KESEKRETARISAN

SEKRETARIS PROFESIONAL
PENGERTIAN

SEKRETARIS
Sekretaris adalah seseorang yang
pekerjaannya bertugas membantu
pimpinan dalam menyelesaikan
pekerjaan kecil-kecil pimpinan.
Seperti menerima surat masuk,
menangani janji, menangani
telepon, dll.

Cara Menjadi Sekretaris

Profesional :

1.Menampilkan Citra Perusahaan.

Citra perusahaan adalah hal yang
harus dijunjung tinggi. Karena
sekretaris adalah tangan kanan
sang bos, maka sekretaris juga
harus menampilkan citra
perusahaan yang baik.

2.

Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik

dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya
baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan
sekantor. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos
dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus
pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi
sang Bos. Tahu Teknologi-sekretaris bukan hanya harus pandai
berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date
terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan
juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa
melakukan pembukuan kantor. Harus Bisa Bahasa Asing
menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris
selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal
dari luar negeri. Mempelajari Karakter Bos Kenalilah karakter
atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil
keputusan. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris
juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara,
makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan. Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang
sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris
harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat
meeting

PENGERTIAN SEKRETARIS.
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin secretum yang berarti
rahasia (artinya seorang sekretaris dituntut mampu menyimpan
rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya). Kata ini juga
dikenal dalam bahasa belanda secretaries, dan dalam bahasa
inggrisnya secretary. Dari pengertian ini seorang sekretaris
dituntut untuk mampu menyimpan rahasia dalam melaksanakan
pekerjaannya. Dalam perkembangannya kata sekretaris
mengandung pengertian yang jauh lebih luas.
Beberapa definisi sekretaris adalah :
1. Seorang sekretaris adalah seorang professional. Sebagai
professional, seorang sekretaris diharapkan menampilkan aneka
macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh
kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
2. Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki
keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima
tanggungjawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan
penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai
dengan ruang lingkup tugasnya (Profesional Secretaries
International).

Kedudukan, wewenang dan tanggungjawab seorang

sekretaris perusahaan dapat berbeda dengan
perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan oleh
beberapa faktor:
a.

Besar kecilnya perusahaan atau organisasi

b.

Sifat perusahaan atau organisasi

c.

Kedudukan orang yang bekerjasama dengan

sekretaris

d.

Kesediaan pimpinan dalam mendelegasikan tugas

dan wewenang kepada sekretaris.

e.

Kompetensi diri sekretaris serta kesediaannya

untuk memikul tanggungjawab atas pelaksanaan
tugasnya

Sikap dalam Melaksanakan Tugas

Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang
sekretaris antara lain :

Keterampilan kesekretarisan

Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis

Ingatan yang baik

Memperluas wawasan

Ketelitian

Pertimbangan atau perhitugan sebelum melakukan

tindakan

Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna

Menjamin kerahasiaan dokumen dan perusahaan

Jujur

Tugas dan Peranan Sekretaris

Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :
Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi
fungsi, tugas dan tanggung jawab.
Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas
perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan
dengan pimpinan.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan
tugas perusahaan.
Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

Membantu memberikan motivasi kepada

karyawan lain.

Mediator antara bahawan/karyawan dengan

pimpinan.

Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak

bertemu dengan pimpinan.

Memberikan rasa puas dan bangga kepada

bawahan terhadap hasil kerja mereka.

PERAN SEKRETARIS
Dalam

kegiatan sehari-hari seorang

sekretaris dituntut untuk dapat
membantu atasan secara maksimal,
sehingga terkadang sekretaris tidak
mempunyai jam kerja yang tetap
karena semua tergantung pada
pekerjaan atasan, Guna menunjang
kegiatan atasan tersebut seorang
sekretaris harus mempunyai peran dan
tanggung jawab yang tepat, oleh
karena itu secara global peran dan
tanggung jawab sekretaris adalah :

A. Peran

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan

pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup
sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup
berat karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan
dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang
sekretaris harus membantunya, seperti :
a.
Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui
surat , maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari
pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak
lanjutnya
b.
BIla pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua
persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah
rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran
rapat tersebut.
c.
Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan
ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum
berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan
kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan
tersebut.

B. Tanggung Jawab
Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai
tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan
dan mempertahankan citra atasan, dalam hal ini
sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik
atasan dalam hal apapun baik dalam lingkungan
perusahaan maupun di luar
lingkungan perusahaan. Mempertahankan citra atasan
terkadang juga harus melakukan tindakan atau
perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti
pabila atasan dating terlambat maka sekretaris harus
dapat berargumen bahwa atasan terlambat karena
adanya pekerjaan yang di lakukan diluar
kantor. Demikian juga untuk hal lainnya. Hal ini
dilakukan agar citra atasan tetap baik.

Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang

sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :
a.

Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor

sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran
tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau
sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber
data.

b.

Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik,

kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang
dibutuhkan oleh suatu perusahaan.

c.

Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam

hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai
media penghubung dan juga penghubung antara dunia luar
dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.

d.

Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan

atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.

Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab tersebut yang

sedemikian besar maka syarat yang diwajibkan untuk
menduduki jabatan ini adalah :

A. Keterampilan dasar
1.

Kemampuan mengetik 10 jari

Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai
pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer,
kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per
menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.

2. Penanganan Kearsipan
Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan
serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan
kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan
standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit

3. Komputer
Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan
dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta
PowerPoint. Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai
keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.
4. Korespondensi

Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia

maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang
diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep
sendiri
5. Menerima dikte
Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara
ditulis tangan atau kemampuan komputer.
6. Pengetahuan Bank dan kas kecil
Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya
dengan keuangan atasan.

B. Keterampilan khusus
1. Tata Krama Lingkungan Kerja
Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah
atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di
lingkungan kerja.
2. Tata Krama Bertelepon
Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi
untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya
dengan standar kepuasan pelanggan
3. Komunikasi Efektif
Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas
secara lisan maupun tulisan, serta dapat
menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.
4. Hubungan Antarpribadi
Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan,
mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan
maupun relasi.

C. Penampilan
Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang
profesional. Penampilan ini sangat penting karena
citra seseorang dapat dilihat dari
penampilannya. Penampilan ini mencakup tata
cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias,
tata cara menggunakan asesoris di samping juga
cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga
merupakan hal yang penting dalam penampilan.

TUGAS SEKRETARIS
1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan
menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah

meliputi:

Membuka surat.

Menerima dikte.

Menerima tamu.

Menerima telepon.

Menyimpan arsip/surat.

Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada
sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan
karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu
menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi

luar.

Menyusun surat rahasia (confidential).

Menyusun acara pertemuan bisnis.

Pembelian kado atau cindera mata.

c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan

yang diperlukan.

Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada

relasi.

Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan

kegiatan lainnya.

Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu

badan atau instansi.

Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana kesejahteraan.

Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama

mengadakan pertemuan bisnis.

Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu

diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan
alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:

Mengurusi Rumah tangga kantor.

Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta

pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty
cash (uang cadangan/kas kecil). Tugaskeuangan ini antara lain:

Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya:

penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan
uang dari Bank.

Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama

pimpinan.

Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan

penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat

telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh
sekretaris meliputi:

Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato

atau pernyataan pimpinan.

Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat

dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada
kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir,

dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau
lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi,
menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan
yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi
sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung
jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan
upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan
mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima
dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan

waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan

akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan

bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada halhal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian
superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung

kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan kelompok informal positif di lingkungan

perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan

efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan
perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya
adalah melalui upaya memperluas networkperusahaan, mengatur dan
mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang
diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya
mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra
perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas

berhasilnya perusahaan tempat dia
bekerja. Dalam peran aktifnya
membantu kelancaran tugas-tugas
pimpinan sehingga dapat tercapai
tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun
kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah
tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam
transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi
wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena
sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak
hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh

sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan
perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila
perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan
rahasia usahapimpinan baik masa bekerja atau masa
kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam
suatu usahasaingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat
semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas
rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang
jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat
diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui
batas-batas tersebut

Tidak berlebihan jika banyak pihak mengatakan bahwa keberadaan

dan peran sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan seorang pimpinan
dalam menjalankan fungsi manajerialnya.Bahkan peran sekretaris
menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas
perusahaan.Dengan demikian,pengembangan diri sekretaris menjadi
tuntutan dan kebutuhan yang terus-menerus dan berkesinambungan
menuju sekretaris yang professional.Upaya pengembangan sekretaris
tidak hanya menyangkut pengembangan dan peningkatan kompetensi
sekretaris berkaitan dengan penguasaan pengetahuan dan
keterampilan saja, tetapi juga harus menyangkut kepribadian dan
sikap mental.

Kepribadian Sekretaris Profesional

Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik

yang menyangkut watak,sifat,perbuatan atau tindakan yang
merupakan usaha seseorang mengaktualisasikan jati
dirinya.Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan
terus-menerus guna membangun profesionalisme seorang
sekretaris.Kepribadian sekretaris professional dapat dikembangkan
dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini.

1. Mengenal dirinya dengan baik

Untuk mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujurdalam
menilai diri sendiri.Misalnya dalam menjawab pertanyaan seperti :
Apakah Anda dapat dipercaya pimpinan dan rekan kerja Anda?
Mengenal diri sendiri dengan baik berarti mau menerima kekurangan
dan kelebihan yang ada pada dirinya,dan berusaha untuk
menyempurnakan kekurangan tersebut serta meningkatkan kelebihan
yang ada pada dirinya.Hal ini membawa sekretaris untuk berfikir
optimis,positif dan menghargai orang lain.
Untuk mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya dengan
positif, sekretaris tidak boleh membiarkan kekurangan mendominasi
dirinya.

ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini:

1. Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam
melaksanakan tugas sekretaris.
2. Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri.
3.Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri.
4.Terbuka dengan rekan kerja Anda.
5. Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutanketakutan yang tidak beralasan
Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu
membandingkan pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri
dengan perkembangan perusahaan.

2. Siap untuk menerima kritik

Seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik dengan baik dari
pimpinan maupun rekan kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele
kritik tersebut, namun kita harus kritis terhadap kritik yang diajukan
untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan
tergesa-gesa.

Ada beberapa kiat menerima kritik:

o Jangan bersikap reaktif terhadap kritik yang kita terima
o Mintalah saran atau nasihat dari orang lain
o Harus tenang dan jujur mengakui
o Mau belajar dari kesalahan yang dibuat
o Penuh perhatian kepada pimpinan dan rekan lainnya
o Bersikap terbuka

Pola Pikir Sekretaris Profesional

1 Berfikir positif

Berfikir positif merupakan cara pandang seseorang

terhadap berbagai masalah dengan kacamata positif
sehingga menghasilkan sesuatu yang positif
pula.Sekretaris harus memiliki cara berpikir yang positif
karena sekretaris merupakan orang yang terdekat
dengan pimpinan dan berhadapan dengan pihak luar,
termasuk relasi.

Beberapa contoh perbandingan sekretaris yang mampu

berpikir positif dan negatif.
Pikiran Negatif =>
- Pimpinan tidak menyukai saya
- Saya gagal melakukan tugas
- Saya takut terlalu muda untuk memimpin rapat.

Pikiran Positif =>

- Saya akan berusaha semaksimal mukin agar

pimpinanmengetahui potensi saya dan menyukai
saya karena kemampuan saya.

- Saya gagal tetapi saya akan mencoba lagi.

- Saya memang masih muda dan belum berpengalaman

tapi saya akan berusaha keras untuk memimpin rapat.

2 Berfikir konstruktif

Berfikir konstruktir berarti membangun kesadaran yang

bersifat membina, membangun, dan memperbaiki,
sehingga kita tidak tenggelam dalam kepesimisan dan
ketakutan yang tidak beralasan.

Contoh berikut ini untuk mengembangkan berfikir konstruktif.

Berfikir Negatif =>
- Saya akan bekerja semaksimal mungkin
- Saya gagal tetapi akan saya mencoba lagi .

