LAPORAN UNIT REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT NORFA HUSADA

BANGKINANG
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pembangunan kesehatan sebagai salah satu upaya pembangunan nasional
diarahkan untuk mencapai kesadaran, kemauan dan kemampuan untuk hidup sehat
bagi setiap penduduk agar dapat mewujudkan derajat kesehatan yang optimal.Untuk
mencapai tujuan tersebut dibutuhkan upaya pengelolaan berbagai sumber daya
pemerintah maupun masyarakat sehingga dapat disediakan pelayanan kesehatan
yang berkesinambungan, efektif, efisien, bermutu dan terjangkau.Hal ini perlu
didukung komitmen dan semangat yang tinggi dengan prioritas terhadap upaya
kesehatan denagn pendekatan peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan
penyakit (preventif), penyembuhan (kuratif), dan pemulihan (rehabilitatif).
Sesuai dengan Visi dan Misi RSIA NORFA HUSADA, maka dalam menjaga
dan meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan menjadi hal yang sangat penting.
Hal tersebut sesuai Undang-Undang RI no 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
dijelaskan bahwa penyelenggaraan rumah sakit bertujuan memberi perlindungan
terhadap keselamatan pasien (Patient Safety), masyarakat, lingkungan rumah sakit
dan sumber daya manusia di rumah sakit, serta meningkatkan mutu dan
mempertahankan standar pelayanan rumah sakit.
Bertambahnya tehnologi dan semakin meningkatnya pengetahuan
masyarakat serta kesadaran masyarakat terhadap pelayanan kesehatan maka minat
masyarakat untuk memperoleh layanan kesehatan. Selain itu dengan dimulainya
sistem pembayaran dengan menggunakan asuransi seperti BPJS yang dimulai
secara serentak di Indonesia sejak tanggal 1 Januari 2014 semakin mempermudah
masyarakat untuk mengakses pelayanan kesehatan dalam hal ini khususnya
pelayanan rawat jalan di RSIA Norfa Husada.
Dengan adanya kemudahan dalam pembiayaan pelayanan maka
semakin meningkatnya jumlah kunjungan pasien khususnya pasien Ibu hamil,
bersalin dan Anak , hal ini sangat membantu pasien untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan dengan optimal.

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
a. Sebagai sarana evaluasi pelayanan rumah sakit yang terselenggara
di setiap unit pelayanan
b. Sebagai acuan pengembangan pelayanan rumah sakit sebagai
upaya pemenuhan kebutuhan masayarakat
2. Tujuan Khusus
a. Sebagai acuan dalam melakukan evaluasi terhadap kinerja Unit
Rekam Medis RSIA Norfa Husada
b. Sebagai acuan dalam pengembangan pelayanan UnitRekam Medis
ke arah yang lebih kompleks sesuai dengan kebutuhan masyarakat

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup evaluasi pelayanan UnitRekam Medis meliputi beberapa
aspek yang tertuang dalam pedoman pelayanan Unitrekam medis, yaitu :
1. Evaluasi ketenagaan/SDM
Evaluasi dilakukan terhadap sumber daya yang tersedia melalui
analisa jadwal dan kehadiran, meliputi tingkat beban kerja, tingkat
keterlambatan, tingkat pergantian jadwal, dan lain-lain
2. Evaluasi sarana dan prasarana
Meliputi kegiatan yang berhubungan dengan kelengkapan fasilitas
dan tingkat kerusakan serta tingkat kebutuhan pasien terhadap
sarana yang telah ada.
3. Evaluasi kinerja unit
Meliputi evaluasi terhadap tingkat kunjungan pasien di Unit rekam
medis.
4. Evaluasi kegiatan logistik
 Meliputi evaluasi kegiatan perencanaan sampai pengadaan serta
pendistribusiannya.
5. Evaluasi Kegiatan Rapat
Meliputi evaluasi kegiatan rapat bulanan yang dilakukan Unit
Rekam medis
6. Evaluasi pengendalian Mutu
Melakukan evaluasi terhadap indikator mutu di UnitRekam medis
untuk menilai mutu pelayanan yang ada di unit

D. Batasan Operasional
Evaluasi yang tertuang dalam laporan bulanan meliputi segala hal yang
berkaitan dengan pelayanan Unitrekam medis sesuai dengan pedoman
pelayanan yang telah ada.

