ETIKA PROFESI SEKRETARIS

PENGERTIAN SEKRETARIS

 Sekretaris
berasal dari bahasa Latin secretum yang
berarti rahasia, sedangkan orang yang memegang
rahasia disebut secretarius dan dalam bahasa
Inggris disebut secretary.
 Menurut M.Braum dan Ramon , Sekretaris :
adalah seorang pembantu dari seorang kepala
yang menerima pendiktean , menyiapkan surat-
menyurat, menerima tamu,memeriksa atau
mengingatkan kepala mengenai kewajibannya
yang resmi /perjanjiannya dan melakukan banyak
kewajiban lainnya yang berhubungan guna
meningkatkan efektifitas kerja
 Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang
melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang
dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya
tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
 MACAM SEKRETARIS

 Berdasarkan kedudukan , wewenang , dan tanggung

jawabnya :
1. Sekretaris Instansi ( Organisasi )
Yaitu sekretaris yang berfungsi sbg office manager
karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang
ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor
atau sering disebut Excecutive Secretary
Contoh : Sekretaris Jendral , Sekretaris Wilayah dsb
2. Sekretaris Pribadi
Yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai
pembantu pimpinan dan sebagai mediator
pimpinan.
Contoh : Sekretaris Manajer , Sekretaris Rektor
dsb.
 Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya
1.Sekretaris Junior
yaitu sekretaris yang baru meniti karirnya sbg sekretaris dan
belum mempunyai pengalaman kerja dan perlu banyak belajar
dari Sekretaris Senior.

2.Sekretaris Senior
yaitu sekretaris yg memiliki profesionalisme yang mantap dan
dapat berdiri sendiri mengatasi masalah dalam tugasnya.
 FUNGSI SEKRETARIS

Fungsi sekretaris adalah:

1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dengan
mengambil alih tugas detail pimpinan, menyampaikan keputusan
pimpinan kepada pejabat lain.
2. Menangani informasi untuk pimpinan dengan cara
mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan menyampaikan
informasi.
3. Menjadi jembatan penghubung, artinya sekretaris harus
membina dan memelihara hubungan kerja dengan pimpinan.
 FUNGSI SEKRETARIS DI KANTOR
1.Mengumpulkan informasi.

2.Menyortir dan mengklasifikasikan informasi.

3.Pencatatan informasi.

4.Memproses dan menterjemahkan informasi.

5.Menyalurkan informasi.
6.Melindungi dan mengamankan semua dokumen penting dari
kejahatan dan api.
 PERAN SEKRETARIS

a) Sekretaris sebagai duta

b) Sekretaris sebagai pintu gerbang

c) Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan

d) Sekretaris sebagai humas

 TUGAS SEKRETARIS
1. Tugas-tugas rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap harinya tanpa
menunggu perintah,perhatian khusus maupun pengawasan
khusus.
2. Tugas-tugas khusus
Yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang membutuhkan
penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat,
pertimbangan, dan pengalamannya.
3. Tugas istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. 
4. Tugas resepsionis yaitu tugas sebagai penerima tamu.
5.Tugas keuangan yaitu tugas mengelola keuangan. 
6.Tugas sosial yaitu tugas amal atau kemasyarakatan.
7.Tugas insidental yaitu tugas-tugas yang dilaksanakan pada
waktu dan keadaan tetentu.
8.Tugas sekretaris dalam business meeting yaitu tugas sekretaris
dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis.
 ETIKA SEKRETARIS

 Profesi Sekretaris merupakan profesi strategis disebuah

perusahaan atau organisasi karena sebagai tangan kanan
pimpinan dan pekerjaannya kompleks
 Etika Sekretaris yaitu, kebiasaan yang baik atau peraturan yang
diterima dan ditaati sekretaris.
 Organisasi Profesi Sekretaris disebut ISI ( Ikatan Sekretaris
Indonesia )
 SYARAT SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Syarat Umum
a. Syarat Pendidikan dan pengetahuan
 Minimal SMK progam studi Sekretaris atau SMU
pendidikan Sekretais
 Mempunyai pengetahuan organisasi dan manajemen
perusahaan yang luas
b. Syarat Ketrampilan
 Menguasai dan menggunakan bahasa indonesia
dengan baik dan benar dan menguasai minimal
1 bahasa asing terutama bahasa inggris
 Mampu mengoperasikan mesin – mesin kantor
beserta program aplikasinya dan melaksanakan
tugas sebagai sekertaris, seperti menyusun
laporan, mengetik surat dll
c. Syarat Kepribadian
 Bersikap simpatik, mempunyai perasaan atau intuisi yang
halus dan dapat bersikap psikologis terhadap orang lain
 Mempunyai sifat jujur, cepat tanggap kondisi, koopertif,
sopan tapi tegas, rajin, teliti, berhati – hati/tidak sembrono
dan menyesuaikan diri dalam perubahan kondisi
 Perbuatan sekretaris selama bekerja harus teliti,
mempertimbangkan sebelum melakukan tindakan,
menyelesaikan tindakan secara sempurna, panjang akal
dan inisiatif
2. Syarat khusus
a. Kemampuan dalam menangani telepon dan tamu
b. Kemampuan mengelola kas kecil
c.  Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor.
d. Kemampuan mengatur pertemuan atau rapat
e. Kemampuan mengatur perjalanan dinas.
f. Kemampuan mengelola dokumen
g. Kemampuan menangani laporan
h. Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan
 ETIKA SEKRETARIS

