PEDOMAN ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN MAHASISWA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

KABINET ROMANTIKA KARYA

PERIODE 2017-2018
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
(PEMA FEB USU) adalah organisasi mahasiswa berkedudukan ditingkat Fakultas sebagai
pemegang kekuasaan eksekutif tertinggi di Organisasi Mahasiswa Fakultas dan melaksanakan
kegiatan kemahasiswaan di tingkat Fakultas.
PEMA FEB USU akan dapat berjalan dengan baik jika kerjasama semua unsur di dalam
organisasi berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja sama
semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif.
Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada
salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan, yakni
pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum.
Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin
meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam
mencapai tujuan organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka
perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi PEMA FEB USU.
Kesekretariatan PEMA FEB USU sebagai basis operasional organisasi meletakkan
prinsip-prinsip diatas sebagai landasan yang paling fundamental dalam menggerakkan roda
organisasi. Dengan disusunnya pedoman kesekretariatan ini, diharapkan kesekretariatan PEMA
FEB USU mempunyai program kerja standar yang menghasilkan kerja-kerja operasional
organisasi yang profesional dan mengacu pada prinsip-prinsip kerja yang efisien, efektif dan
produktif.

B. TUJUAN
Pedoman administrasi PEMA FEB USU disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman
dalam pengelolaan administrasi PEMA FEB USU dalam rangka menuju tertib organisasi,
sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan
pelayanan administrasi PEMA FEB USU.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 1

 BAB II
KESEKRETARIATAN

A. PENGERTIAN
Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan
sekretariat, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.

B. SEKRETARIAT
1. Pengertian Sekretariat
Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi
sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan
administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan mahasiswa.
Untuk itu PEMA FEB USU harus mempunyai sekretariat yang mapan. Apabila belum
mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap dan mengusahakan Sekretariat yang layak
dengan berkoordinasi bersama pihak Dekanat FEB USU.
2. Fungsi Sekretariat
Menangani dan melayani fungsi perkantoran
Melaksanakan administrasi organisasi.
Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin.
Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental.
Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program.
Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/ komunikasi
organisasi.
Mengkoordinasi personalia pengurus.
3. Alat-alat Perkantoran
Dalam pelaksanaan kegiatan kesekretariatan diperlukan alat-alat, antara lain: komputer,
printer, stempel, lemari, rak buku, meja, kursi, white board dan lain-lain.

C. INVENTARIS ORGANISASI
1. Pengertian
Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta
kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam :
a. Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak
mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lain sebagainya.
b. Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat
mengalami perubahan seperti kop surat dan lain sebagainya.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 2

 2. Penyimpanan dan Peminjaman
a. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi
tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan
ditempatkan di sekretariat.
b. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau
mengisi pada buku khusus.

D. BUKU-BUKU ORGANISASI
1. Buku Agenda Surat
Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar.
Contoh kolomnya :
a. Surat Keluar
No. Surat Tanggal Tujuan Perihal Keterangan

b. Surat Masuk
Tanggal
No. Pengirim No. Surat Perihal Keterangan
Surat

2. Buku Inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik
organisasi/inventaris.
Contoh kolomnya:
No. Nama Inventaris Jumlah

3. Buku Presensi Rapat

Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pengurus dalam setiap rapat.
Contoh kolomnya :

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

4. Buku Notulensi Rapat

Adalah buku yang digunakan ketika rapat berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang
dirasa penting/perlu dicatat, seperti: jenis rapat, hari/tanggal rapat, waktu rapat, lokasi
rapat, agenda rapat, pokok pembicaraan, dan keputusan rapat yang ditandatangani oleh
pimpinan rapat.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 3

 5. Buku Presensi Kegiatan
Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir dalam setiap kegiatan.
Contoh kolomnya :

No. Nama Alamat Tanda Tangan

6. Buku Kas
Adalah buku khusus yang memuat setiap pemasukan dan pengeluaran kas organisasi.
Contoh kolomnya :

Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo

E. ARSIP
1. Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan
organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara
khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang
disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan
digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.
2. Sistem Pengarsipan
Beberapa sistem penyimpanan arsip :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan
dari A-Z.
b. Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
permasalahan yang sering dihadapi.
c. Sistem tanggal (Cronological Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
urutan tanggal dari datangnya surat/arsip.
d. Sistem Daerah (Geographical Filing); suatu sistem penyusunan arsip beradasrkan asal
surat menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat.
e. Sistem nomor (Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
susunan sesuai dengan nomor urut arsip.
Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan
kepraktisan masing-masing pengelola. Agar rawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka
perlu diperhatikan :
Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bagan yang baik dan awet
(tahan rusak).

