PENGERTIAN RAPAT

Rapat adalah suatu pertemuan antara sejumlah orang

atau kelompok orang (kumpulan orang) untuk
membicarakan suatu hal atau masalah yang menyangkut
kepentingan bersama dalam rangka mencapai suatu
tujuan.

Rapat merupakan media komunikasi yang

diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah. Rapat juga digunakan sebagai alat
untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah
kelompok disamping merupakan media pengambilan
keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.
Tujuan rapat
 Untuk memecahkan atau mencari jalan
keluar suatu masalah
 Untuk menyampaikan informasi, perintah
dan pernyataan
 Alat koordinasi intern dan ekstern
 Agar peserta rapat ikut berpartisipasi
 Mempersiapkan suatu acara/kegiatan
 Menampung permasalahan arus bawah
 Sarana negoisasi
Syarat-syarat rapat
 Suasana terbuka
 Tidak ada monopoli
 Partisipasi aktif peserta rapat
 Bimbingan dan pengawasan dari
pimpinan
 Perdebatan berdasarkan argumentasi
bukan emosi
 Pertanyaan singkat dan jelas
 Disiplin waktu
Lanjut...syarat rapat
 Adanya pimpinan rapat yang mempunyai
kualifikasi, dalam hal ini pimpinan rapat
memahami dan menguasai masalah yang
dibahas, bersifat adil, bijaksana, sabar, tenang,
ramah, dan peka terhadap situasi rapat.
 Adanya anggota rapat yang berpartisipasi aktif,
dalam hal ini anggota rapat dapat
menyampaikan pendapatnya atas suatu
bahasan masalah, ada kerjasama, mempunyai
wawasan yang luas, dan ada inisiatif.
 Adanya notulis yang mampu membuat notula
rapat, dalam hal ini mempunyai kemampuan
menulis dengan cepat, teliti, cermat, mengetahui
seluk beluk penyelenggaraan rapat
B. Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:
1. Rapat resmi (formal meeting)
Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan
keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat
akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya
dilengkapi dengan agenda
2. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan
perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan
istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.
3. Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota
dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak
rahasia.
4. Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu
saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang
masih bersifat rahasia.
C. Menurut jangka waktunya
1. Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali
dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali
dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan
yang lalu.
3. Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam
bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi
selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya
untuk enam bulan ke depan.
4. Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
D.Menurut frekuensinya
1. Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah
ditentukan waktunya.
2. Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal.
Biasanya rapat ini membahas masalah yang
sifatnya penting dan harus diseleseikan
bersama.
E. Menurut saluran hubungan dalam organisasi
1. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para
bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang
berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam
rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para
bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-
saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat
memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir
secara kreatif.
2. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara
pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini
diselenggarakan terutama dalam rangka untuk
mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit
yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya
duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab
dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.
F. Berdasarkan pelaksanaannya
1. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana
pimpinan rapat memegang peran utama dalam
pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga
dapat berlangsung dalam rangka pemberian
penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar
dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara
serentak dan seragam.
2. Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja
terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang
peranan utama dan para peserta diberi kesempatan
untuk memberikan saran-saran positif yang
dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan
untuk mendapatkan sumbangan pikiran.
berdasarkan jumlah peserta

