TUGAS SEKRETARIS

a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas umum yang biasanya dilakukan oleh seorang sekretaris setiap hari,
tanpa adanya intruksi atau menunggu intruksi khusus dari pimpinan. Tanpa adanya
intruksi atau penugasan, seorang sekretaris sudah harus melaksanakan tugas-tugas
rutin ini. Tugas ini meliputi:
1) Menyusun dan membuka surat (korespodensi).
2) Menyiapkan pembuatan laporan

3) Menerima dan melayani tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor

4) Menerima dan melayani telepon-telepon yang ditujukan kepada pimpinan.

5) Menyimpan arsip/surat.

6) Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris

dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur
kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas
ini meliputi:
1) Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
2) Menyusun surat rahasia (confidential).

3) Menyusun acara pertemuan bisnis.

4) Menyiapkan dan menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan

5) Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

 1) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
2) Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan
pertemuan bisnis.

3) Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana
yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4) Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan

undangannya.

5) Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau

pernyataan pimpinan.
6) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
d. Tugas Resepsionis

1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3) Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4) Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya
pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya
dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari,
antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan
distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
 c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian
lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis
dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui
aktivitas:
 a. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
b. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

c. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

d. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan
tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas
network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan
informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya
mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat

tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara
pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil
pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai
wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan
pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau
masa kerja berakhir.
 c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat
ijin dari pimpinan.

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam
melaksanakan tugas rutin.

e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai
wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui
batas-batas tersebut.

WEWENANG SEKRETARIS
Batasan wewenang:
1. Atas sepengetahuan direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para pihak
sebagai upaya meningkatkan loyalitas para stake holder
2. Memberikan keterangan pers mengenai kebijakan perusahaan
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada direksi dalam merumuskan suatu peraturan
atau kebijakan
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan ditandatangani oleh
direksu
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulan perusahaan, laporan manajemen,
annual report
6. Atas persetujuan direksi mewakili perusahaan dalam rangka menyelesaikan
perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun di luar pengadilan
7. Menjadi fasilisator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem manajemen mutu
perusahaan
8. Mengkoordinasikan penyusunan sasaran mutu dan prosedur mutu unit kerja sampai
disahkan oleh direksi