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 4

 Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi.
3. Peminjaman Arsip
Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya
dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:
a. Mengajukan permohonan peminjaman.
b. Penetapan batas waktu peminjaman.
c. Pengambilan arsip.
Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai
berikut :
a. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.
b. Mengembalikan arsip ke tempat semula.
4. Penyusutan Arsip.
a. Tujuan Penyusutan Arsip.
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur
penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah
untuk :
Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun
peralatan.
b. Tata Cara Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan :
Nilai adminstratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan
administratif sehari-hari.
Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan.
Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di
kemudian hari akan sangat berharga.
Usia arsip.
5. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara :
a. Penjilidan
b. Pemusnahan arsip
c. Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 5

 BAB III
ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT

A. PENGERTIAN
Administrasi surat-menyurat adalah proses kegiatan yang mengatur tentang surat-
menyurat.

B. FUNGSI SURAT
Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi. Surat
adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang
suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai:
1. Alat komunikasi.
2. Dokumentasi organisasi.
3. Alat pembuktian (tanda bukti).

C. FORMAT SURAT
1. Kop surat yang digunakan dalam pembuatan surat terdiri dari:
Lambang yang terletak di sebelah kiri yaitu lambang PEMA FEB USU dan di sebelah
kanan yaitu lambang Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Di tengah
terdapat keterangan nama lembaga yang mengeluarkan surat dengan format tulisan rata
tengah. Keterangan untuk alamat lembaga di sebelah kiri di bawah keterangan nama
lembaga dengan format tulisan rata tengah. Kemudian digaris bawahi oleh warna abu-
abu.
Untuk kepanitiaan, kop surat yang digunakan sesuai dengan ketentuan di atas namun
menggunakan lambang kepanitiaan tanpa lambang lembaga.
Contoh Kop Surat :

2. Nomor surat
Nomor surat ditulis pada bagian kiri atas, dibawah kop surat. Nomor surat ditulis
berurutan sesuai dengan nomor surat yang terakhir dikeluarkan dan terdiri dari tiga angka.
Penomoran surat ditulis sebagai berikut :
a. Surat yang dikeluarkan oleh lembaga
Nomor/kode jenis surat/PEMA/FEBUSU/bulan/tahun

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 6

b. Surat yang dikeluarkan oleh departemen/biro
Nomor/kode jenis surat/kode departemen atau biro/PEMA/FEBUSU/bulan/tahun
c. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan
Nomor/kode jenis surat/nama kegiatan/PEMA/FEBUSU/bulan/tahun
d. Keterangan lain:
Kode jenis surat terdiri dari :
Surat Keputusan : SK
Surat Undangan : SU
Surat keterangan : SKet
Surat Mandat : SM
Surat Tugas : ST
Surat Rekomendasi : SR
Surat Peringatan : SP
Permohonan : PH
Permohonan izin : PI
Permohonan peminjaman : PP
Pemberitahuan : PB
Surat Kerjasama : KS
Departemen/Biro yang dimaksud dalam surat merupakan Departemen/Biro yang
mengeluarkan surat dan penomoran surat bersambung atau berlanjut dengan nomor
surat Lembaga PEMA FEB USU. Berikut adalah kode Departemen dan Biro:
Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa : ADKESMA
Departemen Organisasi dan Project : OP
Departemen Hubungan Masyarakat : HUMAS
Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia : PSDM
Departemen Seni Budaya dan Olahraga : SENBURA
Departemen Pengabdian Masyarakat : PEMAS
Departemen Kerohanian : ROHANI
Biro Kajian Strategis : KASTRAT
Biro Media Informasi : MENFO
Nama kegiatan atau acara disingkat (contoh: Economic Grand Festival menjadi
EGF; Pekan Olahraga dan Seni menjadi PORSENI) dan penomoran surat tidak
bersambung antar acara/kegiatan (penomoran tersendiri setiap kegiatan).
Bulan menunjukkan bulan dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan angka romawi
(contoh: bulan Mei ditulis menjadi V)
Tahun menunjukkan tahun dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan 4 angka
(contoh: 2017).

