LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ‘AISYIYAH KUDUS

NOMOR : 03/SK-PDA/E-RS/V/2017
TENTANG : PENGANGKATAN TENAGA STRUKTURAL ATAS NAMA
JUMROTUL ULYA SEBAGAI SEKRETARIS EKSEKUTIF

NAMA JABATAN : SEKRETARIS EKSEKUTIF

TUGAS POKOK 1. Membantu Direktur dalam merencanakan, memimpin,
mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan seluruh
kegiatan rumah sakit baik ke dalam maupun keluar, sesuai
dengan ketentuan AD, ART ‘Aisyiyah dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
2. Melaksanakan fungsi perencanaan di Unit Sekretariat RS.
3. Melaksanakan fungsi pergerakan dan pelaksanaan di Unit
Sekretariat RS.
4. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan
penilaian di Unit Sekretariat RS.
5. Melaksanakan fungsi sebagai Sekretaris Direktur.
6. Melaksanakan fungsi pengendalian dan penjaminan mutu
pelayanan.
FUNGSI KEGIATAN YANG SEHARUSNYA.
I. PERENCANAAN 1. Membantu Direktur RS ‘Aisyiyah Kudus dalam merumuskan
dan menyusun Rencana Strategis dan kebijakan RS
berdasarkan analisa kinerja, positioning, isu-isu
pengembangan RS selaras dengan Visi, misi dan tujuan RS
‘Aisyiyah Kudus.
2. Menyusun rencana progam kerja peningkatan mutu,
pengendalian logistik, pengembangan SDI, pengembangan
unit, pemeliharaan sarana prasarana, & orientasi mitra di unit
sekretaris.
3. Menyusun RAB berdasarkan hasil analisa evaluasi kinerja
Sekretaris termasuk Dana Taktis yang berhubungan dengan
instansi lain.
4. Menyusun rencana kebutuhan tenaga berupa pola ketenagaan
berdasarkan analisa beban kerja sekretaris/ sekretariat RS.
5. Menyusun dan mengusulkan kebutuhan perlengkapan kantor
berdasarkan renstra, program kerja dan kebutuhan untuk
 Direktur maupun Sekretariat.
6. Menyusun kebijakan, pedoman dan SPO Sekretaris/
Sekretariat RS.
7. Menyusun rencana jadwal kegiatan Direktur dengan menitik-
beratkan kebutuhan & prioritas kerja Direktur.
8. Mengagendakan kegiatan harian Direktur agar tugas-tugas
manajemen dapat berjalan lancar.
9. Menyusun perencanaan perjalanan dinas pimpinan guna
memperlancar tugas pimpinan mulai dari : mengetahui tujuan,
waktu perjalanan dinas dan acara lain diluar acara resmi
dalam perjalanan dinas tersebut, menyiapkan dokumen-
dokumen yang akan dibawa (surat tugas) & bahan rapat/
seminar, transportasi yang akan digunakan, rencana
akomodasi (hotel, transport), rencana keuangan dengan
memerinci biaya yang akan dikeluarkan (transport, hotel,
uang saku, konstribusi seminar), membuat rencana pertemuan
dengan menghubungi terlebih dahulu orang-orang yang akan
ditemui Direktur.
II. PENGGERAKAN 1. Memimpin pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan.
DAN PELAKSANAAN 2. Memberikan instruksi/ arahan kepada staf untuk pelaksanaan
tugas dan kegiatan kesekretariatan.
3. Mendistribusikan tugas-tugas di sekretaris:
a. Mencatat disposisi & tugas-tugas yang diberikan Direktur
ke jajaran manajemen serta membuat sediaan terhadap
tugas-tugas yang belum terselesaikan.
b. Mendistribusikan surat masuk ke unit terkait sesuai
dengan disposisi Direktur.
c. Mendistribusikan MoU pelayanan kesehatan kepada unit
terkait.
d. Mendistribusikan perubahan tarif ke unit terkait dan
instansi/ perusahaan lain yang bekerjasama RS dalam
pelayanan kesehatan.
4. Melakukan koordinasi dengan unit terkait dan pihak luar baik
instansi Pemerintah maupun swasta terkait dengan perijinan
 dan pengembangan RS.
a. Mengadakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas-tugas
kesekretariatan dengan pejabat terkait dilingkungan RS
‘Aisyiyah Kudus.
b. Mengadakan koordinasi dengan unit lain dalam beberapa
hal seperti pembuatan tarif BPJS, tarif RS ‘Aisyiyah
Kudus, MoU pelayanan kesehatan, visitasi dari instansi
lain.
c. Mengadakan koordinasi dengan dokter umum & dokter
spesialis dalam pengurusan rekomendasi IDI dan Surat
Ijin Praktek Dokter.
d. Koordinasi dengan gizi, driver apabila ada tamu/ visite
dari instansi lain.
