INTERNAL OFFICE MEMO

No. / No. : 2155/HRSS/IOM/GGF/XI/2021

Tanggal / Date : 3 November 2021
Perihal / Subject : Update Data Karyawan

Sebagai bagian dari upaya perusahaan menjalankan Good Corporate Governance, salah satu hal
yang perlu dilakukan sebagai karyawan adalah memastikan validitas data dalam database
perusahaan, termasuk data pribadi karyawan. Untuk memastikan seluruh data karyawan sudah
valid, lengkap, dan up-to-date, akan dilakukan pembaharuan seluruh data pribadi karyawan
dalam database perusahaan secara self-service melalui Genesys. Kelengkapan data karyawan
tersebut juga akan digunakan untuk kepentingan karyawan terkait, seperti BP Jamsostek, BPJS
Kesehatan serta keperluan pelaporan Pajak.

Proses pembaruan (update) data dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:

1. Update data karyawan dapat dilakukan dari tanggal 05 s/d 12 November 2021.
2. Bagi karyawan yang mempunyai akses ke Genesys, pembaruan (update) data dilakukan
melalui menu “My HR  My Self Service” di Genesys portal. Bagi karyawan level
Pelaksana/ Staff yang belum memiliki akses Genesys, update data bisa dilakukan dengan
mengakses https://selfservices.greatgiantfoods.com
3. Data yang muncul dalam system tersebut adalah data karyawan yang saat ini tercatat di
Genesys. Karyawan diminta untuk melengkapi data yang masih belum terisi,
memperbarui jika ada data yang perlu disesuaikan, dan mengupload dokumen
pendukung yang ditentukan.
4. Data dan dokumen yang dikirimkan oleh karyawan akan divalidasi terlebih dahulu oleh
HR Shared Service untuk kemudian diupload ke system jika sudah sesuai atau
dikembalikan ke karyawan jika ada yang perlu direvisi.
5. Detail cara untuk melakukan update data bisa dilihat melalui link berikut
https://bit.ly/31yVpyn
6. Untuk keterangan lebih lanjut dapat menghubungi PIC Payroll di masing-masing area.

Demikian informasi ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima
kasih.

Prepared by, Verified by, Approved by,

Nurul Husna Andriani Lita Tjinggih Rina Faqih

Payroll Sub-dept Head HR Shared Services DeptHead Head of HRGA