ORGANISASI KEARSIPAN

ORGANISASI TATA LAKSANA

DAN
LEMBAGA KEARSIPAN

BAGIAN 1
PENGANTAR KEARSIPAN
DAN LEMBAGA KEARSIPAN
A. PENGERTIAN DAN PRINSIP ORGANISASI
organisasi

organon (Yunani) : alat

James L. Gibson ; yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil

tertentu, yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang
bertindak secara sending
L.F. Urwick ; pengertian organisasi lebih dari hanya alat untuk
menciptakan barang-barang dan menyelenggarakan jasa-jasa
Herbert G. Hicks merumuskan organisasi berdasarkan ciri-ciri umum
- beranggotakan lebih dari 1 orang
- ada interaksi di dalam organisasi
- struktur tertentu mengatur interaksi tersebut
- individu-individu di dalam organisasi juga memiliki sasaran pribadi

Deskripsi dari beberapa pengertian organisasi

1. Entitas-entitas rasional yang mengupayakan pencapaian
tujuan-tujuan (rational entities in pursuit of goals)
2. Koalisi-koalisi kelompok-kelompok yang berkuasa
3. Sistem-sistem terbuka / open systems merupakan inputoutput transformation systems
4. Sistem sistem yang menghasilkan makna. Tujuan dan
makna secara simbolik diciptakan dan diupayakan oleh pihak
manajemen
5. Sistem-sistem yang menunjukkan ikatan-iatan longgar. Unitunit relatif independen, upaya pencapaian tujuan kadang
tidak sama bahkan berkonflik
6. Sistem-sistem politik. Kelompok-kelompok internal berupaya
mencapai kekuasaan atas pengengendalian proses
keputusan dalam rangka memperkuat posisi-posisi mereka

7. Alat-alat untuk mendominasi. Para anggota dalam

kotak-kotak pekerjaan yang membatasi tindakan,
dan berinteraksi dengan bos yang memiliki otoritas
pada mereka
8. Unit-unit yang memproses informasi horizontal dan
vertikal melalui hierarki struktural
9. Penjara-penjara psikologis (physic prisons).
Organisasi membatasi kegiatan para anggota dengan
menciptakan deskripsi pekerjaan, departemen, divisi
dan standar perilaku. Apabila diterima, maka tercipta
kendala artifisial (artifisial barriers) yang membatasi
pilihan para anggota
10. Kontrak-kontrak sosial (social contracts). Sejumlah
persetujuan tidak tertulis dari para anggota untuk itu
mereka memperoleh imbalan

B. PRINSIP ORGANISASI
Prinsip
asas, kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir,
bertindak dsb. Sehingga prinsip organisasi ; asas yang
digunakan sebagai dasar dalam menyelenggarakan suatu
organisasi
1. Perumusan Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi mempunyai syarat-syarat :
a. Specific; ciri-ciri jelas, batas-batas tujuan yang akan
dicapai
b. Realistic; yang memungkinkan/wajar dicapai, diukur
dengan SWOT = Strength (kekuatan), Weakness
(kelemahan), Opportunity (peluang), Threat (kendala)
c. Moderate Risk, terkandung resiko yang tidak terlalu berat
d. Challenging, menantang
e. Measurable, tujuan terukur, misal pencapaian volume
produk ditingkatkan 25 % dari tahun lalu
f. Time phased, kurun waktu yang jelas, dengan jadwal kerja
yang cermat

2. Pembagian Tugas Pekerjaan

Pembagian pekerjaan dilakukan dari tingkat pimpinan sampai tingkat
rendah. Tugas-tugas pekerjaan dikelompokkan menjadi sejumlah
kelompok yang masing-masing mempunyai bidang pekerjaan tertentu.
Dasar yang digunakan sebagai pedoman dalam mengelompokkan
aktivitas ; kesamaan fungsi dan kesamaan benda produk
3. Pendelegasian Kekuasaan (Wewenang)
Ada 3 unsur pendelegasian ;
- Authority atau wewenang ; hak dan kekuatan untuk melakukan
perintah-perintah menggunakan sumber daya dalam pencapaian
tujuan
- Responsibility atau tanggung jawab terhadap sejumlah hasil yang
harus dicapai, merupakan obligasi atau kewajiban pimpinan akan
terlaksananya tugas tertentu para bawahan
- Accountability atau pertanggungjawaban ; hak dan kekuatan untuk
memberikan jawaban atas hasil yang harus dicapai kepada
pemberi delegasi
Hambatan dalam pendelegasian kekuasaan ; hambatan organisatoris
(keuangan, SDM dsb) dan hambatan psikologis (rasa khawatir pimpinan,
ketidakpercayaan, ketakutan disaingi)

4. Rentang Pengawasan/ Pengendalian

Mary Cushing Niles dalam The Essence of Management
(1958:193) ; 4 faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan
luas rentang pengawasan/pengendalian :
- Rencana Organisasi
- Jalinan hubungan orang dan pekerjaan yang harus dikendalikan
- Kemampuan orang-orang dalam organisasi
- Corak pekerjaan, semakin sederhana dan seragam corak
pekerjaan, maka bawahan mudah dikendalikan
Tingkat Tingkat Pengawasan ; hendaknya berjumlah sesedikit
mungkin dengan saluran perintah yang sependek-pendeknya
5. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab atau Rantai Komado
Robbins dan Coulter (2002) ; rantai komando adalah jalur
kewenangan yang berkesinambungan dari tingkat pimpinan atasan
sampai tingkat pimpinan bawahan.
Harus dijaga jangan sampai seorang bawahan bertanggungjawab
kepada lebih dari seorang atasan (

B. STRUKTUR ORGANISASI
1. PENGERTIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
a. Blau (1974) ; struktur organisasi adalah distribusi orang-orang
dengan posisi sosial tertentu dan peranan serta hubungannya satu
sama lain melalui berbagai saluran
b. Ranson, Hinings dan Greenwood (1980) ; struktur organisasi sebagai
alat pengendali yang kompleks dan secara berkesinambungan
menghasilkan dan dihasilkan kembali melalui berbagai interaksi
c. Meyer, Rowan dan Kemen (1977) memandang struktur organisasi
sebagai suatu mitos yang dihasilkan oleh tuntutan masyarakatnya,
misalnya keanggotaan organisasi
Kesimpulan ; struktur organisasi adalah susunan kedudukan atau
fungsi orang-orang yang diatur secara berjenjang dan masingmasing tingkatan memiliki hukum dan aturan yang mengatur setiap
orang dalam jabatannya. Tiga (3) jenis struktur organisasi ;
1. Struktur Lini
2. Struktur Lini dan Staf
3. Struktur Fungsional

1. Struktur Lini
Organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinannya
dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di
bawahnya dalam semua bidang pekerjaan, baik
pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan
2. Struktur Lini dan Staf
3. Struktur Fungsional
Kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam fungsi
Pertumbuhan struktur organisasi dapat berupa :
a. Pertumbuhan secara vertikal; penambahan tanggatangga jabatan dalam organisasi
b. Pertumbuhan secara horizontal; penambahan divisidivisan kerja
c. Pertumbuhan dari pembenahan fungsi dan pembagian

kerja