e. Mengadakan koordinasi dengan IDI, DKK dan Dinkes
Propinsi terkait perijian dan Pengembangan RS.
5. Berperan sebagai public relation Direktur
a. Menjadi filter atas setiap tamu yang akan menemui
Direktur dan memfasilitasi tersebut.
b. Menjadi filter atas setiap telepon yang masuk untuk
Direktur dan menjadi penghubung apabila Direktur ingin
berkomunikasi lewat telepon dengan relasi.
c. Mencatat permasalahan rumah sakit yang masuk ke
Direktur untuk mendapat solusinya.
d. Mencatat permasalahan pada saat Direktur tidak ada
ditempat.
6. Membina dan Mengarahkan Staf :
a. Mengadakan rapat staf secara berkala.
b. Meneruskan informasi-informasi yang dibutuhkan staf.
c. Membetulkan kesalahan staf dan menyempurnakan
kekurangan staf.
d. Memberikan instruksi/ arahan, petujuk teknis dan
operasional kepada staf untuk pelaksanaan tugas dan
kegiatan kesekretariatan dalam pembuatan surat,
mengagendakan surat masuk dan surat keluar,
 pengarsipan dokumen, pengurusan perijinan, persiapan
rapat, pembuatan laporan, pembuatan notulen,
penggunaan peralatan kantor (fax), menerima tamu.
e. Memberikan penilaian kinerja staf.
7. Mengatur Alur Surat Menyurat & Monitoring Surat RS
a. Mengagendakan surat masuk.
b. Mengelola arsip dan mendokumentasikan kegiatan yang
berkaitan dengan kesekretariatan.
c. Meneliti, membuat, mengagendakan dan memparaf surat-
surat yang akan ditandatangani Direktur.
d. Mengatur dan memfasilitasi pertemuan (rapat, seminar,
visitasi).
e. Mengelola rapat mulai dari: menentukan siapa yang
diundang, waktu dan tempat rapat, membuat undangan
rapat, mendistribusikan undangan, menyiapkan ruang
rapat dan setting ruangan, menyiapkan perlengkapan rapat
(LCD, Laptop, Sound sistem, alat tulis), menyiapkan
konsumsi bila rapat tersebut dengan pihak luar, membuat
notulen rapat.
f. Membuat laporan kegiatan.
g. Mengelola ruang pertemuan.
h. Mengurus perijinan Rumah sakit, apotek, klinik.
i. Melaksanakan program pelatihan dan pengembangan
sekretaris.
j. Memeriksa dan mengevaluasi cuti/ ijin di Sekretaris.
k. Melaporkan pelanggaran kedisiplinan di Sekretaris.
III. PENGAWASAN, 1. Melakukan monitoring kegiatan sekretariat RS :
PENGENDALIAN DAN a. Membuat form chek list monitoring kegiatan yang
PENILAIAN dilakukan staf.
b. Mengadakan rapat staf untuk membahas hasil monitoring
kegiatan.
c. Melaporkan hasil monitoring kegiatan dan analisanya
kepada Direktur.
d. Memberikan feed back ke staf atau unit terkait, dengan
 tembusan ke Direktur sebagai laporan.
2. Melakukan evaluasi dan analisa pelaksanaan kebijakan,
pelaksanaan program kerja dan RAB Sekretaris.
3. Melakukan pembetulan terhadap pelanggaran kedisiplinan di
Sekretaris.
4. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan surat
menyurat di Sekretariat.
5. Secara berkala memonitor berkas (file) disesuaiakan dengan
kegiatan rumah sakit yang paling akhir.
6. Mencermati alamat-alamat, nomor telepon apabila ada
perubahan.
7. Mencermati kapan masa berlaku MoU, SIP Dokter, Ijin RS,
Ijin Klinik, kontrak rumah dokter spesialis, ijin lift, ijin
genset, dan dokumen penting lainnya berakhir.
8. Melakukan Penilaian Kinerja staf Sekretaris.
9. Membuat laporan dan analisa kinerja Sekretaris.
10. Melakukan evaluasi dan menganalisa setiap pekerjaan,
bagaiman cara yang lebih efektif & efisien dalam melakukan
tugas/ pekerjaan.
11. Mengawasi dan mengendalikan mutu
a. Menetapkan standar mutu pelayanan sekretariat rumah
sakit dengan meminta masukan dari unit kerja.
b. Memeriksa masukan draft standar mutu pelayanan rumah
sakit dari Unit Kerja.
c. Membahas draft standar dalam rapat dengan staf.
d. Menetapkan dan mengusulkan standar mutu pelayanan
sekretariat rumah sakit ke Direktur.
e. Mensosialisasikan ke seluruh Unit Kerja untuk
dilaksanakan di unit kerja masing-masing.
IV. SEKRETARIS 1. Memfasilitas kebutuhan Direktur
DIREKTUR a. Menyiapkan fasilitas untuk kelancaran tugas Direktur.
