penangan surat & buku

agenda
Kelompok 7
Anggota kel 7:
• Shintia ( Ketua )
• Nia Rizki Ramadhani
• Olivia Zalianty
• Rena Nurlaili
 penanganan surat
pengertian :
Penanganan surat adalah
kegiatan surat masuk dan
keluar yang meliputi
penerimaan pencatatan,
pengarahan, pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut, dan
pengiriman surat keluar.
 penanganan surat masuk
Prosedur pengurusan surat masuk meliputi :
• Menerima surat masuk.
• Mensortir surat masuk.
• Menetapkan dan menentukan arah surat.
• Menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya.
• Mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya.
• Menyampaikan surat kepada unit pengolah.
 penanganan surat keluar
Prosedur pengurusan surat keluar meliputi :

• pembuatan konsep surat

• persetujuan konsep surat
• pencatatan konsep surat
• pengetikan konsep surat
• pemeriksaan pengetikan
• penandatanganan surat
• pemberan cap dinas
• melipat surat
• penyampulan surat
• pengiriman surat
• penyimpanan surat
 SISTEM buku AGENDA
Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat
menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun
surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan
untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas
yang mengagendakan surat disebut agendaris.
 SISTEM buku
AGENDA
Tunggal/campuran :
TUNGGAL, PASANGAN,
KEMBAR
Sistem buku agenda
tunggal/campuran adalah
buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluar
sekaligus berurutan pada tiap
halaman.
 SISTEM buku AGENDA
TUNGGAL, PASANGAN,
KEMBAR
sistem buku agenda berpasangan :
Buku agenda berpasangan adalah
buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk di
halaman sebelah kiri dan surat keluar
di sebelah kanan, atau sebaliknya
dengan nomor urut sendiri-sendiri.
 SISTEM buku AGENDA
TUNGGAL, PASANGAN,
KEMBAR
sistem buku agenda kembar :
Buku agenda kembar adalah dua
buku agenda berbeda yang masing-
masing berisi catatan surat masuk
dan surat keluar secara terpisah.
 surat masuk & keluar
Suurat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.surat masuk dapat di tangani
dengan dua pola, yaitu pola sentralisasi dan pola desentralisasi.

Surat keluar adalah surat yang dibuat atau yang dikirimkan oleh suatu instansi atau
kantor kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok, maupun suatu lembaga
 LANGKAH
PENANGAN SURAT
Adapun langkah langkahnya yaitu...
• Penerimaan surat
• Penyortiran surat
• Pencatatan surat
• Pengarahan surat
• Penyimpanan surat
• Penyimpanan surat
 surat kendali
Surat kendali (KK)
adalah lembar isian
untuk pencatatan,
penyampaian, dan
penyimpanan surat
 manfaat kartu kendali
Adapun manfaatnya antara lain;

sebagai alat pengendali surat masuk.

sesebagai alat pelacak surat.
sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masi
dalam proses.
sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
 keuntungan kartu kendali
Adapun keuntungan antara lain;

lebih efisien
dapat membedakan sifat surat
menghilangkan pencatatan yang berulang
mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses
memudahkan penyusunan arsip
memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Terima Kasih