TUGAS-TUGAS SEKRETARIS

1. Tugas Rutin Seorang Sekretaris

Tugas rutin merupakan tugas yang setiap hari dihadapi dan dilaksanakan
oleh sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Sekretaris sudah
terbiasa dengan tugas rutin ini, sehingga tidak membutuhkan arahan lagi dari
pimpinan dan semakin hari dapat melaksanakan dengan lebih baik lagi. Tugas
rutin tersebut antara lain:
A. Menerima Telepon
Telepon berasal dari bahasa Yunani, tele berarti jauh dan phone berarti
suara. Jadi telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik
dan mengirimkannya melalui kabel telepon dalam jarak yang jauh. Menurut
jangkauannya, hubungan telepon dapat dikelompokkan menjadi 4 macam :
1. Hubungan Antar Bagian
2. Hubungan Lokal
3. Hubungan Interlokal
4. Hubungan Internasional
Etika dalam menerima telepon:
1. Angkat pesawat telepon sesegera mungkin, maksimalnya berdering tiga
kali.
2. Mengangkat pesawat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan siap
dengan alat tulis
3. Ucapkan salam, kemudian perkenalkanlah identitas diri dan kantor kita
terlebih dahulu sebagai pengganti kata panggilan “Halo”
4. Bicaralah dengan kata-kata yang menunjukkan sikap mau membantu
5. Apabila penelepon tidak langsung menyebutkan nama dan identitas kantor,
ajukan pertanyaan dengan sopan
6. Usahakan jangan memberikan jawaban yang diplomatis
7. Apabila ada pesan, catatlah semua pesan yang harus disampaikan pada
black note
8. Akhiri percakapan telepon dengan ucapan terimakasih dan salam
 9. Letakkan gagang telepon dengan hati-hati dan perlahan hingga tidak
menimbulkan suara
A. Menerima tamu
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah
perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima
kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk
menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu
merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain
itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan
atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib
menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan
yang akan ditemuinya.
Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu. Dalam
menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain:
a) Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar
kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat
(prioritas perlu dipertimbangkan).
b) Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
c) Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor
adalah sebagai berikut:
1. Penanganan ruangan tamu
sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang
berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
a) Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
b) Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti:
 buku tamu, kartu pengenal tamu, majalah/Koran, brosur/katalog
perusahaan, tempat sampah/asbak
1. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
a) Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.
Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b) Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu
dengan senyum dan sikap yang ramah.
c) Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok
kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan
pekerjaan.
d) Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan
telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan
telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
e) Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan
dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang
untuk memperhatikan jalan tamu.
f) Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam,
anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu
untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-
lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
g) Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan
menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
A. Surat menyurat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi secara
tertulis antara pihak yang satu dengan pihak yang lain. Surat juga merupakan
salah satu wujud arsip, baik surat masuk maupun surat keluar. Surat merupakan
arsip yang paling banyak dikelola dalam sebuah organisasi atau perusahaan,
karena keberadaannya tidak dapat lepas dari hubungan dengan orang lain atau
perusahaan lain. Hubungan tersebut sering diwujudkan dalam bentuk surat.
Dalam penulisan surat, bahasa dan isi harus jelas dan dapat dimengerti.
Saat sekretaris menerima surat, teliti terlebih dahulu. Apakah alamat yang dituju
benar untuk perusahaan tersebut atau untuk perusahaan lain. Hal ini bertujuan
agar tidak terjadi kesalahan. Setelah itu, baca maksud dan tujuan surat tersebut
kemudian dengan segera mendisposisikan surat tersebut lalu menyerahkan pada
pimpinan. Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat
balasan, kemudian sekretaris menyusun konsep surat. Dalam menyusun konsep
surat, sekretaris dituntut kreatif menuangkan gagasannya dalam surat. Setelah
konsep surat tersebut disetujui, sekretaris mengirimkan surat tersebut pada alamat
yang dituju. Dan surat yang telah dikirim harus disimpan arsipnya agar sewaktu-
waktu dibutuhkan dapat dibaca kembali. Penyusunan surat bukan sesuatu yang
mudah, maka diperlukan pengetahuan yang luas tentang surat menyurat atau
korespondensi juga pengalaman yang cukup terutama untuk surat - surat yang
bersifat penting dan rahasia. Sekretaris yang juga bertugas membantu
meningkatkan kerja pimpinan, harus cepat dan benar dalam membuat surat karena
membuat surat sudah menjadi pekerjaan rutin yang dikerjakan seorang sekretaris.
