PROGRAM KERJA INSTALASI REKAM MEDIS RSUD KOTA MATARAM

TAHUN 2019

I. PENDAHULUAN
Dalam rangka menghadapi era globalisasi di semua bidang termasuk
bidang kesehatan, dimana dalam konteks ini adalah rumah sakit, maka
setiap rumah sakit harus mempersiapkan diri agar tetap dapat berkompetisi
dengan rumah sakit lainnya. Modal utama untuk dapat memenangkan
persaingan itu, terletak pada mutu pelayanan rumah sakit, dan yang
termasuk bagian penting dari mutu pelayanan rumah sakit adalah mutu
pelayanan di Bagian Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) &
Rekam Medik (RM).
Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses Pe1ayanan yang
diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainya kepada pasien, hal ini
merupakan cerminan kerja sama lebih dari dari satu orang tenaga kesehatan untuk
menyembuhkan pasien. Proses pe1ayanan yang diawali dengan identifikasi pasien
baik jati diri, maupun perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan
tindakan medis lainnya. Rekam medis merupakan catatan yang harus dijaga
kerahasiannya dan terbatas tenaga kesehatan dan pasien-pasien serta memberikan
kepastian biaya yang harus dikeluarkan.

II. LATAR BELAKANG

Unit kerja RM mempunyai peran yang tidak kalah penting jika
dibandingkan dengan unit lain baik medis maupun non medis pada sebuah
rumah sakit. Rekam Medis pun memiliki banyak manfaat karena
informasi dan data-data yang didapat dapat diolah guna membantu
pimpinan rumah sakit dalam menetapkan kebijakan dan pengambilan
keputusan baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, pengelolaan
maupun tahap evaluasi. Secara regulasi, setiap rumah sakit harus
menyelenggarakan rekam medis untuk mengelola data rekam medis, hal
ini sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis. Adapun tujuan Rekam
Medis berdasarkan Hatta (1985) terdiri dari beberapa aspek
diantaranya: a). Aspek administrasi. Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai administrasi karena isinya
 menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan;
b). Aspek Medis. Suatu berkas rekam Medis mempunyai nilai Medis, karena
catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan /perawatan yang harus diberikan seorang pasien; c). Aspek
Hukum. Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan
bukti untuk menegakkan keadilan; d). Aspek keuangan. Suatu berkas
rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya menyangkut data dan
informasi yang dapat digunakan dalam menghitung biaya
pengobatan/tindakan dan perawatan; e). Aspek penelitian. Suatu berkas
rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut
data/ informasi yang dapat dipergunakan dalam penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan; f). Aspek
pendidikan. Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan/
kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien.
Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi
pengajaran di bidang profesi kesehatan; g). Aspek dokumentasi. Suatu
berkas reka medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertan ggung jawaban dan laporan sarana pelayanan
kesehatan.
Untuk itu, demi mencapai tujuan penyelenggaraan RM di RSUD Kota
Mataram, maka disusunlah Program Kerja ini sebagai salah satu pedoman
pelaksanaan program dan kegiatan tahun 2019 ini.

III. TUJUAN UMUM DAN KHUSUS

Tujuan Umum : Meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis RSUD Kota
Mataram
Tujuan Khusus :
1. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Manajemen Penyimpanan Rekam Medis
2. Meningkatkan Kualitas dan Ketepatan Waktu Laporan Tahunan 2018
 3. Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia di Instalasi
Rekam Medis
4. Meningkatkan Kualitas Mutu Pelayanan Rekam Medis
5. Memenuhi Kebutuhan Sarana dan Prasarana yang dibutuhkan di
Instalasi Rekam Medis

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis
a. Penyelenggaraan retensi dan pemusnahan rekam medis
b. Pembuatan Laporan Tahunan 2018
c. Penyelenggaran SIM RS baru dan Pelaksanaan Rekam Medis
Elektronik (RME)
2. Program Pengembangan Kuantitas dan Kualitas Sumber Daya Manusia
a. Pengiriman staf Rekam Medis ke pelatihan dan seminar rekam
medis b. Orientasi pegawai baru rekam medis
c. Penambahan pegawai baru di rekam medis
3. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana
a. Penambahan ruang penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif
b. Penambahan rak penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif
c. Penambahan komputer
4. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis
a. Kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan
b. Kelengkapan informed consent setelah mendapatkan informasi yang
jelas
c. Waktu penyediaan dokumen rawat jalan <10 menit
d. Waktu penyediaan dokumen rawat inap < 15 menit
e. Ketepatan waktu pengembalian rekam medis 24 jam setelah pasien
pulang