Berfikir PositiF =>

- Untuk bekerja maksimal saya harus mencari metode baru untuk
melakukan tugas.
- Saya akan mencari usaha agar saya tidak gagal.
Dengan berfikir konstruktif, kita tidak terjebak dengan hal-hal
yang sama namun senantiasa memikirkan bagaimana saya mampu
menghasilkan karya yang terbaik

3 Berfikir efektif
Berfikir efektif berarti cara pandang seseorang untuk mencapai suatu
tujuan melalui kecakapan yang dimilikinya.Sekretaris harus memiliki
cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan
pemikiran yang praktis dan sistematis.

PERILAKU SEKRETARIS PROFESIONAL

1 Pola bekerja yang efesien

Bekerja secara efesien berarti mengembangkan cara
kerja yang sederhana dan cepat,menghemat biaya dan
tenaga, serta menggunakan sarana yang dapat
mempercepat pelaksanaan tugas.Pola kerja efisien
senantiasa memikirkan dan berdasarkan pertimbangan
bagaimana melakukan tugas dengan cara termudah,cara
paling ringan, paling cepat,dan paling murah.

2 Membangun hubungan baik dengan berbagai pihak

Salah satu ciri sekretaris profesional adalah sekretaris mampu
membuka diri dan membina hubungan yang baik dengan berbagai
pihak.Membina hubungan dengan pimpinan perlu dilakukan karena
sekretaris merupakan orang yang paling dekat dengan pimpinan dan
harus slalu siap membantu.Secara umum hal-hal yang harus
diperhatikan untuk mengembangkan pola hubungan yang baik dengan
berbagai pihak meliputi berikut ini.
o Kemampuan memberikan perhatian
o Kemampuan berbicara jelas dan langsung pada tujuan
o Menampakan wajah yang ramah
o Kemampuan bersikap terus terang
o Kemampuan memahami orang lain
o Terbuka dengan kritik
o Memiliki daya tanggap yang baik
o Mampu menjaga rahasia
o Menampakkan perasaan yang tulus
o Kemampuan menjadi pendengar yang baik

KARAKTER SEKRETARIS PROFESIONAL

Selain penampilan, ketrampilan berkarakter perlu dikuasai seorang
sekretaris professional.Hal ini berguna untuk mengetahui bebera[a
sifat,pimpinan menghendaki sekretarisnya memiliki suatu sifat,yakni:
- Semangat besar (Enthusiasm)
- Loyalitas
Berarti sekretaris bertindak seolah-olah benar-benar mempercayai
perusahaannya.
- Inisiatif
- Dapat dipercaya (Reability)
- Kecakapan berorganisasi
- Kestabilan emosi
- Kerahasiaan (Confidential)
- Pentingnya produltifitas (Importance of Productivity)
- Penyesuaian diri dengan perubahan
- Mengevaluasi diri sendiri

KUALIFIKASI PERORANGAN
SEKRETARIS PROFESIONAL
Pernah dengar betapa berharganya seorang sekretaris bagi pimpinan
? Ini karena sekretaris sangat mengetahui sifat-sifat,kelebihan serta
kekurangan sekretaris.
Ini juga yang menyebabkan betapa pentingnya sosok sekretaris bagi
pimpinan:
- Seorang sekretaris harus bijaksana (tactful)
- Sekretaris harus memiliki sikap bisa mengantisipasi
- Sekretaris harus memiliki sikap follow through
- Sekretaris harus tau bagaimana merencanakan pekerjaannya
- Harus dapat diandalkan dan dipercaya (Dependable)
- Harus mencerminkan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan
- Harus dapat menyimpan rahasia (Must be keep a secret)

- Sekretaris harus tampak paling baik

- Harus tahu bagaimana caranya bicara yang baik
- Harus bisa menghemat biaya
- Harus memiliki bermacam-macam minat
- Harus menjadi seorang yang tulus dan iklas
- Harus memiliki pemikiran sendiri
- Harus memiliki rasa menghargai

Untuk dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional mempunyai

syarat syarat yang harus dijalankan oleh setiap sekretaris. Apabila
seorang sekretaris tidak mempunyai syarat syarat untuk menjadi
sekretaris maka tugas dan fungsi kesekretarisannya tidak dapat
berjalan dengan baik, adapun syarat yang harus dijalani oleh seorang
sekretaris adalah :
a)

Menguasai seluk beluk kantor

b)

Memiliki ilmu pengetahuan khusus / spesialis yang sesuai/relevan

dengan aktifitas kantor

c)

Menguasai pengetahuan umum

d)

Menguasai bahasa asing dengan baik

e)

Mampu melaksanakan tugas tugas yang menbutuhkan keterampilan

seperti korespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat,
mengoperasikan mesin mesin kantor, pelayanan tamu dll

f)

Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai

sekretaris

Syarat-syarat Seorang Sekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus

memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris
dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun
syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi
sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang
baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu
kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang
sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuankemasyarakatan dan
kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar
serta menguasai beberapa bahasa asingsecara lisan maupun tertulis,
serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur
organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris
mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana
sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja
pada perusahaan yang bergerak pada
bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan
itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka
sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan,
dan sebagainya.

3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang
pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asinglainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus

cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan
tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba
menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas,
misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

JENIS-JENIS JABATAN SEKRETARIS.

Pengelompokan sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggungjawab:
a. Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer manager
yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau
instansi pemerintahan. Tugasnya adalah:

- Planning = merencanakan sendiri rencana organisasinya.

- Organizing = menyusun sruktur dan tata kerja organisasi.

- Actuating = membuat keputusan.

- Directing = pengarahan.

- Coordination = koordinasi.

- Controlling = pengendalian.

Misalnya: sekretaris wilayah daerah di Pemda Tk 1, sekretaris

jenderal di Departemen, sekretaris perusahaan.

b. Sekretaris pimpinan (private secretary), tangan kanan pimpinan

yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
Ciri-cirinya:

- Tidak mempunyai anak buah.

- Tidak punya wewenang untuk membuat keputusan.

- Bertugas hanya meringankan beban pimpinannya, dan tidak fokus

untuk kepentingan pimpinan karena hanya bersifat kedinasan.

- Bekerja hanya untuk satu pimpinan saja.

c. Sekretaris pribadi (personal secretary),adalah seseorang

yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu
kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi.
Jadi ia bukan pegawai atau staf dari perusahaan, dia
diangkat dan digaji secara perseorangan.

Pengelompokan sekretaris berdasarkan kemampuan kerja dan

pengalaman kerja:

a. Sekretaris Junior, adalah sekretaris yang baru mulai meniti karier

sebagai sekretaris.

Ciri-cirinya:

- Biasanya belum berpengalaman.

- Masih memerlukan bimbingan.

- Biasanya adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah.

- Umumnya ditempatkan sebagai asisten sekretaris senior agar dapat

belajar.

Sekretaris Senior, adalah sekretaris yang sudah memiliki kemampuan

bekerja yang baik karena telah berpengalaman kerja. Ciri-cirinya:

- Biasanya telah memiliki inisiatif.

- Mampu bekerja mandiri.

- Mampu mengatur pekerjaan yang sesuai prosedur.

- Lingkup tugas dan tanggung jawab yang luas serta membutuhkan

penangan informasi yang kompleks.

- Dapat ditempatkan sebagai asisten top manager.

Pengelompokan sekretaris berdasarkan spesialisasi dalam

pekerjaannya.

Sekretaris yang berkonsentrasi di suatu bidang seperti bidang hukum,

medis, teknik, akuntansi dsb.

a. The Legal Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang

hukum).
Sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum,
pengacara dan notaris. Ia tidak harus ahli hukum tapi cuma sebatas
membantu pimpinannya yang ahli hukum, tidak menutup
kemungkinan ia lulusan sarjana hukum. Tugasnya: menyusun surat
perjanjian, akte, surat kontrak dsb.

b. The Medical Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang

medis).
Sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Ia hanya
membantu kesekretariatan medis, bukanlah ahli medis tapi ada
kemungkinan ia memiliki latar belakang sebagai paramedis yang
mempelajari pendidikan kesekretariatan.

c. The Technical Secretary, (sekretaris yang berkonsultasi di bidang

teknik).
Sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik
tertentu. Tugas subtantifnya di bidang teknik arsitek dan teknik
social.

d.The Accounting Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang

akuntansi). Sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sangat baik
apabila ia menguasai pengetahuan dasar-dasar akuntansi untuk
memudahkan ia bekerjasama dengan pimpinan ataupun keperluan
korespondensi.

e. Sekretaris Eksekutif
Jabatan sekretaris ini bertugas membawahi satu unit divisi dalam
suatu organisasi atau perusahaan, artinya jabatan ini adalah seorang
manajer dalam bidang administrasi dari seluruh unit diperusahaan
tersebut, pada prakteknya tidak banyak perusahaan yang mempunyai
unit ini. Sehingga jabatan ini di kantor juga tidak terlalu
banyak. Jabatan ini membawahi beberapa bawahan yang
membantunya dalam pengelolaan unit tersebut.
d. Manajer

Sekretaris yang telah mempunyai pengalaman dan keterampilan

tambahan dalam bidang manajemen, terkadang mendapat
kesempatan untuk menduduki jabatan manajer dalam beberapa
bidang di lingkungan perusahaan, seperti manajer umum, manajer
personalia, manajer keungan dan lainnya. Berdasarkan pengalaman
bahwa manajer yang pernah menjadi sekretaris akan mempunyai
pola kerja yang baik terutama dalam hal administrasi dan pengelolaan
waktu pekerjaan.

FUNGSI SEKRETARIS
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:

a. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dengan

mengambil alih tugas detail pimpinan, menyampaikan
keputusan pimpinan kepada pejabat lain.

b. Menangani informasi untuk pimpinan dengan cara

mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan
menyampaikan informasi.

c. Menjadi jembatan penghubung, artinya sekretaris

harus membina dan memelihara hubungan kerja dengan
pimpinan.

Fungsi sekretaris tidak hanya pada fungsi manajerial maupun sosial:

a. Sekretaris harus mengingatkan pimpinan apabila ada janji dengan

mitra kerjanya dengan tujuan menjaga reputasi pimpinannya.

b. Sekretaris mengingatkan pimpinan untuk mengirim ucapan selamat

atau duka cita pada rekan kerja dan mitra kerjanya.

c. Sekretaris membantu pimpinan berdasarkan informasi yang

diterimanya. Syarat informasi relevan, mutakhir dan benar.

d. Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang

peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan.

Fungsi sekretaris dalam kantor:

a. Mengumpulkan informasi.

b. Menyortir dan mengklasifikasikan informasi.

c. Pencatatan informasi.

d. Memproses dan menterjemahkan informasi.

e. Menyalurkan informasi.

f. Melindungi dan mengamankan semua dokumen penting dari

kejahatan dan api.

KEUNTUNGAN BEKERJA SEBAGAI SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten
atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor
yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas
administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau
karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik,
penggunaan komputer dan pengaturan agenda.
Menjadi sekretaris pimpinan memberikan banyak manfaat bagi
sekretaris. Sekretaris dapat belajar banyak dari pimpinan tentang
gaya kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan
lainnya.

Beberapa keuntungan menjadi sekretaris adalah:

a. Keanekaragaman Tugas
Pekerjaan sekretaris sangat bervariasi, sekretaris termasuk
karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya:

- Tugas Administrasi:

Korespondensi,
Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan,
Mengurus surat masuk dan surat keluar,

Travel Arrangements,
Organize meeting, Making appointments,
Handling all confidential matters.

- Tugas Receptionist:
Menerima dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan
lewat telepon,
Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan
maupun yang tidak diharapkan,
Mencatat janji-janji untuk pimpinan,
- Tugas Keuangan:
Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank,
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan,
Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash),

Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

- Lain-lain:
Personal matters,

Monitoring and procuring order. Contohnya :

mengecek stock stationary, kertas fax, office
supplies, dan lain sebagainya,
Menterjemahkan,
General Affair duties, Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan,
menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Keanekaragaman pekerjaan sekretaris membuat pekerjaan sekretaris

tidak membosankan.

b. Penghasilan Memadai.
Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang
tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris
menjadi semakin penting. Karena itulah pada umumnya sekretaris
mendapatkan gaji yang cukup menarik dibandingkan dengan profesi
lain.

c. Menambah Keterampilan dan Keahlian.

