3

BAB II

KAJIAN TEORI

2.1. Pengertian Surat Masuk

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis yang dapat digunakan
dilembaga dan organisasi. Pengertian dari surat menurut Djoko Purwanto
(2008 : 2) “surat adalah komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis”.
Menurut Ida Nuraida (2013 : 61) mengemukakan surat sebagai “suatu
media komunikasi yang berisi pernyataan tertulis yang berisi data atau
informasi yang disampaikan atau dinyatakan kepada si penerima surat”.
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan.
Menurut Wursanto (1997 : 10), surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis
yang diterima dari instansi lain atau perusahaan. Dapat pula diberikan
pengertian bahwa surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima melalui
pos dengan menggunakan buku pengiriman.
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang telah disampaikan
diatas, dapat disimpulkan bahwa surat masuk merupakan alat komunikasi
tertulis yang berisi informasi atau pesan yang diterima oleh suatu perusahaan.

2.2. JENIS JENIS SURAT MASUK

 4

Dalam buku manajemen sekretaris menurut saiman (2002 : 76) kegiatan

kantor ditemukan bermacam macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam
macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.

1. Surat menurut wujudnya: kartu pos, warkat pos, surat bersampul, nota,
telegram, dan surat pengantar.
2. Surat menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat perintah, surat
permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat keputusan, surat
perjanjian, surat laporan, surat pesanan, dan surat penawaran.
3. Surat menurut sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi
4. Surat menurut jumlah penerimanya: surat biasa, surat edaran, dan surat
pengemuman
5. Surat menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat segera, dan
surat biasa.

Tony Waworuntu (1995 : 55) mengklarifikasikan surat menjadi 2 jenis,

yaitu surat menurut sifatnya merupakan pengelompokan surat sesuai dengan
tingkat keamanan isinya yaitu surat biasa dan surat rahasia. Sedangkan
pergolongan surat berdasarkan urgensi penyelesaianya dikelompokan menjadi
surat biasa, surat segera, dan surat kilat. Tim administrasi perkantoran (2007 :
7) mengemukkan jenis jenis surat sebagai berikut:

1. Berdasarkan sifat surat

Surat berdasarkan isfat surat dibagi menjadi empat, yaitu surat pribadi,
surat dinas pribadi surat niaga, surat dinas perintah.
2. Berdasarkan wujud surat
Surat berdasarkan wujud surat dibagi menjadi empat, yaitu surat
bersampul, surat terbuka, surat tertutup, dan memorandum
3. Berdasarkan keamanan isinya
Surat berdasarkan keamanan isinya dibagi menjadi tiga, yaitu surat
sangat rahasia, surat rahasia, dan surat konfidensial.
4. Berdasarkan peroses penyelesaiannya
 5

Surat berdasarkan prosesnya dibagi menjadi tiga, yaitu :

1) Surat sangat seger atau surat kilat
Surat yang harus dikirim sangat segera atau surat kilat adalah surat
yang harus ditanggapi secepat mungkin pada kesempatan pertama
karena penerima surat harus cemat menanggapi dan melesaikannya.
2) Surat segera
Surat segera adalah surat yang secepatnya perlu diselesaikan tepet
tidak perlu ada kesempatan pertama tetapi juga harus segera
dikirimkan supaya mendapatkan tanggapan dan penyelesaiannya
dari pihak penerima.
3) Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang tidak perlu tergesah gesah untuk
menyelesaikannya karena tidak perlu mendapat tanggapan
secepatnya dari penerima.

2.3. MENGLOLA SURAT MASUK

Mengelola surat masuk merupakan suatu rangkaian kegiatan penanganan

surat masuk yang terdapat dalam suatu instansi atau lembaga

Prosedur pengelolaan surat masuk menurut Sutarto (1992:231) melalui

beberapa tahap yaitu, penerimaan surat, membuka surat, mengelompokan
surat, menilai surat, mencatat surat penting, dan mengarahkan surat.
Penerimaan surat dilakukan oleh petugas surat masuk atau resepsionis lalu
digolongkan berdasarkan sifat maupun derajat kepentingan suratnya. Surat
rahasia tetap tertutup tidak boleh dibuka sampulnya. Sesudah dikelompokan
surat disusun sesuai tanggal kemudian dilakukan pencatatan. Kemudian surat
disampaikan kepada pemimpin dengan dilampiri lembar disposisi. Setelah
mendapatkan disposisi pemimpin surat kemudian diproses diserahkan kepada
penata surat untuk disimpan.
 6

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa

mengelola surat masuk dalam suatu ortganisasi ada 6 tahap yaitu :

1. Menerima surat, merupakan kegiatan penerima surat yang masuk pada

suatu instansi ataupun organisasi baik dari perorangan maupun
organisasi.
2. Penyortiran, merupakan kegiatan memilih dan mengelompokan surat
berdasarkan sifat dan urgensi penanganannya.
3. Pencatatan surat, setelah surat dikelompokan surat masuk lalu dibaca
untuk mengetahui sifatnya kemudian di catat dengan buku agenda atau
buku kendali.
4. Pengarahan atau pendistribusian surat, setelah dicatat kemudian
diarahkan kepada pemimpin organisasi ataupun instansi untuk di
disposisi kemudian di distribusikan kepada unit-unit sesuai dengan
arahan yang ditulis di disposisi.
5. Pengelolaan surat, merupakan tindak lanjut dari pengarahan surat sesuai
dengan disposisi.
6. Penyimpanan surat, merupakan langkah terakhir untuk melakukan
penyimpanan atau pengarsipan terhadap surat masuk yang telah ditindak
lanjuti.

1. Pengelolaan Surat Masuk Berdasarkan Sistem Buku Agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk
mengagendakan surat masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan.
Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Buku agenda
surat masuk adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang
diterima. Berikut merupakan contoh tabel format buku agenda surat masuk.

No Tanggal Tanggal Perihal Lampiran Diteruskan Keterangan

Terima dan No
Surat
 7

Tabel 2.1 Format Buku Agenda Surat Masuk

Proses pengurusan sistem buku agenda menurut Sri Endang (2009 : 15) sebagai
berikut:

1. Penerimaan Surat
1) Mengumpulkan dan menghitung surat masuk
2) Meneliti ketepan alat
3) Menandatangani bukti pengirim bahwa surat telah diterima
2. Penyortiran Surat
Kegiatan memisahkan surat kedalam surat dinas (biasa, rahasia, penting)
maupun surat pribadi.
3. Pencatatan Surat
1) Membaca surat
2) Memeriksa lampiran
3) Mencatat surat dalam buku agenda
4. Pengarahan Surat
Menentukan pejabat mana yang harus menagani surat, dengan meyertai
lembar disposisi.
5. Penyampian Surat
Menyampaikan surat kepada pejabat atau karyawan berdasarkan disposisi
pemimpin.
6. Penyimpanan Surat
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Ciri khusus mengelola surat masuk dengan menggunakan bukun agenda

yaitu terletak pada tahap pencatatan surat masuk. Seluruh surat masuk
diprriksa dan dicatat pada buku agenda lalu diproses sesuai dengan informasi
yang ada dalam surat.

.
8