- Rapat terbatas: rapat yang hanya

dihadiri oleh orang-orang tertentu
yang mempunyai peran pokok
dalam menentukan keputusan hasil
rapat
- Rapat paripurna: rapat yang
dihadiri oleh seluruh anggota dan
hasil rapat merupakan finalisasi
dari apa yang sebelumnya
disepakati dalam rapat terbatas
Unsur-unsur rapat
 Tujuan rapat
 Masalah yang dirapatkan
 Pemimpin rapat
 Peserta rapat
 Media rapat
Tipe-tipe pemimpin rapat
).
1 Tipe otoriter
Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka
memaksakan kehendaknya, merasa paling
berkuasa dan merasa paling mengetahui
segala hal, sehingga kurang memberikan
kesempatan kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan
mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang
dapat dipertanggungjawabkan dan
dilaksanakan, karena bukan merupakan
keputusan bersama dan mungkin saja ada
pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil
keputusan rapat tersebut.
2. Tipe demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang
bersifat terbuka, mau menerima kritik dan
saran dari peserta rapat, memberikan
kesempatan kepada peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya, berperan
sebagai pembimbing, pengarah, pemberi
petunjuk dan terlibat langsung dalam
interaksi kelompok. Keputusan yang diambil
oleh pemimpin rapat merupakan hasil
musyawarah kelompok.
3) Tipe laizess-faire
Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin
yang memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengendalikan jalannya
rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan
cenderung masa bodoh, tidak terlibat
langsung dalam kegiatan kelompok, tidak
punya inisiatif dan cenderung bersikap
sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin
oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada
pemimpinnya, sehingga hasil keputusan
rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan
rapat yang diharapkan
Tipe peserta rapat
1) Tipe pemberi informasi
 Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi
memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang
sangat luas dan ingatan yang sangat kuat
terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki
dengan kamus berjalan. Para peserta rapat
yang mengalami kesulitan untuk memahami
materi pembahasan dalam rapat dapat meminta
penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai
tipe ini.
2) Tipe pemberi semangat
 Peserta rapat dengan tipe pemberi
semangat memiliki kamauan dan
kemampuan kerja yang tinggi, sehingga
mampu menggerakkan orang lain.
Peserta rapat yang mempunyai tipe ini
biasanya memiliki moral dan disiplin
kerja yang tinggi sehingga orangnya
cukup berwibawa dan disegani oleh
siapa saja.
3) Tipe inisiatif
 Peserta rapat dengan tipe inisiatif
biasanya akan muncul pada saat
pelaksanaan rapat menemui kemacetan
atau kebuntuan karena kurangnya atau
tidak adanya data-data yang jelas untuk
menyeleseikan masalah yang dibahas.
Pada saat demikian, peserta rapat
bertipe inisiatif akan memberi jalan
keluar untuk penyelesian yang akan
dihadapi.
4. Tipe pemersatu
 Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan
selalu mengusahakan persatuan dan
kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat
di antara para peserta rapat, sehingga
sering disebut sebagai juru damai. Peserta
rapat yang mempunyai tipe pemersatu
biasanya memiliki sifat-sifat penuh
pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan
berjiwa besar.
Tipe peserta rapat
 5) Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang
biasanya selalu menentang pendapat atau
tidak setuju dengan pendapat peserta lain.
Peserta rapat tipe ini gemar menyerang
atau menyalahkan pendapat orang lain,
sehingga memancing timbulya perdebatan
yang panjang dan dapat menimbulkan
perpecahan dalam kelompok. Dalam hal
ini, seorang pemimpin rapat hendaknya
cepat untuk mengambil tindakan agar tidak
menimbulkan masalah baru.
 6) Tipe perantara
 Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya
akan bertindak sebagai perantara atau
penjembatani antara orang/kelompok yang
berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu
memperjelas pendapat peserta rapat lain yang
belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi
jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan
tipe pemersatu yang selalu menginginkan
persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan
rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya
pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki
wibawa diantara lainnya.
7) Tipe pendengar
 Peserta rapat dengan tipe pendengar
biasanya bersifat pasif. Peserta rapat
tipe ini hanya berperan sebagai
pendengar yang baik. Ia hanya
mendengarkan informasi-informasi yang
disampaikan oleh pemimpin rapat atau
peserta rapat lainnya. Ia tidak suka
mengeluarkan pendapat, kritik atau
saran dan lebih bersifat pendiam
Fungsi peserta rapat
 1. sebagai penyumbang pendapat
 2. sebagai penyimpul....notulis
 3. penyumbang data
 4. Penerima hasil keputusan
 5. pembantu pemimpin
Fasilitas/media rapat
 Whiteboard dan spidol
 Papan pengumuman
 Map
 Alat tulis kantor
 Buku catatan
 OHP
 Komputer atau laptop
 Ruangan,meja,kursi
 Sound sistem
 Lampu penerang dll