Hal ini dilakukan juga agar maksud dan tujuan yang ingin disampaikan dapat
diterima dan tepat sasaran.
B. Membuat Laporan
Laporan merupakan tujuan akhir dari setiap system pemrosesan
data/informasi. Laporan merupakan informasi yang dapat menjadi dasar
penentuan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan – keputusan. Laporan
adalah suatu bentuk penyampaian informasi baik secara lisan maupun tertulis dari
bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab.
Karena itu sangat penting bagi seorang sekretaris untuk mengetahui dan
memahami hal – hal yang berhubungan dengan penyusunan laporan. Laporan
memberikan gambaran apa (what), dimana (where), kapan (when), mengapa
(why), dan siapa (who).
Membuat laporan merupakan tugas rutin yang harus dilakukan sekretaris
guna membantu meringankan beban pimpinan. Dari laporan dapat diketahui
perkembangan organisasinya, untuk itu rekayasa terhadap fakta yang ada justru
tidak baik untuk perkembangan organisasi selanjutnya. Oleh sebab itu pimpinan
harus menaruh perhatian terhadap penyusunan laporan dan tersedianya laporan
yang baik pada waktu yang tepat. Untuk menyusun laporan, sekretaris tidak hanya
dibutuhkan keterampilannya tetapi sekretaris dituntut untuk kreatif dan
kompetensi.

C. Mengelola Arsip
Arsip adalah catatan yang tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka
atau gambar yang mempunyai arti penting sebagai bahan informasi. Karena itulah,
catatan tersebut diarsipkan. Penyimpanan arsip harus rapi dan dipelihara dengan
baik, karena arsip sangat berguna dan penting bagi pimpinan dalam pengambilan
keputusan. Proses pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis sehingga
arsip dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali setiap kali diperlukan
disebut dengan filling.
Mengingat pentingnya tugas pengarsipan dalam suatu organisasi, seorang
sekretaris yang sebagian tugasnya adalah mengelola warkat, harus memiliki sifat
ketelitian, kerapian, dan pengetahuan dalam sistem penataan arsip agar dapat
memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip, mampu menyediakan informasi
secara baik kepada yang mebutuhkan informasi dan melaksanakan tugas filling
dengan efisien dan efektif. Arsip sebagai alat ingatan yang penting bagi
perusahaan, maka harus disimpan dengan baik supaya tidak rusak dan hilang.
Tempat untuk menyimpan arsip juga harus aman, supaya arsip dapat selamat
apabila terjadi sesuatu hal.
D. Komunikasi Internal dan Eksternal
Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi, yaitu proses komunikasi
internal dan proses komunikasi eksternal.
A. Komunikasi Internal
Merupakan pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam
suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
(operasi dan manajemen).
Adapun Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu:
a) Downward communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari
atas ke bawah ini adalah:
• Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
• Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan
(job retionnale)
• Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures
and practices)
• Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
b) Upward communication
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan
kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
• Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan
• Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas
yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
• Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
• Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya
segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh
informasi dari bawah.
Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat
amat sulit:
• Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
• Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami
pegawai
• Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
• Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan pegawai
c) Horizontal communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang
memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
• Memperbaiki koordinasi tugas
• Upaya pemecahan masalah
• Saling berbagi informasi
• Upaya pemecahan konflik
• Membina hubungan melalui kegiatan bersama
d) Interline communication
Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional.
Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena
biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena
terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan
orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain,
diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
B. Komunikasi Eksternal
Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak
audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu :
• Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif.
Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau
majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
• Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

1. Tugas Khusus Seorang Sekretaris

Tugas khusus adalah tugas yang tidak setiap hari dikerjakan tetapi tugas
yang telah diinstruksikan oleh pimpinan. Sekretaris tidak boleh menolak dan harus
bertanggung jawab pada setiap tugas yang diberikan. Misalnya yaitu menyiapkan
perjalanan dinas pimpinan. Pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas tidak
perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan
kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari
keberangkatan sampai kepulangannya. Ini bukanlah tugas yang ringan karena
membutuhkan tanggung jawab yang besar.
