'

PEDOMAN
PELAYAN AN PENDA FTARAN/REKAM
MEDIS UPTD PUSKESMAS KEPUNG

TAHUN 202
2
 PEDOMAN PELAYANAN PENDAFTARAN/REKAM MEDIS

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujua n Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A.Kualifikasi sumber d.aya manusia
B. Distribusi ketenagaan
BAB III STANDAR FASILITA S
A.Denah ruang
B.Standar fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
B.Metode dan Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK.
BAB VI KESELAMATAN KERJA
BAB VII PENGENDALI AN

MUTU BAB vm PENUTUP

Dipindoidcngan ComScanncr
 BAB I
PENDAl-IULUAN

1.1 Latar Bclakang

Perkembangan rekam n1edis n1u lni dari laJ1irnya ilmu kedokteran lebih
kurang 2500-3000 SM di spanyol, diten1ukan pada pahatan dinding gua (batu),
daun-daun yang telah keri ng dan tuJang-tulang . .Juga pada abad 18
olel1Benyamin Franklin
(USA) pelopor berdirinya run1all sakit pennyslvania di philadelphia (1752).
Semenjak masa pra kemerdekaa n, runlah sakit di indonesia melakukan kegiatan
pencatatan, hanya saja masih belum dilaksanakan dengan baik, dari segi
penataan maupun pengolahan atau mengikuti sistem informasi yang benar.
Beberapa perubahanan peraturan pemeri ntah mengenai kewaji ban untuk
menyi mpan simpan rahasia kedokeran termasuk berkas rekam medis. Pada
masa 1960 an de.ngan dikeiuarkannya Peraturan Pemerintah No.I0, maka
kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyim pan rahasia
kedokteran, termasuk rekam medis.
Fungsi utama rekam medis adalah menyim pan data dan
infor1nasi pelayanan
pasien secara efektif dengan mengembangkan sistem, kebijakan dan proses
pengu.mpulan , tennasuk menyimpannya secara mudah di akses disertai
dengan keamanan yang baik. Unsur unsur yang berkaitan dengan fungsi
rekam medis, yaitu :
a. Kemudahan akses, sistem perolehan data tersedia setiap waktu selama 24
jam dan hanya dibuka oleh pihak yang berwenang.
b. Berkualitas, hal yang harus diperhatikan untulc menjaga kualitas, yaitu:
a) Aplikasi data: untuk tujuan pengumpulan data
b) Pengumpulan data: proses elemen data terakumulasi
c. R11mah data: proses dan sistem yang digunakan untuk mengarsipkan
dan menyimpan data
d. Analisa data: proses menerjemahkan data menjadi infonnasi sesuai
aplikasi perangkat lunak yang digunakan. Ciri ciri data yang
berkualitas,
 yaitu :
a. Akurat, data menggunakan nilai yang benar dan valid
b. Mudah di akses, butiran data mudah diperoleh, layak
dikumpuJkan dan mempunyai nilai legal (batasan jumlah yang boleh
dimasukkan)
c. Menyeluruh (consistent), nilai data dan aplikasi harus sama
sama dapat dipercaya
d. Mutakhir (up to date), artinya nilai tukar data harus
senantiasa yang terbaru
e. Definisi jelas, artinya de:finisi data harus clijelaskan dengan
terang dan jernih, sehingga mudah dimengerti dan tahu batasannya
f.Ada butiran data, artinya atribut dan nilai data harus clijabarkan
pada tingkatan yang benar
g. Tepat, artinya nilai data harus cukup besar untuk mendukung
aplikasi atau proses
h. Ada hubungannya (relevant), artinya data berguna bagi kinerja
proses dan aplikasi
i. Masukan data (entry) dan catat sebagaimana seharusnya
dengan benar (timeliness), artinya tergantung pada bagaimana
data digunakan dan dalam konteks apa
j. Menjaga keamanan, secara keseluruhan yang terpenting
keamanan data, privasi data, kerahasiaa n data, dan keselamatan
data adalah perangkat yang membentengi data dan infonnasi rekam
medis

