ulSuSun CLLP !

ACuLS M u18A
kLLAS lC AuMlnlS18ASl 8lSnlS
MA1A kuLlAP kLSLk8L1A8lA1An

CLl1Lknlk nLCL8l MALAnC
2010
Pcran, Tuas dan Iunsi Sckrc|aris.
PERAN SEKRETARIS
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :
O Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas
dan tanggung jawab.
O Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai
dari administrative sampai human relations.
O Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan
pimpinan.
O Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
O Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas
perusahaan.
O Mediator pimpinan dengan bawahan.

. Terhadap bawahan/karyawan :
O Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
O Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
O Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
O Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja
mereka.












TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas,
di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.
O Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu,
korespondenci, filling, surat menyurat.
O Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment,
pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange
scheduIe.
O Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim
ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

. Menurut jenis tugasnya.
O Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan,
filling.
O Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal
pertemuan pimpinan.
O Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan
selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
O Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato,
presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.







UNGSI SEKRETARIS
Adapun fungsi dan sifat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai
berikut:
1. MenampiIkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan
kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan
hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus
pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
"-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up
date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa
melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing. Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos untuk
bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. MempeIajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik
yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan PubIik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan
publik atau pada saat meeting .
REERENSI
O ADM ASSISTANT AND SECRETARY'S HANDBOOK
O .ORDPRESS/TUGAS_PERAN_SEKRETARIS.HTML/
O .TAURSHAX.BLOGSPOT.COM/SEKRETARIS_MANAJEMEN/