Nama : Raffi Akhzrial Ikbar Hermawan

Notar : 2002296
Kelas : MTJ 1.1

Evaluasi Pertemuan 5
Jawablah pertanyaan berikut ini!
1. Jelaskan fungsi surat
Jawab :
Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dapat
menyampaikan informasi, pernyataan atau berita kepada pihak lain dengan bentuk
kegiatan tertentu. Informasi yang diberikan dalam surat tersebut berupa
pendahuluan, pemberitahuan, penugasan, permintaan, persetujuan, pesanan,
perintah, laporan dan keputusan. Selain itu, surat tersebut juga dapat berisi
peringatan, teguran dan peraturan. Fungsinya mencakup lima bidang: sarana
pemberitahuan, permintaan, pemikiran dan gagasan, bukti tertulis, pengingat, bukti
sejarah, dan pedoman kerja.

2. Jelaskan tujuan suatu organisasi atau perkantoran mengelola surat!

Jawab :
Pengelolaan surat masuk merupakan bagian penting dari korespondensi
yang ada di organisasi dan kantor. Manajemen dilakukan oleh bagian administrasi
dalam organisasi atau kantor. Manajemen surat tidak hanya mengatur surat masuk
yang berhubungan dengan surat internal organisasi, tetapi juga mengatur surat
masuk eksternal yang berhubungan dengan organisasi lain.
Mengelola surat masuk dan surat keluar dengan baik dapat membantu
meningkatkan kinerja suatu perusahaan karena distribusi surat tepat sasaran.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang didapatkan jika menangani surat masuk
dan surat keluar dengan baik
 Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
 Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
 Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah
ditemukan ketika diperlukan.
 Sering kali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan
penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

3. Jelaskan prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar! Berikan referensi dari mana
jawaban yang kalian gunakan atau kalian kutip!
Jawab :
A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
 Menurut Ida Nurida (2008:76-77) prosedur pengelolaan surat masuk
dapat dilakukan dengan tata urutan sebagai berikut:
1. Pengurusan Surat di Unit Pengolah
i. Penerimaan Surat
 Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu
kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk.
 Bila menerima surat dari atau dari caraka maka harus
memeriksa kebenaran alamat surat dan
mengembalikan surat bila alamat yang tercantum salah.
 Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju
(misalkan surat yang ditujukan kepada unit pengolah
atau nama pejabat tertentu).
 Mengelompokkan surat terbuka atau tertutup.
 Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan
surat tersebut (lampiran surat bila ada).
 Membubuhkan stempel tanggal dan waktu
surat diterima di belakang surat, ini berlaku untuk surat
rahasia.

ii. Pengarahan Surat

 Mengarahkan surat kepada pimpinan
instansi/kantor/perusahaan, bila berkaitan dengan
kebijakan.
 Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila
berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.
iii. Penilaian Surat
 Menentukan surat penting, surat rahasia, atau surat
biasa
iv. Pencatatan Surat
 Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan
dicatat pada lembar disposisi atau pengganti naskah
dalam rangkap dua. Lembar kedua dari lembar disposisi
atau pengganti naskah dimasukkan ke dalam takah
yang berkaitan dengan isi surat tersebut.
 Lembar pertama yang telah di ajukan diambil dari
lembar disposisi atau pengganti naskah dan disertakan
pula surat masuk. Sebelum didistribusikan, surat dicatat
pada peredaran naskah, atau dicatat pada sebuah surat
yang terdiri dari kolom-kolom yang berisi no. urut, no.
agenda, no. takah, kepada pihak mana surat ditujukan,
 kepada pihak mana surat tersebut diteruskan, dan
waktu tersebut dikembalikan.
 Mencatat surat penting dalam kartu kendali yang dibuat
dalam tiga rangkap dengan warna yang berbeda,
misalnya : putih (I), hijau (II), merah (III) atau
disesuaikan dengan kebutuhan.
 Mencatat surat biasa dan surat rahasia dicatat dalam
lembar pengantar yang dibuat rangkap dua