1.2. Tujuan
Tujuan u mum rekam medis adalah terlaksananya pelayanan loket
pendaftaran/rekam medis secara ramah, cepat dan nyaman di wilayah data base
komputer yang berisi nama semua pasien yang pemah berobat di UPTD
Puskesmas
Kepung.
Tujuan rekam medis satunya mudah digunak an dengan istilah
''ALFRED'' yang berarti mempunyai nilai untuk kepentingan administratif,
hukum (legal), finansial, riset, edukasi dan dokumentasi , selanjutnya dengan
majuny a teknologi
info1masi, kegunaan rekam medis kesehatan di kelompokkan 2 kelompok
besar. Pertama berhubungan langsung dengan pelayanan pasien (primer), dan
kedu,a yang
berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak
berhubungan langsung secara spesifik (sekunder).Tujuan utama (primer)
rekam medis terbagi dalam 5 (lima) kepentingan yaitu untuk :
1. Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu
membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah
mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana
pelayanan kesehatan dengan segala basil serta konsekuensi biayanya
2. Pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasikan pelayanan yang
diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lai n
yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan, dan
membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan dan
•
penentuan diagnosa pas1 en.
3. Manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat segala aktivitas
yang terjadi dala m manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam1
menganalisis berbagai penyaki t, menyusun pedoman praktik serta
mengevaluasi mutu. pelayanan yang diberikan
4. Menunjang pelayanan, reka m medis yang rinci akan mampu menjelaskan
aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber sumber yang ada
pad.a organisasi pelayanan kesehatan
5. Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala
pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien.
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan
lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu untulc kepentingan : edukasi, riset,
peraturan (regulasi), pengambilan kebijakan dan industri.

1.3 Sasaran
Sasaran dari pedoman ini adalah tenaga loket pendaftaran/rekam medis
dan tenaga kesehatan Jainnya yang terkait dengan pelayanan kesehatan di UPTD

Dipindaidcngn CilmSc nncr

Puskesmas Kepung. Sasaran dari kegiatan pelayanan loket pendaftaran/rekam
medis adalah meminirnalkan kartu status rekam medis terselip di rak
penyimpanan maksimal 5 status reka m medis per bu1an.

1.4 Ruang Lingkup

Rl1ang lingkup rekam medis antara lain :
1.Mengumpu1kan , mengintegrasikan, menganalisis data pelayanan
kesehatan primer dan sek:under, menyajikan dan mendesiminasi
infonnasi, menata
sumber infonnasi bagi kepentingan riset, perencanaan, monitoring dan
evaluasi pelayanan kesehatan.
2. Membuat standar dan pedoman manajemen informasi kesehatan rneliputi
aspek legal dengan unsur keamanan (safety), kerahasiaa n (confin dential),
sekuritas, privasi serta integrasi data
3. Mananjemen operasional 11nit kerja manajemen informasi kesehatan,
dibagi berdarsarkan kemampuan sarana pelayanan kesehatan dalam
menjalankan manajemen informasi kesehatannya

1.5. Batasan Operasional

Batasan operasional loket pendaftaran/rekam medis sangat luas, dilihat alur
pelayanan dan kegunaan rekam medis.Alur pelayanan mulai dari pasien masuk
ke puskesmas sampai pasien pulang, dirawat atau dirujuk ke rumah sakit tingkat
lanjutan. Bentuk pelayanan reka m medis :
1. Pelayanan rekam medis berbasis kertas, adalah rekam medis yang
berisi lembar administrasi dan medis yang diolah ditata/assembling
d,an
•
su npan
secara manual
2. Pelayanan rekam medismanual dan registrasi komputerisasi, rekam
medis berbasis komputerisasi masih terbatas pada sistem
pendaftaran, data pasien masuk, pasien keluar/meninggal clan
pengolahan data. Sedangkan lembar adm.inistrasi dan medis yang
diolah masih secara manual
3. Pelayanan manajemen infoin1asi kesehatan terbatas
Dipindaidcngon CilmScnncr
 4. Pelayanan sistem infonnasi terpadu
5. Pelayanan MIK dengan rekam kesehatan elektronik
Kegunaru1rekam rnedis secara umum adalal1 :
a. Sebagai alat komuikasi antara dokter adan tenaga ahJi lainnya yang
ikut runbi l bagian di dalam proses pemberian pelayanan,
pengobatan dan perawatar1kepada seorang pasien
b. Sebagai dasar ntuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien
c. Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakan
pelayaoan, pengobatan. dan perkembangan penyakit selama pasien
berkunjung I dirawat
d. Sebagai bahan yag berguna untuk analisa, peneli tian dan
evaluasi terhadap
kualitas pelayanan yang telah diberikan kepada pasien
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun
dokter dan tenaga kesehatan lainnya
f. Menyecliakan data data khusu yang sangat berguna untuk keperltian
penelitian dan pendidikan
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan
medis yang diterima oleh pasien
h. Menjadi sumber ingatan yang hams didokumentasikan serta
sebagai bahan
pertanggungjawaban dan laporan

