PEDOMAN PENDAFTARAN

KLINIK SANSANI PEKANBARU

TAHUN 2018
 BAB I

DEFINISI

Pendaftaran adalah menerima pasien baru atau lama yang berkunjung di

klinik sansani yang berobat, berkonsultasi kesehatan dan kebutuhan layanan
kesehatan lainnya.

TUJUAN PELAYANAN PENDAFTARAN

1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan

pelayanan kesehatan
pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam suatu
catatan rekam medis pasien
yang sama.

2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah

a. Ada hubungannya (relevant), artinya data berguna bagi

kinerja proses dan aplikasi

b. Masukan data (entry) dan catat sebagaimana seharusnya

dengan benar (timeliness), artinya tergantung pada
bagaimana data digunakan dan dalam konteks apa

c. Menjaga keamanan, secara keseluruhan yang terpenting

keamanan data, privasi data, kerahasiaan data, dan
keselamatan data adalah perangkat yang membentengi data
dan informasi rekam medis

A. Tujuan

Tujuan umum rekam medis adalah terlaksananya pelayanan loket

pendaftaran/rekam medis secara ramah, cepat dan nyaman di wilayah data
base komputer yang berisi nama semua pasien yang pernah berobat di Klinik
Dadan Ropian.

Tujuan rekam medis satunya mudah digunakan dengan istilah

“ALFRED” yang berarti mempunyai nilai untuk kepentingan administratif,
hukum(legal), finansial, riset, edukasi dan dokumentasi, selanjutnya dengan
majunya teknologi informasi, kegunaan rekam medis kesehatan di
kelompokkan 2 kelompok besar. Pertama berhubungan langsung dengan
pelayanan pasien (primer), dan kedua yang berkaitan dengan lingkungan
seputar pelayanan pasien namun tidak berhubungan langsung secara spesifik
(sekunder). Tujuan utama (primer) rekam medis terbagi dalam 5 (lima)
kepentingan yaitu untuk :

1. Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu

membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah
mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana
pelayana kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi biayanya.

2. Pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasikan pelayanan yang

diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain
yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan, dan
membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan dan
penentuan diagnosa pasien.

3. Manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat segala

aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga
digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman
praktik serta mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan

4. Menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu

menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber
sumber yang ada pada organisasi pelayanan kesehatan

5. Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian

pelayanan kesehatan yang diterima pasien.
 Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan
dengan lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu untuk kepentingan :
edukasi, riset, peraturan (regulasi), pengambilan kebijakan dan industri.

B. Sasaran

Sasaran dari pedoman ini adalah tenaga loket pendaftaran/rekam medis

dan tenaga kesehatan lainnya yang terkait dengan pelayanan kesehatan di
Klinik Dadan Ropian.

Sasaran dari kegiatan pelayanan loket pendaftaran/rekam medis adalah

meminimalkan kartu status rekam medis terselip di rak penyimpanan
maksimal 5 status rekam medis per bulan.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup rekam medis antara lain :

1. Mengumpulkan, mengintegrasikan, menganalisis data pelayanan

kesehatan primer dan sekunder, menyajikan dan mendesiminasi
informasi, menata sumber informasi bagi kepentingan riset,
perencanaan, monitoring dan evaluasi pelayanan kesehatan.

2. Membuat standar dan pedoman manajemen informasi kesehatan

meliputi aspek legal dengan unsur keamanan (safety), kerahasiaan
(confindential), sekuritas, privasi serta integrasi data

3. Mananjemen operasional unit kerja manajemen informasi kesehatan,

dibagi berdarsarkn kemampuan sarana pelayanan kesehatan dalam
menjalankan manajemen informasi kesehatannya.

D. Batasan Operasional

Batasan operasional loket pendaftaran/rekam medis sangat luas,

dilihat alur pelayanan dan kegunaan rekam medis. Alur pelayanan mulai dari
pasien masuk ke puskesmas sampai pasien pulang, dirawat atau dirujuk ke
rumah sakit tingkat lanjutan.

Bentuk pelayanan rekam medis :

 1. Pelayanan rekam medis berbasis kertas, adalah rekam medis yang
berisi lembar administrasi dan medis yang diolah ditata/assembling dan
simpan secara manual

2. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi, rekam

medis berbasis komputerisasi masih terbatas pada sistem pendaftaran,
data pasien masuk, pasien keluar/meninggal dan pengolahan data.
Sedangkan lembar administrasi dan medis yang diolah masih secara
manual

3. Pelayanan manajemen informasi kesehatan terbatas

4. Pelayanan sistem informasi terpadu

5. Pelayanan MIK dengan rekam kesehatan elektronik

Kegunaan rekam medis secara umum adalah :

a. Sebagai alat komuikasi antara dokter adan tenaga ahli lainnya yang
ikut ambil bagian di dalam proses pemberian pelayanan, pengobatan
dan perawatan kepada seorang pasien

b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada seorang pasien

c. Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakan

pelayanan, pengobatan dan perkembangan penyakit selama pasien
berkunjung / dirawat

d. Sebagai bahan yag berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang telah diberikan kepada pasien

e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit mapun dokter

dan tenaga kesehatan lainnya

f. Menyediakan data data khusu yang sangat berguna untuk keperluan

penelitian dan pendidikan

g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medis yang diterima oleh pasien
 h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai
bahan pertanggungjawaban dan laporan

