Penanganan

Catatan Kantor
NAMA KELOMPOK 5:
1 .Elvara Nge
2.Margareth R. Saubaki
3.Marlengsi s . Adu
4.Yohanes Dika
 Penanganan Catatan Kantor(Mail Hailadeng)

Pengertian Sedarmayanti (2003:87), tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapt dengan

cepat dan tepat sampai ke unit pengolah. Adapun beberapa istilah umum yang digunakan

dalam penanganan surat yaitu

1.Surat 5.Surat Penting

2.Pengurusan surat 6.Surat Biasa

3.Surat terbuka 7.Unit Kearsipan

4.Surat tertutup
 Sistem pencatatan Kantor
Pengertian sistem pencatatan dokumen kantor adalah pencatatan untuk menelusuri
arsip yang bertujuan agar asrip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat,
pengarsipan dan pencatatan untuk menelusuri arsip tidak dapat dipisahkan satu sama
lain karena saling berkaitan dan memgaruhi. Hal ini disebabkan oleh :
1.Pengarsipan tanpa pencatatan
2.Apabila pencatatan tidak berkordinasi
Sistem -Sistem arsiparsip secara manual sebagiai berikut:
1.Buku agenda
2.Kartu kendali
3.Prosedur Tata naskah ( tanah)
 Prosedur pengurusan surat masuk

Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam intansi /perusahaan atau bagian
dalam suatu intansi /perusahaan yang berasal baik dari instansi / perusahaan lain
atau dari bagian lain di instansi atau dari perusahaan yang sama dengan demikan
surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun intern.

Kegiatan dalam penanganan surat masuk:

1.Pengurusan surat di unit kearsipan
2.pengurusan surat di unit pengolah
 Prosedur pengurusan surat keluar
Surat keluar adalah surat yang di kirim oleh suatu intansi /perusahaan atau bagian
dalam suatu intansi /perusahaan yang berasal baik dari instansi / perusahaan lain
atau darirbagian lain di instansi atau dari perusahaan yang sama dengan demikan
surat keluar dapat berasal dari pihak ekstern maupun intern.

Kegiatan penanganan surat keluar:

1.pengurusan di Tata Usaha unit pengolah
2.pengurusan surat di Unit kearsipan.
 Prosedur penyimpanan surat masuk

Penyampaian Penyimpanan surat Penyimpanan

surat penting biasa surat tertutup
 Pengurusan surat di Prosedur penyimpanan surat
unit pengolah keluar

1.penerima surat 1. penyimpanan surat penting

2.Penyimpanan surat kepada

2. Penyimpanan Surat Biasa
pimpinan
 Kesimpulan

Catatan kantor adalah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-

kejadian untuk disimpan.dengan demikian catatan kantor bisa disebut sebagai
data dan digunakan pada setiap fase kegiatan untuk sebagai dasar menarik
kesimpulan. Sehingga, Pencatatan atau pengontrolan catatan kantor pada
dasarnya sama baik yang sifatnya masuk dan keluar perlu dicatat. Pencatatan
catatan kantor diperlukan untuk mempermudah pengendalian atau
pengontrolannya.pencatatan atau pengontrolan catatan kantor,bentuknya dapat
berupa kartu kendali, buku agenda, dan buku agenda pembantu. Ada tiga bentuk
utama dari catatan kantor yang memerlukan perhatian penuh dari seorang
manajer kantor, yaitu : Formulir,surat dan laporan.
Sekian presentasi kami
Mohon maaf jika ada kesalahan tapi
sepertinya tidak karena cewek selalu benar
Baik silakan , kami akan membuka sesi
pertanyaan bukan sesi curhat jadi tidak
usah panjang lebar.