v. Penyimpanan Surat
 Surat masuk yang telah didistribusikan dan
mendapatkan tanggapan dari pengolah dikembalikan ke
sekretariat dan dimasukkan ke dalam takah sesuai
dengan kode klasifikasi arsip.
 Bila naskah / surat masuk dikembalikan ke sekretariat
dengan disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain, maka
sebelum surat tersebut dikirimkan harus dicatat dulu
dalam buku agenda surat masuk untuk kemudian
dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.
 Setelah naskah / surat ditanggapi kemudian
dimasukkan ke dalam takah sesuai kode klasifikasi
arsip dan bila surat atau naskah tersebut diperlukan
suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar
bias dilihat dalam buku agenda surat masuk.
vi. Penyampaian Surat
 Surat Penting
o Menahan kartu kendali pertama sebagai
pengganti buku agenda
o Menyampaikan surat beserta kartu kendali
kedua dan ketiga kepada pihak tata usaha atau
unit pengolah.
o Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf
sebagai tanda terima
 Surat Biasa
 o Menyampaikan surat beserta dua lembar
pengantar kepada tata usaha atau unit pengolah.
o Menerima lembar pengantar kedua setelah di
paraf sebagai tanda terima
 Surat Rahasia
o Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup
beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha
atau unit pengolah.
o Menerima lembar pengantar kedua setelah di
paraf sebagai tanda terima.
2. Pengurusan Surat di Unit Kearsipan
i. Penerimaan Surat
 Tata usaha menerima surat penting, surat biasa dan
surat rahasia.
 Tata usaha memberi paraf pada kartu kendali kedua
dan lembar pengantar kedua.
 Tata usaha menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar
pengantar pertama pada tempat masing-masing.
ii. Penyampaian Surat Kepada Pimpinan
 Tata usaha menyampaikan lembar disposisi untuk surat
penting, surat biasa, dan surat rahasia masing-masing
dibuat rangkap dua.
 Tata usaha menyampaikan surat-surat tersebut beserta
lembar disposisi kepada pimpinan.
iii. Penyampaian Surat Kepada Pelaksana
 Tata usaha menyampaikan surat yang telah didisposisi
oleh pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana
 Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah
diparaf pelaksana dan menyimpannya dalam Tickler
File menurut tanggal penyelesaian.

B. Prosedur pengelolaan Surat Keluar

Menurut Ida Nurida (2008:78-79) prosedur pengelolaan surat keluar
dapat dilakukan dengan tata urutan sebagai berikut:
1. Pengurusan Surat Keluar di Unit Pengolah
i. Penyiapan Konsep
 Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat
yang menandatangani surat tersebut atau staf yang
ditunjuk.
ii. Pengelompokan
  Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim
berdasarkan jenis surat yaitu surat penting, surat biasa
atau surat rahasia.
iii. Pencatatan
 Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar
yang terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal
surat, nomor surat, perihal, keterangan dan tujuan surat
tersebut.
 Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah
pengetikan surat dilaksanakan dan setelah dibubuhi
tanda tangan oleh pihak berwenang dan surat tersebut
siap untuk dikirim.
 Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola
klasifikasi yang telah ditetapkan.
 Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga
rangkap)
 Mencatat surat biasa dan surat rahasia peda lembar
pengantar (rangkap dua)
iv. Penyampaian , Pengiriman atau Pendistribusian
Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian
ekspedisi, bagian pengiriman, atau kurir.
 Penyampaian surat penting
o Menyampaikan surat asli, pertinggal kartu kendali
pertama dan kedua kepada unit kearsipan.
o Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar
setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya
oleh unit kearsipan.
 Penyampaian surat biasa
o Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar
pengantar pertama dan kedua kepada unit
kearsipan.
o Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar
setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya
oleh unit kearsipan.
o Menyimpan lembar pengantar pertama.
 Penyampaian surat rahasia
o Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan
tertutup dan menyampaikan lembar pertama dan
kedua kepada unit kearsipan.
o Menyimpan lembar pengantar pertama
 o Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan
lembar pengantar kedua.
2. Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan
i. Penerimaan
 Menerima dan memeriksa surat keluar, pertinggal, dan
kelengkapan surat tersebut dari tata usaha atau unit
pengolah
 Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan
mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit
pengolah.
 Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar
pengantar kedua.
ii. Pengiriman
 Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan
ke dalam amplop kepada alamat yang dituju dengan
melampirkan surat pengantar (dua rangkap).
 Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim
berdasarkan prioritas pengirimnya (kilat khusus atau
biasa)
Sumber : https://digilib.uns.ac.id/dokumen/download/27413/NTgwMjk=/Prosedur-
Pengelolaan-Surat-Masuk-dan-Surat-Keluar-Pada-Bagian-Umum-Setda-Pemerintah-Kota-
Surakarta-abstrak.pdf