E. Landasan Hukum

MenurutDepkes RI (1994)
pengertianrekammedissebagaisuatusistempenyelenggaraanrekammedisadala
hmerupakan proses kegiatan yang dimulaipadasaatditerimanyapasien di
rumahsakit, diteruskankegiatanpencatatan data
medispasienselamapasienitumendapatkanpelayananmedik di rumahsakit,
dandilanjutkandenganpenangananberkasrekammedis yang
meliputipenyelenggaraanpenyimpanansertapengeluaranberkasdaritempatpen
yimpananuntukmelayanipermintaanataupeminjamandaripasienatauuntukkepe
rluanlainnya. Peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan rekam medis
yaitu

a. Undang-UndangRepublik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009

tentangKesehatanbab 11 J tentang tenaga keteknisian medis perekam
medis

b. PeraturanMenteriKesehatan No.75 Tahun 2014

tentangPusatKesehatanMasyarakat;

c. KeputusanMenteriKesehatanRepublik Indonesia Nomor 128 tahun

2004,tentang Puskesmas;

d. KeputusanMenteriKesehatanRepublik Indonesia Nomor

1457/MENKES/SK/X/2003 tentangStandarPelayanan Minimal
BidangKesehatan di Kabupaten/Kota;
 BAB II

STANDAR KETENANGAAN

A. Kualifikasi Standar Daya Manusia

Pola ketenagaan dan kualifikasi SDM Rekam Medis adalah sebagai

berikut:

No. Jabatan Kualifikasi Realisasi

1. Rekam Medis DIII Rekam Medis Memiliki 1 tenaga

Rekam Medis dengan
standar DIII Rekam
Medis

B. Distribusi Ketenagaan

Pola pengaturan ketenagaan Pendaftaran/Rekam Medis yaitu, dengan

memberikan pelayanan bagi pasien yang datang ke Klinik Dadan
Ropian yang di tangani oleh petugas yang bertanggung jawab dibagian
pendaftara/Rekam Medis, serta terdiri dari 1 orang tenaga Rekam
Medis.
 BAB III

STANDAR FASILITAS

1. Denah Ruang

Ruangan loket/pendaftaran rekam medis di Klinik Dadan Ropian ada di

dekat pintu masuk Klinik. Untuk ruangan loket/pendaftaran rekam medis di
Klinik Dadan Ropiandi fasilitasi dengan ruang tunggu, juga disediakan
televisidan Ac untuk kenyamanan di ruang tunggu pasien.

Letak ruang pedaftaran loket/rekam medis untuk unit pelayanan 24

jam ada dekat pintu masuk unit pelayanan 24 jam. Dimana petugas
loket/pendaftaran rekam medis adalahdokter / perawat / bidanjaga yang
jugamerangkap petugas kasir juga.

2. Standar Fasilitas

Prasarana dan sarana yang harus dimiliki Klinik Dadan Ropian untuk
meningkatkan kualitas pelayanan loket pendaftaran/rekam medis adalah
sebagai berikut :

1. Meja tulis dan kursi untuk administrasi pendaftaran, kegunaannya

untuk merapikan status rekam medis yang berobat

2. Komputer dan printer untuk proses pendaftaran yang sudah

terhubung dengan internet dan jaringan lokal

3. Server, Hub (jaringanPRIMERY CARE, PILARdan internet di seluruh

ruangan Klinik)

4. Ac untuk pendingin ruangan di pendaftaran dan penyimpanan status

5. Lemari rak penyimpanan status rekam medis, tersusun rapi dan

muat untuk lalu lalang petugas mengambil dan menyimpan kartu
rekam medis

6. Lemari untuk menyimpan alat tulis kantor keperluan loket

pendaftaran, alat tulis kantor, dan lainnya.
No Nama Alat Jumlah Spesifikasi Keterangan

Server dan
1 1 Baik
perlengkapannya
2 Personal Komputer 2 LG Baik
3 Printer 2 EPSON Baik
4 Televisi 1 LG Baik
5 Lemari Rak Status 1 Baik
6 Kursi 2 Baik
7 Meja Panjang 1 Baik
9 Ac 2 Panasonic Baik
 BAB IV

TATA LAKSANA PELAYANAN

A. Lingkup Kegiatan
Tatalaksana pelayanan Pendaftaran di lakukan oleh
penanggung jawab yang telah ditentukan.
B. Metode
Dalam upaya pencapaian tujuan di bidang kesehatan

C. Langkah-langkah kegiatan

D. Jadwal Kegiatan

1. Pendaftara
Pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekam
medis atau disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang
pasien saat tiba di klinik Dadan Ropian, dalam proses pendaftaran inilah
pasien mendapat kesan yang baik ataupun tidak baik dari suatu
pelayanan dari Klinik Dadan Ropian. Oleh karena itu pada sistem
pendaftaran ini petugas harus ramah, sopan, tertib dan tanggung jawab
agar pasien merasa diperhatikan dan dilayani dengan baik. Dalam
sistem pendaftaran biasanya pasien diterima sebagai pasien rawat jalan
dan UGD. Pasien dikatakan menjalani pengobatan rawat jalan apabila
kondisi pasien tidak begitu buruk dan keadaannya masih normal saja.
Sedangkan pasien yang menjalani perawatan UGD apabila kondisi
pasien sudah benar-benar buruk, atau dalam keadaan parah dan tidak
sadarkan diri.
Menurut Depkes RI (1994) pengertian rekam medis sebagai suatu
sistem penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses
kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien selama pasien itu
mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan
penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan
penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk
melayani permintaan atau peminjaman dari pasien atau untuk keperluan
lainnya. Pelaksanaan pendaftaran dilakukan seperti dibawah ini:
1. Mempersiapkanalatalatpendaftaransepertidibawahini :

 Server, Komputer, Printer yang sudahmemilikijaringan internet

dan lokal jaringan

 Aplikasi soft ware PRIMERY CARE

 Alattuliskantor

 Power on komputer dan sudah log in aplikasi PRIMERY dan

PILAR

 Petugas yang terampildancekatan

2. Pasien mengambil nomor antrian

3. Prosedur
PendaftaranPetugasmemanggilpasiensesuainomorurutpendaftaran
,
4. Petugas menyapa pasien dengan 3S (Senyum, Salam, Sapa)
5. Petugas menanyakan tujuan kedatangan pasien
6. Petugas memprioritaskan pelayanan psien gawat darurat dengan
mendahulukan pelayanan pendaftaran
7. Petugas menanyakan Jaminan Kesehatan/Umum
8. Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah berkunjung ke
Klinik Dadan Ropian atau belum untuk menentukan status pasien
lama dan baru
9. Untuk pasien lama:
 b. Petugas pendaftaran menanyakan Kartu Identitas pasien
c. Petugas meminta tanda tanggan pasien peserta BPJS/ASKES
d. Petugas loket pendaftaran mengambil berkas rekam medis bagi
pasien tersebut
e. Petugas mempersilahkan pasien menuju ruang tunggu
pelayanan yang dibutuhkan.
10. Untuk pasien baru:
a. Petugas loket pendaftaran menanyakan apakah pasien memiliki
kartu BPJS atau tidak
- Jikapasienmempunyaikartu BPJS, petugasmemeriksa status
kepesertaanpasiendan entry kunjungan di aplikasipcare.
- Jikapasientidakmemilikikartu BPJS,
petugasmencatatsebagaipasienumum
b. PetugasloketmembuatkanRekamMedikdanKartuIdentitasBeroba
tbagipasientersebut.
c. Untukpasienbarudengan status pasienumum, petugas hanya
memasukan ke Aplikasi Pilar dan memiliki nomor rekam medis.
d. Petugasmempersilakanpasienmenujuruangtunggupelayanan
yang dibutuhkan.
11. Petugasmengisibukukunjungan register
rawatjalanuntuksemuapasien.

C. HAK PASIEN :

1. Memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang

berlaku di klinik.

2. Memperoleh informasi tentang hak dan kewajiban pasien.

3. Memperoleh layanan yang manusiawi, adil, jujur, dan tanpa

diskriminasi.

4. Memperoleh pelayanan kesehatan bermutu sesuai dengan standar

profesi dan standar prosedur operasional.

5. Memperoleh pelayanan yang efektif dan efesien sehingga pasien

terhindar dari kerugian fisik dan materi.
 6. Mengajukan pengaduan atas kualitas pelayanan yang di dapatkan

7. Memberikan persetujuan atau menolak atas tindakan yang akan

dilakukan oleh tenaga kesehatan terhadap penyakit uang
dideritanya.

8. Memperoleh keamanan dan keselamatan atas dirinya selama

dalam perawatan di klinik.

9. Mengajukan usul, saran, perbaikan atas perlakuan klinik terhadap

dirinya.

D. KEWAJIBAN PASIEN :

1. Memberikan informasi yang lengkap dan jujur tentang masalah

kesehata.

2. Mematuhi nasehat dan petunjuk tenaga kesehatan.

3. Mematuhi ketentuan yang berlaku di sarana pelayanan kesehatan.

4. Memberikan imbalan jasa atas pelayanan yang diterima sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.
 BAB IV

PENUTUP

Keberadaan unit rekammedispadasuatuKliniksangatpenting. Hal

inikarenasumberinformasi yang berasaldari data
rekammedissangatbergunasebagailandasanuntukmenilaikinerja unit
pelayananmedis,
sehinggadapatdigunakanuntukevaluasikinerjadankepuasanpasien yang
akanmempengaruhipengambilankeputusanataupenetapankebijakanselanjutny
a.
Pedomanrekammedisinidibuatgunasebagaipedomanataupanduandalam
pelaksanaankegiatanrekammedispada unit rekammedisKlinik Dadan Ropian.