujuan
a. Meningkatkan informasi dan komunikasi antar Direktur dengan para manajer
dan kepala unit pelayanan
b. Membahas masalah – masalah yang dihadapi di pelayanan
c. Laporan perencaan program dan kendala – kendala yang dihadapi.
d. Penetapan upaya pemecahan masalah oleh Direktur.

3.4. PERSYARATAN RAPAT

1. Suasana terbuka
Semua peserta dapat menerima informasi yang datang dari siapapun secara
obyektif. Suasana yang terbuka dapat membangkitkan rasa persahabatan,
kerjasama yang tinggi di antara peserta rapat, sehingga rapat dapat berjalan
lancar, tidak kaku dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk
berpartisipasi lebih aktif.

2. Tiap peserta berpartisipasi aktif

Rapat dikatakan berhasil apabila setiap peserta rapat dapat menggunakan haknya
untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, gagasan, ide, saran dan dapat menjadi
pendengar yang baik pula. Untuk kelancaran rapat, peserta rapat diwajibkan
menggunakan mode diam (silent) pada HP nya, agar tidak mengganggu jalannya
rapat.

3. Ada bimbingan dan pengawasan

Pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan dan arahan sehingga
rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan mempunyai
hasil seperti yang diharapkan.

4. Menghindari perdebatan
Tujuan rapat bukan terletak pada kalah dan menang dalam mengemukakan
argumen, tetapi mencari jalan keluar dari permasalahan yang dihadapi, oleh

5
 karena itu pendapat yang diberikan peserta hendaknya mencari solusi bukan
berdasarkan menang dan kalah.

5. Pertanyaan yang dikemukakan hendaknya jelas.

Pertanyaan sebaiknya singkat, padat, jelas dan sistematis. Sehingga mudah
dimengerti dan ditanggapi dengan baik.

6. Menghindari terjadinya monopoli

Tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat. Semua peserta rapat mempunyai
hak yang sama dalam mengemukakan pendapat. Dalam hal ini, peran pemimpin
rapat sangat besar dalam mengarahkan jalannya rapat.

7. Adanya kesimpulan / keputusan

Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang lama, tetapi rapat
yang baik adalah rapat yang dapat menghasilkan keputusan atau kesimpulan,
meskipun waktu yang digunakan singkat.

3.5. AGENDA RAPAT

Setiap akan mengadakan rapat, panitia terlebih dahulu menentukan permasalahan

yang akan dibahas, materi yang akan dibahas / dibicarakan dalam rapat. Dengan
melihat permasalahan pokok (general topic) diharapkan peserta rapat dapat
termotivasi untuk memberikan pendapat, saran, ide, maupun gagasannya, apabila
peserta rapat mengetahui permasalahan khususnya.

3.6. PERSIAPAN PENYELENGGARAAN RAPAT

1. Panitia mengisi Form EO

Form EO dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Form EO meliputi:
a. Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan meliputi:
1) Acara
2) Hari / tanggal / jam pelaksanaan
3) Tempat acara
4) Jumlah undangan

b. Susunan Panitia
Susunan Panitia meliputi:
1) Ketua panitia
2) Sekretaris
3) MC
4) Dirijen
5) Notulis
6) Lain – Lain terdiri dari unit internal Rumah Sakit:
a) Sekretariat
b) Konsumsi
c) SIMRS
d) CS
e) Pembicara

6
c. Tugas dan perlengkapan rapat

1) Sekretaris
a) Mengisi Form EO
b) Menyiapkan materi : mempersiapkan konsep materi persoalan /
masalah yang akan dibahas dalam rapat
c) Permintaan sertifikat : ada / tidak
d) Rundown acara rapat
e) Menandatangankan Form EO

2) Dokumentasi dan Multimedia

Perlengkapan rapat disiapkan sesuai dengan kebutuhan rapat tersebut,
diantaranya yaitu : Laptop, jumlah layar, jumlah MIC, pointer, handycam,
camera, connector mini HDMI, dll

3) Sekretariat
a) Membuat surat undangan kepada pemateri
Surat undangan kepada pemateri dibuat untuk memastikan bisa atau
tidaknya pemateri dalam mengisi rapat.