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Rekam Medis
a. Melakukan kegiatan penyusutan (retens) berkas rekam medis yang
terakhir berkunjung pada tahun 2010 sampai dengan 2013
 b. Melakukan kegiatan pemusnahan berkas rekam medis yang terakhir
berkunjung pada tahun 2010 sampai dengan 2013
c. Membuat Laporan Tahunan Rekam Medis 2018
d. Melakukan kegiatan alih medis rekam medis manual ke rekam medis
elektronik.
2. Meningkatkan Kuantitas dan Kualitas Sumber Daya Manusia
a. Mengajukan usulan Pelatihan Koding sebanyak 3 orang, Pelatihan
Manajemen lnformasi dan Rekam Medis (MIRM) Berbasis Standar
Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) sebanyak 2 orang, Pelatihan
Manajemen Pemusnahan Arsip Rekam Medis sebanyak 1 orang.
b. Mengajukan usulan penambahan pegawai baru sebanyak 1 orang
untuk bagian pendaftaran pasien rawat jalan, 4 orang untuk bagian
pendaftaran rawat inap, 1 orang untuk koding rawat jalan, 7 orang
untuk bagian filing, dan 3 orang untuk nagian transporter rekam
medis.
3. Meningkatkan Sarana dan Prasarana
a. Mengajukan penambahan ruang penyimpanan rekam medis inaktif
b. Mengajukan rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif sesuai
dengan luas ruang penyimpanan inaktif
c. Mengajukan penambahan komputer 1 unit untuk bagian sensus
harian rawat inap, 2 unit printer untuk bagian pelaporan.
4. Mengendalikan Mutu Pelayanan Rekam Medis
a. Melakukan evaluasi indikator mutu unit periode
sebelumnya b. Melakukan rapat unit untuk penetapan
indikator mutu unit c. Membuat kamus indikator mutu unit
d. Melakukan pengumpulan data harian (sesnsus harian) oleh tim
management data rumah sakit di Instalasi Rekam Medis dengan target
capaian sebesar 100%
e. Melakukan validasi data dengan target capaian sebesar 100%
f. Melakukan analisa hasil indikator mutu unit setiap bulan
g. Melakukan pertemuan rutin ruangan terkait pencapaian indikator
mutu
h. Rapat koordinasi dengan komite mutu
VI. SASARAN
1. Kegiatan retensi berkas rekam medis dengan terakhir kunjungan tahun
2010 sampai dengan 2013 dapat terlaksana pada bulan Januari s.d
Februari Tahun 2019
2. Kegiatan pemusnahan berkas rekam medis dengan terakhir kunjungan
tahun 2010 s.d 2013 dapat terlaksana pada bulan Maret Tahun 2019
3. Laporan Tahunan Rekam Medis 2018 dapat diselesaikan secara tepat
waktu
4. Kegiatan alih media rekam medis manual ke rekam medis elektronik
dengan cara scanning semua berkas rekam medis aktif yang ada di rak
penyimpanan
5. Petugas Rekam Medis memperoleh pelatihan yang update sesuai dengan
kebutuhan.
6. Penambahan jumlah tenaga di Instalasi Rekam Medis sesuai dengan
perhitungan Analisis Beban Kerja metode WISN
7. Ruang penyimpanan rekam medis inaktif dan rak tersedia sesuai
kebutuhan
8. Kebutuhan sarana dan prasarana di rekam medis terpenuhi.
9. Indikator kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai
pelayanan sebesar 100 %
10.Indikator ketepatan waktu pengembalian rekam medis setelah pasien
pulang sebesar 100 %
11.Indikator kelengkapan pengisian informed consent sebesar 100 %
12.Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawatjalan < 10 menit
13.Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat inap < 15 menit
VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
No Kegiatan Bulan

1 Retensi dan Pemusnahan

RM terakhir kunjungan . .. .,- •"' -. - ·-
ERElke
'

·•,"''' "'·,·, I
2010 s.d 2013
I
u •

2 Laporan Tahunan 2018

IImm ms
3 Rekam Medis Elektronik
(RME)

'"Iminau
ll
4 Pelatihan Staf RM
Penambahan Staf RM
Baru

I IS
6 Penambahan Ruang dan
RakPenyimpananlnaktif

II
7 Penambahan komputer
8 Kelengkapan RM 24 jam
setelah selesai pelayanan
9 Ketepatan waktu
' ·, . . : .
,., . . f

pengembalian RM setelah
pasien pulang
10 Kelengkapan Pengisian
·-~--·•-··-· 'i" .-.··- ~-··•·· ··---~--:- --:-··•···~---;-:-~:,.,,-., ••. , •.. ···•····· .. i --~·-· ., .. -
Informed consent l . .. . .

11 W aktu Penyediaan :,.,... ···r·

Dokumen RM Rawat
Jalan < 10 menit
12 Waktu Penyediaan
Dokumen RM RAwat Inap
< 15 menit
VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
Evaluasi dilakukan sesuai dengan jenis kegiatan dan jadwal pelaksanaan
kegiatan:
1. Pelaksanaan Retensi dan pemusnahan berkas rekam medis pasien dengan
terakhir kunjungan tahun 2010 s.d 2013 dilaporkan kepada Direktur
RSUD Kota Mataram melalui Tim Pemusnahan Rekam Medis.
2. Perhitungan lndikator Mutu Rekam Medis dilaporkan tiap bulan dan
dilakukan analisa tiga bulan sekali kepada Tim PMKP RSUD Kota
Mataram
3. Laporan Tahunan RM 2018 disusun dan dianalisa serta
dilaporkan kepada Direktur RSUD Kota Mataram.

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Pencatatan Berkas RM yang diretensi dilakukan dengan cara di entry ke
dalam komputer, dan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan
dicatat dalam daftar pertelaan rekam medis serta Berita Acara
Pemusnahan
2. Perhitungan dan Laporan Indikator Mutu Rekam Medis dicatat dan
dilaporkan dalam Program Mutu Unit Rekam Medis.

Ka. Instalasi Rekam Medis dan SIM RS

RSUD KOTA MATARAM

dr. I K man Paramita

NIP. 19701028 200212 1 009