b. Menyiapkan keperluan Direktur untuk pelaksanaan tugas
keluar.
c. Menfasilitasi rapat yang dipimpin Direktur.
2. Mengagendakan Tugas Harian Direktur:
a. Mencatat jadwal kegiatan harian Direktur untuk rapat-
rapat dengan staf manajemen rumah sakit maupun dengan
pihak luar rumah sakit.
b. Mengingatkan Direktur tentang agenda kegiatan harian.
3. Mengelola Tamu & Peran Public Relation Direktur
a. Menyiapkan buku tamu.
b. Menerima dan melayani tamu rumah sakit.
c. Menjadi filter atas setiap tamu yang akan menemui
Direktur dan memfasilitasi tamu tersebut.
d. Menjadi filter atas setiap telepon yang masuk untuk
Direktur dan menjadi penghubung apabila Direktur ingin
berkomunikasi lewat telepon dengan relasi.
e. Mencatat permasalahan rumah sakit yang masuk ke
Direktur untuk mendapat solusinya.
f. Mencatat permasalahan pada saat Direktur tidak ada
ditempat.
g. Membantu Direktur dalam menyelesaikan permasalah
khususnya Dokter Spesialis.
4. Mengurus Perijinan Rumah Sakit.
5. Mengurus ijin operasional rumah sakit, surat ijin praktek
dokter, surat permohonan penetapan kelas rumah sakit, surat
ijin/ lisensi pemeriksaan calon tenaga kerja Indonesia, ijin
pemanfaatan bahan radiologi/ penggunaan pesawat radiologi,
dan ijin-ijin lain yang dibutuhkan rumah sakit.
6. Mengatur Alur Surat Menyurat RS dan Monitoring Surat RS.
a. Menerima, meneliti dan menyerahkan ke Direktur semua
draft perencanaan dari Unit Kerja.
b. Memeriksa kembali draft yang sudah didisposisi Direktur
dan menindaklanjuti isi disposisi.
c. Menaikkan surat-surat masuk ke Direktur dan
menindaklanjuti surat yang didisposisi. Surat yang telah
didisposisi Direktur diteruskan ke Unit Kerja yang terkait.
d. Menyiapkan buku agenda/ kendali surat ke Unit Kerja
 terkait.
e. Memonitor tindak lanjut yang dilakukan oleh Unit Kerja
terkait.
7. Melaksanakan Ketata-usahaan dan Kesekretariatan RS
a. Menerima, membaca dan meneruskan surat ke Direktur.
b. Menindaklanjuti surat yang di disposisi Direktur.
c. Membuat konsep surat keluar dan memparaf.
d. Menandatangani surat keluar tertentu : surat keterangan,
legalisasi, surat pengantar.
e. Menyiapkan buku tamu dan melayani tamu rumah sakit.
f. Mengikuti rapat staf yang dipimpin Direktur.
g. Menyiapkan rapat-rapat yang dipimpin Direktur.
h. Menyiapkan SK Direktur tentang ketentuan rapat, surat
menyurat dan penggunaan simbol/ singkatan di RS.
i. Membuat laporan berkala kepada Direktur.
V. TUGAS LAIN Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktur, antara
lain:
1. Memfasilitasi kegiatan PDA Majelis Kesehatan.
2. Memfasilitasi kegiatan Komite Medik.
KEWENANGAN
Menentukan agenda/jadwal rapat
Mengatur Jadwal kegiatan Direktur
Mengelola Ruang Pertemuan
Memberikan pembinaan dan penilaian kepada seluruh staf Seketaris
Memberikan ijin, menunda, atau membatalkan cuti, ijin khusus, dan cuti di luar tanggungan
Memberikan ijin atau melarang meninggalkan waktu kerja, pulang sebelum waktunya pulang
kerja, masuk kerja bagi yang terlambat lebih dari 15 menit
Memberi teguran maupun peringatan kepada staf sekretaris dalam kasus pelanggaran ringan
yang masih dapat diperbaiki
Mengusulkan kepada HRD atau atasan mengenai pemberian reward atau punisme terhadap
pelaksanaan tugas bawahan
STANDAR KEPEGAWAIAN
Lulusan S1 Sekretaris / Ekonomi Manajemen atau S1 lainnya, Telah bekerja di RS dan
pengalaman di bidang sekreataris dan kesekretariatan sekurang-kurangnya 2 tahun,
bertanggung jawab dan mempunyai jiwa kepemimpinan
TANGGUNG GUGAT
Menyelesaikan tugas dan aktivitas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh
perusahaan
Meningkatkan kinerja dan pengembangan tugas Sekretaris dan Kesekretariatan rumah sakit.
Meningkatkan kualitas pelayanan RS melalui perencanaan program, pengembangan RS yang
berkualitas dan bermutu yang berkesinambungan.

Ditetapkan di Kudus
Pada tanggal 05 Ramadhan 1438 H
31 Mei 2017 M

Direktur,

dr. H. Hilal Ariadi, M.Kes.

NPP. 7274022