Sekretaris harus mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, transportasi yang
digunakan, mengurus akomodasi, menyiapkan semua surat maupun dokumen-
dokumen yang mendukung pertemuan dan mempersiapkan jadwal pertemuan
yang akan diadakan pimpinan dalam perjalanan tersebut. Setelah sekretaris
diberitahu mengenai perjalanan yang akan diadakan oleh pimpinan, sekretaris
harus mempunyai gambaran tentang semua hal yang berkenaan dengan perjalanan
yang direncanakan dan segera melaksanakan apa yang telah ditugaskan dengan
baik agar pimpinan tidak menemui kesulitan-kesulitan yang berarti dalam
perjalanannya.
A. Perjalanan Dinas Pimpinan
Perjalanan yaitu suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat, dinas yaitu
melakukan tugas, dan kewajiban. Jadi, perjalanan dinas Pimpinan merupakan
kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam rangka
melaksanakan tugas kedinasan. Perjalanan dinas sendiri terbagi menjadi dua
macam, yaitu domestik dan internasional.
1) Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan
Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan
dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan
dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dan
usaha (cara) yang efektif untuk mencapainya. Perencanaan bukan merupakan
suatu tindakan, tetapi suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak ada yang tidak
mempunyai penyelesaian atau titik akhir.Hal ini dikarenakan perencanaan adalah
suatu tindakan pemimilhan yang terbaik/menguntungkan dari berbagai alternative
dalam usaha pencapaian tujuan.
2) Kompenen Perencanaan
Perencanaan mempunyai 2 kompunen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis.
Bersifat pesimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak
akan terjadi, sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan
bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan
terlaksana. Seorang sekretaris harus mengetahui kebijaksanaan dan prosedur yang
berlaku dalam perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus memperhatikan hak
masing-masing pimpinan, apakah berhak menggunakan fasilitas kelas utama,
ekonomi, atau dapatkah menentukan sendiri. Apabila pengaturan agak rumit,
sebaiknya secretaris menghubungi biro perjalanan, untuk mengatur perjalanan ke
luar negeri. Biro perjalanan ini akan sangat membantu kelancaran, tetapi tanggung
jawab tetap berada pada sekretaris atas terlaksananya keinginan pimpinan.
Sekretaris harus mengetahui kemana saja pimpinan akan pergi, setelah pimpinan
memberitahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris mulai mengumpulkan
segala keterangan yang diperlukan secara lengkap, jelas dan terinci, sehingga
mudah untuk dibuat jadwalnya.
3) Perencanaan Pengaturan Jadwal Kegiatan Pimpinan
Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan
menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang
menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam
mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.
1. Perencanaan meliputi tiga kategori
a) Perencanaan jangka panjang (long term plan).
b) Perencanaan jangka menengah (medium term plan).
c) Perencanaan jangka pendek (short term plan).
2. Proses perencanaan
a) Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.
b) Menentukan alternatif.
c) Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.
d) Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.
e) Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.
Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-
pertanyaan seperti berikut.
a) Kegiatan apa yang harus dilakukan?
b) Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
c) Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
 d) Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?
e) Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?
Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu
dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai
berikut.
a) Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah
yang belum dimengerti.
b) Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi
kesempurnaan.
c) Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga
pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.
d) Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga
tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama.
e) Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-
penundaan pekerjaan.
f) Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu
mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.
A. Menyiapkan Rapat Pimpinan dan Notulen Rapat
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan masalah tertentu. Rapat juga merupakan sarana
komunikasi langsung antara pimpinan dan stafnya. Rapat memerlukan sekretaris
yang terampil, yang merekam segala pembicaraan didalamnya. Dalam
menyiapkan rapat, sekretaris harus menyiapkan semua keperluan yang diperlukan
untuk rapat. Sekretaris yang bertanggung jawab dan efisien dalam bekerja akan
mampu mempersiapkan rapat dengan baik. Yang harus dipersiapkan oleh seorang
sekretaris yaitu membuat undangan rapat, menyediakan tempat rapat, membuat
agenda rapat, menyediakan peralatan yang diperlukan, dan menyediakan
konsumsi.