E. Landasan Hukum
1) Kepmenkes No.983/MENKES/SK/XI/1992 tentang pedoman organisasi
Rumah Sakit Umum.
2) Permenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008 Pasal 15 : pengelolaan
rekam medis dilaksanakan sesuai dengan organisasi dan tata kerja sarana
pelayanan kesehatan.
3) Peraturan Menteri Kesehatan No.134/1978 tentang Struktur Organisasi
dan tata kerja rumah sakit umum dimana antara lain disebutkan bahwa
salah satu sub bab bagian adalah pencatatan medis.
 BAB II
KETENAGAAN

A. KETENAGAAN
No Kelompok Tugas Kualifikasi Pendidikan Jumlah
1 Kepala Unit Rekam Diploma Perekam medis dan 1
Medis informasi kesehatan
2 Petugas Rekam Diploma Perekam medis dan 3
Medis informasi kesehatan

a. Evaluasi ketenagaan
1. Seluruh petugas rekam medis mempunyai STR
2. Perekam Medis juga mempunyai SIK (surat Izin Kerja) untuk ijin
praktek di RSIA Norfa Husada serta yang baru dalam proses
pengurusan SIK
3. Kurang teliti dalam megidentifikasi pasien sehingga banyak terjadi
duplikasi identitas pasien pada nomor rekam medis yang berbeda
4. Kurangnya kesadaran dalam penyimpanan status rekam medis baik itu
rawat inap maupun rawat jalan
5. Jumlah tenaga di Unit Rekam Medis masih kurang sehingga kinerja
petugas rekam medis kurang efektif dan efisien akibat kerja yang
merangkap (double job)

b. Rencana Tindak lanjut

 1. Seluruh tenaga medis di Unitrekam medis diwajibkan mempunyai SIK.
2. Teliti, dalam hal ini ketelitian sangat diperlukanagar dapat
membedakan perkataan, nama atau angka yang sepintas lalu
nampaknya bersamaan
3. Cerdas, petugas rekam medis harus mampu menggunakan pikirannya
dengan baik, memiliki daya ingat yang tajam sehingga tidak mudah
lupa
4. Rapi, setiap petugas harus mampu menciptakan dan menjaga
kerapihan dan kebersihan dan ketertiban terhadap arsip yang disimpan
5. Tekun dalam pelaksanaan tugas
6. Mampu memegang/menyimpan rahasia
7. Mampu mengadakan hubungan yang baik dengan semua pihak
8. Memiliki keahlian dalam bidang kearsipan
9. Perlunya diadakan pelatihan-pelatihan yang dapat menambah
wawasan petugas khususnya mengenai kinerja
10. Perlunya penambahan tenaga di unit rekam medik
11. Mengoptimalkan pelayanan pasien melalui ketersediaan pegawai yang
memadai
12. Terwujudnya penempatan petugas rekam medis sesuai dengan
kebutuhan pelayanan

1. Evaluasi Jadwal di Tahun 2020

a. Evaluasi Jadwal Rekam Medis
1. Pertukaran jaga pada tahun 2020 masih dilakukan sesuai petugas
shift.
a) Untuk Dinas Pagi :
untuk yang bertugas sejumlah 1 (satu) dengan standar minimal
mengerti dan bisa melaksanakan prosedur rekam medis sesuai dengan
SPO yang berlaku
NB :Yang bertugas dinas pagi hanya 1 orang ( tidak mencapai
target/ketentuan)
Kategori :

1. Orang pelaksana/petugas rekam medis

 b) Untuk Dinas Sore :
Yang bertugas sejumlah 1 (satu) orang dengan standar minimal
mengerti dan bisa melaksanakan prosedur rekam medis sesuai dengan
SPO yang berlaku
Kategori:
1. orang pelaksana/petugas rekam medis

c) Untuk Dinas Malam

Yang bertugas sejumlah 1 (satu) orang dengan standar minimal
mengerti dan bisa melaksanakan prosedur rekam medis sesuai SPO
yang berlaku
Kategori :
1. Orang penanggung jawab urusan pendaftaran dan sebagai
pelaksana /petugas rekam medis.