Menjadi sekretaris akan menambah keterampilan dan keahlian yang
dapat menunjang pekerjaannya keterampilan dan keahlian tersebut
meliputi:

- Mampu menyusun laporan dan berkorespondensi,

- Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya,

- Teknik tata penyimpanan arsip,

- Teknik berkomunikasi dengan telepon,

- Menulis cepat dengan steno, Teknik mengetik surat

d. Promosi.

Posisi sekretaris tidak pernah berakhir. Banyak sekretaris handal yang

berhasil meraih posisi menjadi manager, semua ini berkat kedekatan
tugas sekretaris dengan pimpinannya sehingga ia dapat meminta ilmu
dan pengalaman dari pimpinannya. Pimpinan yang mengetahui
ketangkasan sekretarisnya tentu akan mendelegasikan wewenang
untuk melaksanakan tugas-tugas bersifat manajerial kepada
sekretarisnya, dengan catatan sekretaris mampu melaksanakannya.
Seringkali sekretaris bertindak sebagai supervisor dan mengatur
pekerjaan orang lain.

e. Pentingnya Sekretaris.

- Sekretaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan

organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan
dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau
tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan,
sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak
luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan
seorang sekretaris yang professional.

- Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan Pusat Informasi di

dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang
ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris
mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

- Sekretaris profesional startegis dapat memberikan pengaruh positif pada

status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai
melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar

- Sekretaris profesional teknis dapat meningkatkan kinerja pimpinan.

Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi
kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan
memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan
demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun
akan semakin internsif.

- Sekretaris profesional pendukung dapat memberikan contoh positif

kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan
pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

HUBUNGAN SEKRETARIS DAN KANTOR

Istilah kantor tidak ada sangkut pautnya dengan besar atau kecilnya
suatu usaha perusahaan atau organisasi. Kantor adalah tempat
diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari
menerima, menyortir, mengklasifikasikan, mencatat, memproses,
menterjemahkan, menyalurkan sampai melindungi dan
mengamankan.
Fungsi kantor adalah memberikan pelayanan terhadap suatu unit
usaha ataupun terhadap organisasi atau perusahaan secara
keseluruhan. Pelayanan di dalam kantor adalah menyelesaikan fungsifungsi berikut:

a. Mengumpulkan informasi.
Kantor menjadi pusat mengalirnya informasi dari berbagai macam
sumber melalui berbagai macam media komunikasi.

b. Menyortir dan mengklasifikasikan informasi.

Informasi yang masuk harus disortir dan dipilah-pilah untuk
mengetahui mana yang berharga dan mana yang tidak atau kurang
berguna.

c. Pencatatan informasi.
Sangat penting mencatat informasi yang penting.

d. Memproses dan menterjemahkan informasi.

Informasi yang rumit berupa statistik, input komputer, sebaiknya
ditransfer menjadi bentuk yang lebih mudah dipahami.

e. Menyalurkan informasi.
Menyampaikan informasi yang akurat kepada pihak-pihak yang
memerlukannya melalui media komunikasi yang tepat (telepon, surat,
fax). Menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat
akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk
menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat
beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin
internsif

f. Melindungi dan mengamankan:

Demi kelangsungan hidup perusahaan atau organisasi, maka perlu
menyimpan, melindungi, dan mengamankan semua dokuman penting,
baik dari kejahatan maupun api.

Jadi seorang sekretaris melaksanakan fungsi kantor dan dapat

disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas
membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani
pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.

CARA KERJA SEKRETARIS

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi
tinggi, para eksekutif menjadi tergantung pada
dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru.
Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah
menghadapi berbagai tantangan dan berada dalam
lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian
membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa
sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era
globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan
teknologi menuntut orang orang yang menggeluti
profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan
memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris
yang kini dimiliki perlu ditingkatkan

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi

sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan
mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :

- Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai

sekretaris.

- Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya.

- Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi.

- Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain.

- Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa

internasional.

seorang sekretaris professional memiliki cara kerja yang bagus,

diantaranya adalah:

1. Bekerja dengan efisien dan efektif.

Seorang yang bekerja secara efisien akan mencari cara yang:

Terhemat : menyangkut pemakaian biaya, bahan.

Tercepat : menyangkut waktu.

Termudah : menyangkut cara kerja.

Teringan : menyangkut tenaga.

Tersingkat : menyangkut jarak.

Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai

efektivitas kantor, maka ia perlu:

- Memperlajari seluk beluk perusahaan.

- Mempelajari pekerjaan.

- Menjalankan rencana kerja yang fleksibel.

- Mengelola perkerjaan kecil.

Setiap sekretaris membutuhkan 4 buah buku untuk keperluan:

- Buku catatan telpon

- Buku blocknote untuk mencatat hal-hal yang harus dikerjakan.

- Buku dikte untuk mencatat instruksi dari pimpinan.

- Buku things to do yang merupakan kalender perencanaan dan

pelaksanaan kerja.

Petunjuk untuk mempersiapkan perencanaan kerja harian:

- Pelajari file dan buat pemisahan antara hal penting yang perlu
didahulukan pimpinan.

- Menggabungkan jadwal perjanjian pimpinan dengan jadwal

perjanjian sekretaris.

- Memeriksa masalah yang ada dalam buku catatan steno dan

memberi tanda dengan bolpint tugas yang sudah maupun yang belum.
Buat ringkasan yang belum beres dan catat dalam buku things to do.

- Memeriksa buku telpon dan mengerjakan tugas yang ada dalam buku
things to do.

- Mengetik kegiatan esok pimpinan.

- Memeriksa perlengkapan kantor dan mengunci filling cabinet agar

aman.

- Membereskan meja, letakkan segala sesuatu pada tempatnya.

2. Bekerja secara professional

Seorang sekretaris harus bekerja secara professional, artinya harus

memiliki pengetahuan (knowledge) yang mendalam, ditunjang
kemampuan (capability), disertai attitude/sikap, serta mampu
mengatur emosinya, sehingga akan menjadi sorang sekretaris yang
ramah(warm welcome), sopan santun (courtesy), tulus ikhlas
(sincerely goodwill), dan bersahabat (friendliness). Ciri-ciri sekretaris
professional adalah bersedia bekerjasama, tekun, positive thinking,
cekatan, dinamis, loyal, setia,
bersemangat tinggi, dan dapat dipercaya.

Sekretaris dapat meningkatkan profesionalismenya dengan cara:

1. Meningkatkan kecerdasan mental.

a. Membangun rasa tanggungjawab.

b. Tidak individualis/egois

c. Memberi pelayanan dengan motivasi yang baik.

d. Sikap mandiri.

e. Berani mengambil resiko yang sudah diperhitungkan.

2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

a. Melalui pendidikan formal.

b. Melalui kursus dan pelatihan.

c. On the job training/magang.

3. Bekerja secara harmonis dengan pimpinan

Kesuksesan karier dan profesi sekretaris dapat diraih jika ia mengikuti

petunjuk cara

kerja yang harmonis dengan pimpinan, yaitu:

1. Memperhatikan dan mempelajari cara kerja yang disenangi pimpinan,
karena:

a. Sekretaris harus menyesuaikan diri dengan pimpinan.

b. Sekretaris harus bisa mengantisipasi kebutuhan pimpinan dan

bagaimana reaksi pimpinan.

c. Sekretaris harus menyimak dan mencoba menangkap komentar

pimpinan.
2. Cara menginterupsi pimpinan:

a. Jangan membiasakan diri menginterupsi pimpinan.

b. Mengumpulkan dulu materi pertanyaan dan pesan-pesan untuk

pimpinan lalu menginterupsi dengan baik.

c. Bila terpaksa menginterupsi pada saat rapat, maka langsung masuk dan
menulis pesan pada secarik kertas.
3. Menyarankan suatu ide pada pimpinan:

a. Menyampaikan pendapatnya secara teratur.

b. Jangan memberi ide bila tidak diminta.

c. Jangan menyatakan setuju karena keterpaksaan.

4. Menyampaikan cara kerja efisien pada pimpinan:

a. Lebih diutamakan saran yang baik.

b. Disampaikan pada saat yang tepat, saat pimpinan sedang santai.

c. Pimpinan yang harus membuat keputusan.

5. Memperbaiki kesalahan pimpinan, dapat dilakukan dengan:

a. Bila masalahnya kecil, langsung diperbaiki dengan halus.

b. Bila masalah atau kesalahannya besar, harus dikonsultasikan dengan

pimpinan.
6. Mendapat tugas yang belum diketahui cara mengerjakannya, maka:

a. Jangan menolak dan jangan mengesankan seolah-olah mampu (jangan

berkata Saya tidak tahu, tapi katakan Saya belum pernah
mengerjakannya, tapi saya akan berupaya mengerjakan tugas tersebut).

b. Mencari tahu cara mengerjakan tugas tersebut.

7. Menghadapi pimpinan yang gugup atau tidak sabar:

a. Berusaha mengerjakan semua tugas segera walau tidak dibutuhkan

seseorang.

b. Cekatan tapi tenang.

c. Bila dimarahi, jawablah dengan halus dan senyuman.

d. Jangan ikut-ikutan gugup.

8. Pimpinan yang sulit diajak kerjasama:

a. Berusaha harus dapat menyesuaikan diri.

b. Selesaikan tugas sesuai dengan keinginan pimpinan.

c. Harus bisa mempelajari keinginan dan kesukaan pimpinan.

9. Pimpinan yang suka menunda pekerjaan:

a. Sekretaris harus mencari kesempatan untuk mendiskusikan dengan

pimpinan.

10. Berdiskusi masalah pribadi sekretaris dengan pimpinan:

a. Boleh akrab dengan pimpinan tapi sebatas kerjaan saja.

b. Sebaiknya tidak membicarakan masalah pribadi dengan pimpinan.

11. Menerima kritik yang benar:

a. Jangan berkecil hati menerima kritikan.

b. Jangan segan-segan meminta maaf dan bersedia memperbaiki diri.

12. Mendapat kritik yang tidak benar (pimpinan menuduh sekretaeis
membuat suatu kesalahan yang pimpinan buat sendiri)

a. Diterima dengan senang hati dan jangan mendendam, karena mungkin

pimpinan berusaha melindungi reputasinya.

b. Jika memang benar tidak melakukan kesalahan, maka sampaikan

dengan benar.

PERSYARATAN MENJADI SEKRETARIS

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang
baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat

menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan
dan bisa menjaga image perusahannya.

2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap

segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama
yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

3. Special knowledge, Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus

dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik,

korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan
kearsipan.

5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti

menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat
agenda pimpinan dll.

Selain itu, untuk menjadi sekretaris professional sebaiknya memenuhi

persyaratan utama, yaitu memiliki kompentensi kerja sebagai
sekretaris, artinya:

1. Menguasai seluk beluk kantor:

a. Budaya organisasi, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan.

b. Nama yang duduk dalam struktur organisasi.

c. Tata hubungan kerja antar individu maupun antar bagian.

2. Memiliki ilmu pengetahuan khusus/spesialisasi yang relevan dengan

tugas kantor. Misalnya sekretaris yang bekerja di biro hukum, rumah
sakit, air line dapat belajar dari buku, brosur, majalah, maupun
kursus sehingga dapat mengerti hal-hal yang relevan dengan bidang
pimpinannya.

3. Menguasai pengetahuan umum dengan banyak membaca, belajar

maupun menyimak siaran media masa.

4. Menguasai bahasa Indonesia, bahasa inggris serta bahasa asing

lainnya dengan baik dan benar, sesuai dengan kebutuhan perusahaan
tempat sekretaris bekerja.

5. Berpengetahuan dan mampu melaksanakan tugas-tugas yang

membutuhkan keterampilan seperti berkorespondensi, mengetik
dengan cepat dan akurat, mengoperasikan mesin-mesin kantor,
pelayanan tamu.

6. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai

sekretaris, yaitu simpatik, kharismatik, bersikap dewasa dalam
berpikir dan bertindak, luwes dalam pergaulan, sabar, bersemangat
tinggi, kreatif, inisiatif, tekun, pandai berbicara dan lain-lain.

TUGAS SEKRETARIS SECARA GARIS BESAR

(PERKANTORAN, RESEPSIONIS, DAN
KEUANGAN)
Menaruh perhatian, menghargai orang lain dan bersahabat adalah sikap

yang harus dimiliki untuk menunjang karier. Apalagi bila ditambah dengan
penampilan yang serasi dan ceria. Sebenarnya sikap tersebut berlaku
untuk siapa saja, selama menjadi karyawan bila ingin berhasil meniti
karier. Untuk meniti karier, seseorang harus memiliki sikap positif,
misalnya menyenangi pekerjaan, menghargai tugas yang dipercayakan dan
berusaha terhadap perbaikan kerja. Dalam melaksanakan tugas yang
dipercayakan anda biasanya banyak menghadapi masalah.

Tugas sekretaris justru harus mampu memecahkan masalah yang timbul

dalam perusahaan anda. Sikap mental terhadap setiap masalah yang
timbul harus positif, yaitu ikut berusaha sekuat teaga untuk dapat
memecahkan masalah tersebut. Sikap positif yang dimiliki merupakan
modal dasar untuk memberikan sumbangan dalam menyelesaikan tugastugan yang sulit. Promosi jabatan dalam karier ditentukan atas dasar
penilaian prestasi kerja. Tidak hanya sikap bersahabat dan menyenangkan
serta pengetahuan tata krama dalam pergaulan saja, untuk menunjang
karier, tetapi juga perlu pengembangan penampilan. Penampilan adalah
sikap dalam bentuk pencerminan diri seseorang yang menimbulkan
percaya diri yang simpatik.

TUGAS SEKRETARIS Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk

karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

a. Menurut wewenangnya.
- Tugas rutin, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi,
dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus dari pimpinan sesuai
dengan job descriptionnya. Tugas rutin meliputi pengetikan, making call,
menerima tamu, korespondensi, mengerjakan filling (berkas), mengatur
jadwal kegiatan pimpinan, mengelola petty cash (kas kecil).
- Tugas instruksi, yaitu tugas yang tidak setiap hari dihadapi sekretaris hanya
akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas instruksi
atau incidental meliputi mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar
orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruang rapat,
serta menyiapkan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut),
penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan,
mencari dan menyampaikan informasi pada perusahaan lain, arrange
schedule.
- Tugas kreatif, yaitu tugas yang tidak termasuk rutin tetapi atas inisiatif
sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintahkan oleh pimpinan namun wajib
dilaksanakn sekretaris. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas. Tugas kreatif
meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada
klien, mengatur ruang kantor pimpinan, mengikuti pelatihan pengembangan
diri, membuat perencanaan kerja, mempelajari organisasi dan peraturan kerja
serta budaya kerja perusahaan, membuat artikel untuk mengumpulkan
informasi bagi perusahaan.

b. Menurut jenis tugasnya.

- Tugas administrasi perkantoran. meliputi surat menyurat,
pembuatan laporan, filling.
- Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul
jadwal pertemuan pimpinan.
- Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim
ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan acara
resmi kantor.
- Tugas keuangan. Meliputi menangani keuangan pribadi pimpinan
dengan bank, membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dan
sebagainya atas nama pimpinan.
- Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan
pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam
memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi.

CARA MENANGANI SURAT MASUK

A. Memproses surat masuk (processing incoming mail)
Adapun tugas sekretaris dalam menangani surat-surat masuk meliputi:

- Menyeleksi surat yang ditujukan pada pimpinan.

- Mendistribusikan surat masuk yang telah diberi lembar disposisi

untuk ditindaklanjuti oleh pejabat yang tertera dalam disposisi.

- Meneruskan surat yang telah ditandatangani pimpinan ke unit

ekspedisi atau unit organisasi lain yang membuat surat tersebut.
Tahap-tahap menangani surat masuk:

- Mengklasifikasikan dan menyortir (Classifying and Sorting), dimana

sekretaris harus menyortir surat-surat yang masuk.

Dan sortiran tersebut dibagi menjadi:

1. Mengklasifikasikan .

a. Surat bisnis surat yang dibuat perorangan atau perusahaan yang

ditujukan pada pimpinan yang mewakili kepentingan perusahaan,
b. Surat pribadi surat yang dibuat perorangan atau perusahaan yang
ditujukan pada pimpinan selaku pribadi. Surat pribadi yang tidak boleh
dibuka adalah tagihan premi asuransi, tagihan kartu kredit dan rekening
bank pimpinan.

2. First sorting.
a. Surat penting/mendesak, yaitu surat yang memelukan tindakan
segera dan biasanya ada cantuman URGENT/PENTING, jika tidak
dicantumkan kata penting atau urgent maka bisa dilihat dari cara
pengiriman apakah menggunakan sepecial mail services, first class mail,
second class atau parcel post. Yang paling penting biasanya menggunakan
sepecial mail services karena biayanya lebih mahal dibanding yang lain.
b. Surat biasa, yaitu surat yang mempunyai derajat kepentingan setelah
surat penting.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang hanya boleh dibuka oleh orang yang
dituju.

3. Second sorting, yaitu mengatur surat berdasarkan jenisnya.

a. Surat bisnis/dinas. Setelah diklasifikasikan dan first sorting, maka

surat dikelompokkan menurut jenisnya.

b. Surat pribadi (surat pribadi yang sangat rahasia dan surat pribadi
untuk pimpinan).

c. Bahan-bahan iklan. Surat-surat seperti ini biasanya memakai jasa

pengiriman third class, dimana surat yang berisikan iklan ini memakai
amplop yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warna.

- Membuka surat (Opening The Mail).

- Mengeluarkan dan memeriksa isi amplop (Removing And Inspecting

Content).

- Membubuhkan stempel tanggal, dan waktu (Date Time Stamping).

- Membaca, menggaris bawahi, dan memberikan catatan kecil

(Reading, Underlining and Annotating).

- Menyerahkan surat pada pimpinan (Presenting The Mail).

1. Posisi paling atas surat yang sangat mendesak.

2. Posisi kedua surat yang telah diberi kode A1.

3. Posisi ketiga surat yang meminta perhatian

orang lain.

4. Posisi keempat surat yang dijawab oleh

sekretaris.

5. Posisi paling bawah surat yang tidak harus

dijawab.

- Menangani paket, brosur, penerbitan dsb.

- Mendistribusikan surat.

- Daily Mail Record

- Tanggal Perihal Diberikan Tindak lanjut

- Kepada Untuk

- Circulation Slip

Selama pimpinan tidak ada ditempat, sekretaris harus tetap

memproses surat masuk dengan cepat seperti saat pimpinan ada
ditempat. Hanya saja sekretaris mendapat tugas tambahan yaitu
membuatkan ringkasan dari semua surat penting dan
menggarisbawahi surat-surat yang memerlukan penangan khusus.

Tindakan sekretaris menangani surat masuk, diantaranya:

1. Surat yang dapat dijawab dengan sekretaris dengan

benar sesuai instruksi pimpinan.

2. Memberi surat pada pejabat pengganti yang telah

ditunjuk pimpinan.

3. Menyimpankan surat untuk pimpinan yang sifatnya

pribadi.

4. Surat-surat yang sifatnya penting/urgent dapat dikirim

lewat fax.

5. Membalas surat yang dilaporkan melalui telpon.

6. Menyimpan surat menunggu sampai pimpinan kembali.

B. Menangani Surat Keluar (Outgoing Mail)

Sekretaris harus memahami betul cara menangani surat-surat ataupun

paket yang akan dikirim. Pada perusahaan yang besar, umumnya
memiliki bagian atau ruangan untuk menangani surat-surat/paketpaket. Dalam pembuatan surat keluar, setiap surat diberi nomer surat
sesuai dengan urutan yang tercatat didalam buku agenda surat keluar.
Final Check Of Materials. Pemeriksaan kembali surat keluar.
Folding Letters (melipat surat). Ada 8 macam cara melipat surat,
yaitu lipatan tunggal, lipatan ganda, lipatan sejajar, lipatan baku,
lipatan baku rendah, lipatan akordion, lipatan akordion rendah,
lipatan model perancis, lipatan model baron.

Cara pengiriman surat keluar. :

1. Berdasarkan classes of mail first class, second class, third class dan fourth class.

1. First class, Surat, catatan pribadi, kartu pos dan cek.

2. Second class, surat kabar dan jurnal berkala.

3. Third class dan materi promosi, buku, catalog, edaran, bibit tanaman dan
perdagangan.

4. Fourth class Barang dagangan dan barang cetakan.

2. Special mail services private courier services, express mail, registered mail,
certified mail, insured mail, special delivery, special handling dan priority mail.

1. Private courier services TIKI, DHL, Fed Ex.

2. Express mail, Digunakan untuk mempercepat pengiriman. Pos Kilat, Pos

Khusus.

3. Registered mail cocok untuk mengirimkan dokumen penting dan barang

berharga.

4. Certified mail pengiriman yang memiliki bukti pengiriman.

5. Insured mail pengiriman yang diasuransikan.

6. Special delivery pelayanan pengiriman yang lebih cepat.

7. Special handling cocok untuk barang kelas 4.

8. Priority mail pelayanan kelas satu.

3. Secara elektronik.
4. Petugas mengantar langsung ke perusahaan.

MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Dalam menyusun jadwal kegiatan sekretaris harus bersikap fleksibel,
artinya bila ada hal-hal yang mendesak dan sangat penting, maka harus
didahulukan dengan cara merevisi jadwal yang telah dibuat sebelumnya.
Sebagian besar dari jadwal kegiatan pimpinan adalah berupa janji
bertemu dengan pihak lain. Usahakan agar tidak ada satupun janji yang
terabaikan dan juga jangan sampai terjadi tumpang tindih atau tabrakan
dalam waktu lama.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam membuat
jadwal perjanjian, yaitu:

1. Memberi tanda pertemuan mana yang menjadi prioritas pertama,

kedua, dst.

2. Mancatat waktu atau berapa lama waktu yang diperlukan untuk

setiap perjanjian.

3. Mengetahui kebiasaan pimpinan dalam bekerja.

4. Pembuatan jadwal harus disesuaikan dengan selera pimpinan.

5. Mengenal relasi dan teman pimpinan.

Cara mengatur jadwal perjanjian:

1. Usahakan hari senin tidak ada janji pertemuan. Hal ini dimaksudkan
agar pimpinan memiliki waktu untuk merencanakan kegiatan minggu
ini dan menyelesaikan pekerjaan minggu lalu yang tertunda.
2. Hindari membuat jadwal perjanjian sehari setelah pimpinan baru
datang dari bepergian beberapa hari.
3. Jangan membuat jadwal sehari saat pimpinan akan berangkat
bepergian. Fokuskan pada keperluan dan perlengkapan untuk
kunjungan tersebut.
4.

Jangan membuat jadwal pertemuan yang memiliki prioritas yang

sama tingginya dengan sebelumnya.

5. Jangan membuat janji pertemuan ditempat lain segera setelah

pimpinan selesai rapat, agar pimpinan tidak tergesa-gesa.
6. Membuat jeda antara 10 sampai 15 menit diantara perjanjian, agar
pimpinan dapat menandatangani berkas dan mempersiapkan rapat
berikutnya.

7. Untuk janji temu pimpinan dengan rekan ditaruh pada jam-jam

terakhir, agar bila pimpinan berhalangan hadir maka jadwalnya
mudah dirubah.
8. Janji temu yang dilakukan diluar kota, sedapat mungkin diatur agar
pimpinan dapat langsung pergi tanpa harus kembali ke kantor.
9. Perjanjian dengan waktu yang pendek dapat diingatkan langsung pada
pimpinan dengan kata-kata yang taktis.
10. Perjanjian yang melalui telpon perlu dikonfirmasi pada pimpinan
apakah jadwalnya memungkinkan.
11. Setiap hari mencocokkan dan mencatat semua perjanjian temu
pimpinan pada buku things to do today.