Pengelolaan rapat yang kurang baik akan merugikan organisasi, bahkan
dapat menimbulkan keluhan dan permasalahan baru, baik bagi para anggota
organisasi maupun organisasi itu sendiri. Karena itu, penyelanggaran rapat harus
dikelola dengan baik dan dipersiapkan dengan sungguh – sungguh agar rapat
dapat berjalan dengan baik dan tujuan rapatpun dapat tercapai.
Pada suatu waktu seorang sekretaris mungkin sekali diserahi pimpinan untuk
memimpin suatu rapat karena pimpinan berhalangan hadir. Maka sebagai
sekretaris harus dapat menjalankan tugas yang diberikan. Oleh karena itu, seorang
sekretaris harus memiliki pemahaman dan keterampilan untuk mengelola rapat.
Selama rapat berlangsung, seorang administrasi kantor atau sekretaris
bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya
disesuaikan dengan bentuk keinginan pimpinan rapat. Catatan hasil pertemuan/
rapat disebut notulen atau dibahasa indonesiakan menjadi notula. Sebenarnya
dalam Bahasa Indonesia telah ada kata yang tepat untuk catatan hasil pertemuan/
rapat yaitu risalah.
Ada dua bentuk catatan rapat atau notula yaitu:
Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat, tanpa
ditambah ataupun dikurangi.
Resume, yaitu catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya rapat.
Fungsi catatan rapat adalah sebagai berikut:
1.Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
2.Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen atau tidak hadir.
3.Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
4.Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.
Notula sangat berguna bagi suatu organisasi atau perusahaan. Notula dapat
dijadikan arsip organisasi untuk mengetahui keputusan rapat terlebih dahulu.
Notula juga penting bagi peserta rapat yang tidak dapat hadir, karna dengan
membaca notula tersebut dapat diketahui jalannya rapat beserta hasil keputusan-
keputusannya.
Susunan notula rapat terdiri dari berikut ini:
1.Judul notula.
2.Tanggal, bulan, dan tahun diselenggarakannya rapat.
3.Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat.
4.Nama pimpinan dan sekretaris rapat.
 5.Jumlah peserta rapat yang diundang.
6.Jumlah peserta rapat yang hadir (nama-nama peserta rapat dicantumkan dalam
notula apabila peserta rapat yang hadir kurang dari 10 orang, tapi bila
peserta rapat lebih dari 10 orang, nama-nama peserta rapat yang hadir
dilampirkan dalam daftar hadir).
7.Jumlah peseta rapat yang tidak hadir.
8.Acara atau agenda rapat.
9.Jalannya rapat (dari acara pembukaan sampai dengan penutup).
10.Tanda tangan pembuat notula.
11.Pengesahan oleh pemimpin rapat
A. Pertemuan Bisnis
Dalam dunia bisnis, pertemuan bisnis biasa nya dapat diselenggarakan
didalam maupun diluar kantor perusahaan. Pertemuan bisnis yang
diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau
mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan
berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan
menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan pertemuan bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan
biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta
jumlah persertanya yan cukup banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di
hotel.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan
(Pertemuan Bisnis) apakah didalam atau diluar perusahaan dapat dilakukan
berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan
ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.
Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris
dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa
hasil maka pedomannya yaitu :
1. Waktu dan tempat harus dipastikan
2. Makan dan minum disediakan
3. Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
 4. Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
5. Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa
kesan yang menyenangkan
6. Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan
Kamis.
A. Alat Bantu Pengingat
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil,
yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
 1. Tugas Kreatif Seorang Sekretaris
Tugas kreatif ini membantu pimpinan dalam mengembangkan
perusahaan dan meningkatkan kerjasama perusahaan. Sekretaris harus memiliki
inisiatif dalam mengirimkan ucapan atau bunga untuk relasi. Secara tidak
langsung hal ini akan memnberikan nilai positif bagi perusahaan terutama
pimpinan. Oleh karena itu, sekretaris harus selalu bertanggungjawab dan
professional dalam segala sesuatu yang telah menjadi tugasnya.