1.Cara Berbusana
Yang harus diperhatikan sekretaris pada waktu berbusana
a. Waktu
Karena jam kerja sekertaris pukul 08.00 – 16.00 maka
pengaturan dan pemakaian busana hendaknya sesuai, misalnya
rok dan blus ditambah jas atau blezer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris harus pandai memilih dan memperhatikan
keadaan ciri – ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek serta
memperhatikan usia.
c. Iklim
Harus menyesuaikan diri dalam berbusana
dengan menyesuaikan iklim dan cuaca yang ada.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Biasanya bahan yang dipakai sutra, katun, wool,
rayon, nilon, dengan menyesuaikan warna.
2. Cara Berbicara

a. Jangan ceroboh

b. Jangan menyinggung perasaan orang lain

c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d. Jangan gemar memuji diri sendiri

e. Jangan memotong pembicaraan

f. Jangan membesarkan persoalan

g. Hindari gosip
3. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan
cermat, disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang
pokok masalah yang dikemukakan

4. Cara Duduk
a. Atur badan sedemikian rupa dan jaga agar lutut tetap
berdekatan jika menyilangkan kaki harus memperhatikan
kesopanan
b. Jangan duduk melorot kebawah dan kepala bersandar
serta menghilangkan kebiasaan menggetar – getarkan kaki
5. Cara Berjalan
a. Jangan menyeret sepatu, jaga keseimbangan dan
usahakan jalan tidak dibuat – buat
b. Tunjukkan ekspresi tanda percaya diri
 TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

1. Tanggung jawab individu

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri

dan upaya pengembangan kearah yang lebih berkualitas
2. Tanggung jawab dalam perusahaan

Tanggung jawab sekretaris terhadap upaya pencapaian superioritas

kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
3. Tanggung jawab cabang perusahaan.
Merupakan salah satu tanggung jawab yang mengharuskan
seorang sekretaris meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan
dengan tujuan peningkatan daya saing.
4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan.
Berkaitan dengan tanggung jawab atas keberhasilan
perusahaan, sekretaris harus membantu kelancaran tugas-tugas
pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang ditetapkan.
 CARA MENJADI SEKRETARIS YANG BAIK
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
2. Baik dan bertanggung jawab
3. Pandai menjaga rahasia
4. Tahu Teknologi
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
6. Bisa menguasai bahasa asing
7. Mempelajari karakter Bos
8. Mempunyai Etika yang baik.
9. Pandai berbicara di depan Publik
 PENAMPILAN SEKRETARIS
1. Kebersihan pribadi,mencakup aspek :

a. Kondisi fisik sekretaris

b. Perawatan badan

c. Pakaian

2. Kerapian Pribadi

Lebih banyak dilihat dari tata cara berpakaian, kancing baju,

baju yang tidak dimasukkan, pemakaian ikat pinggang.
3. Kebersihan Pakaian
Yang harus diperhatikan :

a. Waktu
b. Keadaan Jasmani
c. Iklim
d. Bahan, warna, motif pakaian
 KODE ETIK SEKRETARIS
1. Menjunjung tinggi kehormatan
2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya
baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani
lingkungan dan masyarakat.
3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya
dalam melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan
kerahasiaan itu untuk kepentingan pribadi.
4. Meningkatkan mutu profesi melalui
pendidikan/ melalui kerjasama rekan – rekan
seprofesi baik pada tingkat nasional /
internasional.
5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan
seprofesi baik didalam maupun di luar negeri.
 KESIMPULAN

Peranan seorang Sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan

kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan,
sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan
dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi
sangat diperlukan seorang Sekretaris yang Professional.
Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh
seorang Sekretaris Professional untuk segala bidang ilmu.
Sekretaris dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
harus didasari oleh Kode Etik. Ini semua agar seorang Sekretaris
tetap menjalankannya sesuai dengan kaidah atau aturan yang
telah ditetapkan oleh Ikatan Sekretaris Indonesia ( ISI ) ,yang
diharapkannya agar kedepan Sekretaris yang profesional dapat
menjadi suatu contoh yang baik bagi bawahannya.
Terima Kasih