1.6 Landasan Hokum

Menurut Depkes RI (1994) pengertian rekam medis sebagai suatu sistem
penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai
pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data
medis pasien selama pasien itu mendapatkan peJayanan medik di rumah sakit,
dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi
penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan
O!Jinc!•i dcngon ComScamcr
unruk melayani pennintaan atau peminjaman dari pasien atau untuk keperluan
lainnya. Peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan rekam medis yaitu
a) Undang-Undang Republ ik I11donesia Nomor 36 Tahun 2009
tentang Kesehatan bab 11 J tentang tenaga keteknisian medis
perekam medis
b) Peraturan Menteri Kesehatan No.75 Tahun 2014 tentang Pusat
Kesehatan
Masyarakat;
c) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 128
tahun 2004, tentang Puskesmas;
d) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1457/MENKES/SKJX/2003 tentang Standar Pelayanan Minimal
Bidang
Kesehatan di Kabupaten/Kota;
 BAB II
STANDAR
KETENAGAAN

2.1 Kualifikasi Somber Daya Manusia

Sumber daya manusia untuk bagian loket pendaftaran/rekam medis sesuai
dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.377IMENKES/SKIIII/2007 tentang Standar Profesi Perekem Medis dan

Informasi Kesehatan mempunyai persyaratan:
1. SMA dengan ketera mpilan/sertifikat tambahan mengenai rekam medis
2. Diploma 3 (D3) rekam medis dan info1111asi kesehata n
3. Strata 1(Sl) Kesehatan Masyarakat

Jabatan Fungsi Kual ifikasi

Koordinator loket Mengkoordini r tugas • SI
pendaftaran/rekam loket pendaftaran Kesehatan
medis dan rekam medis Masyarakat
• SMA 11 11 keahlian
Staf loket Melaksanakan rekam medis
pendaftaran/ tugas loket • D3 Rekam Medis
rekam. pendaftaran/rekam • SMA + I I
medis medis sertifikat rekam
medis

2.2 Diistribusi Ketenagaan

Distribusijumlah tenaga yang ada di loket/pendaftaran rekam medis
sebanyak 3 orang, terbagi di pendaftaran dan BPJS lorang, entry data
dan distribusi 1 orang, rekam medis 1 orang.

2.3 Jadwal Kegiatan

I) Senin -Kamis (07.30 - 11.30
Wffi) 2) Jumat (07.15 - 10.00
WIB)
3) Sabtu (07.30 - 10.30 WIB)
Oipindaidcngein CilmScnncr
 Untulc pelayanan 24 jam ,jadwal kegiatan loket/pendaftaran rekam
medis dilaksanakan oleh petugas (Perawat I Bidan) jaga UGD.
 BAB III
STANDAR
FASILITAS

3.1. Dcoah Ruan g

Ruangan J oket/pendaftaran reka1111nedis berada di dekat pintu m asuk
puskesmas. U11tuk ruangan Ioket/pendaftaran rekam med is di UPTD
Puskesmas Kepung di fasilitasi dengan ruang tunggu, baik itu di depan loket
pendaftaran/rekam medis maupun di depan ruang pemeriksaan
Letak ruang pedaftaran loket/rekam medis untuk unit pelayanan 24
jam ada dekat pintu masuk unit pelayanan 24 jam.Dimana petugas
loket/pendaftaran rekam medis adalah dokter I perawat I bidan jaga yang juga
merangkap petugas kasir juga.
3.2. Standar Fasilitas
Prasarana clan sarana yang harus dimi liki puskesmas untuk meningkatkan
kualitas pelayanan loket pendaftaran/rekam medis adalah sebagai berikut :
l) Meja tulis dan kursi untuk administrasi pendaftaran, kegunaannya
untuk merapikan status rekam medis yang berobat
2) Komputer dan printer unruk proses pendaftaran yang sudah
terhubWlg dengan internet danjaring an local
3) Server, Hub (jaringan d.an UPS untuk database simpustronik
dan jaringan internet di seluruh ruangan puskesmas di semua lantai
puskesmas
4) Kipas angin untuk pend ingin ruangan di pendaftaran dan
penyimpanan status
5) Lemari rak penyimpanan status rekam medis, tersusun rapi dan muat
untuk lalu lalang petugas mengambiJ dan menyimpan kartu rekam medis
6) Lemari untuJc menyimpan alat tulis kantor keperluan loket pendaftaran
dan blanko pendaftaran, alat tulis kantor, dan Iainnya
7) Papan nama loket
8) Papan pengumuman, televisi dan ruang tunggu yang nyaman di
depan loket pendaftaran
Dipind::il dcngon ComScnncr
 BAB IV
TATA LAKSANA
PELAYANAN

