Nama : Agustina Tri Damayanti

Kelas : MTJ 1.6

Notar : 2202013

1. Bagaimana cara mengelola surat masuk dan surat keluar yang baik ?
Jawaban :
A. Mengelola surat masuk
1) Penerimaan surat masuk
Menerima surat biasa dilakukan oleh orang yang bekerja di bagian depan atau
bagian front office, seperti resepsionis atau satpam. Tugas penerima surat
yaitu:
 Mengumpulkan surat yang masuk
 Meneliti kebenaran alamat penerima
 Menandatangani bukti terima surat
2) Penyortiran Surat
Apabila surat sudah diterima oleh resepsionis maka selanjutnya surat perlu
dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat tersebut untuk
perorangan dan isinya berhubungan dengan masalah pribadi maka bisa
langsung diberikan kepada penerima. Tetapi apabila surat tersebut berupa surat
dinas dan menyangkut kepentingan organisasi atau perusahaan, maka dari itu
surat perlu diproses terlebih dahulu.
3) Pencatatan Surat

Untuk pencatatan surat bisa dilakukan dengan menggunakan buku agenda.

Petugas bisa membaca dan membuka untuk mengetahui isi surat, apakah surat
berhubungan dengan kepentingan perusahaan (surat dinas), surat biasa atau
surat rahasia.

Jika menerima surat rahasia petugas tidak boleh membaca atau membuka surat
tersebut. Karena biasanya di sampul surat akan tertera kerangan rahasia dan
surat tersebut tidak diperbolehkan dibaca oleh siapapun selain penerima surat,
kecuali sudah diizinkan.

Pencatatan penting dilakukan karena dapat mengetahui jumlah surat masuk per
hari, minggu, bulan bahkan tahun. Pencatatan juga dapat memudahkan
penyimpanannya sehingga surat lebih mudah untuk ditemukan. Jika sudah
dicatat surat perlu diberi stempel agenda sebagai tanda jika surat sudah dicatat.
Setelah itu petugas perlu memberikan surat tersebut kepada atasan (jika surat
dinas) dan melampirkan lembar disposisi untuk catatan instruksi terkait
penanganan dan proses selanjutnya.
4) Pengarahan Surat

Pengarahan surat bisa dilakukan oleh atasan atau pimpinan, karenaatasanlah

yang memiliki tanggung jawab terhadap penanganan surat. Atasan dapat
menulis dan memberikan instruksi siapa yang harus menangani dan
memproses surat tersebut pada lembar disposisi.

Lembar disposisi merupakan lembar isian yang digunakan untuk mencatat

instruksi atasan yang berkaitan dengan pemrosesan surat yang diterima.

5) Penyampaian Surat

Jika atasan sudah memberikan instruksi pada lembar disposisi, maka surat
tersebut selanjutnya diberikan ke orang yang sudah ditunjuk oleh atasan
untuk memproses surat. Jika yang ditunjuk oleh atasan lebih dari satu orang,
maka surat tersebut perlu digandakan atau diperbanyak agar setiap orang
mendapat salinan surat.

Jika sudah diterima oleh orang yang ditunjuk atasan, maka penerima perlu
menandatangani bukti terima di buku ekspedisi intern.

6) Penyimpanan Surat

Jika sudah diproses, maka dari itu surat asli perlu disampaikan ke bagian tata
usaha agar surat tersebut dapat disimpan atau diarsipkan sesuai dengan sistem
kearsipan.

B. Mengelola surat keluar

1. Membuat Konsep Surat

Dalam pembuatan surat draft atau konsep perlu dibuat terlebih dahulu untuk
menghindari kesalahan dalam penulisan surat. Mengonsep umumnya dilakukan
oleh pihak terkait atau juga petugas pembuatan surat.

Untuk surat yang bersifat umum seperti surat jalan, surat dinas keluar, surat
lainya pastinya sudah ada templatenya. Sehingga pihak terkait langsung
meminta pembuatan surat saja.

