Penanganan Surat

Masuk dan Surat

Keluar dengan Buku
Agenda
 SURAT
• Alat komunikasi atau sarana untuk menyampaikan
pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak
satu kepada pihak yang lain (Ali, 2009).
• Komunikasi tulis mutlak diperlukan oleh masyarakat
modern untuk menunjang aktivitas kehidupannya
sehari-hari. Suatu organisasi dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-
menyurat atau korespondensi (Elita, 2013).
 PENGURUSAN SURAT-SURAT KANTOR

Suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.

Setiap kantor mengikuti suatu system tertentu
untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan
surat keluar. Sistem pengurusan yang biasa
dikenal yaitu : (1) system tradisional atau
system buku agenda; (2) system pola baru
modern, disebut juga system kartu kendali
(Dewi, 2011)
 SURAT MASUK

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reform Birokrasi RI Nomor 80
Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Instansi Pemerintah menyatakan bahwa “Surat
masuk adalah semua surat dinas yang diterima”.
 SURAT KELUAR

Surat Keluar adalah surat yang dikirim oleh

suatu instansi/perusahaan atau antarbagian dalam
instansi/-perusahaan tersebut, ditujukan kepada
instansi/perusahan, atau bagian lain dalam
instansi/perusahaan yang sama (Nuraida, 2008).
 BUKU AGENDA
Suatu buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam
satu tahun. Petugas yang mengagendakan
surat disebut agendaris. Selain itu buku ini
juga digunakan untuk menjadi bukti tertulis
jika surat sudah diterima atau juga surat
sudah keluar.
JENIS-JENIS BUKU AGENDA
Buku agenda tunggal/campuran – buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman

Buku Agenda Berpasangan – buku agenda yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah
kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri

Buku Agenda Kembar – buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat

surat masuk dan surat keluar disedikana buku sendiri-sendiri
 ISTILAH PENTING DALAM
SISTEM BUKU AGENDA
Buku Verbal
Buku Ekspedisi
Buku Arsip/Klaper
Disposisi
Blanko Konsep
Blanko Surat
Taklik
Cap Agenda
 SOP PENANGANAN
SURAT MASUK

• Penerimaan surat
• Penyortiran surat
• Pencatatan surat
• Pengarahan surat
• Penyampaian surat
• Penyimpanan surat
 TUGAS PENERIMA
SURAT

• Mengumpulkan setiap surat yang masuk,

• meneliti ketepatan alamat
• menandatangani bukti pengiriman bahwa surat
sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang
salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka
surat itu harus dikembalikan kepada petugas
pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka
surat itu harus diberikan kepada petugas di
bagian tata usaha atau bagian administrasi.
 BUKU EKSPEDISI

Buku ekspedisi ada dua macam :

• Buku ekspedisi intern
• Buku ekspedisi ekstern
 SOP PENANGANAN
SURAT KELUAR

• Membuat konsep surat

• Persetujuan konsep surat
• Pencatatan
• Pengetikan konsep
• Penandatanganan dan cap
• Pengiriman dan penyimpanan
 Pada pengurusan surat keluar,
baik surat tindak lanjut (follow
up) dari surat masuk ataupun
surat keluar yang bersifat intern
pada umumnya menempuh
beberapa prosedur yang sama
(Dewi, 2011).
KESIMPULAN

Pengelolaan surat masuk dan keluar  perlu dikelola

dengan baik untuk memudahkan perusahaan
melakukan tracing terhadap semua surat yang masuk
dan keluar di perusahaannya. Hal ini dikarenakan
pencatatan surat tidak hanya membuat administrasi
menjadi lebih rapi, tapi juga memudahkan dalam
proses penomoran dan pengarsipan surat.
THANK
YOU