Disini bisa dilihat bahwa :

 Jumlah hari/bulan = 30 hari

 Jumlah hari libur senin-minggu/bulan = 5 hari

 Jadwal dinas Pagi dan Sore = 140 jam

 Malam = 65 jam

 Total jam kerja dalam 1 bulan berjumlah 200 jam dalam 1 bulan

 Libur/operan shift = 5 hari dalam 1 bulan

Disini bisa disimpulkan bahwa petugas rekam medis kelebihan dalam jam
kerja akibat kekurangan petugas. Suatu jabatan atau unit organisasi
merupakan hasil atau volume kerja dan norma waktu. Volume beban kerja
adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dikerjakan oleh setiap petuga dalam
satu unit kerja. Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk
memperoleh hasil kerja.
 Berdasarkan hasil perhitungan didapatkan bahwa total waktu kerja
petugas rekam medis cenderung rendah. Hal ini disebabkan oleh tanggung
jawab pekerjaan yang dilakukan petugas rekam medis bukan hanya pekerjaan
dalam kinerja unit rekam medis tetapi sering kali petugas rekam medis
membantu pekerjaan lainnya.Contoh kerja dalam unit CSO.Sehingga waktu
kerja yang dialokasikan petugas rekam medis di unit rekam medis terhitung
cukup rendah. Dan banyaknya terjadi human error akibat kekurangan
petugas rekam medis dan kelebihan jam kerja.

Berdasarkan hasil perhitungan jam kerja efektif di RSIA Norfa Husada

adalah140 jam /hari .dan waktu dalam menyelesaikan semua perkerjaan tidak
sesuai karena petugas rekam medis masih melakukan pekerjaan yang
merangkap, contoh petugas dibagian pendaftaran merangkap menjadi
petugas filing dan assembling. Sehingga membuat pekerjaan yang kurang
efektifdan efisien.Petugas rekam medis membutuhkan penambahan 1 orng
tenaga rekam medis sesuai dengan tupoksi kerja masing-masing.

b. Evaluasi Peningkatan Mutu Rekam Medis

1. Jauhnya tata ruang antara pendaftaran dengan ruang filling,
sehingga memakan banyak waktu untuk pencarian status pasien
yang datang atau rawat inap
2. Keterlambatan penyediaan berkas rekam medis pada saat pasien
telah berhadapan dengan dokter
3. Keterlambatan pengisian rekam medis rawat jalan, rawat inap
maupun UGD
4. Ketiklengkapan pembuatan laporan operasi dan laporan anastesi
dalam waktu 24 jam pasca operasi
5. Ketidaklengkapan pengisian formulir persetujuan tindakan
kedoteran untuk tindakan dengan resiko tinggi
6. Pasien rawat jalan dan rawat inap memiliki lebih dari satu nomor
rekam medis
7. Terjadinya keterlambatan penyediaan berkas rekam medis pada
saat pasien telah berhadapan dengan dokter di unit rawat jalan
 8. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yang
dikembalikan ke Unit Rekam Medis lebih dari 2x24 jam setelah
pasien rawat inap keluar rumah sakit

c. Rencana Tindak Lanjut

1. Diharapkan 3 bulan sekali rekam medis bisa mengikuti seminar
untuk memperbaharui ilmu yang dimiliki, terkait dengan informasi
seminar dan pelatihan yang terbaru untuk menunjang pelayanan
yang terbaik.
2. Melakukan sosialisasi tentang SOP pengisian rekam medis rawat
inap, rawat jalan dan UGD, SOP tentang penerimaan pasien baru,
psien lama, pengkodean dan pngindeksan penyakit pasien rawat
jalan
3. SOP penyimpana rawat jalan, pembuatan laporan morbiditas
pasien rawat jalan,pendaftaran pasien masuk rawat inap, dan
rawat jalan, pencatatan pasien masuk rawat inap, pemberian
nomor rekam medic,identifikasi bayi baru lahir,registrasi kelahiran,
registrasi pasien rawat inap, penataan berkas rekam medik dll.
4. Evaluasi terus menerus SOP yang berlaku dan dijalankan
5. Meminimalkan angka - angka keterlambatan pencatatan berkas
rekam medis, angka kejadian keterlambatan penyediaan berkas
rekam medis pada saat pasien telah berhadapan dengan dokter di
unit rawat jalan.
 BAB III

STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang
1. Tempat penerimaan pasien rawat jalan

Keterangan :
Pintu
a. Ruang tunggu pasien
U
b. Loket pendaftaran
c. Computer
d. Rak filing
e. Timbangan dewasa
f. Timbangan bayiloket Yanmed

2. Ruang Rekam Medis ( Penyimapanan DRM Ranap )

Keterangan :
a. Meja kerja
U
b. Rak penyimpanan DRM
Pintu

3. Ruang rRekam Medis

Keterangan :
Pintu

U a. Rak-rak penyimpana rekam medis

b. Meja kerja
c. Komputer
B. Standar Fasilitas
Unit rekam medis di Rumah Sakit terletak digedung utama yang terdiri
dari tempat penerimaan pasien, ruang rekam medis,dan ruang penyimpana
dokumen rekam medis.
Tempat peneriman pasien terdiri dari 1 meja pendaftaran dan seperangkat
computer.
Ruang rekam medis terletak dibelakang tempat penerimaan pasien yang
terdiri dari seperangkat mebeler ( meja kursi kerja ) dan seperangkat
computer serta printer dan rak penyimpana lembar RL1 sampai dengan
seterusnya ( isi dokumen rekam medis ).
Sedangkan raung penyimpanan dokumen rekam medis dibagi menjadi 2,
yaitu tempat penyimpanan dokumen rawat jalan dan rawat inap.Tempat
penyimpanan dokumen rawat jalan dekat dengan loket atau tempat
penerimaan pasien sehingga memudahkan dalam pencarian dan menghemat
waktu pelayanan. Sedang tempat penyimpanan dokumen rekam medis rawat
inap terletak dibelakang ruang rekam medis dan terdiri dari seperangkat
computer dan rak penyimpanan serta mebeler ( meja kursi kerja ).

C. Fasilitas Peralatan
1. Daftar Peralatan Non Medis Rekam Medis

No Nama Alat Jumlah Kondisi

1 Komputer 2 Baik
2 Finger print BPJS 1 Baik
3 Printer 1 Baik

2. Daftar alat pendukung lainnya Rekam Medis

No Nama Barang Jumlah Kondisi

1 Map rekam medis 80 Baik
2 Form Status Rawat Inap 15 Rim Baik
3. Form rawat Jalan 1 Rim Baik
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

Salah satu tolak ukur dalam keberhasilan pelayanan khususnya pada pelayanan
UnitRekam MedisRSIA Norfa Husada adalah dengan adanya peningkatan jumlah
layanan dan peningkatan dari jumlah pasien khususnya di unit Poli spesialis rawat
inap

A. JUMLAH PASIEN
1. Daftar Jumlah Pasien Rawat Inap Umum
JUMLAH PASIEN UMUM BULAN OKTOBER 2020 SEBANYAK 42
ORANG

2. Daftar Jumlah Pasien Rawat Inap BPJS

JUMLAH PASIEN RAWAT INAP BPJS BULAN OKTOBER 2020
SEBANYAK 108 ORANG

B. Rencana tindak lanjut pelayanan Unit Rekam Medis

1. Diharapkan agar pelayanan dibagian pendafaran dapat terselenggara
dengan baik
2. Perlu diberikan informasi pada pasien untuk jam kedatangan dokter
spesialis agar pasien tidak menunggu terlalu lama ataupun agar pasien
tidak datang ketika dokter spesilais sudah selesai jaga.
3. Dokumen rekam medis yang telah digunakan harus diekmbalikan
kebagian penyimpanan DRM selambat-lambatnya 2 x 24 jam.
4. Pengembalian status rawat inap dikoreksi kembali untuk menentukan
apakah DRM yang dikembalikan sudah terisi lengkap atau belum dan
sesuai dengan register rawat inap
5. Penyimpana DRM rawat inap dan rawat jalan digabungkan ( Sentralisai )
agar lebih memudahkan pencarian apabila pasien berulang.
6. Dokumen rekam medis yang dipinjam ditulis pada buku ekspedisi
peminjaman DRM.
 7. Unit yang meminjam harus menulis data lengkap sesuai dengan format
yang sudah ditentuka ( No. RM, Nama Pasien, Unit Peminjaman, TTd
yang bersangkutan ).

C. Jadwal Jaga Petugas Rekam Medis

a. Jadwal Jaga Rekam Medis
Untuk jadwal jaga rekam medis masih sama dengan bulan-bulan sebelumnya
masih sesuai dengan shift jaga petugas medis.. Berikut jam jaga Rekam medis
Senin s/d Minggu : P (08.00 -15.00) dilanjutkan S (15.00-21.00) dan
M (21.00 – 08.00)

BAB V
LOGISTIK

Kegiatan logistik sebagai kegiatan yang sangat penting di setiap bagian untuk
menunjang pelayanan terhadap
6. Daftar ATK dan Logistik Penunjang Pelayanan Administrasi di RekaM Medis
N Nama Barang Satuan Di Penuhi Ket
o
1. Bulpen Biji 6 baik
2. Penggaris biji 1 baik
4. Buku Tulis Biji 1 baik

7. Daftar ATK dan Logistik Penunjang Pelayanan Administrasi di Poli Umum

Belum terlapor

8. Evaluasi dari penggunaan ATK dan Logistik Penunjang Pelayanan Administrasi

di Rekam Medis
Pada bulan agustuspenggunaan ATK dan logistik pada Rekam Medisbelum
terlapor

9. Rencana Tindak Lanjut dari penggunaan ATK dan Logistik Penunjang

Pelayanan Administrasi di UnitRekam Medis
 Mengkroscek kembali barang-barang yang sangat diperlukan dengan
menentukan jumlah minimal stok yang harus tersedia untuk menghindari
kejadian kehabisan stok di Unitrekam medis.

BAB VI
Keselamatan Kerja

Dengan menigkatnya pemanfaatan fasilitas pelayan kesehatan oleh

masyarakat maka tuntutan pengelolaan program kesehatan dan keselamatan kerja
dirumah sakit semakin tinggi karena sumber daya manusia rumah sakit. Pengunjung
atau pengantar pasie, pasien dan masyarakat sekitar ingin mendapatkan
perlindungan dari gangguankesehatan dan kecelakaan kerja, baik sebagai dampak
proses kegiatan pemberian pelayanan maupun karena kondisi sarana dan prasarana
yang ada dirumah sakit yang tida memenuhi standar.
Bahaya-bahaya potensial yang mungkin terjadi diunit rekam medis
diantaranya yaitu disebabkan oleh factor ergonomic seperti lingkungan kerja, cara
kerja, posisi kerja yang salah dan faktor psikososial seperti kerja bergilir, beban kerja
dan hubungan sesame pekerja.
Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun
2004, unit rekam medis termasuk zona dengan resiko rendah. Adapun standar
bangunan yang sesuai adalah :
1. Permukaan dinding harus rata dan berwarna terang
2. Lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, mudah dibersihkan, kedap
air, dan berwarna terang
3. Langit-langit terbuat dari bahan multipleks atau bahan yang kuat,
berwarna terang, mudah dibersihkan, kerangka harus kuat dan tinggi
minimal 2,70 meter dari lantai
4. Ventilasi harus menjamin aliran udara didalam ruang dengan baik dan
dilengkapi dengan exhauster
5. Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian minimal 1,40
M dari lantai
6. Ruangan tidak berbau dan tidak mengandung debu asbes
 Standar bangunan yang ada diunit rekam medis belum memenuhi standar
yang telah ditetapkan dan perlu ada pembenahan secara keseluruhan.
Petugas rekam medis yang bersangkutan guna meminimalisir kejadian yang
tidak di inginkan atau kecelakaan kerja harus melaksanakan proteks diri atau
menjaga diri saat bekerja seperti :
1. Menjaga komunikasi yang baik antar petugas baik intern maupun
ekstern unit rekam medis
2. Pembagian jadwal yang sesuai
3. Penggunaan alat pelindung, seperti masker, kacamata, pelindung
monitor computer, dll
4. Cuci tangan sesudah melakukan pekerjaan
 BAB VII
PENUTUP

Keberadaan Unit rekam medis pada suatu rumah sakit sangat penting. Hal ini
karena sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat berguna
sebagai landasan untuk menilai kinerja unit pelayan medis, sehingga dapat
digunakan untuk evaluasi kinerja dan kepuasan pasien yang akan mempengaruhi
pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan selanjutnya.
Yang dapat kami paparkan mengenai laporan Unit Rekam Medis RSIA Norfa
Husada ini kami susun.Tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahan karena
terbatasnya pengetahuan dan kurangnya referensi yang terkait.Adanya kritik dan
saran yang membangun demi kesempurnaan laporan sangat kami
harapkan.Semoga laporan ini dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.