A. Tata Ruang Kantor
Salah satu kemampuan seorang sekretaris adalah mampu menata ruangan
kantor secara baik dan menarik, hal ini tentu saja memerlukan keahlian khusus,
dan keahlian inilah yang juga dipelajari dalam mata diklat Mengelola Peralatan
Kantor, untuk itu sedikit kita bahas mengenai tata ruang sebuah kantor.
a) Pengertian tata ruang kantor
Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and
control,1958 “office layout in the determine of space requirement and the
detailed utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment
of the physical factors considered neceserray for the execution of the
officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan
penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara
terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-
faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya layak).
Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan
tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap
peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan
membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan
suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di
tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata ruang kantor.
b) Tujuan tata ruang kantor
 1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan
tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat
dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan
yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat.
2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Tata ruang kantor yang sudah
terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan
susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka
pasti akan medukung proses pekerjaan.
3) Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika
pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan
sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya, sebaliknya
jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan
ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan
sebaik-baiknya.
4) Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja
disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu
juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan
memperlancar jalannya kinerja pegawa.
5) Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala
perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka
akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada
didalamnya.
6) Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
7) Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.
B. Inventarisasi
Inventarisasi perlengkapan kantor merupakan kegiatan pencatatan
terhadap seluruh perlengkapan kantor yang dimiliki unit kerja atau organisasi.
Adapun kegiatan inventarisasi perlengkapan kantor ini dimaksudkan untuk
memberikan informasi bagi yang berkepentingan berkaitan dengan perlengkapan
kantor yang dimiliki dan dipergunakan, menjamin keamanan perlengkapan kantor,
sebagai alat perencana pengadaan perlengkapan kantor maupun untuk
pengendalian pemakaian perlengkapan kantor.
 Di dalam inventarisasi perlengkapan kantor tersebut perlu dibedakan
antara perlengkapan kantor yang sifatnya habis pakai dan yang tahan lama. Teknik
inventarisasi perlengkapan kantor, baik perlengkapan kantor yang sifatnya habis
pakai maupun yang tahan lama biasanya meggunakan kartu barang. Secara teknis,
ada perbedaan dan pembedaan dalam inventarisasi perlengkapan kantor habis
pakai dan perlengkapan kantor tahan lama. Perbedaan pokok yang penting
diperhatikan bagi sekretaris adalah untuk perlengkapan habis pakai, setiap satu
jenis barang dibuatkan satu kartu barang, sedangkan untuk perlengkapan kantor
yang tahan lama, setiap satu barang dibuatkan satu kartu barang. Inventarisasi
perlengkapan kantor tahan lama demikian dimaksudkan untuk mempermudah
dalam pemantauan kondisi dan biaya pemeliharaan perlengkapan kantor tersebut.
C. Mengelola Kas Kecil
Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi
sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih
kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk
mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah:
a) Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil
dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil
sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh
bagian keuangan perusahaan.
b) Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup
kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan
dikunci secara aman.
c) Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap)
yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi
sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir
bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah
bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda
pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti
pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-
baiknya.
 Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa
berdasarkan sistem dana tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang
menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum
digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh
pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu. Sistem Dana Tidak Tetap
(fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil
tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang
menyangkut kas kecil.
D. Kepribadian Sekertaris di Kantor
Kepribadian sekretaris adalah sifat rasa, karsa, cipta, dan segala perilaku
yang sebaiknya ada pada sekretaris sehingga dapat tampil sesuai dengan peran dan
mampu mendukung pelaksanaan tugas secara optimal. Kepribadian itu
menampakan diri pada bentuk, ciri, atau sifat- sifat tertentu. Kepribadian menurut
Agus M. Hardjana (1998:125).
Kepribadian merupakan sikap hakiki yang tercermin pada sikap seseorang
yang membedakannya dari orang lain. Kepribadian memegang peran penting
dalam menunjang kinerja seorang sekertaris bahkan, untuk prasyarat tertentu
kepribadian lebih dominan dibandingkan prasyarat lainnya. Kepribadian sekertaris
dapat dilihatdari:
a) Perilaku seorang sekretaris yang meliputi pola bekerja yang efisien serta
dapat membangun hubungan baik dengan berbagai pihak.
b) Pola pikir seorang sekretaris meliputi cara berfikir positif, konstruksi dan
efektif.
c) Pengetahuan dan ketrampilan seorang sekretaris.
d) Penampilan seorang sekretaris.