b) Membuat undangan rapat

Undangan rapat dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan
rapat yang akan dikerjakan mengacu pada format undangan sesuai
dengan pedoman penyusunan regulasi rumah sakit.

c) Persiapan materi dan bahan rapat

Persiapan materi atau bahan rapat ini meliputi:
(1) Daftar hadir peserta rapat
(2) Alat tulis dan perlengkapan lainnya
(3) Menggandakan materi rapat
(4) Format Notulen rapat

4) Bagian Umum

a) Persiapan ruang rapat

Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat.
Penataan ruang rapat meliputi penataan meja dan kursi yang
digunakan untuk peserta maupun pemimpin rapat. Selain itu juga
meliputi penerangan, ventilasi udara, dan fasilitas lainnya. Tata ruang
rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud
rapat. Penataan ruangan rapat menjadi perhatian sekretariat dalam
rangka persiapan rapat. Lay out ruangan mengacu pada Form EO
yang telah diisi oleh panitia rapat.

5) Konsumsi
Pelayanan yang baik mengenai makanan dan minuman sangat
membantu kelancaran rapat. Yang perlu diperhatikan dalam menyajikan
makanan dan minuman dalam penyelenggaraan rapat adalah kandungan
gizi, apabila konsumsi berwujud instan lihat tanggal kadaluarsanya.
Macam konsumsi yang disajikan tergantung pada permintaan sesuai
Form EO yang telah diisi oleh panitia rapat.

7
3.7. TATA TERTIB

1. Waktu Hadir
Peserta rapat hadir 15 menit sebelum acara rapat dimulai.

2. Pakaian
Peserta rapat menggunakan seragam resmi yang telah ditentukan oleh Rumah
Sakit Prima Husada.

3. Atribut
Peserta rapat saat mengahadiri rapat menggunakan atribut lengkap yang telah
ditentukan oleh Rumah Sakit Prima Husada, seperti seragam, Name Tag, sepatu,
jilbab, dll.

4. Selama jalannya rapat berlangsung alat komunikasi elektronik (HP) di silent.

5. Tidak membuat keributan selama rapat berlangsung.

6. Bila berhalangan hadir harus memberitahukan pihak penyelenggara rapat dan

menunjuk perwakilannya.

3.8. DAFTAR RAPAT RUMAH SAKIT

No Jenis Rapat Hadirin Jadwal Pertemuan

Pemilik
Representasi Pemilik
1 Dewas 1 Bulan Sekali
Direktur RS
Kepala Bidang Keu & Akun
Kepala Instalasi
2 Unit Kepala Ruang 1 Bulan Sekali
Anggota
Direktur RS
Kepala Bidang
3 Koordinasi 1 Minggu Sekali
Kepala Bagian
Kepala Ruang
Direktur PT
4 Corporate Gathering Direktur RS 1 Tahun Sekali
Tokoh Masyarakat

5 Komite Anggota Komite 1 Bulan Sekali

Direktur RS/Perwakilan
6 Insidentil Insidentil
Tamu
Direktur RS
Kabid Pelayanan Medik
7 Direksi 3 Bulan Sekali
Kabid Penunjang Medik
Kabag Operasional

8
 BAB IV

DOKUMENTASI

4.1. FORMAT UNDANGAN

Banjararum Selatan No. 3 - 7 Singosari - Malang,

Telp. 0341 - 458679, 458916, Fax: 441874,
website : www.rs-primahusada.id
email : info@rs-primahusada.id

Malang, ………………………..

Nomor : ……………………………………………
Lampiran : ……………………………………………
Perihal : ……………………………………………

Kepada Yth.
1. ……………………………
2. ……………………………
3. dan seterusnya

Dengan hormat,

………………………………….. (Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………… pada :

Hari / tanggal : …………………………………….

Pukul : …………………………………….
Tempat : …………………………………….
Acara : …………………………………….

………………………………….. (Alinea Penutup) ……………………….....................................