4.1Pendaftaran
Menurut Depkes RI (1994) pengertian rekam medis sebagai suatu
sistem penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang
dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan
pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik,
dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi
penyelenggaraa n penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan atau pemi njaman dari pasien atau
untulc keperluan lainnya.
Pelaksanaan pendaftaran dilakukan seperti dibawah ini:
1) Mempersiapkan alat alat pendaftaran seperti dibawah ini :
a Komputer dan laptop yang tersambung jaringan internet
b. Alat tulis kantor
c. Power on komputer dan sudah log PCARE
d. Petugas yang terampi l dan cekatan
2) Membuka daftar kunjungan pasien yang sudah teregister atau
memiliki nomor kunjungan
3) Persiapan peralatan: kartu kunjungan dan alat tulis kantor
4) Petugas memanggil no antrian secara urut, bergantian antar poli
5) Petugas menanyakan keperluan pelayanan pasien dan meminta kartu
kunjungan puskesmas.bagi yag belum terdaftar atau pengunjung
baru, petugas memin ta fotocopy KK, fotocopy KTP, fotocopy
ASKES/BPJS/KJS (bila ada)
6) Petugas mencari rekam medis sesuai nomor kartu kunjungan
(bagi pengunjung lama)
7) Bagi pasien baru petugas harus mengecek terlebih dahulu nama KK
dengan menginputnya terlebih dahulu di daftar register nomor kunjungan
untuk memastikan status kunju ngan, bi la memang belum terdaftar
petugas selanjutnya mendaftar pengunjung sesuai identitas KK dan
membuatkan
Dipir'leloidcngc.n Con1SconnC'r
 kartu kunjungan puskesmas. Setelah itu, petugas segera menyiapkan
rekam medis baru sesuai pol i yang dituju
8) Untuk pasien lama yang lupa/tidak membawa kartu, petugas akan
mengecek non1or di da.ftar nomor register kunju ngan dan
menanya kan
kembali nama KK serta alamat untuk memastikan kejela san identitas
yang terdaftar untuk selanjutnya dic,ari rekam medisnya
9) Bagi pasien yang memiliki 2 kartu berobat, petugas akan mengecek di
daftar nomor register kunjungan untuk memastikan identitasnya
Selanjutnya mencari rekamm medis dari dua nomor tersebut, lalu
rekam
medis dijadikan satu pada nomor terbaru yang dimiliki dan memi nta kartu
kunjungan dengan nomor lama agar tidak terjadi nomor ganda
kedepannya.
10) Petugas mencek No.BPJS/ASKES/KIS pada aplikasi PCARE, apabila ada
tunggakan (premi), pengunjun g ditawarkan untuk melunasi pembayaran
BPJS/KIS terlebih dahulu atau berobat dengan tanpa menggunakan
BPJS/KIS (pembayaran umum di kasir puskesmas).
11) Prosedur penerimaan pasien
a. Penerimaan pasien rawat jalan
a) Pasien Baru
Setiap pasien baru di terima di pelayanan pendaftaran, dan akan
diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan info11nasi
mengenai data identitas sosial pasien yang harus diinput dalam
daftar register. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor
pasien yang akan digunakan sebagai kartu kunjungan berobat,
yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya ke
puskesmas. Setelah selesai proses pendaftaran pasien baru,
pasien dipersilahkan menunggu di kamar ruang yang dituju,
sementara petugas loket menyiapkan buku rekam medis.
Selanjutkan rekam medis akan didistribusikan di ruang yang
dituju. Setelah mendapatkan pelayanan yang cukup dari ruangkl
inik, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien:
1. Pasien boleh langsung pulang
Oip ndaidcngon CilmScanncr
 2. Pasien diberikan pengantar ke laboratorium
3. Pasien dirujuk ke rumah sakit
4. Pasien harus ke ruang perawatan
Se1nua rekam medis yang telah selesai berobat barns kem bali ke
pelayanan pendaftaran dalam 24 jam
b) Pasien Lama
Pasien lama atau pasien yang pemah datang berobat ke puskesmas,
maka pasien mendatangi pelayanan pendaftaran dengan
menunjukkan kartu kunjungan berobat. Selanjutnya, petugas
menyiapkan reka m medis dan mengecek nomor
ASKES/BPJS/K.IS (bila ada) dan menginputnya Rekam medis
yang sudah siap akan didistribusikan ke 11nit pelayanan selanjutny
a
3) Prosedur Pelayanan 24 Jam
Pasien datang ke loket pendaftaran pelayanan 24 jam, pasien
didaftarkan baik itu pasien baru didaftar dan dibuatkan rekam
medis baru, untuk pasien lama maka catatan rekam medis
ditulis direkam medis dalam bentuk lembaran dan disetor ke
petugas rekam medis oleh petugasjaga shift malam pada
akhir jaga untuk dimasukkan kedalam rekam medis pasien.
Setelah mendapatkan pengobatan di pelayanan 24 jam , ada
beberapa kemungkinan dari setiap pasien :
1. Pasien boleh langsung pulang setelah mendapatkan resep
dan obat
2. Pasien dirujuk ke rumah sakit dengan menggunakan ambulan
3. Pasien harus ke ruang perawatan untuk rawat inap
c) Penerimaan pasien rawat inap dan rawat bersalin
Keluarga pasien datang ke pelayanan pendaftaran jika datang
pada saat jam pelayanan dan bila pasien datang diluar jam
pelayanan maka pasien didaftar oleh petugas jaga UGO (dokter I
perawat/ bidan).Jika ada indikasi dokter pasien harus dirawat,
ma.lea pasien dimasukkan keruang perawatan, dan petugasjaga
UGD melakukan registrasi rawat inap.
Dip ndaidcngn CilmSc nncr
 4.2 Pencatatan
Pencatatan berkas rekam medis adalah melengkapi berkas rekam medis
yang
berobat ke puskesmas, mulai dari penul isan identitas di berkas medis, stempel
tgl. kunjungan, ruang tujuan dan juga melengkapi catatan resep dan
pendistribusiannya
ke ruang yang dituju.Rincian kegiatan yang dilakukan pada tahap pencatatan
rekam
medis adalah :
1) Petugas menanyakan maksud kedatangan pasien clan jenis pelayanan
yang dibutuhkan
2) Petugas menanyakan identitas atau kartu kunjungan pasien
3) Petugas mencari nomor rekam medis di rak penyimpanan (pasien
lama), petugas mencatat di rekam medis baru bagi pasien baru
4) Petugas mendistribusikan rekam medis kepada masing-masing ruang

4· 3 Penyimpanan Rekam Medis

Penyimpanan rekam medis di UPTD Puskesmas Kepung menganut sistem
penyimpanan rekam medis secara sentralisasi. Penyimpanan nomor rekam medis
berurutan dari nomor terkecil ke nomor terbesar.Nomor terkecil ada di rak paling
atas dan nomor terbesar ada di rak pal ing bawah.Sistem ini dikenal dengan sistem
nomor langsung. Sistem nomor langsung adalah penyimpanan rekam medis
dalam rak penyimpanan secara trurut sesuai dengan urutan nomomya
Tahapan pencarian rekam medis pada rak penyimpana n yaitu :
1) Temukan rekam medis pasien berdasarkan nomor rekam medis pasien
2) Periksa nama kepala keluarga dari rekam medis yang diter111ukan
pada rak, apakah sama dengan nama kepala keluarga yang ada di kartu
•
berobat past en.
3) Lihat kembali nama pasien yang mau berobat.
4) Apabila kartu rekam medis pasien tidak ditemukan, ambil satu kartu
rekam medis untuk contoh pembuatan kartu rekam medis pasien
yang berobat
 5) Susun dan tarul1 kartu rekam medis yang sudah ditemukan di
meja bagian tengah.

6) Cap tanggal kuttjungan l1ari bersan gkutan di buku rekam medis

Ketentuai1dasar yang mem ban tu memperlancar pekerjaan
pengelolaan
rekam
medis yaitu :
1) Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rek am medis.
2) Rekam medis yang sampulnya rusak atau l embarannya lepas, harus
segera diperbaiki untuk mencegah makin rusak/hiJangnya lembaran
lembaran yang diperlukan.
3) Petugas penyim panan harus memelihara kerapihan dan keteratun rak-
rak penyimpanan yang menja di tanggung jawabnya.
4) Rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan dua atau tigajilid

4.4 Pendistribusian rekam medis

Pendistribusian kartu rekam medis dilakukan secara manual, dilakukan
setelah administrasi rekam medis selesai dilakukan, yaitu dengan memilah
status rekam medis berdasarkan ruang tujuan, lalu mengurutkan nomor antrian
panggilan
dari nomor terkecil ke nomor terbesar. Lalu didistribusikan ke ruang tujt1an.

4.5 Pelaporan
Pelaporan pada UPTD Puskesmas Kepung terbagi dua yaitu, pelaporan
internal dan pelaporan eksternal. Pelaporan internal ada setiap hari dan bulanan di
kerjakan, untuk laporan harian rekapan jumlah pasien harian, untuk la.poran
bulanan internal laporan ju ml ah kunjungan pasien perbulan yang dimasukk an
daJam kinerja harian karyawan.

4.6 Penyusutan dan Pemusnahan Rckam Mcdis

Rekam medis di puskemas mempunyai ruangan penyimpanan rekam n1edis
yang kecil, sel1ingga timbul masalah mengenai kt1rangnya ruang penyimpanan.
Perencanaan tentang pengelolaan rekam medis yang t idak. akti f harus ditetapkan
Oipindaidcngein Can1Scanncr
sebingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang
baru. Pada umt1mya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 2
tahun terakhir dihitung sejak tanggal terakhir berobat berkas rekam medis
tersebut ju ga tidak digunakan lagi. Lakukan pemilahan berkas rek am medis aktif
dan tidak aktif.
Berkas rekam medis tidak aktif dimusnahk an. Tujuan penyusutan rekam
medis adalah :
l) Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah
2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang barn
3) Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan
rekam medisjika sewaktu-waktu diperlukan
4) Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta
mengurangi yang tidak bemilai guna
Pemusnaha n rekam medis adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara
fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.
Penghancuran hams dilakukan secara total dengan cara membakar habis,
mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun
bentuknya.
 BAB V
LOGISTI
K

Logistik rekam n1edis adalalt proses mengenai perencanaan dan penentua n

kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaa n serta
pengabapusan alat-alat, sehingga mampu menjaw ab tujuan dan bagaimana cara
mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bi la dibutuhkan
dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Seperti perencanaan kebutuhan pengadaan barang formul ir, alat tulis
kantor, dan pendingin ruangan di awal tahun untuk kebutuhan puskesmas dan
stempel tgl kunjungan. Perencanaan perlu didiskusikan dengan pemakai (bagian
peyimpa nan rekam medis) dan puskesmas untu.k diteruskan ke bagian pengadaa
n barang, kepala tata usaha dan kepala puskesmas.
 BAB VI
KESELAMATAN
SASARAN

6.1Pengertian
Keselamatan pasien adalah suatu sistem di mana puskesmas membuat
asuhan pasien lebih aman. Hal ini ter1nasuk assesment risiko, identifikasi dan
pengel olaan hal yang berhubungan dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis
insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak lanjutnya serta implementasi
solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko.
Sedangkan insiden keselamatan pasien adalah setiap keja dian atau situasi
yang dapat mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan harm (penyakit,
cidera, cacat, kematian, dan lain-lain) yang tidak seharusnya terjadi.

6.2 Tujuan
Tujua n sistem ini adalah mencegah terjadinya cidera yang disebabkan oleh
kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan
yang seharusnya diambil. Selain itu sistem keselamatan pasien ini mempunyai
tujuan agar tercipta budaya keselamatan pasien di puskesmas, meningkatkannya
akuntabilitas puskesmas terhadap pasien dan masyarakat, menurunnya kejadian
tidak diharapkan di puskesmas, dan terlaksananya program-program pencegahan
sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian tidak diharapkan.

6.3 Tata Laksana Keselamatan Pasien

Dalam melaksanakan keselamatan pasien terdapat tujuh langkah menuju
keselam.atan pasien di puskesmas.Adapun tujuh langkah tersebut adalah:
1) Membangun kesadaran akan nilai keselamatan pasien
2) Menciptakan kepemimpinan dan budaya yang terbuka dan adil
3) Memimpin dan mendukung karyawan
4) Membangun komitmen dan fokus yang kuat dan jelas
tentang keselamatan pasien.
Oipindoidctlg:ln ComScomct'
 5) Mengintegrasikan aktivitas pengelolaan risiko, mengembangkan sistem
dan proses pengelolaan risiko, serta melakukan identifikasi dan
asesmen hal potensial be1n1asalah
6) Mengembangkan sistem pelaporan. Memastikan karyawan agar
dengan mudah dapat melaporkan kejadian atau insiden
7) Melibatkan dan berkomunikasi dengan pasien. Mengembangkan cara
cara komunikasi yang terbuka dengan pasien
8) Belajar dan berbagi pengalaman tentang keselamatan pasien.
Mendorong karyawan untulc melakukan analis akar masalah untulc
belajar bagaimana dan mengapa kejadian itu timbul
9) Mencegah cidera melalui implementasi sistem keselamatan pasien
I 0) Menggunakan informasi yang ada tentang kjadian atau masalah untuk
melakukan perubahan pada sistem pelayanan.
Dalam melaksanakan keselamatan pasien standar keselamatan pasien
harus diterapkan. Standar tersebut adalah :
1) Hak pasien
2) Mendidik pasien dan keluarga
3) Keselamatan pasien dan kesinambungan pelayanan
4) Penggunaan metode-metode peni ngkatan kinerja untu k
melakukan evaluasi dan program peningkatan keselamatan
pasien
5) Peran kepemimpinan dalam meningkatan keselamatan pasien
6) Mendidik karyawan tentang kesela matan pasien
7) Komunikasi yang merupakan kunci bagi karyawan untuk mencapai
keselamatan pasien
Lang.kah-langkah penerapan keselamatan pasien puskesmas :
1) Menetapkan t1nit kerja yang bertanggung jawab mengelola
program keselamatan pasien
2) Menyusun program keselamatan pasien jangka pendek 1-2 tahun
3) Mensosialisasikan konsep dan program kesela matan pasien
4) Mengadakan pelati han keselamatan pasien bagi karyawan
5) Menetapkan sistem pelaporan insiden (peristiwa keselamatan pasien)
 6) Menerapkan tujul1 langkah menuju keselamatan pasien puskesmas
seperti tersebut di atas

