BOUTIQUE HOSPITAL

MELATI HUSADA

PEDOMAN PENYELENGGARAAN RAPAT

RSIA MELATI HUSADA MALANG

2018
A. Pendahuluan

Dalam upaya meningkatkan mutu pengelolaan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Melati Husada
Malang maka diperlukan adanya komunikasi yang efektif baik secara vertikal maupun
horizontal, yaitu baik di tingkat manajemen maupun di tingkat fungsional / unit kerja yaitu di
dalam instalasi / bagian, dengan tujuan agar timbul adanya koordinasi yang baik di dalam
menjalankan program sehari-hari maupun program baru.

B. Tujuan

Untuk melakukan evaluasi upaya-upaya peningkatan mutu pengelolaan di Rumah Sakit Ibu dan
Anak Melati Husada Malang serta menyelesaikan masalah masalah yang timbul dengan cara
musyawarah, sehingga dicapai suatu kesepakatan yang berguna untuk meningkatkan kinerja
Rumah Sakit Ibu dan Anak Melati Husada Malang

C. Sasaran

Semua unit kerja meliputi : Medis dan non medis

Semua level tim manajemen

D. Jenis Kegiatan

D.1. Rapat Rutin :

D.1.1. Rapat Rutin Instalasi / Bagian

Rapat rutin instalasi diselenggarakan minimal setiap bulan sekali dengan diikuti oleh seluruh
staf Instalasi/ bagian. Agenda rapat adalah pembahasan notulen rapat bulan sebelumnya,
laporan rutin kegiatan Instalasi/ bagian, usulan/masukan/laporan khusus terkait pelayanan,
masalah yang timbul dalam pelayanan dan penyegaran panduan pelayanan, serta sosialisasi
peraturan/keputusan/kebijakan Direktur RS yang terbaru. Rapat dipimpin oleh Kepala
Instalasi/ bagian atau yang ditunjuk untuk mewakili. Hasil rapat dicatat dalam bentuk notulen
sesuai format yang ada. Tempat dan waktu rapat, ditentukan oleh setiap Instalasi/ bagian
masing-masing unit.
D.1.2. Rapat Rutin Kepala Bidang Dan Kepala Bagian

Rapat rutin dengan Kepala Bidang atau Wakil Direktur dilakukan tiap minggu dihadiri oleh
para kepala instalasi/ bagian atau yang mewakili. Agenda rapat adalah laporan kinerja
mingguan, penyampaian masalah selama seminggu berjalan, rencana kerja untuk minggu
berikutnya dan sosialisasi/ penjelasan peraturan/ keputusan/ kebijakan Direktur RS yang
terbaru jika ada.

D.1.3. Rapat Rutin Tingkat Direksi

Yaitu rapat rutin yang dilakukan di tingkat direksi, dilakukan setiap minggu sekali merupakan
rapat koordinasi antara Direksi dengan Kepala Bidang, dan Bagian Quality Assurance
(PMKP), agenda rapat adalah hal-hal yang perlu disampaikan oleh Direktur kepada direktorat
pelayanan dan umum untuk dilaksanakan, dan sebaliknya dari direktorat pelayanan dan umum
untuk mendapat persetujuan direktur akan sesuatu masalah atau program.

D.1.4. Rapat Koordinasi Antar Bidang / Bagian

Rapat Koordinasi adalah rapat yang diselenggarakan setiap 3 (tiga) bulan sekali oleh satu
Kepala Bidang dengan Kepala bidang lain sehubungan dengan perencanaan,
penjelasan/sosialisasi, implementasi program atau perubahan panduan pelayanan dan
kebutuhan pendidikan/ pelatihan di bidang terkait, serta sosialisasi pendidikan/pelatihan dari
staf yang mengikuti.