Ada beberapa macam-macam ukuran dan pilihan

kalender untuk perjanjjian yang berguna bagi
pimpinan dan sekretaris, yaitu berguna bagi
pimpinan dan sekretaris, yaitu:

1. Satu halaman untuk setiap hari.

2. Satu halaman untuk setiap minggu.

3. Satu halaman untuk satu bulan.

Yang dimasukkan dalam kalender meliputi:

1. Perjanjian yang dibuat pimpinan.

2. Perjanjian yang dibuat sekretaris untuk pimpinan dari tamu yang

datang maupun melalui telpon dan surat.

3. Undangan melalui surat atau memo.

Sekretaris harus berusaha memperoleh dua buah kalender kerja bulanan

(satu halaman untuk setiap bulan), yang satu untuk pimpinan dan yang
satu untuk sekretaris.

- Memanfaatkan kalender sebagai buku kerja dan memindahkan informasi

yang sudah tetap ke kalender harian.

- Menjadwalkan pertemuan rutin yang setiap tahun dihadiri pimpinan.

Konsultasikan pada pimpinan untuk menambah atau mengurangi kegiatan.

- Mencatat hari ulang tahun, ulang tahun perkawinan, jatuh tempo premi
asuransi pimpinan, dll.

- Menanyakan pada pimpinan apakah pimpinan membuat perjanjian saat

diluar kota, bila ada maka ditambahkan pada jadwal.

Untuk menunda perjanjian dapat dilakukan dengan:

- Menyampaikan dengan penuh penyesalan dan menawarkan untuk

mengganti jadwal yang baru dan disampaikan lewat telpon.

- Apabila pimpinan sakit, maka sekretaris harus menunda perjanjian

pimpinan. (hati-hati dengan karakter pimpinan, ada pimpinan yang tidak
ingin diketahui bila dia sakit).

- Jika pimpinan sakit atau halangannya lama maka sekretaris konsultasi

dengan pimpinan untuk memutuskan apa yang harus dilakukan.

MASALAH UMUM YANG

DIHADAPI SEKRETARIS

Menaruh perhatian, menghargai orang lain dan bersahabat adalah sikap

yang harus dimiliki untuk menunjang karier sekretaris. Apalagi bila
ditambah dengan penampilan yang serasi dan ceria. Sebenarnya sikap
tersebut berlaku untuk siapa saja, selama menjadi karyawan bila ingin
berhasil meniti karier. Untuk meniti karier, seseorang harus memiliki sikap
positif, misalnya menyenangi pekerjaan, menghargai tugas yang
dipercayakan dan berusaha terhadap perbaikan kerja. Dalam
melaksanakan tugas yang dipercayakan anda biasanya banyak menghadapi
masalah.

Tugas sekretaris justru harus mampu memecahkan masalah yang timbul

dalam perusahaan. Sikap mental terhadap setiap masalah yang timbul
harus positif, yaitu ikut berusaha sekuat tenaga untuk dapat memecahkan
masalah tersebut. Sikap positif yang dimiliki merupakan modal dasar
untuk memberikan sumbangan dalam menyelesaikan tugas-tugan yang
sulit. Promosi jabatan dalam karier ditentukan atas dasar penilaian
prestasi kerja.

Walaupun tugas sekretaris adalah memecahkan permasalahan yang timbul

di perusahaan, tetapi dalam pelaksanaannya seorang sekretaris pasti
pernah mengalami suatu masalah

Masalah umum yang biasa dihadapi oleh sekretaris adalah:

1. Ketika pimpinan diluar kota dan ada jadwal atau janji baru yang
ditulis pimpinan di buku agendanya sendiri, dan janji tersebut belum
sekretaris catat di agendanya sedangkan janji tersebut dilakukan esok
hari.
2. Banyak jadwal atau janji yang harus diatur sekretaris.

3. Sekretaris belum meng-up date pengetahuannya tentang teknologi

karena sibuk dengan kegiatan kantor.
4. Catatan yang kurang lengkap.
5. Ketika pimpinan lebih banyak melakukan tugas atau temu di luar
kantor, sekretaris mengambil alih semua sendiri dengan pantauan
pimpinan melalui telephon.
6. Pimpinan sering rapat diluar kota dalam jangka waktu lebih dari 2
hari. Sehingga komunikasi pimpinan dan sekretaris menjadi tidak
lancar.

MASALAH KHUSUS YANG DIHADAPI SEKRETARIS

Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung

jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris
eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris
eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber
dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan
ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar
yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak,
beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di
masyarakat bertolak dari kedudukannya.

Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan

berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat
mengharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak
dan selalu mengendalikan perasaan. Beban moral adalah konsekuensi
jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai
beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan
tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya.
Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa
pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum
sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif.

Dalam masa pelatihan sekretaris junior belajar mengenali dan memahami

segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi
pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan
pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri
berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan
pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris.

Masalah khusus yang dihadapi sekretaris adalah:

1. Beban kerja yang berat sehingga membuat stress.

2. Sekretaris memiliki keterbatasan dalam menghadapi perubahan dan

perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan
aktivitas organisasi.
3. Sulit memahami keinginan pimpinan yang memiliki watak tidak
konsisten.
4. Ketidakcocokan gaya kerja bila pimpinan suka menunda kerja.
5. Mendapat kritik yang tidak benar.

6. Menjadi teman diskusi masalah pribadi pimpinan.

CARA MENGATASI MASALAH YANG

DIHADAPI SEKRETARIS

Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda

antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama
juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang
berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap
individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian seharihari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress.
Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu
yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress
diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang
ditimbulkan.

Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan

membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan
kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan
produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan
hubungan sosial pada hubungan universal, dan
bertambahnya rasa senang dan tenteram.

Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:

a. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong
semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung
bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif
dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal
sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.

b. Mempelajari dinamika organisasi yang menjadi sumber stress dan

mencoba mencari jalan keluar. Misalnya wewenang atau tanggung
jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu
disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu
banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya
stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain
untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat
menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia
di luar kita bmengikuti perubahan-perubahan tersebut.
c. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik
maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai
berguna dalam menghadapi stress.

Cara sekretaris mengatasi masalah umum yang terjadi adalah

dengan:
1. Meningkatkan komunikasi dengan pimpinan ketika
pimpinan sedang dinas di luar, dengan menanyakan apakah
ada rencana temu janji baru dengan rekan bisnisnya.
2. Segera mencatat jadwal yang baru pada agenda sehingga
tidak menumpuk pada note kecil.
3. Sebisa mungkin dikala senggang, sekretaris belajar sendiri
dengan browsing di internet trend teknologi kerja terbaru.

4. Segera menyalin instruksi yang diberi pimpinan agar

terhidar dari kehilangn informasi.
5. Harus siap mengambil alih dan menerima tugas saat
pimpinan dinas keluar kota.

Selain mengatasi stress, sekretaris diharapkan dapat pula

mengatasi masalahnya dengan:

1. Terus mempelajari perubahan dan perkembangan yang terjadi pada

perusahaan.
2. Selalu belajar mengenali sifat dan watak pimpinan, dan berusaha
memperbaiki sifat pimpinan dengan cara yang halus.

3. Jika bisa memberi contoh pada pimpinan dengan tidak menunda

pekerjaan yang diberikan pimpinan, sehingga pimpinan bisa
mencontohnya.
4. Belajar menerima kritikan. Jika kritikan tersebut tidak tepat sasaran
maka bertanyalah pada pimpinan dimana letak kesalahannya.
5. Usahakan memberi batasan antara kerja dan pribadi. Jangan terlalu
sering membahas hal pribadi dengan pimpinan. Jika pimpinan lebih
dahulu yang berbicara dengan topic, maka sekretaris cukup menjadi
pendengar saja tanpa aktif dalam percakapan tersebut.

ARTI PENTING SEKRETARIS BAGI KANTOR/INSTITUSI

Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari
perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota
staf yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan
pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh peran sekretaris profesional dalam
menjalankan ini.

Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar pembantu atau penggembira

atasan. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak
terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting
yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu
secara keseluruhan. Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan
cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat
perkantoran canggih terus diperkenalkan, sentuhan tangan trampil dan buah
pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan

pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda
perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau
pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang
professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh
seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan
berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis
merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga
harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis.

KOMITMEN SEKRETARIS

Seseorang yang tidak memiliki komitmen pada tugas hanya menyelesaikan

pekerjaan didasari oleh ketaatan pada norma-normal formal yang berlaku, yang
mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan
mengendur atau sanksi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan
cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggungjawab.

Berbeda halnya dengan orang yang memiliki komitmen pada tugas atau
pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas atau pekerjaannya
karena merasa terikat pada penelesaian tugas atau pekerjaannya karena merasa
terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma
formaL, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka
akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

Keahlian atau kompetensi sekretaris profesional ( sekretaris profesional ) dalam

perkembangan era globalisasi yang cepat ini memaksa sekretaris profesional agar
lebih banyak belajar dan mendalami ilmu pengetahuan. Kondisi yang demikian
membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa sekretaris profesional
meningkat, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka
bersaing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang didatangkan dari luar negeri seperti
Singapura dan Malaysia.

Untuk itulah sekretaris profesional perlu mengembangkan diri melalui peningkatan

kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam
membantu pimpinannya.

Sebaiknya sekretaris profesional melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan

ketrampilan di luar tugas-tugas kesekretarisan atau peran sekretaris profesional
yaitu :

a. Keterampilan berkomunikasi

b. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan

informasi

c. Mampu berpikir, mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya

d. Mampu bekerja sama dalam kelompok

e. Memiliki Human Relation skills

f. Mempunyai komitmen pada tugas

g. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

h. Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai

sekretaris

i. Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya

j. Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi

k. Terampil dalam mengelola kantor

l. Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain

m. Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa

internasional

CARA SEKRETARIS MENERIMA TAMU

Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya

tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu
bahwa tamu sudah datang, segera temui dan sambutlah sebagaimana
mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut dan
ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa. Basa basi
dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak
keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan
pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.

Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada
ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan
menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga
bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali
dengan anda. Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan
menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji
sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada
atasan anda.

Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman
pengusir sepi. Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang,
lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak
bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu
secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan
tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan. Tetapi jika atasan anda
bersedia menemuinya, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin
bertemu.

Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena
sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang
sudah sering datang ke kantor anda. Yang perlu anda ingat adalah sebagai sekretaris
cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan citra perusahaan dan
mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Jadi jagalah sikap dan bicara
anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembagai lain yang berkepentingan
dengan perusahaan.

Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di

kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu
mempelajari tata cara menerima tamu. Sehingga diharapkan tamu-tamu yang
datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau
mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke
kantor. Seorang sekretaris berkewajiban menayakan nama tamu yang datang ingin
bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar
tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya.

Pada waktu ditemukan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud,

sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi
mana dan apa maksudn Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur
pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan.
Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu
atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima
tamu begitu saja .

Sekretaris harus mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan

dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu
diperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu.

1. Berpenampilaln rapi, bersih dan segar

2. Berperilaku sopan dan ramah

3. Ekspresi wajah yang hangat, namun meyakinkan.

4. Menghapal nama tamu

5. Senang bergaul dan luwes

6. Menjadi pendengar yang baik

7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek.

8. Berlaku sopan dan hormat kepada tamu

9. Penuh semangat kerja

10. Pakailah nada suara yang enak dan jelas

11. Senantiasa bersikap tenang

12. Menangani tamu yang complaint secara professional

13. Duduk yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk

ruangan.

