BAB I

PENDAHULUAN
a.

Latar Belakang
Lingkungan usaha yang semakin kompetitif menuntut para pelaku
bisnis untuk dapat mengelola usahanya secara efektif dan efisien agar mampu
memenangkan persaingan. Tak terkecuali bagi pelaku bisnis seperti rumah
sakit. Untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan suatu perencanaan dan
pengendalian yang handal agar kegiatan rumah sakit dapat berjalan sesuai
dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Pertemuan Berkala Manajemen Rumah Sakit Umum Prima Medika
merupakan unsur penting dan titik fokus dalam proses perencanaan dan
pengendalian. Sebagai alat perencanaan, Pertemuan Berkala Manajemen
Rumah Sakit Umum Prima Medika digunakan untuk merencanakan berbagai
aktivitas unit kerja yanga ada di lingkungan rumah sakit agar pelaksanaan
aktivitasnya sesuai dengan apa yang direncanakan
Pertemuan berkala merupakan alat pengendalian agar Manajemen
Rumah Sakit Umum Prima Medika dapat melaksanakan kegiatan manajemen
secara efektif dan efisien. Pertemuan berkala dapat berfungsi sebagai alat
pengendalian jika dalam penyusunannya melibatkan pihak-pihak yang terlibat
dalam pelaksanaan pertemuan berkala. Pihak-pihak yang dimaksud adalah
atasan (Direktur Utama Rumah Sakit Umum Prima Medika) dan bawahannya.

b.

Tujuan
a)

Tujuan Umum
Memelihara dan meningkatkan komunikasi dan informasi di
lingkungan Rumah Sakit Umum Prima Medika guna melaksanakan
program dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan di Rumah
Sakit Umum Prima Medika

b)

Tujuan Khusus
Terpenuhinya komunikasi dan informasi baik secara vertikal
maupun horizontal

 Terlaksananya komunikasi dan informasi yang berhubungan dengan

pelaksanaan program rumah sakit
Terciptanya hubungan yang baik antara semua bidang di rumah sakit
, semua tingkat pimpinan di lingkungan Rumah Sakit Umum Prima
Medika
c.

Sasaran
Adanya pedoman pertemuan berkala diharapkan dapat memberikan
gambaran mengenai petunjuk, langkah-langkah serta pihak-pihak yang terlibat
di dalamnya sehingga mampu memenuhi target 75% pertemuan dilaksanakan
sesuai jadwal dan 75% pertemuan mendapat hasil sesuai dengan topik
pertemuan.

d.

Ruang Lingkup
1. Direktur Utama
2. Jajaran Direksi
3. Wakil Direktur
4. Manager.
5. Assisten Manager.
6. Supervisor.
7. Kepala/Koordinator
8. Staf di semua unit

e.

Dasar Hukum
1) Undang-undang RI No 23 tahun 1992 tentang Kesehatan
2) Peraturan Menteri Kesehatan no 139b/Menkes/Per/II/1988 Bab III
tentang Akreditasi Rumah sakit
3) Pedoman Peraturan Internal RS Prima Medika (Hospital Bylaws RSU
Prima Medika)

BAB II
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM

a.

Pertemuan Berkala
Pelaksanaan kegiatan pertemuan berkala agar dilaksanakan sesuai
dengan jadwal pertemuan berkala yang telah ditentukan oleh rumah sakit.
Sebelum diadakan pertemuan berkala, para pimpinan rapat agar berkoordinasi
dengan tim perumus rapat mengenai rapat yang akan diselenggarakan.
Dalam setiap pertemuan/rapat-rapat pimpinan rumah sakit dengan
jajaran dibawahnya melaksanakan koordinasi; meliputi arah kebijaksanaan
pimpinan rumah sakit serta menampung saran dan usul dari anggota
kemudian saran tersebut diolah dan dikaji kembali apakah harus segera
dilaksanakan dan dibuat aturan protapnya.
b. Manfaat pertemuan Berkala
Manfaat Pertemuan berkala dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Sebagai pedoman kerja, Pertemuan berkala dapat memberikan arah
kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan rumah sakit.
2) Sebagai alat koordinasi, dengan diketahuinya arah kegiatan dan sasaran
yang ingin dicapai, maka setiap unit-unit kerja di rumah sakit dapat
melaksanakan koordinasi yang baik agar dapat saling menunjang
tercapainya sasaran yang telah ditentukan.
3) Sebagai alat pengawasan, Pertemuan berkala dapat digunakan sebagai
tolak ukur untuk membandingkan antara rencana dan realisasi kegiatan
rumah sakit yang dilaksanakan. Dapat diketahui apakah kegiatan di
masing-masing unit yang di rencanakan

pembiayaan yang telah

direncanakan dapat terealisasi dan berjalan dengan baik, serta

mencarikan solusi

jika terdapat kelemahan dan masalah selama

pelaksanaan.
4) Sebagai alat efisiensi, dengan adanya pertemuan berkala komunikasi
manajemen rumah sakit dapat berjalan dengan efisien.

5) Sebagai alat motivasi, di mana dengan adanya Pertemuan berkala

tersebut akan menimbulkan tanggung jawab dan motivasi dari staf
masing-masing unit kerja rumah sakit untuk mencapat target yang telah
ditentukan.

BAB III
MATERI

Kegiatan Rapat/pertemuan berbagai tingkatan pejabat di Rumah Sakit Prima

Medika Denpasar diharapkan dapat memberikan sosialisasi mengenai program
kerja yang ada di rumah sakit Prima Medika.Selain itu dalam setiap pertemuan
Pimpinan Rumah Sakit dengan jajaran dibawahnya melaksanakan koordinasi,
meliputi arahan kebijaksanaan Rumah Sakit serta menampung saran dan usul dari
anggota kemudian saran tersebut diolah dan dikaji kembali apakah harus segera
dilaksanakan dan dibuat aturan protapnya atau cukup ditekankan saja kepada
seluruh anggota pada saat operan pagi untuk melaksanakannya.
a.

KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

a. Kegiatan Pokok
Pertemuan/rapat secara berkala Manajemen RSU Prima Medika
b. Rincian Kegiatan

1.

Direktur Utama Rumah

Sakit dengan Komite
Medik & SMF
Direktur Utama dengan
Jajaran Direksi

09.00
WITA

R. Komite Medik

11.00
WITA

Ruang melati

3.

Direktur Pelayanan Medis

dengan bawahannya

11.00
WITa

Ruang Melati

Hari Jumat,Minggu I
Setiap bulannya

Direktur Umum dan

Keuangan dengan
bawahannya
Direktur Rumah Sakit
dengan Staf
Struktural/manajemen

11.00
WITA

Ruang melati

Hari Sabtu,Minggu 1 setiap

bulannya

10.00
WITA

Jumat, Minggu keII, 1 Bulan

sekali

Direktur Rumah sakit

dengan dokter
umum/konsultan
Wakil Direktur dengan
manajer bawahannya

10.00
WITA

Ruang
pertemuan
Sunflower,L
t5
Ruang pertemuan
melati

09.00
WITA

Ruang Seruni

Setiap hari Senin tiap

minggu

Manajer
bawahannya

13.00
WITA

Ruang Seruni

Jumat ,Minggu II, 1 bulan

sekali

2.

5.

6.
7
8.

dengan

Hari Senin,
Minggu ke I
3 Bulan sekali.
Hari Kamis, Minggu I setiap
1 bulan

Hari Senin, Minggu I, 3

bulan sekali.

b.

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Persiapan Rapat
Menentukan topik rapat yang akan di bahas dalam Rapat, dikoordinasikan
dengan tim perumus rapat
Menetukan tempat rapat dengan berkoordinasi dengan tim sarana dan peralatan
rapat
Membuat surat undangan dan mengirim ke peserta rapat maksimal 2 hari
sebelum rapat berkoordinasi dengan tim sarana dan peralatan rapat
2. Pelaksanaan Rapat
Pada saat rapat ditentukan siapa notulis rapat dan siapkan daftar hadir.
Dalam notulen memuat:
1. Waktu pertemuan berkala
2. Tempat pertemuan
3. Topik bahasan pertemuan
4. Penyampaian tindak lanjut
5.

Evaluasi notulen rapat yang lalu

6. Pembahasan
7. Kesimpulan
8. Saran.
3.Notulen Rapat
Naskah yang Memuat catatan jalannya rapat mulai dari acara pembukaan
pembahasan masalah sampai dengan pengambilan keputusan dan penutupan
Dalam notulen memuat kapan waktu pertemuan dilakukan, dimana tempat
pertemuan dilakukan, apa topik bahasan pertemuan , penyampaian tindak lanjut
dan evaluasi notulen rapat yang lalu , pembahasan, kesimpulan dan saran yang di
buat oleh seorang sekretaris rapat yang biasa di sebut notulis.
4.Hasil Pertemuan.
Hasil pertemuan disosialisasikan dengan cara membuat surat edaran
maupun dilakukan pertemuan untuk menindak lanjuti hasil pertemuan tersebut .

c.

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN.

Jadwal pertemuan berkala rumah sakit di susun setiap satu tahun sekali
dengan mencantumkan dengan jelas waktu pertemuan ( minggu , tanggal,
hari , jam ) jadwal pertemuan tersebut yang di buat juga berisikan siapa yang
akan hadir mengikuti pertemuan tersebut.
Jadwal pertemuan bisa juga di laksanakan di luar jadwal yang sudah di
tentukan apabila ada hal hal yang harus di bicarakan segera..

JADWAL PERTEMUAN BERKALA RUMAH SAKIT UMUM PRIMA MEDIKA TAHUN 2010
UNIT TERKAIT
1

JUNI
2
3

JULI
2
3

AGUSTUS
1 2
3
4

BULAN / MINGGU
SEPTEMBER
1
2
3
4

OKTOBER
2
3
4

NOPEMBER
2
3
4

DESEMBER
1
2
3 4

Direktur Utama Rumah Sakit

dengan Komite Medik &
SMF

Direktur Utama dengan Jajaran

Direksi

Direktur Pelayanan Medis

dengan bawahannya

Direktur Umum dan Keuangan

dengan bawahannya

Direktur Rumah Sakit dengan

Staf Struktural/manajemen

Direktur Rumah sakit dengan

dokter umum/konsultan

Wakil Direktur dengan manajer

bawahannya

Manajer dengan bawahannya

DENPASAR, 15 MEI 2010

( Dr Endrawati Wibawa Manuaba,MMR)

Direktur Utama

JADWAL PERTEMUAN BERKALA RUMAH SAKIT UMUM PRIMA MEDIKA TAHUN 2011
UNIT TERKAIT
1

JUNI
2
3

JULI
2
3

AGUSTUS
1 2
3
4

BULAN / MINGGU
SEPTEMBER
1
2
3
4

OKTOBER
2
3
4

NOPEMBER
2
3
4

DESEMBER
1
2
3 4

Direktur Utama Rumah Sakit

dengan Komite Medik &
SMF

Direktur Utama dengan Jajaran

Direksi

Direktur Pelayanan Medis

dengan bawahannya

Direktur Umum dan Keuangan

dengan bawahannya

Direktur Rumah Sakit dengan

Staf Struktural/manajemen

Direktur Rumah sakit dengan

dokter umum/konsultan

Wakil Direktur dengan manajer

bawahannya

Manajer dengan bawahannya

DENPASAR, 15 MEI 2010

( Dr Endrawati Wibawa Manuaba,MMR)

Direktur Utama

BAB IV
MONITORING DAN EVALUASI
Pertemuan berkala yang telah disepakati bersama akan berlaku selama
satu tahun. Selama tahun berjalan, Direktur Utama akan memonitor pelaksanaan
pertemuan berkala. Dengan demikian dapat diketahui sejauh mana realisasi
pertemuan berkala serta diidentifikasi apabila ada permasalahan-permasalahan
mengenai target pertemuan berkala. Melalui monitoring tersebut, manager
keperawatan akan memperoleh data dan informasi untuk evaluasi pelaksanaan
pertemuan berkala.
Menjelang berakhirnya tahun, data dan informasi yang diperoleh
selama monitoring akan dianalisa untuk mengadakan interpretasi dan
memperoleh kesimpulan-kesimpulan dalam rangka evaluasi serta menyusun
kebijakan-kebijakan sebagai tindak lanjut dan dasar bagi penyusunan jadwal
pertemuan berkala di tahun berikutnya.

10

BAB V
PENUTUP
Demikian Pedoman Pertemuan berkala Rumah Sakit Umum Prima
Medika ini dibuat diharapkan pedoman ini dapat digunakan oleh pihak-pihak
terkait sebagai acuan informasi kegiatan pertemuan berkala di masing-masing
unit setiap tahunnya.
Pedoman penyusunan pertemuan berkala Rumah Sakit Umum Prima
Medika ini juga dapat memberikan gambaran mengenai petunjuk, kriteria,
langkah-langkah serta pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Dengan
demikian akan dihasilkan dokumen pertemuan berkala Rumah Sakit Umum
Prima Medika dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan pengawasan
sehingga sumber-sumber daya dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien

11

12