2. Persetujuan Konsep Surat

 Jika konsep sudah dibuat maka perlu diserahkan ke pimpinan untuk persetujuan.
Jika isi dan hal yang dimaksudkan sudah sesuai maka surat bisa dilanjutkan
proses selanjutnya.

3. Pencatatan

Apabila sudah disetujui maka surat bisa dicatat ke buku agenda surat keluar untuk
mendaftar nomor surat. Permintaan nomor surat ini kepada admin surat yang
biasa mengurus surat masuk dan keluar.

4. Pengetikan Konsep

Jika sudah mendapat nomor surat maka surat perlu diketik oleh juru ketik agar
surat tersebut rapi dan berkualitas. Jika sudah diketik surat wajib memeriksa
apabila ada kesalahan dalam pengetikan.

5. Penandatanganan dan Cap

Apabila sudah benar dan sesuai, surat bisa diberikan ke atasan untuk memberi
tanda tangan dan nama terang serta cap dinas untuk formalitas.

6. Pengiriman dan Penyimpanan

Surat bisa diberikan ke jasa kirim untuk dikirim dan surat yang berupa tembusan
dapat disimpan sebagai arsip.

2. Mengapa pengelolaan surat harus diatur ?

Jawaban :

Pengelolaan surat masuk dan keluar perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan
perusahaan melakukan tracing terhadap semua surat yang masuk dan keluar di
perusahaannya. Setiap sebuah perusahaan atau lembaga lainnya pasti memerlukan
sistem pengelolaan terkait surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan sendiri
dilakukan agar kegiatan atau aktivitas dari sebuah perusahaan atau lembaga bisa
berlangsung secara optimal sehingga mampu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Dengan mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal, maka suatu
perusahaan atau lembaga bisa memiliki kinerja yang optimal dan cenderung
meningkat. Hal ini dikarenakan sistem komunikasi yang telah diatur sehingga
penyebaran surat menjadi lebih cepat dan tepat.

3. Peralatan apa saja yang diperlukan dalam penaganan surat ?

Jawaban :

 Kartu kendali
Kartu kendali dapat dipahami sebagai alat untuk melakukan penelusuran dan
pengendalian terhadap proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar atau
surat dinas lainnya.

 Lembar disposisi
Lembar disposisi dapat dipahami sebagai lembaran untuk menuliskan disposisi
suatu surat, entah untuk diberikan oleh atasan kepada bawahan maupun
sebaliknya. Lembar disposisi biasanya dipakai untuk melakukan pencatatan
pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat.

 Folder
Folder merupakan semacam map, tetapi tidak dengan daun penutup. Dalam
folder biasanya berisi tab, tab sendiri yaitu bagian yang menonjol pada sisi
atas untuk menampilkan judul dari file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar
folder dapat disusun bebas sehingga bisa membuat daya muat dokumen.

 Guide (penunjuk atau pemisah)

Guide dapat diartikan sebagai penunjuk tempat berbagai berkas itu disimpan.
Guide juga memiliki fungsi sebagai pemisah antara beberapa berkas tersebut.
Guide sendiri memiliki bentuk berupa segi panjang dan terbuat dari kertas
setebal 1 cm, panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm. Guide juga memiliki
mempunyai tab atau bagian yang menonjol di atasnya, hal ini membuat guide
dapat berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan
disusun secara berdiri.

 Tickler File (berkas pengingat)

Tickler file dapat diartikan sebagai suatu alat yang berbentuk seperti kotak.
Alat ini memiliki fungsi untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam
arsip.

 Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan alat yang biasa digunakan untuk melakukan
penyimpan terhadap folder yang telah berisi berbagai lembaran arsip sekaligus
beberapa guidenya. Filling cabinet sendiri memiliki bentuk laci empat dan
terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis.
 Buku agenda
Buku agenda merupakan buku yang memiliki isi kolom-kolom keterangan
atau data dari surat yang dicatat. Buku agenda sendiri bisa dipakai sebagai alat
bantu untuk menemukan suatu surat yang sebelumnya disimpan di file. Buku
agenda juga bisa menjadi referensi pertama untuk mencari surat.