14. Jangan menginterupsi pembiacaraan tamu

15. Tulus dalam melayani tamu

Sekretaris harus menghindari:

1. Mengobrol terus menerus

2. Berbicara dan tertawa terlalu keras

3. Duduk diatas meja

4. Melepas sepatu

5. Memotong kuku

6. Mengorek hidung dan telinga

7. Menambah lipstik, menyisir rambut dan memakai bedak

8. Menelpon berlama-lama

9. Mengintip atau mencuri dengar

10. Mengadakan jual-beli barang pribadi.

Menyapa adalah tugas yang harus dilakukan sekretaris saat

bertatap muka dengan tamu, dilakukan secara sopan dan

ramah, dengan senyum.
1. Menyapa selamat pagi / siang / sore / malam disesuaikan dengan
waktu:

- Pagi : 08.00 s.d 11.00 WIB

- Siang : 11.00 s.d 15.00 WIB

- Sore : 15.00 s.d 18.00 WIB

- Malam : 18.00 s.d 24.00 WIB

2. Menyapa dengan sebutan Bapak/Ibu/Tuan/Nyonya, jangan memakai

sebutan Tante/Om.

3. Bila sudah mengenal tamu maka sebutkan namanya.

4. Tanyakan apa keperluan tamu dan persilahkan mengisi tamu atau
kartu tamu.

Ada beberapa tamu yang harus dapat dibedakan oleh sekretaris, yaitu tamu
yang berkunjung pada pimpinan.
1. Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang
diharapkan.

a. Ketika pimpinan siap, maka sekretaris dapat mempersilahkan tamu

masuk.

b. Kenalkan diri anda: Saya adalah sekretaris Bapak Iwan. Jika tamu
tidak mengulurkan tangan untuk jabat tangan maka sekretaris tidak perlu
menjabat tangan.

c. Dalam perjalanan ke ruang pimpinan, sekretaris berdiri disamping tamu

agak kedepan dengan sikap tenang dan langkah yang mantap.

d. Sekretaris harus membukakan pintu atau menekan tombol lift.

e. Tunjukkan dimana ruang pimpinan.

2. Tamu tanpa perjanjian. Ada beberapa kemungkinan tamu yang datang

tanpa perjanjian:

a. Ia adalah teman atau keluarga pimpinan.

b. Ia adalah selesman yang ingin menawarkan produk

c. Ia adalah tamu yang ingin meminta sumbangan.

d. Ia adalah relasi atau tamu rutin.

Beberapa petunjuk yang dapat dipakai sekretaris untuk melayani

tamu asing yang baru dikenal:

1. Lebih baik bersikap formal daripada terlalu akrab.

2. Berbicara secara jelas dan perlahan.

3. Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat.

4. Sertakan penunjuk jalan atau penerjemah.

Pemberian bingkisan untuk tamu asing harus dilakukan

dengan hati-hati dan disampaikan pada saat yang

tepat. Dibawah ini petunjuk untuk mempertimbangkan

bingkisan untuk tamu asing.
1. Bingkisan untuk tamu dari Eropa

a. Bila pertemuan diadakan dirumah pribadi seseorang, maka dapat

diberi bingkisan berupa barang kerajinan perak.

b. Minuman beralkohol dan coklat,dan bungkuslah secara sederhana

dan berilah kartu nama.

c. Jangan memberikan parfum pada istri tamu.

d. Hati-hati dengan pemberian bingkisan bunga karena mengandung

berbagai makna, seperti bunga mawar bagi orang Eropa adalah untuk
kekasih.

2. Bingkisan untuk tamu dari Arab.

a. Pemberian bingkisan sebaiknya diberikan setelah

tamu-tamu yang lain datang agar tidak dikira

suap.

b. Bingkisan dapat berupa barang untuk anak-anak, jangan

berikan bingkisan untuk istrinya.

c. Orang Arab sangat menyukai produk Amerika dan

Jerman.

d. Buku-buku yang dapat dimanfaatkan dikantor.

e. Hati-hati bila memberikan bingkisan bergambar bintang,

karena ada yang haram.

f. Jangan memberikan bingkisan minuman beralkohol

3. Bingkisan untuk tamu dari Cina.

a. Bingkisan dapat diberikan pada akhir perjamuan makan malam.

b. Jangan memberikan bingkisan berupa uang.

c. Jangan memberikan barang yang aneh-aneh.

d. Barang-barang yang dicetak dengan nama perusahaan sangat cocok dijadikan

bingkisan.

4. Bingkisan untuk tamu dari Amerika Serikat

a. Barang-barang promosi kantor seperti agenda, kalender, bolpoint dan

sebagainya.

b. Jangan berikan hadiah uang.

c. Untuk hadiah natal dapat diberikan wine, buah-buahan atau kue natal.

5. Bingkisan untuk tamu dari Amerika Latin

a. Diberikan setelah pembicaraan bisnis.

b. Barang-barang untuk keperluan kerja seperti kalkulator.

c. Mainan untuk anak-anak.

d. Hindarkan pemberian berupa pisau, saputangan, dan juga hindarkan warna ungu
atau hitam karena melambangkan duka cita.

Walau maksud pemberian adalah baik dan mempererat tali silaturahmi, perhatikan
budaya, hukum dan kebiasaan mereka karena berbeda dengan keadaan di
Indonesia.

CARA SEKRETARIS BERKOMUNIKASI DI LINGKUNGAN KERJA

Sekretaris memiliki sikap yang luwes dalam pergaulannya baik didalam kantor
maupun diluar kantor. Dalam berkomunikasi dilingkungan kerja, sekretaris harus
memiliki sikap yang:

a. Bijaksana. Sekretaris harus bersikap hati-hati, pandai menjaga mulut,

menentukan mana yang boleh dikatakan dan yang tidak boleh dikatakan.

b. Pertimbangan. Sikap mempertimbangkan secara rasional tindakan yang akan

dilakukannya dengan menitik beratkan kepentingan orang lain di atas kepentingan
pribadi.

c. Taktis. Sikap hati-hati dan pandai memilih kata-kata dalam berbicara sehingga
membuat orang-oarng senang dalam berhubungan, misalnya: memilih kata-kata
yang tepat dalam berbicara, sebelum bertindak, cermati dulu situasi dan kondisi
pada saat itu, dan memberi komentar seperlunya yang bersifat membangun dengan
memilih kata-kata yang tepat.

d. Memberi muka pada orang lain. Dilakukan dengan pura-pura tidak mendengar
dan tidak mengetahui apapun. Misalnya pimpinan dimarahi oleh direktur dan
kebetulan sekretaris ada disana, maka sekretaris dapat bersikap pura-pura tidak
tahu.

e. Kesetiaan. Bersikap setia dan jujur terhadap pimpinan khususnya dan pada
perusahaan pada umumnya. Loyalitas dapat ditunjukkan dalam tindakan: tidak
licik, bukan penghianat, bukan pula pemfitnah, selalu siap membantu, tenggangrasa
terhadap pimpinan dan orang lain.

CARA SEKRETARIS BERKOMUNIKASI DALAM ERA

GLOBALISASI

Pada era globalisasi sekarang, tidak ada batas lagi antara negra, seolah-olah
semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi.
Kondisi yang demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa
sekretaris yang lebih professional dengan tingkat kompetensi berstandar
internasional dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang
didatangkan dari luar negeri seperti singapura dan Malaysia. Dengan kata lain,
sekretaris Indonesia harus mempersiapkan diri, karena ia bukan hanya bersaing
dengan sekretaris Indonesia, tetapi juga bbersaing dengan sekretaris dari Negaranegara asal investor.

Sekretaris harus mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga

benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya.
Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan
keterampilan di luar tugas-tugas operasional kesekretarisan, yaitu:

a. Keterampilan berkomunikasi

b. Kemampuan mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi

c. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusi

d. Mampu bekerjasama dalam kelompok

e. Memiliki human relations skills

f. Mempunyai komitmen pada tugas

PENGARSIPAN DENGAN SYSTEM POKOK ISI SURAT

System pengarsipan adalah cara pengaturan atau

penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan
memakai abjad, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf
dan nomor sebagai identitas arsip. System pengarsipan
(Filling system) ada 5 macam yaitu:

1. System Abjad

System abjad adalah system penyimpanan arsip dengan

memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya
dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, nama perusahaan, nama tempat,
nama benda dan subjek masalah.

2. System Perihal
System perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu
dipersiapkan untuk system perihal adalah:

a. Daftar indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang

dilakukan di seluruh kantor dimana system ini diterapkan.

b. Perlengkapan menyimpan surat:

- Filing cabinet

- Guide

- Folder

- Kartu kendali

c. Pemberian kode surat

d. Penyimpanan surat:

- Membaca surat untuk mengetahui isi surat

- Memberi kode surat

- Mencatat surat dalam kartu kendali

e. Menyimpan kartu kendali

3. System Nomor

Didalam system nomor ada 4 macam:

a. System nomor menurut Dewey (Sistem Desimal). System ini

menetapkan kode surat berdasarkannomor yang ditetapkan untuk
surat yang bersangkutan

b. System nomor menurut terminal digit. Didalam system ini, kode

penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai system
penyimpanan menurut terminal digit yaitu system penyimpanan
berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

c. System nomor middle digit adalah kombinasi dari system nomor

decimal dewey dan system nomor terminal digit yang dijadikan kode
laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan
dua angka yang ada didepannya menunjukkan kode map, kemudian
dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang
ke sekian dalam map.

d. System nomor soundex adalah system penyimpanan warkat

berdasarkan pengelompokan nama yang tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan.

4. System Geografis
System geografis atau wilayah adalah suatu system penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu
surat. Yang harus dipersiapkan dalam menerapkan system ini adalah:

a. Perlengkapan menyimpan surat:

- Filing cabinet

- Guide

- Folder

- Kartu kendali
b. Penyimpanan surat melalui prosedur:

- Melihat tanda pembebas dalam suratm yaitu tanda yang menyatakan

bahwa surat telah diproses dan boleh disimpan

- Membaca surat

- Memberi kode surat

- Mencatat surat pada kartu kendali

- Menggolongkan surat menurut wilayahnya

- Menyimpan surat

- Menyimpan kartu kendali

c. Penemuan kembali

5. System Tanggal

System tanggal adalah system penyimpanan surat yang didasarkan pada tanggal
surat diterima dan tanggal surat dikirim. Yang diperlukan untuk system ini adalah:

a. Perlengkapan menyimpan surat:

- Filing cabinet

- Di depan laci dicantumkan judul Tahun

- Guide sebanyak 12 buah

- Folder

- Kartu kendali

b. Pembagian dalam system tanggal:

- Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

- Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

- Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder).

c. Susunan guide dan folder dalam filing cabinet:

- Laci menggambarkan tahun

- Guide menggambarkan bulan

- Folder menggambarkan tanggal

d. Penyimpanan surat:

- Menetapkan kode surat sebelum disimpan

- Mencatat surat pada kartu kendali

- Menyimpan surat

PENYELENGGARAAN RAPAT
Salah satu tugas rutin sekretaris adalah membantu pimpinan
mempersiapkan rapat, baik yang diadakan dikantor maupun di
organisasi luar lainnya. Hal-hal yang harus dipersiapkan adalah:
a. Menyusun agenda rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan

yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan acara rapat
adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam
agenda. Sekretaris harus konsultasi dalam menyusun agenda rapat
dan agenda disusun jauh hari sebelumnya dan dikirim pada calon
peserta rapat.
b. Membuat dan mengirim undangan rapat.

Setelah agenda rapat dibuat, dapat ditentukan siapa saja yang akan
diundang dan sekretaris dapat berkonsultasi pada pimpinan apakah
ada penambahan anggota rapat lalu dikonfirmasikan pada pihak yang
akan diundang sebelum undangan dikirim.

Sekretaris harus sudah memastikan tentang hari,

tanggal, jam dan tempatnya. Undangan sebaiknya
dikirim 2 atau 1 minggu sebelum hari H. sebaiknya
undangan mencantumkan RSVP yang berarti setiap yang
diundang harus mengkonfirmasikan kehadiran atau
ketidakhadirannya. Sekretaris juga membuat daftar
hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa untuk
dijadikan bahan penyusunan notula dan dokumentasi
serta dapat mengetahui jumlah peserta yang hadir agar
mudah disiapkan segalanya

c. Tempat pertemuan / persiapan ruangan / persiapan peralatan

Sekretaris perlu memastikan berapa orang yang akan hadir dalam

rapat resmi. Apabila jumlah peserta sedikit, maka dapat
menggunakan conference room di kantor. Namun apabila melebihi
jumlah kapasitas, maka dapat diselenggarakan di hotel atau gedung
pertemuan. Sekretaris harus memesan hotel, mengecek
kapasitasnya, peralatan, konsumsi dan akomodasi.