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 7

 3. Tanggal
Tanggal yang dicantumkan pada surat merupakan tanggal keluarnya surat dan
menyebutkan tempat. Tanggal ditulis di pojok kanan atas, di bawah kop surat, sejajar
dengan nomor surat.
4. Hal
Hal merupakan perihal yang disampaikan di surat. perhatikan kesesuaiannya dengan kode
jenis surat yang dicantumkan pada nomor surat (contoh: Hal : Permohonan Peminjama
menggunakan kode jenis surat PP).
5. Lamp.
Dicantumkan untuk menerangkan lampiran yang disertakan bersama surat. Ditulis dengan
berapa jumlah lampiran yang dilampirkan (contoh: Lamp. : 1 berkas).
6. Tujuan Surat
Surat yang ditujukan kepada manajer umum dan SDM FMIPA UI
Ditulis kepada siapa surat ditujukan Contoh:
Kepada Yth.
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
di Tempat
7. Isi Surat
Terdiri dari salam pembuka, pembuka, isi, penutup, salam penutup.
a. Pembuka dapat menggunakan frasa Dengan hormat.
b. Isi surat mencakup pesan yang akan disampaikan oleh lembaga kepada alamat yang
dituju.
c. Penutup berisi harapan dan ucapan terimakasih.
8. Pengesahan Surat
Tanda tangan merupakan persetujuan pihak terkait atas keluarnya surat. Peletakan tanda
tangan jika bersebelahan, maka lembaga tertinggi diletakkan pada bagian kiri.
Peletakan tanda tangan dari atas ke bawah, maka lembaga tertinggi diletakkan di
bagian bawah. Aturan pencantuman keterangan kolom tanda tangan sebagai berikut:
a. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal PEMA FEB USU ditandatangani oleh
Gubernur PEMA FEB USU disertai dengan Nama dan NIM Gubernur PEMA FEB
USU.
Contoh:
Gubernur PEMA FEB USU,

Stempel

Nama Gubernur
NIM. ..

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 8

b. Surat yang dikeluarkan oleh Departemen atau Biro PEMA FEB USU, di sebelah kanan
terdapat Kolom Nama Departemen/Biro yang ditandatangani oleh Kepala
Departemen/Biro disertai dengan Nama dan NIM. Lalu di sebelah kiri terdapat kolom
Mengetahui Gubernur Pemerintahan Mahasiswa FEB USU yang ditandatangani
disertai dengan Nama dan NIM Gubernur PEMA FEB USU.
Contoh:

Mengetahui,
Gubernur PEMA FEB USU, Kepala Departemen/Biro
Nama Departemen/Biro,

Stempel

Nama Gubernur Nama Kepala Departemen/Biro

NIM. .............. NIM. .......

c. Surat yang dikeluarkan oleh Kepanitiaan PEMA FEB USU, di Kolom Panitia Pelaksana
Kegiatan yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Panitia disertai dengan Nama
dan NIM. Lalu di bawah terdapat kolom Mengetahui Gubernur Pemerintahan
Mahasiswa FEB USU yang ditandatangani disertai dengan Nama dan NIM Gubernur
PEMA FEB USU.
Contoh:

Panitia Pelaksana
Nama Kegiatan

Ketua, Sekretaris,

Stempel

Nama Ketua Nama Sekretaris

NIM. .............. NIM. .......

Mengetahui,
Gubernur PEMA FEB USU,

Stempel

Nama Gubernur
NIM. ..

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 9

d. Untuk surat yang memerlukan tanda tangan Wakil Dekan Bagian Kemahasiswaan, maka
contoh formatnya adalah sebagai berikut.
Contoh untuk surat Gubernur PEMA FEB USU:

Mengetahui,
Wakil Dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, Gubernur PEMAFEB USU,

Stempel Stempel

Nama Wakil Dekan Nama Gubernur

NIP. .............. NIM. .......

Contoh untuk surat Departemen/ Biro PEMA FEB USU:

Menyetujui,
Gubernur PEMA FEB USU, Kepala Departemen/Biro
Nama Departemen/Biro,

Stempel

Nama Gubernur Nama Kepala Departemen/Biro

NIM. .............. NIM. .......

Mengetahui,
Wakil Dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU,

Stempel
Nama Wakil Dekan
NIP. ..............