……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

Hormat kami,
Direktur Rumah Sakit Prima Husada,

dr. Lovi Krissadi Endari

9
4.2. FORM EO (EVENT ORGANIZER)

Banjararum Selatan No. 3 - 7 Singosari - Malang,

Telp. 0341 - 458679, 458916, Fax: 441874,
website : www.rs-primahusada.id
email : info@rs-primahusada.id

FORM EO
NOMOR : ……………………………………
KEGIATAN
1. Acara : ………………………………………………………………………………………………
2. Hari / tgl Pelaksanaan : …………………………………………… Pukul : ………… s/d ……………………….
3. Tempat : ………………………………………………………………………………………………
4. Jumlah Undangan : ………………………………………………………………………………………………
SUSUNAN PANITIA
1. Ketua Panitia : ………………………………………………………………………………………………
2. Sekretaris : ………………………………………………………………………………………………
3. MC : ………………………………………………………………………………………………
4. Dirijen : ………………………………………………………………………………………………
5. Notulis : ………………………………………………………………………………………………

LAIN – LAIN
1. Sekretariat : ………………………………………………………………………………………………
2. Konsumsi : ………………………………………………………………………………………………
3. SIMRS : ………………………………………………………………………………………………
4. CS : ………………………………………………………………………………………………
5. Pembicara : ……………………………..……….. No. HP : ……………………….. dijemput / tidak
di ………………………….... Jam ………….…………. Penjemput : …………………
1. Sekretaris
❑Mengisi Form EO ❑Menandatangankan Form EO ❑Menyiapkan materi ❑Permintaan Sertifikat
2. Dokumentasi & Multimedia
❑Laptop ❑Pointer ❑ Connector mini HDMI (Dell Merah)
❑Layar, jumlah ………. ❑Handycam ❑ Music (Band / Padsu / Solo)
❑MIC, jumlah ………. ❑Camera ❑ Operator …………………………..
3. Sekretariat
❑Membuat surat kepada Pemateri ❑Menyiapkan ATK ❑Membuat Petunjuk Arah
❑Membuat Undangan ❑Menyiapkan doorprize ❑Menyiapkan Papan Tulis
❑Menyiapkan Absensi dan fish bowl (jika ada) ❑Menyimpan Dok. Pelaksanaan
4. Konsumsi
❑Memesankan konsumsi
❑Menyiapkan konsumsi pembicara ❑Mendistribusikan ke peserta
5. CS
❑ Mengatur ruangan sesuai lay out ❑Memasang petunjuk arah
LAY OUT RUANGAN RUNDOWN ACARA
❑ Meja Operator Jam Kegiatan
❑ Classroom dengan meja
❑ Classroom tanpa meja
❑ Round Table
❑ Model U / Diskusi
❑ Lain – Lain …………………..

Malang, …………………………… DAFTAR KONSUMSI

Ketua Sekretariat, Direktur
Panitia, RSPH, Konsumsi Pemateri Peserta
1. Makan
2. Snack (isi 1, isi 2)
3. Kopi dan Teh
…………… …………… …………… 4. Aqua (Gelas, botol)

10
4.3. FORMAT DAFTAR HADIR

Banjararum Selatan No. 3 - 7 Singosari - Malang,

Telp. 0341 - 458679, 458916, Fax: 441874,
website : www.rs-primahusada.id
email : info@rs-primahusada.id

DAFTAR HADIR

HARI / TANGGAL :
PUKUL :
MATERI :
TEMPAT :

NO NAMA INSTALASI TTD

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

11
4.4. FORMAT NOTULEN

Banjararum Selatan No. 3 - 7 Singosari - Malang,

Telp. 0341 - 458679, 458916, Fax: 441874,
website : www.rs-primahusada.id
email : info@rs-primahusada.id

NOTULEN

Materi :
1. ………………………………….
2. ………………………………….

Yang dilaksanakan pada : ………………, ………………….. Pukul ……………… di

……………….

Berikut hasil notulen :

Notulis, Pempimpin Rapat,

……………………………….. ………………………………..

Ditetapkan di Malang
pada tanggal 20 Maret 2018
Direktur Rumah Sakit Prima Husada,

dr. Lovi Krissadi Endari

12