Kepribadian yang menarik meliputi kepribadian dinamis, dewasa, penuh
percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab, loyalitas, sopan dan jujur.
Menurut Dorotul Yatimah (2009:62) kepribadian sekretaris memiliki beberapa
karakteristik sebagai berikut:
a) Loyalitas
Loyalitas merupakan perasaan yang terwujud kesetiaan terhadap organisasi dan
pekerjaannya sehingga merasa memiliki, menjaga nama bagi organisasi dan jika
perlu membela organisasi.
b) Ketekunan dan kerajinan
Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaannya
karena jika tidak, pekerjaan kantor terbengkalai.
c) Kesabaran
Tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan
operasiona yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan administrasi lainnya
maka sekretaris harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud
mengandung arti ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanaan pekerjaan.
d) Kerapian
Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang rapi menunjukan
bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan baik. Selain kerapian dalam pekerjaan,
kerapian penampilan sekretaris juga penting. Misalnya dalam menggunakan
pakaian, menata rambut, memakai make up, cara duduk dsb.
e) Dapat menyimpan rahasia
Fungsi sekretaris selain membantu pimpinan adalah menyiman rahasia. Sebagai
tangan kanan pimpinan, sekretaris dituntutt untuk menyimpan rahasia karena bila
terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.
Kepribadian dapat dilatih dan dikembangkan, kuncinya adalah meningkatkan
kemampuan /keterampilan serta sikap yang simpati dalam menghadapi
masyarakat dan berusaha untuk menjadi manusia yang dibutuhkan dalam
masyarakaat semaksimal mungkin. Kepribadian dapat menjadi modal yang
menguntungkan, kepribadian yang positif akan mudah diterima dimasyarakat
sedangkan kepribadian yang negatif akan menjadi rintangan bagi perkembangan
karier seorang sekretaris.
Ernawati Ursula berpendapat bahwa kepribadian yang cocok untuk sekretaris
yang dikutip oleh Dorotul Yatimah (2009:62) adalah:
1. Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat
terbuka, dan tenang.
 2. Bersikap dewasa dalam berfikir maupun bertindak, artinya senantiasa
belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang
kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai
tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis
dengan orang lain, namun tetap mandiri.
3. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan dan
berupaya mengikis segi-segi kekurangan dirinya.
4. Banyak membaca buku, tulisan maupun mempelajari pengalaman orang
lain yang sukses.
5. Luwes dalam pergaulan
6. Sabar bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif dan kreatif,
telaten, tidak cepat bosan, dan tidak mudah putus asa.
Etika Sekretaris hakikatnya kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati
oleh sekretaris. Etika menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:169)
adalah” ilmu pengetahuan tentang akhlak dan moral. Pembelajaran tentang etika
memiliki sasaran agar orang dapat membedakan yang baik dan buruk”. Etika
sekretaris meliputi: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Kesadaran moral
membentuk manusia untuk selalu berbuat baik sesuai dengan hati nurani.
Etika akan memberikan arah dan petunjuk untuk membentuk kepribadian
seseorang sesuai dengan bidang profesinya. Etika menjiwai seseorang dalam
menjalankan tugasnya sehingga menyelesaikan dengan benar untuk memperoleh
hasil yang memuaskan.
Etika pada dasarnya merujuk pada dua hal. Pertama etika berkenaan dengan
disiplin ilmu yang mempelajari nilai-nilai yang dianut oleh manusia beserta
pembenarannya. Kedua, etika merupakan pokok permasalahan dalam ddisiplin
ilmu itu sendiri, yaitu nilai-nilai hidup dan hukum-hukum yang mengatur tingkah
laku manusia.
Menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:177) ciri-ciri pribadi
sekretaris sesuai dengan etika profesi perlu memiliki sikap :
1. Mau menyelami perasaan orang lain.
2. Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa.
3. Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain.
4. Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan
penilaian itu diambil segi positifnya.
5. Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang
diperbuatnya
6. Menghindarkan diri atas perbuatan tercela, misalnya: senang mengumpat,
senang mencaci maki, senang mengobrol, gosip, dan mengeluh.
7. Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang
menyebabkan marah.
8. Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segela persoalan dan mampu
mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain.