Anda di halaman 1dari 17

PANDUAN RAPAT

RUMAH SAKIT SARI MULIA


BANJARMASIN
2016
Panduan Rapat 2016
PANDUAN RAPAT

Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin

Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang


Dilarang memperbanyak, mencetak dan menertibkan sebagian atau seluruh isi
buku ini dengan cara dan bentuk apapun juga tanpa seizin penulis dan penerbit

TIM PENYUSUN
PANDUAN RAPAT

ii

1. Norpah, S.Kep
2. Novi Saputri, SKM
3. Alifah Nur Handayani, SKM

KONTRIBUTOR

KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas
rahmat dan karunia-Nya, Buku panduan ini dapat diterbitkan.
PANDUAN RAPAT

iii

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga
buku panduan ini dapat disusun. Kami menyadari bahwa masih banyak keterbatasan dan kendala
serta permasalahan yang perlu diantisipasi dalam upaya mengimplementasikan panduan rapat ini
dalam terlaksananya komunikasi yang efektif di RS Sari Mulia Banjarmasin, oleh karena itu
kami mengharapkan saran perbaikan, sumbangan pemikiran, masukan, dan kritikan untuk lebih
menyempurnakan panduan ini.
Semoga buku panduan ini dapat bermanfaat dan diimplementasikan dalam terlaksananya
komunikasi yang efektif di RS Sari Mulia Banjarmasin.

Banjarmasin, Februari 2016

Tim Penyusun

KATA SAMBUTAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat dan karunia-Nya
kami dapat menyelesaikan penyusunan buku panduan rapat RS Sari Mulia Banjarmasin.
PANDUAN RAPAT

iv

Penyusunan buku panduan rapat ini sangat penting untuk terciptanya koordinasi yang
baik/komunikasi yang efektif di lingkungan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin..
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu tersusunnya
buku panduan rapat. Semoga panduan ini dapat menjadi tuntunan dalam melaksanakan
koordinasi dan komunikasi yang efektif.

Banjarmasin, Februari 2016


Direktur,

dr. H.R. Soedarto.W.W.Sp.OG

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARASIN


NOMOR :/PER/DIR//2016
TENTANG
PANDUAN RAPAT
Disusun oleh :
PANDUAN RAPAT

(Norpah, S.Kep)
(Novi Saputri, SKM)
(Alifah Nur Handayani, SKM)

Disetujui Oleh :

(Haradi Widodo.S.Ked.MPH)

Ditetapkan Oleh :

(dr.Soedarto.W.W.Sp.OG)

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN


PANDUAN RAPAT

vi

NOMOR /PER/DIR//2016
TENTANG
PANDUAN RAPAT
RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN
DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN,
Menimbang

a. bahwa untuk menciptakan proses komunikasi yang relevan di rumah


sakit secara tepat waktu;
b. bahwa untuk mewujudkan komunikasi yang efektif di rumah sakit antar
program rumah sakit;
c. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a di atas perlu
ditetapakn Panduan Rapat Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin dengan
Peraturan Direktur Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin.

Mengingat

1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;


2. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Nomor 503/301/SIOT/RSU-SM/I13/DISKES Tahun 2011 tentang Pemberian Izin Operasional Tetap
Rumah Sakit Umum Swasta Kepada Yayasan Indah untuk
Menyelenggarakan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin;
4. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Indah Nomor
001/SKY/I/2010 Tahun 2010 tentang Pengangkatan Direktur Rumah
Sakit Sari Mulia Banjarmasin.

MEMUTUSKAN
Menetapkan
PANDUAN RAPAT

vii

Kesatu

PANDUAN RAPAT RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN;

Kedua

Panduan Rapat Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin digunakan sebagai


acuan dalam mengkomunikasikan informasi yang relevan dan efektif antar
program di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin;

Ketiga

Panduan Rapat Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin tercantum dalam


lampiran peraturan ini;

Keempat

Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila dikemudian hari
ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Banjarmasin
Pada tanggal
DIREKTUR,

dr. H. R. SOEDARTO, WW, Sp.OG

DAFTAR ISI
Tim Penyusun dan Kotributor.....................................................................................................iii
Kata Pengantar............................................................................................................................iv
Kata Sambutan Direktur RS Sari Mulia ....................................................................................v
Lembar Pengesahan....................................................................................................................vi
Peraturan Direktur RS Sari Mulia...............................................................................................vii
Daftar Isi.....................................................................................................................................ix
PANDUAN RAPAT

vii
i

Bab I Pendahuluan......................................................................................................................1
Bab II Ruang Lingkup ...............................................................................................................3
Bab III Tata Laksana ..................................................................................................................4
Bab IV Dokumentasi..................................................................................................................7
Daftar Pustaka

PANDUAN RAPAT

ix

LAMPIRAN 1
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SARI MULIA BANJARMASIN
NOMOR
:
/PER/DIR//2014
TANGGAL :
BAB I
PENDAHULUAN
A.

LATAR BELAKANG
Kegiatan suatu organisasi tidak mungkin berjalan tanpa adanya komunikasi.
Organisasi adalah suatu struktur yang kompleks dari berbagai ragam kegiatan khususnya.
Hanya dengan komunikasi kegiatan-kegiatan itu dapat diatur dan dipersatukan untuk
mencapai tujuan organisasi. Tanpa komunikasi suatu organisasi tidak akan berfungsi dan
tidak akan ada kemajuan yang dapat dilakukan. Begitu juga dengan organisasi-organisasi di
rumah sakit, untuk tercapainya tujuan dari program yang dibuat dan juga peningkatan mutu
dan kualitas pelayanan diperlukan komunikasi yang efektif di rumah sakit.
Salah satu bentuk komunikasi yang dilaksanakan di Rumah Sakit Sari Mulia
Banjarmasin yaitu rapat. Kegiatan rapat dapat dilakukan antara pimpinan dengan pimpinan,
atau antara pimpinan dengan staf. Rapat dimaksudkan agar dapat terjalin komunikasi dan
hubungan yang baik diantara pimpinan, sesama staf maupun antara pimpinan dengan staf.
Selain itu rapat juga bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas kerja, serta
menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin timbul. Oleh karena itu, agar rapat dan
komunikasi berjalan secara efektif, maka disusunlah Panduan Rapat Rumah Sakit Sari
Mulia Banjarmasin.

B.

PENGERTIAN UMUM
1. Rapat adalah pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama;
2. Apriori adalah seseorang dapat berpikir dan memiliki asumsi tentang segala sesuatu,
sebelum bertemu dengan pengalaman dan akhirnya mengambil kesimpulan;
3. Daftar hadir adalah naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui
kehadiran seseorang;
4. Notulen adalah naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai
acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta
penutupan.

PANDUAN RAPAT

C.

TUJUAN
Panduan ini bertujuan agar menjadi acuan bagi seluruh karyawan/organisasi di
Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin dalam melaksanakan rapat di Rumah Sakit Sari
Mulia Banjarmasin

BAB II
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pelaksanaan Panduan Rapat di Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin antara
lain :
1.

Panduan Rapat di lingkungan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin meliputi;


PANDUAN RAPAT

2.
3.

Panduan Rapat diterapkan di lingkungan Rumah Sakit Sari Mulia Banjarmasin;


Pelaksana Panduan ini meliputi semua karyawan dan semua organisasi di Rumah Sakit Sari
Mulia Banjarmasin.

BAB III
TATA LAKSANA
A. Jenis-Jenis Rapat
1. Berdasarkan tujuan
a. Rapat penjelasan
Bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat mengenai
kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi. Contohnya adalah prosedur
kerja baru, aturan baru, dan lain sebagainya.
b. Rapat pemecahan masalah
Bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan
PANDUAN RAPAT

Diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan
dapat mengakibatkan timbulnya perselisihan.
2. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat formal
Rapat yang diadakan secara resmi dan formal.
b. Rapat informal
Rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.
c. Rapat terbuka
Rapat yang jumlah pesertanya tidak terbatas (jumpa pers).
d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh undangan saja dan masalah yang dibicarakan bersifat
rahasia.
3. Berdasarkan frekuensinya
a. Rapat rutin
Rapat yang terpogram dan telah ditentukan waktunya.
b. Rapat residential
Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.
4. Berdasarkan jangka waktunya
a. Rapat mingguan;
b. Rapat bulanan;
c. Rapat semesteran;
d. Rapat tahunan.
B. Persyaratan Rapat
1. Suasana terbuka
Semua peserta dapat menerima informasi yang datang dari siapa pun secara
objektif dan tidak apriori. Suasana yang terbuka dapat membangkitkan rasa
persahabatan, kerjasama yang tinggi di antara peserta rapat, sehingga rapat dapat
berjalan lancar, tidak kaku dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk
berpartisipasi lebih aktif.
2. Tiap peserta berpartisipasi aktif
Rapat dikatakan berhasil apabila setiap peserta rapat dapat menggunakan haknya
untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, gagasan, ide, saran dan dapat menjadi
pendengar yang baik pula. Untuk kelancaran rapat peserta rapat diwajibkan
menggunakan mode diam (silent) pada HP nya, agar tidak mengganggu jalannya rapat.
3. Ada bimbingan dan pengawasan
Pimpinan rapat hendaknya selalu memberikan bimbingan dan arahan sehingga
rapat dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan mempunyai hasil
seperti yang diharapkan.
4. Menghindari perdebatan
Tujuan rapat bukan terletak pada kalah dan menang dalam mengemukakan
argument, tetapi mencari jalan keluar dari permasalahan yang dihadapi, oleh karena itu
pendapat yang diberikan peserta hendaknya bersifat mencari solusi bukan berdasarkan
menang dan kalah.
PANDUAN RAPAT

5. Pertanyaan yang dikemukakan hendaknya jelas


Pertanyaan sebaiknya singkat, padat, jelas dan sistematis. Sehingga mudah
dimengerti dan ditanggapi dengan baik.
6. Menghindari terjadinya monopoli
Tidak ada monopoli pembicaraan dalam rapat. Semua peserta rapat mempunyai
hak yang sama dalam mengemukakan pendapat. Dalam hal ini, peran pemimpin rapat
sangat besar dalam mengarahkan jalannya rapat.
7. Adanya kesimpulan/keputusan
Suatu rapat dikatakan baik bukan karena memakan waktu yang lama, tetapi rapat
yang baik adalah rapat yang dapat mengahasilkan keputusan atau kesimpulan, meskipun
waktu yang digunakan singkat.
C. Persiapan Penyelenggaraan Rapat
1. Membuat surat undangan rapat
Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai. Undangan rapat yang akan
dikerjakan lengkap berisi (format sesuai dengan pedoman penyusunan regulasi rumah
sakit) :
a. Hari, tanggal, dan jam;
b. Tempat rapat;
c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat.
2. Persiapan ruangan rapat
Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Penataan ruang rapat
meliputi penataan meja dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun pemimpin
rapat. Selain itu juga meliputi penerangan, ventilasi udara, dan fasilitas lainnya. Tata
ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan
ruangan rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat.
3. Persiapan materi/bahan rapat
Persiapan materi atau bahan rapat ini meliputi :
a. Daftar hadir peserta rapat;
b. Mempersiapkan konsep materi persoalan/masalah yang akan dibahas dalam rapat;
c. Alat tulis dan perlengkapan lainnya;
d. Notulen rapat.
4. Perlengkapan rapat
Perlengkapan rapat disiapkan sesuai dengan kebutuhan rapat tersebut, diantaranya
yaitu sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, whiteboard, alatalat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan
perlatan-peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung.
5. Konsumsi
Pelayanan yang baik mengenai makanan dan minuman sangat membantu kelancaran
rapat. Yang perlu diperhatikan dalam menyajikan makanan dan minuman dalam
penyelenggaraan rapat adalah kandungan gizi, apabila konsumsi berwujud instan lihat
tanggal kadaluwarsanya. Macam konsumsi yang disajikan tergantung pada anggaran
yang tersedia, jumlah peserta rapat, lamanya rapat berlangsung, tamu undangan, dan lain
PANDUAN RAPAT

sebagainya. Apabila rapat berlangsung melebihi jam makan siang, maka yang disediakan
makan siang.
D. Agenda Rapat
Setiap akan mengadakan rapat, pengurus ataupun ketua rapat terlebih menentukan
permasalahan yang akan dibahas, materi yang akan dibahas/dibicarakan dalam rapat.
Dengan melihat permasalahan pokok (general topic) diharapkan peserta rapat dapat
termotivasi untuk memberikan pendapat, saram, ide, maupun gagasannya, apalagi peserta
rapat mengetahui permasalahan khususnya (specific topic). Agenda rapat ini disampaikan
sebelum rapat dimulai.
E. Tata Tertib
1. Waktu Hadir;
Peserta rapat berhadir 15 menit sebelum acara rapat dimulai.
2. Pakaian;
Peserta rapat menggunakan seragam resmi yang telah ditentukan oleh management rumah
sakit.
3. Atribut;
Peserta rapat saat mengahdiri rapat menggunakan atribut lengkap yang telah ditentukan
oleh management rumah sakit, seperti seragam kerja, ID card, sepatu, dll.
4. Selama jalannya rapat berlangsung alat komunikasi elektronik (Hp) disilent;
5. Tidak membuat keributan selama rapat berlangsung;
6. Bila berhalangan hadir harus memberitahukan pihak management dan menunjuk
perwakilannya;
7. Bila terlambat hadir dan rapat telah berlangsung 10 menit maka peserta tidak
dibenarkan memasuki ruang rapat.

PANDUAN RAPAT

BAB IV
DOKUMENTASI
1. Daftar hadir;
2. Notulen rapat.

Ditetapkan di Banjarmasin
Pada tanggal
DIREKTUR,

dr. H. R. SOEDARTO, WW, Sp.OG

PANDUAN RAPAT

DAFTAR PUSTAKA
Diunduh dari : http://ettyasa.blogspot.co.id/p/materi-rapat_28.html
Diunduh dari : http://euiskartikasari.blogspot.co.id/