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 10

 Contoh untuk surat Kepanitiaan PEMA FEB USU:
Panitia Pelaksana
Menyetujui, Nama Kegiatan
Gubernur PEMA FEB USU, Ketua, Sekretaris,

Stempel
Stempel

Nama Gubernur Nama Ketua Nama Sekretaris

NIM. .. NIM. .............. NIM. .......

Mengetahui,
Wakil Dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU,

Stempel
Nama Wakil Dekan
NIP. ..............

Atau seperti ini:

Panitia Pelaksana
Nama Kegiatan

Ketua, Sekretaris,

Stempel

Nama Ketua Nama Sekretaris

NIM. .............. NIM. .......

Menyetujui,
Gubernur PEMA FEB USU,

Stempel

Nama Gubernur
NIM. ..

Mengetahui,
Wakil Dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU,

Stempel

Nama Wakil Dekan

NIP. ..............

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 11

 BAB IV
PROGRAM KERJA
A. Gambaran Umum
Draft Program kerja merupakan rancangan kegiatan PEMA FEB USU yang baru terpilih
untuk dimusyawarahkan pada Rapat Kerja. Program kerja merupakan landasan kasar dari suatu
kegiatan sehingga dibuat sesingkat dan sejelas mungkin dan akan dikembangkan kembali pada
proposal masing masing kegiatan. Draft ini memuat kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan
PEMA FEB USU selama 1 tahun kepengurusan atau hingga terpilihnya Gubernur dan Wakil
Gubernur PEMA FEB USU yang baru.

B. Format Rencana Program Kerja

RENCANA PROGRAM KERJA

DEPARTEMEN ...............................................
PEMA FEB USU
PERIODE 2017-2018

I. PENDAHULUAN
II. DAFTAR PENGURUS
III. TUGAS DEPARTEMEN
IV. PROGRAM KERJA

No. Program Nama Program

Latar
Latar belakang adanya program
Belakang

Tujuan
Penjelasan mengenai tujuan yang ingin dicapai dari program yang dibuat
Program

Deskripsi
Menjelaskan bagaimana bentuk program
Program
Waktu
Waktu pelaksanaan program
Pelaksanaan
Sasaran merupakan karakterisitik masyarakat atau mahasiswa yang menjadi
Sasaran
peserta atau penyimak dari program kerja terkait

Dana Perkiraan dana yang dibutuhkan dalam menjalankan program

Penanggung
Penanggung jawab dalam pelaksanaan program
jawab

Ukuran
Ukuran keberhasilan yang diharapkan untuk mengetahui keberhasilan kegiatan
keberhasilan

V. PENUTUP

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 12

 BAB V
PROPOSAL KEGIATAN

Proposal kegiatan harus mencakup bagian bagian berikut :

1. Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada setiap
halaman, kecuali halaman depan (cover).
2. Halaman depan (cover) yang mencakup nama kegiatan, nama lembaga yang menaungi
kegiatan/kepanitiaan, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama fakultas, dan nama
universitas. Desain cover dibebaskan dan yang terpenting tetap sopan dan menarik.
3. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakannya kegiatan.
4. Nama dan tema kegiatan
5. Tujuan diadakannya kegiatan
6. Sasaran kegiatan
7. Waktu dan tempat diadakannya kegiatan
8. Susunan acara, dilampirkan. Berisi jadwal kegiatan dalam bentuk tabel kegiatan.
9. Susunan kepanitiaan, dilampirkan. Berisi susunan kepanitiaan.
10. Anggaran dana, dilampirkan. Berisi prakiraan rincian pemasukan dan pengeluaran dana
kegiatan.
11. Penutup
12. Lembar pengesahan, berisi tanda tangan pengesahan sesuai ketentuan untuk kepanitiaan
13. Proposal dicetak sesuai dengan kebutuhan dan diberikan satu kepada Majelis
Permusyawaratan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (MPM FEB
USU).
14. Penyerahan proposal dianjurkan untuk menyertakan surat pengajuan proposal atau surat
permohonan kepada pihak yang dituju.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 13

