BAB I

PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Sejak zaman kuno telah ada suatu jabatan juru tulis, yaitu seseorang yang pandai
menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat wewenang atau perintah dari seseorang raja
kepada rakyatnya. Pada zaman modern seperti sekarang ini dalam kantor telah lazim bahwa
pejabat pimpinan dari suatu perusahaan , intansi,atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang
pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen , atau
disebut sebagai sekretaris.
Kadang-kadang juga disebut sebagai sekretaris pribadi(private secretary) apabila dia
menyelenggarakan surat-menyurat secara pribadi atau rahasia dari pimpianannya. Pimpinan
itu adalah pejabat yang resmi dari suatu perusahaan,instalasi pemerintah,atau sesuatu
organisasi lainnya adapun sekretaris pribadi yang bersangkutan adalah pegawai yang resmi
pula dari organisasi itu,bukan pegawai pribadi dari pejabat pimpinan itu sebagai perorangan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa definisi sekretaris.
2. Apa saja tugas-tugas, dan peranan sekretaris.
3. Apa saja keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris.

1.3 TUJUAN
Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih dalam
apa itu sekretaris beserta tugas-tugasnya

Page | 1
Administrasi Perkantoran
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN SEKRETARIS
Sekretaris berasal dari bahasa Latin Secretum rahasia atau Secretarius atau Secretarium
artinya seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.Sekretaris dapat diartikan
sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat
termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas
ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun
perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary
(The Liang Gie, 2000).Se1kretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang pembantu
pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu,
memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan
efektifitas kerja pimpinannya (The Liang Gie,2000).Dari pengertian–pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya
membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.

2.2 PERANAN SEKRETARIS

Berikut penjabaran peranan seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan
 Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari
perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena
sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
 Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah
satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris
berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun
karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin
kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap bicara dan bahasa tubuh

sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.
 Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan

Page | 2
Administrasi Perkantoran
 Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa
nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
 Sekretaris Sebagai Humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan
masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain.
Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana
menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi
pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang
ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu
kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka
seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran
dalam menghadapi segala situasi
Sekretaris Profesional harus memiliki peran yang bisa melakukan hal-hal berikut:
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan
kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan
hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus
pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up
date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan

Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bias
melakukan pembukuan kantor.

Page | 3
Administrasi Perkantoran
 6. Harus Bisa Bahasa Asing
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal
dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak
8. Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara,
makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan
publik atau pada saat meeting

2.3 RUANG LINGKUP SEKRETARIS

Ruang lingkup sekretaris yaitu:
1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan.
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
3. Menyelenggarakan pertemuan rapat.
4. Menyelenggarakan Pertemuan penerimaan tamu/kunjuangan.
5. Mengurus perjalanan dinas pimpinan.

2.4 TUGAS SEKRETARIS

1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
Membuka surat.
Menerima dikte.

Menerima tamu.
Menerima telepon.
Page | 4
Administrasi Perkantoran
 Menyimpan arsip/surat.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan
bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
Menyusun surat rahasia (confidential).
Menyusun acara pertemuan bisnis.
Pembelian kado atau cindera mata.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang di
Perlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau
instansi.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
Mengurusi rumah tangga kantor.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan
undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas
kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan
uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan.
Page | 5
Administrasi Perkantoran
 f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
 Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan
pimpinan.Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat
kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan.
 Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang
dikonsep oleh perusahaan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling
menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan,
memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan
melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2.5 FUNGSI SEKRETARIS

1. Penyusunan rencana program dan kegiatan sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Perumusan kebijakan, pedoman, standarisasi, koordinasi, pembinaan dan pengembangan
administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan;
3. Perumusan pengaturan, pembinaan, pengembangan pelaksanaan administrasi umum dan
kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan perlaporan.
4. Pelaksanaan evaluasi, supervisi dan pelaporan kebijakan standarisasi program administrasi
umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan.

5. Penyiapan data dan bahan urusan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta
evaluasi dan pelaporan.
Page | 6
Administrasi Perkantoran
6. Pengelolaan urusan admistrasi umum kepegawaian, keuangan, penyusunan program
evaluasi dan pelaporan.
7. Pelaksaan tugas lain sesuai tugas dan fungsinya.

2.6 TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus
dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan
ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil
dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
 Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan
distribusi informasi yang efisien.

 Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

 Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian
lainnya.
 Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan
memiliki dampak jangka panjang.
 Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
 Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
 Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
 Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

 Membantu menciptakan“kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

 Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Page | 7
Administrasi Perkantoran
 Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan
tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas networkperusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal
dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya
mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai
tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara
pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil
pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai
wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

 Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan
pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
 Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usahapimpinan baik masa bekerja atau
masa kerja berakhir.
 Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usahasaingan kecuali mendapat ijin
dari pimpinan.
 Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam
melaksanakan tugas rutin.

 Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai
wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui
batas-batas tersebut.

Page | 8
Administrasi Perkantoran
2.7. CARA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL
1. Memiliki kepribadian yang baik.
Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, dan bertanggung jawab pada semua
tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos saja, tapi sekretaris juga harus menunjukkan
kepribadian yang baik kepada relasi atau kawan sekantor.
2. Memiliki etika yang baik Selain memiliki kepribadian yang baik
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik. Etika yang baik itu, seperti baik
dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki
oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan.
3. Pandai bicara di depan publik Terkadang
Sekretaris diminta untuk menemani pemimpin untuk melakukan presentasi menggantikan
dirinya. Untuk itu, seorang sekretaris harus bisa belajar bicara yang baik di depan publik
atau pada saat meeting.
4. Membuat citra baik untuk perusahaan
Citra perusahaan merupakan hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris merupakan
tangan kanan sang pemimpin perusahaan, dirinya harus menampilkan citra perusahaan
yang baik. Buatlah citra perusahaan baik di hadapan perusahaan yang lain atau publik.
5. Pandai menjaga rahasia
Seorang sekretaris terkadang juga diberi kepercayaan oleh pemimpin untuk mengetahui dan
menjaga rahasia perusahaan. Hal tersebut dikarenakan sekretaris selalu berhubungan dan
mengetahui apapun yang dikerjakan oleh sang pemimpin. Untuk itu, seorang sekretaris
harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pemimpin.

6. Mengerti teknologi
Seorang sekretaris bukan hanya pandai berdandan, tapi harus juga mengerti teknologi.
Dengan mengerti teknologi tentunya akan memudahkan seorang sekretaris untuk
mendapatkan informasi, menerima atau mengirim email, dan lain sebagainya.
7. Mengerti accounting dan pembukuan
Page | 9
Administrasi Perkantoran
 Sekretaris juga harus mengerti accounting dan pembukuan. Hal tersebut harus dikuasai agar
bisa melakukan pembukuan kantor. Dengan menguasai hal tersebut, tentunya Anda bisa
menjadi seorang sekretaris profesional.
8. Harus bisa bahasa asing
Menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah jika dimiliki oleh seorang sekretaris.
Terkadang, atasan meminta seorang sekretaris untuk bertemu dengan relasi yang berasal
dari luar negeri.

BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut.
Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan
Page | 10
Administrasi Perkantoran
bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur
dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakankorespondensi(menerimadanmengirim surat-surat termasuk telepon,telegram)
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi
maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan
dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

.com

Page | 11
Administrasi Perkantoran