7) Menerapkan standar keselamatan pasien puskesmas (seperti tersebut

di atas) dan melakukan self assessment dengan instrumen t
akreditasi pelayanan keselamatan pasien puskesmas
8) Program khusus keselamata n pasien puskesmas
9) Mengevaluasi secara periodik pelaksanaan program keselamatan
pasien puskesmas dan kejadian tidak diharapkan
6.4 Keselamatan Sasaran Pasien di UPTD Puskesmas Kepung
1) Ketepatan Identifikasi Pasien
Ketepatan identifikasi pasien adalah ketepatan penentuan identitas
pasien sejak awal pasien masuk sampai dengan pasien keluar terhadap
semua pelayanan yang diterima oleh pasien
2) Peningkatan Komunikasi yang Efektif
3) Kom.unikasi yang efektif adalah komunikasi lisan yang
mengguna.kan prosedur: Write back, Read back dan Repeat Back
(reconfirm)
4) Minimalisir kartu rekam medis terselip, mi nimalisasi kartu rekam
medis pasien berobat terselip liina pasien perbulan.
Dalam setiap kegiatan pelayanan perlu diperhatikan keselamatan sasaran,
yakni pasien dengan melakukan identifikasi risiko terhadap segala kemungkinan
yang dapat terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan. Upaya pencegahan risiko
terhadap sasaran harus dilakukan untuk tiap-tiap kegiatan yang akan
dilaksanakan.
Oipind3i dcngon CornSc31nor
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA
Dalam setiap kegiatan pelayanan loket pendaftaran/rekam medis perlu
diperhatikan keselamatan kerja karyawan puskesmas dan lintas sektor
terkait, dengan melakukan identifikasi risiko terbadap segala kemungkinan
yang dapat terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan. Upaya pencegahan risiko
terhadap harus dilakukan untuk tiap-tiap kegiatan yang akan dilaksanakan .

O p!ndai dcngon CilmSc:inncr

 BAB VIII
PENGENDALIAN
MUTU
Untul< mengukur kinerja pelayanan ruang umum tersebut harus ada
indikator
yang digunakan. lndikator yang dapat digunakan dalam mengukur tingkat
keberhasilan pelayanan loket/pendafiaran rekam medis di UPTD Puskesmas
Kepung dengan menemukan pengisian rekam medis yang belum lengkap.
 BAB IX
PENUTU
P
Pedoman ini sebagai acuan bagi tenaga kesehatan dalam menjalankan
pelayanan pendaftaran rekam medis di UPTD Puskesmas Kepung. Keberhasi
lan kegiatan pelayanan kesebatan tergantung pada komi tmen yang kuat dari
semua
•

pihak terkait terutama tenaga kesehatan yang bekerja dengan profesional.

 LAM PIRAN BAGAN ALIR SOP PENDAFTARAN

Pasie11 datan g

Pctugns mern persi lal1kan pel an ggan

111c11gan1bil non1or a11trian

Petugas nle111anggil pasien sesuai dengan n.omor antrian dan

menanyakan keperluan datang ke Puskesmas

Petugas mendaftar Ya
pelanggang sebaga i Sudah Tidak --- --- - - - ­
pelanggan Jama pemah berkunjung? Petugas mendaftar
pelanggan sebagai
Formulir pelanggan baru
Rekam
Med.is orrnu rr
rekam medis

Petugas mendaftar pelanggan Petugas

sebagai peserta Askes I BPJS (entry Kunjungan Umum men·daftar pasien
P care) I Askes BPJS ? sebagai
pelanggan dengan
Ya
Tidak kunjungan umt1m

Petugas
mempersilahkan
pelangggan
m enunggu di ruang
tunggu unit yang dituju

Petugas mengentry data di

regi ster kunjungan harian
,.,...-. .L Register
I
harian

Petugas unit pendaftaran

mengan tar status rekam
medis ke unit yang dituju

O pindaidcngon C;:imScnncr