 BAB VI
LAPORAN

A. Laporan Kepanitiaan
Fromat Laporan Kepanitiaan mencakup:
1. Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada
setiap halaman, kecuali halaman depan (cover).
2. Halaman depan (cover) yang mencakup nama kegiatan, nama lembaga yang
menaungi kegiatan/kepanitiaan, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama
fakultas, dan nama universitas. Desain cover dibebaskan dan yang terpenting
tetap sopan dan menarik.
3. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakannya kegiatan.
4. Nama dan tema kegiatan
5. Tujuan diadakannya kegiatan
6. Waktu dan tempat diadakannya kegiatan
7. Realisasi Kegiatan, menjelaskan kondisi ketika kegiatan berlangsung.
8. Susunan acara, berisi realisasi jadwal kegiatan dalam bentuk tabel kegiatan.
9. Laporan Keuangan, berisi rincian pemasukan dan pengeluaran dana kegiatan.
Beri keterangan rugi atau laba.
10. Evaluasi dan Rekomendasi, evaluasi kesesuaian rencana dengan realisasi
kegiatan serta kendala-kendala dan rekomendasi solusi untuk kepanitiaan
selanjutnya.
11. Susunan kepanitiaan, dilampirkan. Berisi susunan kepanitiaan.
12. Penutup
13. Lampiran, Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy)
yang merupakan dokumentasi keseluruhan acara, seperti :
a. Daftar Peserta
b. Daftar hadir Panitia
c. Surat keluar dan surat masuk
d. Foto kegiatan (foto panitia lengkap, foto saat rapat kepanitiaan, foto lengkap
saat hari H kegiatan, dsb)
e. Kuitansi atau nota
f. Berkas-berkas lain yang dikeluarkan selama kegiatan tersebut berlangsung,
misal: Poster kegiatan, Term of Reference (TOR), Curiculum Vitae (CV)
pembicara dan moderator, Badge name panitia & peserta, Sertifikat, dll.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 14

 B. Laporan Pertanggungjawaban Pengurus
Laporan Pertanggungjawaban Pengurus PEMA FEB USU mencakup:
1. Cover
Format desain dan cover laporan pertanggungjawaban bebas, asal sopan, menarik dan
sesuai dengan standar administrasi PEMA FEB USU.

2. Daftar Isi

Daftar Isi
a. Cover
b. Kata Pengantar
c. Daftar Isi
d. Sambutan Gubernur PEMA FEB USU
e. Pendahuluan
f. Visi Misi
g. Struktur Organisasi PEMA FEB USU
h. Laporan Pertanggungjawaban (berupa laporan dari setiap departemen dan biro,
laporan administrasi kesekretariatan, dan laporan keuangan)
i. Penutup
j. Lampiran

3. Format LPJ

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DEPARTEMEN/BIRO .....................
PEMA FEB USU
PERIODE .................................

I. PENDAHULUAN
Berisi kalimat-kalimat pengantar dari Departemen atau Biro.

II. DAFTAR KEAKTIFAN PENGURUS

Berisi daftar pengurus disertai indikator dan keaktifan pengurus departemen/biro.

III. REALISASI TUGAS DEPARTEMEN

Berisi pencapaian Tugas Departemen/Biro secara umum.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 15

IV. REALISASI PROGRAM KERJA

No. Program Nama Program

Latar
Latar belakang adanya program
Belakang

Tujuan
Penjelasan mengenai tujuan yang ingin dicapai dari program yang dibuat
Program

Penanggung
Penanggung jawab dalam pelaksanaan program
jawab
Realisasi
Menjelaskan bagaimana program dilaksanakan
Program
Waktu
Waktu pelaksanaan program
Pelaksanaan
Pencapaian Pencapaian Sasaran merupakan sasaran yang berhasil menjadi peserta atau
Sasaran penyimak dari program kerja
Pemasukan:
Dana Pengeluaran:
Saldo:
Keberhasilan
Keberhasilan dari program yang dilaksanakan
Program

V. EVALUASI
Berisi evaluasi kesesuaian rencana dengan realisasi program kerja serta kendala-kendala
yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja.

VI. REKOMENDASI
Masukan atau saran yang penting untuk diperhatikan bagi perbaikan kinerja
Departemen/Biro pada kepengurusan selanjutnya

VII. PENUTUP
Berisi kata penutup, ucapan syukur, serta ucapan terimakasih kepada semua pihak yang
telah membantu menjalankan program dari departemen/biro.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 16

 BAB VII
PENUTUP

Demikianlah pedoman administrasi ini disusun untuk menjadi acuan gerakan

Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Ekoonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (PEMA
FEB USU) dalam menjalankan aktivitas keorganisasiannya. Hal ini dimaksudkan untuk
mendukung percepatan pelaksanaan program dan agenda organisasi dalam mewujudkan
lembaga eksekutif yang progresif.

Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 17