Ada beberapa macam pengaturan layout ruangan rapat, yaitu:

1. Gaya kuliah/kelas: Cocok untuk jumlah peserta yang banyak.

2. Gaya konferensi: Dimaksudkan agar semua peserta merasa

diharagai dan menimbulkan semangat team work.

3. Bentuk huruf U: Cocok untuk rapat informal

4. Gaya Workshop: Cocok untuk diskusi kelompok

Sekretaris perlu mempersiapkan bahan-bahan seperti

notula yang lalu, proposal rapat yang akan dibahas saat
rapat, OHP, LCD, Sound System, Handy cam, tape
recorder, blacknote dan ballpoint, name tag untuk
peserta dan lainnya.

d. Menyusun sambutan untuk pimpinan

e. Menyusun notula

Sekretaris harus mengetahui apa kegunaan dari setiap rapat yang

diadakan. Ada bermacam-macam kegunaan dari rapat, yaitu:

a. Forum diskusi untuk memecahkan masalah

b. Forum silaturahmi

c. Sarana bernegosiasi

d. Forum demokrasi

e. Brainstorming (sumbang saran)

f. Sarana berkonsultasi

TEKNIK MENYUSUN NOTULA

Notula merupakan catatan atau laporan hasil pembicaraan atau

keputusan dalam rapat atau pertemuan
Seorang notulis membutuhkan beberapa macam hal, yaitu:

a. Kebutuhan informasi, berbagai jenis informasi, tujuan rapat,

peserta rapat, struktur rapat, inti permasalahan, strategi rapat dan
persyaratan lainnya.

b. Kebutuhan waktu. Notulis membutuhkan waktu untuk

mempersiapkan diri, memahami bahasa teknis, subyek pembicaraan,
mengolah datam menyusun dan memeriksa hasil akhir.

c. Kebutuhan tempat strategis. Notulis perlu mendapatkan tempat

yang strategis, agar dapat menyimpulkan hasil pembicaraan. Sedapat
mungkin notulis duduk berdampingan dengan ketua rapat.

d. Kebutuhan konsentrasi

Notulis membutuhkan konsentrasi yang cukup tinggi agar mampu

mengatur dan merapikan data dalam jumlah besar dan dapat menilai
seluruh data yang telah diperolehnya.
Syarat-syarat menjadi notulis professional antara lain:

a. Mampu mendenganrkan sekaligus menulis.

b. Mampu menyortir mana yang penitng dan mana yang tidak.

c. Mampu berkonsentrasi tinggi.

d. Mampu menulis cepat (stenografi/shorthand).

e. Mampu melaporkan secara obyektif.

f. Mempu memahami bahasa teknis dan menguasai materi.

g. Mampu mengetahui kebutuhan pembaca notula.

h. Mampu mengemukakan pemikiran secara ringkas dan cepat.

i. Menguasai metode pengolahan data.

j. Menguasai barbagai struktur rapat.

Ada sekretaris yang sekaligus menjadi notulis, namun ada pula yang
tidak melibatkan sekretaris sebagai notulis. Apabila sekretaris
mendelegasikan wewenang untuk penyusunan notula kepada seorang
notulis, sekretaris dapat mengerjakan pekerjaan lainnya. Jika notulis
hendak bertanya, maka dia harus bertanya pada sekretaris bukan
pada ketua siding atau ketua rapat karena sekretarislah
penanggungjawab penyusunan notula yang baik dan bermutu.

Ada bermacam-macam fungsi notula, yaitu:

a. Sebagai dokumen dan alat pembukuan

b. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen.

c. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.

d. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.

e. Sebagai dokumen.

f. Sebagai alat untuk rapat semu.

ETIKA DAN ETIKET SEKRETARIS

A. ETIKA SEKRETARIS
Istilah etika berasal dari kata Yunani ethicos yang berarti norma-norma, aturanaturan, kaidah-kaidah, nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang baik, dapat
membedakan hal yang baik dan yang buruk. Etika kantor adalah etika yang
mengatur tentang perilaku dan watak yang baik dan benar didalam kantor.
Sekretaris yang melakukan etika profesi akan bersikap:

a. Selalu dsiplin dalam tindakannya

b. Solider dan tenggangrasa

c. Berempati pada orang lain

d. Tidak egois

e. Terbuka dan mau dikritik orang lain

f. Bersedia memaafkan kesalahan orang lain

g. Sabar dan mampu menaha diri

h. Tidak menyebar gossip

i. Pandai membawa diri

j. Tulus ikhlas membantu orang lain

k. Berpikir rasional

l. Membesarkan hati teman yang kesusahan.

Hal-hal yang perlu dihindari sekretaris karena tidak sesuai dengan etika
kantor adalah:

a. Membuat klik atau kelompok tertentu dengan sengaja untuk memusuhi

rekan-rekan yang berbeda dengannya.

b. Sering datang terlambat dan pulang tergesa-gesa

c. Sering absen degnan membuat bermacam-macam alasan

d. Besantai ria.

e. Sering menggunakan telpon kantor

f. Menunda-nunda pekerjaan

g. Menjilat atasan

h. Memakai jam kerja untuk bersenda gurau

i. Malas merawat mesin-mesin dan alat kantor yang dipercayakan

j. Bermain games dikantor

k. Memakai fasilitas kantor tanpa ijin

l. Boros dalam pemakaian fasilitas kantor.

B. ETIKET SEKRETARIS

Etiket merupakan tata cara pergaulan manusia, aturan, tata karma

dan sopan santun. Etika dan etiket haruslah saling melengkapi:

a. Etika menekankan pada prinsip-prinsip tentang tindaka moral yang

benar

b. Etiket menitik beratkan pada tata cara pergaulan.

Beberapa contoh etiket, antara lain:

a. Tersenyum bersahabat pada semua karyawan

b. Perkenalkan diri pada rekan-rekan yang baru

c. Ramah, selalu seria

d. Tidak membosankan dan tidak mengganggu orang lain

e. Loyal pada kantor

f. Pandai menyimpan rahasia

g. Ikut memikirkan orang lain

h. Sukses bergaul dengan rekan sekantor

C. KODE ETIK SEKRETARIS

Kode etik sekretaris terdiri dari pedoman dan peraturan yang
menjadi tonggak bagi sekretaris yang bermoral dan berwatak baik,
berkepribadian menarik, bertutur kata dan bertingkah laku sesuai
dengan profesinya. Beberapa contoh kode etik sekretaris:

a. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi.

b. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik

dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungan
masyarakat.

c. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapat dan tidak

menggunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.

d. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui

kerjasama dengan rekan-rekan seprofesi baik dalam tingkat nasional
maupun internasional.

e. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik didalam

mapupun diluar negeri.

KEPRIBADIAN YANG COCOK UNTUK SEKRETARIS

Kepribadian sekretaris professional sering diidentikan seseorang sebagai

watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha sekretaris
yang mengatualisasikan jati dirinya. Kepribadian seorang sekretaris sangat
penting untuk dibangun dan dikembangkan terus menerus guna untuk
membangun profesionalisme seorang sekretaris. Memiliki kepribadian yang
sesuai dengan profesinya sebagai sekretaris, yaitu :

a. Simpatik,

b. Kharismatik,

c. Bersikap dewasa dalam berpikir dan bertindak,

d. Luwes dalam pergaulan,

e. Sabar,

f. Bersemangat tinggi,

g. Kreatif,

h. Inisiatif,

i. Tekun,

j. Pandai berbicara dan lain-lain

Masa Depan Sekretaris

Melihat perkembangan dunia perlengkapan komunikasi saat ini, terutama dalam peralatan komunikasi telepon
selular dan kecanggihan dari komputer laptop saat ini, mendorong seorang atasan berubah dalam pola kerja, yaitu
atasan saat ini lebih senang mengatur jadwal kegiatannya sendiri dan juga dalam hal menerima tamu atas
mengatur sendiri. Tentu saja ini membuat pekerjaan sekretaris menjadi berubah, hal ini yang telah terjadi
dibeberapa negara maju seperti di Amerika dan Eropa, saat ini tidak ada lagi jabatan dengan sebutan
sekretaris. Jabatan ini telah berubah sesuai dengan beban tanggung jawab yang dimilikinya, demikian juga
jenjang jabatan di lingkungan sekretaris telah berubah menjadi :

Office Administrative II

Atau sering disebut sebagai Juru, atau jabatan yang hanya mengerjakan pada 1 bidang pekerjaan saja.

Office administrative I
Adalah jabatan yang hampir sama dengan administrasi II, hanya pada pekerjaannya mengerjakan beberapa
bidang pekerjaan.

Junior Administrative Assistant

Seorang yang mengerjakan hampir seluruh bidang pekerjaan administrasi, tetapi atasannya bukan pengambil
keputusan (seorang administrative assistant) dan masa lalu disebut sebagai yunior sekretaris.

Administrative Assistant
Pada masa lalu disebut sebagai sekretaris, adalah seorang yang
mengatur seluruh pekerjaan administrasi atasan.

Executive Administrative Assistant

Masa lalu disebut sebagai senior sekretaris, adalah seorang

sekretaris yang menangani seluruh kegiatan atasan, tetapi pada saat
bekerja, sebagian pekerjaannya diserahkan pada bawahannya. ,

Office manager
Pada masa lalu disebut sebagai Sekretaris eksekutif adalah sekretaris
yang membawahi bagian atau satu unit organisasi diperusahaan yang
bergerak pada bidang administrasi seperti Sekretariat,

PERBEDAAN LAKI2 DAN PEREMPUAN SEBAGAI

SEKRETARIS

Sekertaris pada zaman dahulu sampai sekarang ini memang identik dengan
perempuan, tetapi dengan adanya perkembangan zaman sekertaris sekarang sudah
ada yang laki-laki. Akan tetapi, Sekertaris perempuan masih menjadi pilihan utama
setiap kantor karena sekertaris perempuan memiliki keterampilan, ketelatenan
dalam bekerja serta menarik dalam berpenampilan. sedangkan untuk laki-laki juga
mempunyai kelebihan jika diposisikan menjadi sekertaris, yaitu saat dalam
melakukan perjalanan dinas untuk pekerjaannya laki-laki lebih fleksibel
ditempatkan dimanapun dibandingan dengan perempuan jika ingin melakukan
perjalanan harus mendetail memilih lokasinya serta tidak bisa sewaktu-waktu dinas
karena terbebani oleh anak dan suaminya.
SEKRETARIS PRIA

Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata
dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan
kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang
identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan
intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya.

Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi
ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin
berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah
profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan
peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata

Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya

memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini
membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan
mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan
tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan.

Jabatan sekretaris tidak mutlak untuk kaum wanita, walaupun dalam

keseharian terlihat mayoritas posisi sekretaris diisi wanita. Untuk
organisasi atau perusahaan tertentu lebih cenderung memilih sekretaris
pria, seperti perusahaan pertambangan, perkebunan, pengangkutan,
mesin dan alat-alat berat serta pemerintahan. Alasan perusahaan atau
organisasi tertentu memilih sekretaris pria adalah:

a. Pimpinan sering ke luar kota sehingga lebih tepat didampingi sekretaris

pria.

b. Sekretaris sering ditugaskan ke luar kota.

c. Mayoritas karyawannya pria sehingga lebih cocok dan aman apabila

sekretarisnya pria.

d. Aktivitas pimpinan seringkali berlangsung hingga larut malam.

e. Pria lebih memakai rasio dibandingkan wanita yang lebih

mengutamakan emosi.

Kebanyakan kaum pria berambisi meniti karier ke puncak (top

excecutive), sehingga mereka seringkali menjadikan posisi
sekretarisnya sebagai ajang latihan untuk belajar menjadi pemimpin.
Karena kedekatan posisinya dengan pimpinan memungkinkan ia
menimba berbagai macam pengetahuan seperti mengatur bawahan,
problem solving dan decision making. Bagi pimpinan yang
memperhatikan jenjang kerier, cenderung untuk menawarkan
lowongan jabatan yang lebih tinggi kepada sekretarisnya, karena:

a. Sudah mengenal kemampuan, sifat dan kepribadiannya.

b. Sudah mengetahui prosedur kerja, budaya dan seluk beluk

perusahaan itu.

c. Akan meningkatkan semangat kerja karyawan yang lain, karena

promosi jabatan diisi karyawan karier, bukan orang dari luar.

Antara sekertaris wanita dan pria memang mempunyai kelebihan dan

kekuranganya, maka dari itu tergantung perusahaan ingin memilih
yang mana, sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan
diperusahaannya.

PENAMPILAN SEORANG SEKRETARIS

Penampilan Sekretaris

Sekretaris merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat

asisten yang merujuk kepada pekerjaan kantor dengan tugas
melaksanakan pekerjaan rutin, seperti tugas administratif dan tugas
pribadi dari seorang atasan.

Dalam penampilan sekretaris, hal-hal apa sajakah yang perlu

diperhatikan, sehingga akan tercipta respon yang bersifat positif dari
bos dan juga orang lain yang ada di sekitar Anda? Berikut adalah tips
dan triknya:

1. Membiasakan Hidup Sehat

Perlu diketahui bahwa pada umumnya tidak ada perusahaan yang
menginginkan seorang karyawan yang sakit-sakitan. Ketika memiliki
kesehatan yang baik, tentu akan mampu membuat Anda untuk tetap
tampil prima, dan merasa tetap lebih baik. Seorang sekretaris yang
selalu mengantuk, serta sering batuk-batuk atau pilek tentu akan
menurunkan imagenya sendiri.Dalam hal ini Anda harus mengetahui
hal-hal yang perlu untuk tetap dijaga, yaitu perhatian ekstra terhadap
kesehatan diri, dengan cara melakukan hidup sehat, seperti misalnya
istirahat yang cukup, dan segera meminum obat atau vitamin apabila
memang sedang dibutuhkan.

2. Tampil Secara Menarik

Kepribadian yang menarik akan terpancar dari sebuah penampilan,
yaitu suatu keadaan lahiriah yang terlihat oleh orang lain. Dalam hal
ini, maka seorang sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu
berpenampilan menarik dan apik. Berbagai hal yang harus
diperhatikan untuk tetap tampil secara menarik adalah sebagai
berikut:

A. Make-Up
Make-Up bukan hanya sekedar rias wajah, tetapi hal ini juga
mencakup perawatan kulit muka agar tetap terlihat bersih dan
berseri. Menggunakan make-up dengan bahan yang cocok merupakan
salah satu perawatan mendasar bagi wajah Anda.

Sebagai tambahan dalam hal ini, maka Anda juga bisa mengupayakan
penggunaan satu jenis merk make-up, sehingga wajah Anda tidak
rusak, ketika harus terus menyesuaikan diri dengan produk make-up
yang baru.

Selain itu perlu juga diketahui bahwa merias wajah harus dilakukan
dengan sewajar mungkin atau natural dan sesuai dengan jabatan dan
ciri pembawaan Anda. Upayakan agar tidak berdandan terlalu menor,
tetapi jangan pula melupakan riasan, sehingga wajah tidak akan
terlihat sangat pucat.

B. Rambut
Dalam urusan rambut, sekretaris juga harus tetap dalam keadaan bersih
dan tertata rapi dengan model rambut yang sederhana. Upayakan keramas
dengan selang waktu normal, dalam hal ini Anda harus mengingat bahwa
rambut panjang membutuhkan perawatan yang ekstra, namun apabila
Anda tidak cocok dengan rambut panjang, maka janganlah ikut-ikutan
mode rambut pendek yang sedang trend.

Parhatikan pula bahwa model rambut yang Anda harus sesuai dengan raut
muka, serta gunakanlah moel rambut yang bisa mencerminkan rasa
percaya diri dan keprofesionalan Anda.

C. Kulit
Anda harus memperhatikan kesehatan kulit agar terbebas dari berbagai
jenis penyakit. Bila Anda memiliki kulit yang sehat, tentu akan
memperlihatkan Anda lebih segar dan sempurna. Selain itu memiliki kulit
bersih juga akan menghindari Anda dari bau badan.
D. Parfum
Parfum merupakan salah satu hal yang memiliki peranan penting dalam
kehidupan di kantor. Parfum yang dimaksudkan disini tidak perlu terlalu
mahal, tetapi pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian ANda dan
tentu saja memiliki aroma yang tidak terlalu menyengat. Demikian dalam
bergulirnya waktu, mungkin saja Anda akan mampu membeli parfum dari
merek-merek yang terkenal.

E. Pakaian
Meski mode pakaian yang digunakan selalu berubah-ubah, tetapi Anda harus memastikan bahwa
pakaian yang Anda pakai sesuai dan cocok digunakan untuk pekerjaan yang Anda jalankan di
kantor. Karena tuntutan profesi skretaris agar selalu bekerja dengan cepat, maka dalam hal ini
perlu Anda antisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Dalam hal ini Anda dapat
memilih pakaian yang pantas dan membuat Anda lebih percaya diri. Selain itu tentu saja Anda
akan terlihat lebih menarik dengan bentuk yang cocok dengan tinggi tubuh, serta warna kulit
Anda.

Perlu juga dipertimbangkan bahwasannya produk pakaian tidak harus selalu yang ternama.
Namun hendaknya lihatlah kualitas dari pakaian tersebut, serta yang paling penting, seorang
skretaris perlu memeperhatikan pangaturan perpaduan warna, serta memiliki cita rasa yang baik
agar dengan pakaian tersebut, Anda dapat mengubah penampilan lebih baik.

Mengatur dan merencanakan lemari pakaian Anda sedemikian rupa juga sangat perlu dilakukan.
Hal ini dimaksudkan agar Anda tidak membeli pakaian yang cepat lusuh, ketinggalan zaman,
membosankan, serta sulit dikombinasikan atau kurang cocok dengan banyak situasi dan kondisi.
Belilah pakaian yang mudah dikombinasikan, sehingga dengan jumlah yang terbatas, Anda akan
tetap memiliki variasi pakaian yang cukup banyak.

Untuk pakaian setiap harinya, buatlah perencanaan paling tidak malah hari. Dalam hal ini yang
perlu direncanakan adalah pakaian apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini juga
dilakukan untuk mencegah keterburu-buruan, bila pagi hari terlambat bangun. Perencanaan yang
baik juga mencakup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, baik dari segi
warna, asesori. Pengecekan bagian-bagian kancing baju juga perlu dilakukan untuk
mengantisipasi terjadinya kancing lepas, robek, atau jahitan baju yang terlepas.

Selain itu pastikan juga bahwa pakaian Anda sudah tersedia dengan bersih dan distrika.
Hindarilah pakaian yang terlalu tipis atau bahan lainnya yang biasa dipergunakan untuk baju
pesta, seperti beludru.

F. Tas
Seorang sekretaris tentu harus mengikuti mode dan dalam hal ini akan
memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai
dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris harus memiliki
lebih dari satu tas dengan berbagai aneka warna, besar dan kecil untuk
aneka kesempatan. Bila tidak, maka tas hitam merupakan warna pilihan
untuk seluruh koleksi pakaian Anda. Seperti halnya model pakaian, maka
Anda juga harus melihat model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak
pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian.

G. Sepatu
Dalam hal ini lebih baik Anda tidak memakai sepatu sanda atau sepatu
yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap dipandang dan
membuat figur tubuh Anda akan lebih tegap ketika sedang berjalan.
Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan, yaitu tentang
apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, dan
juga kulitnya. Selain itu harus dipastikan juga bahwa sepatu Anda telah di
semir dan sesuaikan warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.
H. Perhiasan
Upayakan agar Anda tidak memakai semua perhiasan yang dimiliki.
Pakailah perhiasan secukupnya dan sewajar mungkin, serta tidak perlu
berharga terlalu mahal. Selain memiliki jam tangan, memakai anting atau
giwang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya Anda miliki.

3. Memperhatikan Sikap
Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap
tubuh anda dengan sungguh-sungguh sebab anda dinilai dari
penampilan tersebut.
a. Sikap Berjalan
Jangnlah berjalan dibuat-buat yang menunjukkan seolah-olah Anda
ingin meminta perhatian orang disekitar. Berjalan dengan tegap,
tetapi dengan tetap menjaga agar dagu jangan terlalu terangkat
sehingga tidak terkesan angkuh atau congkak. Jaga kecepatan yang
wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu
siap di sapa atau menyapa dengan senyum.

b. Sikap Duduk
Aturlah kaki Anda serapi dan sesopan mungkin dengan cara telapak
kaki diarahkan miring. Apabila Anda duduk dikursi tamu, maka
upayakan untuk tidak bersandar, sedangkan bila duduk dibelakang
meja, maka biasakan untuk merapatkan punggung dengan sandaran
kursi atua paling tidak badan tetap tegak. Duduk lemas apalagi
sampai merosot akan menimbulkan kesan negatif atau malas.

C. Sikap Berdiri
Berdirilah dengan tegak dengan cara mengatur posisi perut yang ditarik dan
dada dibusungkan. Dalam situasi santai Anda boleh saja meletakkan tangan
didepan atau di belakang tubuh sambil berpegangan. Hindari berdiri dengan
satu kakai, bersandara maupun bertolak pinggang di jalan.
D. Sikap Berbicara
Pandanglah lawan mata bicara Anda, dan jangan terllau banyak menggoyanggoyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat Anda berbicara,
seperti mengeryitkan dahi, memoyongkan mulut, memutar-mutar mata. Selain
itu upayakan agar tidak menggaruk-garuk kepala, membuyikan jari-jari
tangan, membersihkan gii dengan jari/kuku, mengupil atua mengorek-ngorek
telinga.

Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan
pula berbisik-bisik. Usahakan agar Anda selalu menggunakan bahasa yang
dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak
mengerti bahasa yang Anda gunakan, upayakan untuk terjemahkan apa yang
Anda katakan, agar ia tidak merasa tersisihkan.
E. Sikap Diam
Hindari kebiasaan menggigit kuku/pensil/bolpen, mengetuk-ngetuk meja atau
menggaruk-garuk rambut, ketika Anda sedang diam dan berpikir. Bila Anda
sedang berkonsentrasi memikirkan sesuatu hal, maka usahakan jangan sampai
melupakan situasi sekeliling ANda dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi.

4. Menumbuhkan Rasa Percaya Diri dengan Kepribadian Kuat

Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap
memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri
yang positif. Citra diri adalah persepsi/pradigma/konsep sendiri tentang
dirinya, identitas,kemampuan, dan martabatnya.

Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan
hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu
membuat anda berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda
mencapai sukses.

Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib

diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu :

Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga

berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.

Jangan bermake-up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di

toilet.

Jangan melepas sepatu ketika bekerja, apalagi berjalan ke meja lain.

Sangat tidak di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian
mempergunakannya sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.

Kenyataan bahwa penampilan merupakan factor utama saat anda di pilih

atau diterima untuk posisi sekretaris harus distinctive seperti halnya
kemampuan kerja dan kepribadian anda. Dengan penampilan yang
berbeda itu, orang dengan mudah menunjuk yang mana sekretaris dari
antara sekelompok staf wanita di kantor anda.

Kesimpulan
Peranan seorang Sekretaris sebagai Assistant atau tangan kanan
pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan,
sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan
dengan pihal luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan,
jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang profesional.
Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki
oleh seorang sekretaris profesional untuk segala bidang
ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi dengan
pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan
peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia
juga harus mempuanyai wawasan yang luas untuk dapat
bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini para
eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja
menyebabkan peranan seorang sekretaris menjadi semakin
penting.