D.1.5. Rapat Koordinasi Bidang Keperawatan

Rapat Koordinasi Bidang Keperawatan adalah rapat yang diselenggarakan semingu sekali
oleh Kepala Bidang Keperawatan dengan Kepala Instalasi dan para kepala perawat ruang
sehubungan dengan perencanaan, penjelasan/ sosialisasi atau perubahan panduan pelayanan
dan kebutuhan pendidikan/ pelatihan di bidang medik, serta sosialisasi pendidikan /pelatihan
dari staf yang mengikuti.

D.1.6. Rapat Koordinasi Bidang Penunjang Medik

Rapat koordinasi bidang penunjang medik adalah rapat yang diselenggarakan sebulan sekali
oleh Kepala Bidang Penunjang Medik dengan para kepala instalasi terkait sehubungan dengan
perencanaan, penjelasan/sosialisasi atau perubahan panduan pelayanan dan kebutuhan
pendidikan/pelatihan di bidang medik, serta sosialisasi pendidikan/pelatihan dari staf yang
mengikuti.

D.1.7. Rapat Koordinasi Bidang Pelayanan Medik

Rapat koordinasi bidang pelayanan medik adalah rapat yang diselenggarakan sebulan sekali
oleh Kepala Bidang Pelayanan Medik dengan para kepala instalasi terkait sehubungan dengan
perencanaan, penjelasan/sosialisasi atau perubahan panduan pelayanan dan kebutuhan
pendidikan/pelatihan di bidang medik, serta sosialisasi pendidikan/pelatihan dari staf yang
mengikuti.

D.1.8. Rapat Rutin Direksi Dengan Komite

Rapat rutin direksi dengan komite adalah rapat yang diselenggarakan minimal sebulan sekali
oleh direksi dengan komite-komite yang ada seperti, Komite Medik, Komte Etik, Komite PPI,
Komite K3 dan Komite Keperawatan, terkait sehubungan dengan perencanaan,
penjelasan/sosialisasi atau perubahan panduan pelayanan dan kebutuhan pendidikan/pelatihan
di masing –masing komite serta sosialisasi pendidikan/pelatihan dari staf yang mengikuti.

D.1.9. Rapat Rutin Tim Manajemen

Yaitu rapat rutin yang dilakukan yang diikuti oleh semua manajemen RS, dilakukan setiap
minggu sekali (setiap hari Sabtu) merupakan rapat koordinasi antara Direksi dengan Wadir,
Kepala Bidang, Kepala Unit, Kepala Instalasi, Kepala Bagian, Kepala Ruang, Agenda rapat
adalah hal-hal yang perlu disampaikan oleh Direktur kepada Kepala Bidang Medis dan Kepala
Bagian Umum untuk dilaksanakan.

D.1.10 Rapat Rutin Tiap Pagi ( Morning Meeting ) :

Yaitu rapat rutin yang dilakukan yang diikuti oleh semua manajemen RS, dilakukan setiap
pagi merupakan rapat koordinasi antara Direksi dengan Wadir, Kepala Bidang, dengan MOD
(master of duty). Agenda rapat adalah hal-hal yang perlu disampaikan oleh Direktur kepada
Kepala Bidang Medis dan Kepala Bagian umum untuk dilaksanakan, dan sebaliknya untuk
mendapat persetujuan direktur akan sesuatu masalah atau program.
 D.2. Rapat Insidentil

Rapat Insidentil adalah rapat yang diselenggarakan oleh Direktur PT dan Direktur Rumah
Sakit, Wakil Direktur Pelayanan , Wakil Direktur Umum, Kepala Bidang tertentu atau Kepala
Instalasi atas masalah/kasus yang membutuhkan penyelesaian dengan pertemuan segera.

E. Ketentuan Penyelenggaraan Rapat

Rapat harus dibuatkan daftar hadir dan didokumentasikan (notulensi) dengan formulir yang
sudah dibakukan dan hasilnya ditindak lanjuti sesuai dengan kebijakan Direktur / Pimpinan Unit
kerja. Untuk rapat antar Direksi (Perseroan Terbatas dan Rumah Sakit), serta rapat dengan
pengambilan keputusan yang besar, maka perlu dibuat Berita Acara Rapat.